Eliminar un buzón inactivo

Guía de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.

Cuando ya no necesite mantener el contenido de un buzón inactivo, puede eliminar permanentemente el buzón quitando todas las retenciones en él. A continuación, el buzón inactivo se marca automáticamente para su eliminación y se elimina permanentemente después de procesarlo.

Las retenciones pueden ser cualquiera de las siguientes:

• Directivas y etiquetas de retención de Microsoft 365 con la configuración de retención o retención y eliminación
• Una suspensión asociada a un caso de exhibición de documentos electrónicos
• Retención por juicio
• Una suspensión local

Importante

Se recomienda encarecidamente usar la retención de Microsoft 365 al planear proactivamente el uso de buzones inactivos.

• Las retenciones de eDiscovery están destinadas a casos específicos con límite de tiempo relacionados con un problema legal. En algún momento, un caso legal probablemente finalizará y las retenciones asociadas al caso se quitarán y el caso de exhibición de documentos electrónicos se cerrará (o eliminará). Si una suspensión que se coloca en un buzón inactivo está asociada a un caso de exhibición de documentos electrónicos y se libera la suspensión o se cierra o elimina el caso de exhibición de documentos electrónicos, el buzón inactivo se eliminará permanentemente.

• In-Place se han retirado las retenciones en el Centro de administración de Exchange. A partir del 1 de julio de 2020, no se pudieron crear nuevas suspensiones de In-Place en Exchange Online. A partir del 1 de octubre de 2020, la duración de la suspensión de las retenciones en contexto ya no se podía cambiar. Cualquier buzón inactivo que tenga una In-Place suspensión aplicada solo se puede eliminar quitando la In-Place Suspensión. Los buzones inactivos existentes que están en In-Place suspensión se seguirán conservando hasta que se quite la suspensión. Para obtener más información sobre la retirada de In-Place holds, consulte Retirada de herramientas de exhibición de documentos electrónicos heredadas.

• La suspensión por juicio sigue siendo compatible como método alternativo para conservar el contenido de un buzón y convertirlo en inactivo después de eliminar una cuenta de usuario. Sin embargo, como tecnología anterior, se recomienda usar la retención de Microsoft 365 en su lugar.

Consulte la sección Más información para ver una descripción de lo que sucede una vez que se quitan las retenciones de un buzón inactivo.

Sugerencia

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Antes de eliminar un buzón inactivo

• Debe usar Exchange Online PowerShell para quitar las retenciones de un buzón inactivo. No puede usar el Centro de administración de Exchange (EAC) ni el portal de Microsoft Purview ni el portal de cumplimiento Microsoft Purview para estos procedimientos. Para obtener instrucciones paso a paso para usar Exchange Online PowerShell, consulte Conexión a Exchange Online PowerShell.

• Identifique las retenciones en un buzón inactivo mediante las instrucciones del Paso 1: Identificar las retenciones en un buzón inactivo. Necesitará esta información para saber qué contiene para quitar e identificar información.

• Considere si desea copiar el contenido de un buzón inactivo en otro buzón antes de quitar la suspensión final que dará lugar a la eliminación del buzón inactivo. Para obtener más información, consulte Restauración de un buzón inactivo.

• Tenga en cuenta que si quita la suspensión final de un buzón inactivo, el buzón se eliminará permanentemente después de que expire el período de retención de buzón eliminado temporalmente durante 30 días. Una vez que el buzón inactivo se elimina permanentemente, no se puede recuperar. Antes de quitar una suspensión, asegúrese de que ya no necesita el contenido del buzón. Si desea reactivar un buzón inactivo, puede recuperarlo. Para obtener más información, consulte Recuperación de un buzón inactivo.

• Para obtener más información acerca de los buzones inactivos, consulte Más información sobre buzones inactivos.

Eliminación de retenciones para eliminar un buzón inactivo

Después de identificar qué tipo de retención se coloca en el buzón inactivo y si hay varias retenciones, puede quitar las retenciones en el buzón. Una excepción es si el buzón inactivo tiene una o varias etiquetas de retención configuradas para conservar elementos. En este caso, no puede quitar la suspensión.

Cuando se quita la última suspensión, no se requiere ninguna acción adicional porque el buzón inactivo se eliminará automáticamente.

Siga las instrucciones del tipo de retención que necesita quitar:

• Quitar un buzón inactivo de una directiva de retención
• Eliminación de un buzón inactivo de una suspensión de exhibición de documentos electrónicos
• Eliminación de la retención por juicio de un buzón inactivo
• Quitar una suspensión de In-Place de un buzón inactivo

Precaución

Las instrucciones requieren que especifique una identidad para el buzón inactivo. La mejor manera de hacerlo es mediante su nombre distintivo o el valor GUID de Exchange. El uso de uno de estos valores ayuda a impedir que se especifique accidentalmente el buzón equivocado.

Quitar un buzón inactivo de una directiva de retención

El procedimiento para quitar un buzón inactivo de una directiva de retención de Microsoft 365 depende de si el ámbito de la directiva es adaptable o estático.

