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Cambiar la duración de retención para un buzón inactivo

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Guía de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.

Un buzón inactivo es el estado del buzón que se usa para conservar el correo electrónico de un empleado anterior después de abandonar la organización. Un buzón se vuelve inactivo cuando se le aplica una suspensión aplicable antes de eliminar el objeto de usuario de Microsoft 365. Los siguientes tipos de retenciones inician la creación de un buzón inactivo tras la eliminación de la cuenta de usuario:

Importante

Aunque cualquiera de las retenciones anteriores obligará a que un buzón se inactiva tras la eliminación de la cuenta de usuario de Microsoft 365, se recomienda encarecidamente usar la retención de Microsoft 365 al planear proactivamente el uso de buzones inactivos.

  • Las retenciones de eDiscovery están destinadas a casos específicos con límite de tiempo relacionados con un problema legal. En algún momento, un caso legal probablemente finalizará y las retenciones asociadas al caso se quitarán y el caso de exhibición de documentos electrónicos se cerrará (o eliminará). Si una suspensión que se coloca en un buzón inactivo está asociada a un caso de exhibición de documentos electrónicos y se libera la suspensión o se cierra o elimina el caso de exhibición de documentos electrónicos, el buzón inactivo se eliminará permanentemente.

  • In-Place se han retirado las retenciones en el Centro de administración de Exchange. A partir del 1 de julio de 2020, no se pudieron crear nuevas suspensiones de In-Place en Exchange Online. A partir del 1 de octubre de 2020, la duración de la suspensión de las retenciones en contexto ya no se podía cambiar. Cualquier buzón inactivo que tenga una In-Place suspensión aplicada solo se puede eliminar quitando la In-Place Suspensión. Los buzones inactivos existentes que están en In-Place suspensión se seguirán conservando hasta que se quite la suspensión. Para obtener más información sobre la retirada de In-Place holds, consulte Retirada de herramientas de exhibición de documentos electrónicos heredadas.

  • La suspensión por juicio sigue siendo compatible como método alternativo para conservar el contenido de un buzón y convertirlo en inactivo después de eliminar una cuenta de usuario. Sin embargo, como tecnología anterior, se recomienda usar la retención de Microsoft 365 en su lugar.

Una vez inactivo, el contenido del buzón, incluida la carpeta Elementos recuperables , se conserva hasta que ya no se aplica la suspensión que se colocó en el buzón antes de que se inactiva.

Si la suspensión aplicable no está basada en el tiempo, como una suspensión asociada a una directiva o etiqueta de retención de Microsoft 365 de solo retención indefinida, un caso de exhibición de documentos electrónicos o una suspensión por juicio (sin configurar LitigationHoldDuration ), el contenido del buzón se conserva indefinidamente hasta que se quita la suspensión.

Sin embargo, si la suspensión se basa en el tiempo, el contenido del buzón se conserva hasta que expire la duración de la suspensión. En este momento, los elementos de la carpeta Elementos recuperables se eliminan permanentemente (purgan) del buzón inactivo.

Nota:

En el caso de los buzones inactivos, se recomienda usar una configuración de retención y eliminación para las etiquetas o directivas de retención de Microsoft 365. Si elige una configuración de solo retención, la carpeta Elementos recuperables se purgará al final de la duración de la suspensión, pero cualquier otro elemento no eliminado permanecerá en el buzón inactivo indefinidamente.

A medida que evolucionan las regulaciones y las directivas, puede haber algunas situaciones en las que tenga que cambiar la duración de la suspensión asignada al buzón inactivo. En los pasos siguientes se describe cómo hacerlo.

Sugerencia

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Conexión a PowerShell

Como hemos mencionado antes, muchos tipos diferentes de retenciones pueden desencadenar la creación de un buzón inactivo. Por este motivo, para cambiar la duración de retención aplicada al buzón inactivo, primero debe identificar qué tipo de retenciones le afectan. Para identificar el tipo de retenciones, debe usar Exchange Online PowerShell para identificar los tipos de retenciones. Si el buzón inactivo se ve afectado por las directivas o etiquetas de retención de Microsoft 365, también debe usar PowerShell de cumplimiento de seguridad & para identificar las directivas específicas.

Paso 1: identificar las retenciones en un buzón inactivo

Dado que se pueden colocar diferentes tipos de retenciones o una o varias directivas de retención de Microsoft 365 en un buzón inactivo, el primer paso es identificar las retenciones en un buzón inactivo.

Ejecute el siguiente comando en Exchange Online PowerShell para mostrar la información de retención de un buzón inactivo específico de la organización.

