Přehled prvků řízení ochrany osobních údajů pro Microsoft 365 Apps pro velké organizace

  • Článek

Poznámka

Seznam produktů Office, na které se vztahují tyto údaje o ochraně osobních údajů, najdete v tématu Ovládací prvky pro ochranu osobních údajů dostupné pro produkty Office.

Microsoft se zavazuje poskytnout vám potřebné informace a možnosti nastavení, abyste mohli rozhodnout, jak se budou shromažďovat a využívat vaše data, získaná při používání Microsoft 365 Apps pro podniky.

Od verze 1904 Microsoft 365 Apps pro velké organizace poskytujeme nové, aktualizované a vylepšené ovládací prvky ochrany osobních údajů pro následující oblasti:

  • Diagnostická data o používání klientského softwaru Office na počítačích s Windows ve vaší organizaci, která se shromažďují a posílají do Microsoftu.
  • Propojená prostředí, která používají cloudové funkce, aby vám a vašim uživatelům zajistila rozšířené funkce Office.

V rámci těchto změn se objevily nové a aktualizované prvky uživatelského rozhraní a nastavení zásad.

Diagnostická data odesílaná z Microsoft 365 Apps pro velké organizace do Microsoftu

Diagnostická data se používají k tomu, aby sada Office zůstala zabezpečená a aktuální. Slouží i ke zjišťování, diagnostice a řešení problémů a taky k vylepšování produktů. Tato data nezahrnují uživatelské jméno ani e-mailovou adresu, obsah souborů uživatele ani informace o aplikacích, které nesouvisejí s Office.

Diagnostická data o používání klientského softwaru Office na zařízení uživatele ve vaší organizaci, která se shromažďují a posílají do Microsoftu.

U klientského softwaru Microsoft 365 Apps pro velké organizace si můžete vybrat ze tří úrovní diagnostických dat:

  • Požadovaná Minimální množství dat, které je nezbytné k tomu, aby sada Office zůstala zabezpečená, aktuální a fungovala podle očekávání na zařízení, na kterém je nainstalovaná.

  • Volitelná Další data, která nám pomáhají vylepšovat produkty a poskytují rozšířené informace, abychom dokázali rozpoznat, diagnostikovat a řešit problémy. Tato data se také dají souhrnně použít k trénování a vylepšování prostředí využívajících strojové učení, jako jsou doporučené akce, prediktivní vkládání textu a kontextová nápověda.

  • Žádná Nebudou se sbírat ani odesílat žádná diagnostická data o klientském softwaru Office na zařízení uživatele. Tato možnost ale velice omezuje naši schopnost rozpoznat, diagnostikovat a opravovat problémy, na které můžou uživatelé při používání Office narazit.

Požadovaná diagnostická data můžou zahrnovat třeba informace o verzi Office nainstalované na zařízení anebo informace, které říkají, že aplikace Office padají při otevírání dokumentů. Volitelná diagnostická data můžou obsahovat informace o tom, jak dlouho trvá ukládání dokumentu – z toho se dá poznat konkrétní problém související s ukládáním do vašeho zařízení.

Pokud se rozhodnete posílat nám volitelná diagnostická data, odešlou se i požadovaná diagnostická data.

Poznámka

I když zvolíte možnost Ani jedno, budou se požadovaná data služby odesílat ze zařízení uživatele do společnosti Microsoft. Další informace najdete v tématu Požadovaná data služby v Office.

Jako správce ve vaší organizaci budete moct pomocí nastavení zásad určit úroveň odesílaných diagnostických dat. Do Microsoftu se budou posílat volitelná diagnostická data, pokud nezměníte nastavení. Poskytnutím volitelných diagnostických dat umožníte technickému týmu Office v Microsoftu lépe zjišťovat, diagnostikovat a řešit problémy a omezit tak jejich dopady na vaši organizaci.

Vaši uživatelé nebudou moct změnit úroveň diagnostických dat pro svá zařízení, pokud jsou přihlášení k Office pomocí svých přihlašovacích údajů organizace, což se někdy označuje jako pracovní nebo školní účet.

V diagnostických datech nejsou jména uživatelů, jejich e-mailové adresy ani obsah souborů Office. Náš systém vytvoří jedinečné ID, které se přidruží k diagnostickým datům uživatele. Jakmile získáme diagnostická data, která ukazují, že jedna z našich aplikací 100krát spadla, toto jedinečné ID nám umožní zjistit, jestli šlo o jednoho uživatele, který zaznamenal 100 pádů, anebo to bylo 100 různých uživatelů, ze kterých každý zaznamenal jeden pád. Tohle jedinečné ID nepoužíváme k identifikaci konkrétního uživatele.

Jestli si chcete zobrazit, jaká diagnostická data se do Microsoftu odesílají, můžete použít bezplatný Prohlížeč diagnostických dat, který si můžete zdarma stáhnout a nainstalovat z Microsoft Storu.

Další informace najdete v následujících článcích:

Propojená prostředí v Microsoftu 365 Apps pro velké organizace

Microsoft 365 Apps pro velké organizace obsahuje klientské softwarové aplikace a propojená prostředí, které jsou navržené tak, aby vám umožnily efektivnější tvorbu, komunikaci a spolupráci. Příklad propojeného prostředí je třeba práce s ostatními na dokumentu uloženém na OneDrivu pro firmy nebo překlad obsahu dokumentu ve Wordu do jiného jazyka.