No podrá quitar un buzón inactivo si la directiva de retención tiene aplicado el bloqueo de conservación .

Cómo quitar un buzón inactivo de una directiva de retención con un ámbito adaptable

Cuando use el generador de consultas avanzado para definir el ámbito adaptable de los buzones de correo, modifíquelo para excluir los buzones inactivos mediante la propiedad IsInactiveMailbox de OPATH:

IsInactiveMailbox -eq "False"

No se pueden excluir buzones inactivos mediante el generador de consultas simple. Si la directiva de retención está configurada para usar un ámbito adaptable que usó el generador de consultas simple, cree un nuevo ámbito de directiva adaptable que use el generador de consultas avanzado. A continuación, modifique la directiva de retención para usar este nuevo ámbito adaptable.

Cómo quitar un buzón inactivo de una directiva de retención con un ámbito estático

Este procedimiento depende de si la directiva de retención aplicada al buzón inactivo está configurada para toda la ubicación de la directiva (a veces denominada "toda la organización") o si la directiva está configurada para incluir buzones específicos (a veces denominados "explícitos"). Para obtener más información, vea Información de configuración para ámbitos estáticos.

Use los siguientes cmdlets de PowerShell para recuperar un GUID de directiva e identificar el tipo de suspensión de un buzón:

• Si la directiva está configurada para toda la ubicación: use el cmdlet Get-OrganizationConfig en Exchange Online PowerShell para obtener información sobre estas directivas.

• Si la directiva está configurada para incluir buzones específicos: use el cmdlet Get-Mailbox -IncludeInactiveMailbox y el parámetro en Exchange Online PowerShell para obtener información sobre estas directivas.

Ámbito estático: cómo quitar un buzón inactivo de una directiva de retención configurada para toda la ubicación

Ejecute el siguiente comando de PowerShell para una directiva de retención específica:

Set-Mailbox <identity of inactive mailbox> -ExcludeFromOrgHolds <retention policy GUID without prefix or suffix>

Como alternativa, puede ejecutar el siguiente comando de PowerShell para quitar el buzón inactivo de todas las directivas de retención configuradas para toda la ubicación:

Set-Mailbox <identity of inactive mailbox> -ExcludeFromAllOrgHolds

Ámbito estático: cómo quitar un buzón inactivo de una directiva de retención configurada para incluir buzones específicos

Ejecute el siguiente comando de PowerShell Security & Compliance :

Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <retention policy GUID without prefix or suffix> -RemoveExchangeLocation <identity of inactive mailbox>

Eliminación de un buzón inactivo de una suspensión de exhibición de documentos electrónicos

Consulte Eliminación de ubicaciones de contenido de una suspensión de eDiscovery.

Eliminación de una suspensión por juicio de un buzón inactivo

Ejecute el siguiente comando de PowerShell para quitar una suspensión por juicio de un buzón:

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldEnabled $false

Quitar una suspensión de In-Place de un buzón inactivo

Hay dos maneras de quitar una retención local de un buzón inactivo:

• Elimine el objeto In-Place Hold. Si el buzón inactivo que desea eliminar permanentemente es el único buzón de origen para un In-Place Hold, puede eliminar el objeto In-Place Hold.

  Nota:

  Tiene que deshabilitar la retención antes de poder eliminar un objeto de retención local. Si intenta eliminar un objeto de retención local que tiene habilitada la retención, recibirá un mensaje de error.

• Quite el buzón inactivo como buzón de origen de un In-Place Suspensión. Si quiere conservar otros buzones de origen para una retención local, puede quitar el buzón inactivo de la lista de buzones de origen y mantener el objeto de retención local.

Eliminación de una suspensión de In-Place

Al ejecutar los siguientes comandos, verá una advertencia de que el cmdlet Get-MailboxSearch está obsoleto. Sin embargo, es seguro omitir la advertencia para este escenario específico.

1. Cree una variable que contenga las propiedades de la retención local que quiera eliminar. Use el GUID de suspensión de In-Place que obtuvo al identificar las retenciones en un buzón inactivo.

   $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
   

2. Deshabilite la retención en la retención local.

   Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -InPlaceHoldEnabled $false
   

3. Elimine la retención local.

    Remove-MailboxSearch $InPlaceHold.Name
   

Cómo quitar un buzón inactivo de un In-Place Suspensión

1. Cree una variable que contenga las propiedades de la retención local colocada en el buzón inactivo. Use el GUID de suspensión de In-Place que obtuvo al identificar las retenciones en un buzón inactivo.

   $InPlaceHold = Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID>
   

2. Compruebe que el buzón inactivo aparezca como un buzón de origen para la retención local.

   $InPlaceHold.Sources
   

   Nota:

   La propiedad Sources de la retención local identifica los buzones de origen por sus propiedades LegacyExchangeDN. Como esta propiedad identifica exclusivamente los buzones inactivos, el uso de la propiedad Sources de la retención local ayuda a impedir que se elimine el buzón equivocado. También ayuda a evitar problemas si dos buzones tienen el mismo alias o dirección SMTP.