Get-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied

Si necesita identificar el tipo de retención de varios buzones inactivos y su organización tiene un gran número de ellos, es posible que no se pueda ver mediante PowerShell. En este caso, puede exportar toda la información aplicable a un archivo CSV mediante el siguiente comando y modificar según Path sea necesario para su entorno:

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied | Export-Csv -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\InactiveMailboxHoldTypes.csv"

A los efectos de este ejemplo, a continuación se muestran los resultados de seis buzones inactivos con diferentes tipos de suspensión posibles.

Nota:

Se pueden aplicar varias retenciones, incluidos varios tipos de retenciones, a un único buzón inactivo.

DisplayName              : Ann Beebe
Name                     : annb
DistinguishedName        : CN=annb,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 664ef44e-c1a0-47b0-9553-2ecdfc6ef840
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : True
LitigationHoldDuration   : 365.00:00:00
LitigationHoldDate       : 10/25/2021 6:54:57 PM
LitigationHoldOwner      : admin@contoso.com
InPlaceHolds             : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Carol Olson
Name                     : carolo
DistinguishedName        : CN=carolo,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : e646a369-00bf-43d3-837a-8eae8b301d44
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Megan Bowen
Name                     : meganb
DistinguishedName        : CN=meganb,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 36ec77cb-c524-468a-a8e8-bfb75e01a176
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1}
ComplianceTagHoldApplied : True
...
DisplayName              : Mario Necaise
Name                     : marion
DistinguishedName        : CN=marion,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 0579e039-a695-40d5-8f0a-0dc04f4b4c8f
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Abraham McMahon
Name                     : abrahamm
DistinguishedName        : CN=abrahamm,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 55ad8905-4e68-4c8d-940d-e068ec6b51fc
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Pilar Pinilla
Name                     : pilarp
DistinguishedName        : CN=pilarp,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 8d7867d6-bb6d-4cd8-a51f-09d208f97fcc
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
ComplianceTagHoldApplied : False

En la tabla siguiente se identifican los seis tipos de suspensión diferentes que se usaron para que cada buzón de correo esté inactivo en el ejemplo anterior.

Buzón inactivo Tipo de suspensión Cómo identificar la suspensión en el buzón inactivo
Ann Beebe
 Retención por litigio
 La LitigationHoldEnabled propiedad se establece en True que indica que el buzón está en suspensión por juicio.

Además, se establece 365.00:00:00 en LitigationHoldDuration que indica que los elementos del buzón de correo ya no estarán sujetos a la suspensión por juicio 365 días después de su fecha de creación (enviada/recibida).

LitigationHoldDate indica la fecha en que se ha habilitado LitigationHold e LitigationHoldOwner identifica a la persona que inició la suspensión del litigio.
Carol Olson
 Directiva de retención de Microsoft 365 desde el portal de Microsoft Purview o la portal de cumplimiento Microsoft Purview que se aplica a buzones específicos
 La InPlaceHolds propiedad contiene el GUID de la directiva de retención de Microsoft 365 que se aplica al buzón inactivo. Puede identificar que el tipo de suspensión es una directiva de retención que se aplica a buzones específicos porque el GUID comienza con el mbx prefijo y termina en o :2:3.

Para obtener más información, vea Descripción del formato del valor de InPlaceHolds para las directivas de retención.
Megan Bowen
 La etiqueta de retención de Microsoft 365 con una acción de retención o retención y eliminación se aplica al menos a un elemento del buzón.
 La ComplianceTagHoldApplied propiedad True indica que un elemento está etiquetado con una etiqueta de solo retención o de retención y eliminación.

Además, la InPlaceHolds propiedad contiene el GUID de la directiva de etiqueta de retención de Microsoft 365 que se aplica al buzón inactivo.

Para obtener más información, consulte Identificación de buzones en espera porque se ha aplicado una etiqueta de retención a una carpeta o elemento.
Mario Necaise
 Directiva de retención de Microsoft 365 para toda la organización desde el portal de Microsoft Purview o el portal de cumplimiento Microsoft Purview
 La InPlaceHolds propiedad está vacía, LitigationHoldEnabled es False y ComplianceTagHoldApplied es False. Este resultado indica que una o más directivas de retención de Microsoft 365 de ubicación completa (Exchange) aplicadas a la organización que hereda el buzón inactivo.

Para obtener más información, vea Cómo confirmar que se aplica una directiva de retención de toda la organización a un buzón de correo.
Abraham McMahon
 Suspensión de casos de eDiscovery en el portal de Microsoft Purview o en el portal de cumplimiento Microsoft Purview
 La InPlaceHolds propiedad contiene el GUID de la retención de mayúsculas y minúsculas de eDiscovery que se coloca en el buzón inactivo. Puede indicar que este resultado es una retención de mayúsculas y minúsculas de eDiscovery porque el GUID comienza con el UniH prefijo .