Chápeme, že si asi budete chtít vybrat, jaké druhy propojených prostředí mají být dostupné vašim uživatelům při práci v aplikacích Office. Jako správce ve vaší organizaci budete mít k dispozici nastavení zásad, která vám umožní určit, jestli chcete uživatelům zajistit následující typy propojených prostředí:

  • Služby, které analyzují váš obsah Služby, které pomocí obsahu Office poskytují doporučení návrhu a úprav, přehledy dat a podobné funkce. Třeba PowerPoint Designer nebo Translator.

  • Služby, které stahují online obsah Služby, které umožňují hledat a stahovat online obsah včetně šablon, obrázků, 3D modelů, videí a referenčních materiálů k vylepšení vašich dokumentů. Třeba šablony Office nebo Rychlý automat v PowerPointu.

Například se můžete rozhodnout, že uživatelům poskytnete propojená prostředí, která stahují online obsah, ale neposkytnete propojená prostředí, která analyzují obsah. Pokud nastavení těchto zásad nenakonfigurujete, uživatelé budou mít k dispozici všechna tato propojená prostředí.

Kromě toho je k dispozici nastavení zásad, které umožňuje vypnout všechna tato propojená prostředí a která také vypnou další propojená prostředí, jako je spoluvytváření dokumentů a online úložiště souborů. I když ale použijete toto nastavení zásad a všechna propojená prostředí vypnete, určité funkce Office zůstanou dostupné. Je to třeba synchronizace poštovní schránky v Outlooku, používání Teams nebo Skypu pro firmy a taky základní služby popsané dole.

Když se rozhodnete, že nechcete uživatelům poskytnout určité typy propojených prostředí, příkaz na pásu karet nebo v nabídce pro tato propojená prostředí bude neaktivní a uživateli se zobrazí chybová zpráva, když se je pokusí použít.

Uživatelé nebudou moct rozhodnout, jestli mají tato propojená prostředí zapnout nebo vypnout, pokud jsou k Office přihlášení pomocí svých přihlašovacích údajů organizace, což se někdy označuje jako pracovní nebo školní účet.

Další informace najdete v následujících článcích:

Optimální propojená prostředí v Microsoftu 365 Apps pro velké organizace

Kromě propojených prostředí zmíněných nahoře, která jsou součástí Microsoftu 365 Apps pro velké organizace, existují volitelná propojená prostředí, ke kterým můžete uživatelům dát přístup pomocí účtu organizace. Například funkce 3D Mapy v Excelu, která využívá službu Bing.

Jedná se o volitelná propojená prostředí, na která se nevztahuje komerční smlouva vaší organizace s Microsoftem, ale řídí se samostatnými podmínkami a ujednáními. Volitelná propojená prostředí, která Microsoft nabízí přímo uživatelům, se řídí smlouvou o poskytování služeb společnosti Microsoft místo podmínek online služeb.

Protože se tato volitelná propojená prostředí řídí samostatnými podmínkami a ujednáními, spravují se odděleně od propojených prostředí, která jsme zmínili výše. Jako správce ve vaší organizaci budete moct použít nastavení zásad a určit, jestli mají být tato volitelná propojená prostředí jako skupina dostupná uživatelům. Pokud toto nastavení zásad nenakonfigurujete, volitelná propojená prostředí budou uživatelům k dispozici.

I v případě, že se rozhodnete tato volitelná propojená prostředí uživatelům zpřístupnit, si je uživatelé budou moct jako skupinu vypnout v nabídce dialogové okno nastavení ochrany osobních údajů. Vaši uživatelé budou mít tuto volbu jenom v případě, že jsou přihlášení k Office pomocí svých přihlašovacích údajů organizace (někdy označované jako pracovní nebo školní účet), ne pokud jsou přihlášení pomocí osobní e-mailové adresy.

Další informace najdete v následujících článcích:

Povinná data služby pro propojená prostředí

Když používáte propojené prostředí, do Microsoftu se odesílají data, který je zpracovává, aby vám dané propojené prostředí mohl poskytovat. Tato data jsou důležitá, protože obsahují informace, které nám umožňují dodávat cloudová propojená prostředí. Tato data označujeme jako povinná data služby.

Povinná data služby můžou obsahovat informace související s fungováním propojeného prostředí, které je potřebné k zabezpečování, aktuálnosti a fungování příslušné služby podle očekávání. Pokud se rozhodnete použít propojené prostředí, které analyzuje váš obsah, například funkci Přeložit ve Wordu, vámi zadaný text, který vyberete v dokumentu, se taky odešle a zpracuje, aby se vám mohlo poskytnout propojené prostředí. Povinná data služby zahrnují taky informace, které propojené prostředí potřebuje, aby mohlo plnit svůj účel, jako jsou konfigurační informace o aplikaci Office.

Další informace najdete v tématu Požadovaná data služby v Office.

Základní služby v Microsoftu 365 Apps pro velké organizace

Existuje taky sada služeb, které jsou pro fungování Microsoft 365 Apps pro velké organizace nezbytné, a proto je nejde vypnout. Patří sem například služba licencí, která potvrzuje, že máte správnou licenci k používání Microsoftu 365 Apps pro velké organizace. Data požadovaná pro tyto služby se budou shromažďovat a posílat Microsoftu bez ohledu na další nastavení zásad.

Další informace najdete v tématu Základní služby Office.