3. Quite el buzón inactivo de la lista de buzones de origen en la variable. Asegúrese de usar la propiedad LegacyExchangeDN del buzón inactivo devuelto por el comando en el paso anterior.

   $InPlaceHold.Sources.Remove("<LegacyExchangeDN of the inactive mailbox>")
   

   Por ejemplo, el siguiente comando quita el buzón inactivo para Pilar Pinilla.

   $InPlaceHold.Sources.Remove("/o=contoso/ou=Exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/ cn=9c8dfff651ec4908950f5df60cbbda06-pilarp")
   

4. Compruebe que el buzón inactivo se quita de la lista de buzones de origen en la variable.

   $InPlaceHold.Sources
   

5. Modifique la retención local con la lista actualizada de buzones de origen, que no incluye el buzón inactivo.

   Set-MailboxSearch $InPlaceHold.Name -SourceMailboxes $InPlaceHold.Sources
   

6. Compruebe que el buzón inactivo se quita de la lista de buzones de origen para la retención local.

   Get-MailboxSearch $InPlaceHold.Name | FL Sources
   

Más información

• Un buzón inactivo es un tipo de buzón eliminado temporalmente. En Exchange Online, un buzón eliminado temporalmente es un buzón que se ha eliminado, pero se puede recuperar en un período de retención específico. En el caso de los buzones eliminados temporalmente que no están en espera, el buzón se puede recuperar en un plazo de 30 días. Un buzón inactivo (un buzón en espera antes de eliminarse) permanecerá en un estado de suspensión eliminado temporalmente hasta que se quite la suspensión. Después de quitar la última suspensión de un buzón inactivo, el buzón ya no estará en estado inactivo. En su lugar, se eliminará temporalmente y permanecerá en Exchange Online durante 30 días a partir del día en que se quitó la suspensión y se podrá recuperar durante ese tiempo. Después de 30 días, un buzón eliminado temporalmente se marca para su eliminación permanente y no puede recuperarse.

• ¿Qué ocurre después de quitar la última suspensión en un buzón inactivo? El buzón se trata como otros buzones eliminados temporalmente y se marca para su eliminación permanente después de que expire el período de retención de buzón eliminado temporalmente durante 30 días. Este período de retención comienza en la fecha en que se quita la última suspensión del buzón inactivo. La propiedad InactiveMailboxRetireTime se establece cuando el buzón pasa de estar inactivo (eliminado temporalmente en suspensión) a dejar de estar inactivo (eliminado temporalmente sin retenciones). En ese momento, la propiedad InactiveMailboxRetireTime se establece en la fecha actual en la que se produjo la transición. Hay un asistente que se ejecuta (denominado MailboxLifeCycle asistente) que busca buzones que tengan establecida la propiedad InactiveMailboxRetireTime. Si "InactiveMailboxRetireTime + 30 días" es menor que la fecha actual, purgará el buzón.

  Si los buzones siguen mostrándose como Inactivos después de quitar la última suspensión y inactiveMailboxRetireTime no está establecido, puede forzar la actualización del estado de suspensión para el buzón inactivo mediante el siguiente comando:

  Set-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -RecalculateInactiveMailbox 
  

• ¿Se elimina un buzón inactivo de forma permanente inmediatamente después de quitar todas las retenciones? Un buzón anteriormente inactivo estará disponible en estado eliminado temporalmente durante 30 días. Después de 30 días, el buzón se marcará para su eliminación permanente.

• ¿Cómo se muestra información sobre un buzón inactivo después de quitar todas las retenciones? Una vez que se quitan todas las retenciones y el buzón inactivo se revierte a un buzón eliminado temporalmente, no se devolverá mediante el parámetro InactiveMailboxOnly con el cmdlet Get-Mailbox . Pero puede mostrar información sobre el buzón mediante el comando Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox. Por ejemplo:

  Get-Mailbox -SoftDeletedMailbox -Identity pilarp | FL Name,Identity,LitigationHoldEnabled,In
  Placeholds,WhenSoftDeleted,IsInactiveMailbox,WasInactiveMailbox,InactiveMailboxRetireTime
  Name                   : pilarp
  Identity               : Soft Deleted Objects\pilarp
  LitigationHoldEnabled  : False
  InPlaceHolds           : {}
  WhenSoftDeleted        : 6/16/2022 1:19:04 AM
  IsInactiveMailbox      : False
  WasInactiveMailbox     : True
  InactiveMailboxRetireTime : 9/30/2022 11:16:23 PM
  

  En el ejemplo anterior, la propiedad WhenSoftDeleted identifica la fecha de eliminación temporal, que en este ejemplo es el 16 de junio de 2022. La propiedad WasInactiveMailbox aparece como True porque anteriormente era un buzón inactivo. El buzón se eliminará permanentemente 30 días después del 30 de septiembre de 2022.