Para obtener más información, vea las retenciones de eDiscovery.
Pilar Pinilla
 Retención en contexto
 La InPlaceHolds propiedad contiene el GUID del In-Place Hold que se coloca en el buzón inactivo. Puede indicar que este resultado es una suspensión de In-Place porque el GUID no comienza con un prefijo.

NOTA: A partir del 1 de octubre de 2020, la duración de retención de las retenciones en contexto ya no se puede cambiar. Solo puede quitar un In-Place Hold que da lugar a la eliminación del buzón inactivo.

Para obtener más información, vea Retirada de herramientas de exhibición de documentos electrónicos heredadas.

Paso 2: cambiar la duración de retención para un buzón inactivo

Tras identificar el tipo de retención que está colocada en el buzón inactivo (y si hay varias retenciones), el siguiente paso es cambiar la duración para la retención. El proceso varía en función del tipo de suspensión aplicada.

Cambiar la duración de una directiva de retención de Microsoft 365

Para modificar la duración de retención de una directiva de retención de Microsoft 365, primero debe identificar la directiva que afecta al buzón inactivo mediante la ejecución Get-RetentionCompliancePolicy con el GUID asociado de la InPlaceHolds propiedad en el buzón en PowerShell de cumplimiento de seguridad &.

Asegúrese de quitar el prefijo y el sufijo del GUID al ejecutar este comando. Por ejemplo, con nuestra información de ejemplo anterior, tome el InPlaceHolds valor de mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3 y, a continuación, quite mbx y :3 da como resultado un GUID de directiva de cdbbb86ce60342489bff371876e7f224. En este ejemplo, ejecute:

Get-RetentionCompliancePolicy cdbbb86ce60342489bff371876e7f224 | FL Name

Una vez que conozca el nombre de la directiva, simplemente puede modificar la directiva de retención en el portal de Microsoft Purview o en el portal de cumplimiento Microsoft Purview. Las directivas de retención se aplican normalmente a más de una ubicación, por lo que la modificación de la directiva afecta a todas las ubicaciones aplicadas, tanto inactivas como activas, que también pueden incluir ubicaciones distintas de Exchange. Para obtener más información, consulte Creación y configuración de directivas de retención.

Importante

Las directivas de retención con el bloqueo de conservación habilitado pueden ampliar el período de retención, pero no reducirse ni quitarse.

Si la intención es modificar el período de retención solo para buzones inactivos, o solo buzones inactivos específicos, puede considerar la posibilidad de implementar ámbitos de directiva adaptable, que se pueden usar para dirigirse individualmente a buzones específicos (o tipos de buzones de correo, como buzones inactivos) mediante atributos y propiedades de Microsoft Entra ID y Exchange.

Cambiar la duración de una etiqueta de retención de Microsoft 365

Al igual que con las directivas de retención, al modificar la duración de retención de una etiqueta de retención de Microsoft 365, primero debe identificar la directiva que publica la etiqueta que afecta al contenido del buzón inactivo. Para identificar esa directiva, ejecute Get-RetentionCompliancePolicy con el GUID asociado de la InPlaceHolds propiedad en el buzón en PowerShell de cumplimiento de seguridad &.

Asegúrese de quitar el prefijo y el sufijo del GUID al ejecutar este comando. Por ejemplo, con la información de ejemplo anterior, se toma el InPlaceHolds valor de mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1 , a continuación, quitar mbx y :1, lo que da como resultado un GUID de directiva de 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2. En este ejemplo, ejecutará:

Get-RetentionCompliancePolicy 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2 | FL Name

Después de identificar la directiva, sabrá qué etiquetas se han publicado y su configuración. Dado que las etiquetas se aplican a elementos individuales, en función del número de etiquetas publicadas con la directiva y su configuración, es posible que no pueda identificar directamente qué etiqueta está afectando al contenido.

Un método que puede usar para identificar el contenido al que se aplica cada etiqueta es usar content Búsqueda. Por ejemplo, con la información de ejemplo anterior, suponga que la directiva publica varias etiquetas, una de las cuales se denomina "HR-Content". Con los permisos correctos, puede ejecutar un Búsqueda de contenido con el comando De PowerShell New-ComplianceSearch, especificar la dirección SMTP principal del buzón inactivo, con un punto (.) y el parámetro para omitir la -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true validación:

New-ComplianceSearch -Name "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search" -ExchangeLocation .meganb@contoso.onmicrosoft.com -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true -ContentMatchQuery "compliancetag=HR-Content"

Una vez creada la búsqueda, inicie la búsqueda con el siguiente comando:

Start-ComplianceSearch "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search"

Con este método, puede identificar qué etiquetas de la directiva de etiquetas identificadas se aplican al contenido del buzón inactivo para que pueda modificar sus períodos de retención. Las etiquetas de retención se aplican normalmente a más de una ubicación, por lo que la modificación de una etiqueta afecta a todas las ubicaciones aplicadas y al contenido etiquetado, que también puede incluir ubicaciones y contenido distinto de Exchange. Para obtener más información, vea Publicar etiquetas de retención y aplicarlas en aplicaciones.

Nota:

No se pueden modificar todos los tipos de etiquetas de retención. En el caso de algunas etiquetas, es posible que solo pueda aumentar el tiempo de retención y, para otras, es posible que no pueda modificar el período de retención en absoluto.

Cambiar la duración de una suspensión de exhibición de documentos electrónicos

Las retenciones asociadas a los casos de eDiscovery son suspensiones indefinidas, lo que significa que no hay ninguna duración de suspensión que se pueda cambiar. Los elementos se mantienen para siempre o hasta que se quita la suspensión o se cierra el caso.

Cambiar la duración de una retención por juicio.

Debe usar Exchange Online PowerShell para cambiar la duración de retención de una suspensión por juicio que se coloca en un buzón inactivo. No puede usar el Centro de administración de Exchange. Ejecute el siguiente comando para cambiar la duración de retención. En este ejemplo, la duración de la suspensión se cambia a un período de tiempo ilimitado:

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

El resultado es que los elementos del buzón inactivo se conservan indefinidamente o hasta que se quita la suspensión o se cambia la duración de la suspensión a un valor diferente.

Sugerencia

La mejor manera de identificar un buzón inactivo es usando el valor Distinguished Name o Exchange GUID. El uso de uno de estos valores ayuda a impedir que se especifique accidentalmente el buzón equivocado.

Cambiar la duración de una conservación local

In-Place las retenciones se retiran y ya no se pueden modificar. Si un buzón inactivo tiene una In-Place suspensión aplicada, no puede cambiar la duración de la suspensión. Solo puede quitar el In-Place Suspensión, lo que dará lugar a la eliminación del buzón inactivo. Para obtener más información, vea Eliminar un buzón inactivo.

Más información

  • ¿Cómo se calcula la duración de retención para un elemento en un buzón inactivo? La duración se calcula desde la fecha original en que un elemento de buzón se recibe o se crea.

  • ¿Qué sucede cuando expira la duración de retención? Cuando expira la duración de retención de un elemento en la carpeta Elementos recuperables, el elemento se elimina permanentemente (se purga) del buzón inactivo. Si no se especifica ninguna duración para la suspensión colocada en el buzón inactivo, los elementos de la carpeta Elementos recuperables nunca se purgan (a menos que se cambie la duración de retención del buzón inactivo).

  • ¿Se sigue procesando una directiva de Exchange MRM en buzones inactivos? Si se aplicó una directiva de retención de MRM a un buzón antes de que se inactiva, las directivas de eliminación (etiquetas de retención de MRM configuradas con una acción Eliminar ) se seguirán procesando en el buzón inactivo. Esto significa que los elementos etiquetados con una directiva de eliminación de MRM se mueven a la carpeta Elementos recuperables cuando expira el período de retención. Esos elementos se purgan del buzón inactivo cuando expira la duración de retención. Si no se especifica una duración de retención para el buzón inactivo, los elementos de la carpeta Recuperar elementos se conservan indefinidamente.

    Por el contrario, se omiten las directivas de archivo (etiquetas de retención de MRM configuradas con una acción MoveToArchive ) que se incluyen en la directiva de retención de MRM asignada a un buzón inactivo. Eso significa que los elementos de un buzón inactivo etiquetados con una directiva de archivo permanecen en el buzón principal cuando expira el período de retención. No se mueven al buzón de archivo o a la carpeta Elementos recuperables en el buzón de archivo. Se conservan indefinidamente.

    Nota:

    La aplicación de una directiva de retención de Exchange (la característica de administración de registros de mensajería o MRM en Exchange Online) no crea un buzón inactivo cuando se elimina la cuenta de usuario.

  • Al igual que con los buzones normales, Managed Folder Assistant (MFA) también procesa buzones inactivos. En Exchange Online, MFA procesa buzones aproximadamente una vez cada siete días. Después de cambiar la duración de retención para un buzón inactivo, puede usar el cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para empezar a procesar inmediatamente la nueva duración de retención para el buzón inactivo. Ejecuta el siguiente comando.

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>

  • Si muchos InPlaceHolds se colocan en un buzón inactivo, no se mostrarán todos los GUID de suspensión. Puede ejecutar el siguiente comando para mostrar los GUID de todos los InPlaceHolds que se colocan en un buzón inactivo.

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds