Použití zapojení e-mailu pro zobrazení interakcí se zprávami
Zapojení e-mailu v Dynamics 365 Sales sleduje interakce vašich zákazníků s vašimi zprávami. Můžete zjistit, zda vybrali odkaz, otevřeli přílohu nebo odeslali odpověď. Můžete také dostávat upozornění, která vám pomohou vzpomenout si poslat následnou zprávu vašim zákazníkům.
Požadavky na licenci a roli
| Typ požadavku | Musíte mít |
|---|---|
| Licence | Dynamics 365 Sales Premium nebo Dynamics 365 Sales Enterprise |
| Role zabezpečení | Jakákoli primární prodejní role |
Předpoklady
- Váš administrátor zapnul zapojení e-mailu.
- Váš správce zapnul pomocníka. Zapojení e-mailu využívá pomocníka k doručování upozornění a dalších zpráv.
Jak vám zapojení e-mailu pomáhá být efektivnějším prodejcem
S funkcí zapojení e-mailu můžete:
- Zjistit, kdy zákazníci otevřeli zprávu, vybrali odkaz, otevřeli přílohu nebo odeslali odpověď. (Když zákazníkův e-mailový klient z bezpečnostních důvodů automaticky prohledává e-maily, může uměle navýšit počet otevřených e-mailů a výběrů odkazů.)
- Ihned dostat výstrahu, když zákazník poprvé otevře zprávu.
- Naplánovat nejefektivnější čas dodání na základě časového pásma příjemce.
- Vybrat nejúčinnější šablony zpráv na základě historie e-mailové interakce organizace.
- Nastavit upozornění, které vám připomene, že je čas přijmout akce v reakci na e-mail.
- Prohlédněte si celou historii interakcí jedné zprávy nebo si prohlédněte klíčové ukazatele výkonu (KPI) pro všechny vaše zprávy.
Některé atributy funkce zapojení e-mailu mohou být viditelné, i když funkce je vypnuta. Tyto funkce se stále zobrazují, ale jsou prázdné:
- Tabulka Přílohy, která je zobrazena při psaní e-mailové zprávy nebo šablony e-mailu, vždy zahrnuje sloupec Monitorovaný.
- Tabulka Monitorovaný e-mail vždy zobrazuje sloupce Otevře, Poslední otevření, Zobrazení příloh, Kliknutí na odkaz a Odpovědi.
- Tabulka Šablona e-mailu vždy zobrazuje sloupce Míru odpovědí, Míru otevření, Doporučeno a Počet e-mailů.
- Dodávané verze obchodního vztahu, kontaktu a zájemce obsahují pole Sledovat e-mail.
Důležité informace
Před použitím zapojení e-mailu berte v potaz následující:
- E-mail je sledován pouze v případě, že seznam příjemců obsahuje záznamy obchodních vztahů, kontaktů nebo zájemců v polích Komu nebo Kopie. Pokud jsou do polí Komu a Kopie přidány další typy záznamů, nelze e-mail sledovat. V takových případech se zobrazí zpráva, že e-mail nelze sledovat, protože seznam příjemců neobsahuje záznamy o obchodním vztahu, zájemcích nebo kontaktech.
Zobrazení historie zapojení e-mailu
Stav, statistiky interakce a klíčové ukazatele výkonu (KPI) pro sledované e-mailové zprávy jsou k dispozici v mnoha částech Dynamics 365 Sales pro každý relevantní záznam.
Historie e-mailu ve sloupci Aktivity
Poté, co zprávu uložíte nebo odešlete, zobrazí se v seznamu Aktivity pro svůj záznam Ohledně , což je obvykle záznam, který jste si prohlíželi, když jste ji psali. V některých případech se může jednat o související záznam.
Sledované zprávy zobrazují jejich aktuální stav interakce na dlaždici v seznamu Aktivity . Pomocí tlačítek v pravém horním rohu dlaždice e-mailu rozbalte jeho obsah a historii interakce vpravo v seznamu nebo otevřete stránku s celou zprávou.
Klíčové ukazatele výkonu e-mailu v seznamu e-mailů
V seznamu e-mailů, které vaše prodejní organizace odeslala, můžete zobrazit počet otevření, zobrazení příloh, kliknutí na odkazy a odpovědí na sledované zprávy.
Přejděte na Prodej>Aktivity.
V seznamu v horní části stránky vyberte E-mail>Všechny monitorované e-maily.
Podrobnosti zprávy
Abyste otevřeli stránku pouze pro čtení s podrobnostmi o doručené zprávě, vyberte její předmět v seznamu Aktivity nebo E-maily. Podrobnosti, které můžete zobrazit, zahrnují historii interakcí se zprávami a KPI.
Klíčové ukazatele výkonu v horní části časové osy ukazují celkový počet otevření, zobrazení příloh, kliknutí a odpovědí, které byly zaznamenány pro zprávu. Časová osa zobrazuje symbol pro každou událost interakce, s nejnovějšími nahoře, a obsahuje několik podrobností o každé z nich.
Výsledky šablon a doporučení v seznamu šablon
Můžete zobrazit výkon svých e-mailových šablon, včetně míry odpovědí, míry otevření, počtu jejich použití a toho, zda jsou doporučeny nebo ne.
Přejděte do nabídky Nastavení>Firma>Šablony a pak vyberte položku E-mailové šablony.
Seznámení s historií e-mailových interakcí
Obvykle při odesílání e-mailu nevíte, zda jej již příjemce otevřel nebo si jej přečetl – pokud se vám příjemce nerozhodne odepsat. Důvodem je, že e-mail byl vytvořen pro simulaci tradiční pošty a nebyl navržen s ohledem na sledování odpovědí. Dynamics 365 Sales využívá speciální techniky umožňující obejít toto omezení a poskytovuje funkce sledování zpráv v zapojení e-mailu.
Zjistěte, kdy byla zpráva otevřena: Když odešlete monitorovanou e-mailovou zprávu z Dynamics 365 Sales, systém vygeneruje průhledný jednopixelový GIF s jedinečným názvem a přidá jej jako připojený obrázek ke zprávě. Tento neviditelný GIF je spolu s dalšími obrázky, které přidáte do zprávy, uložen v Dynamics 365. Jsou načteny, když příjemce otevře zprávu a rozhodne se stáhnout její obrázky. Když je vyžádán jedinečný GIF, Dynamics 365 Sales zaregistruje, že byla otevřena přidružená zpráva.
Doporučujeme, abyste do zpráv vždy zahrnuli obrázky, jako je logo společnosti nebo poutavá ilustrace, protože to motivuje příjemce ke stažení. Pokud nebudou načteny obrázky, nebudete vědět, že zprávu otevřeli.
Zjistěte, kdy bylo kliknuto na jednotlivé odkazy: Když odešlete monitorovanou e-mailovou zprávu z Dynamics 365 Sales, systém nahradí každý z jeho hypertextových odkazů jedinečným odkazem přesměrování, který odkazuje na server Dynamics 365. Každý odkaz přesměrování obsahuje identifikátor, jenž jednoznačně identifikuje zprávu, kterou obsahuje, i adresu URL původního cíle odkazu. Když Dynamics 365 obdrží požadavek na propojení, zaprotokoluje kliknutí a poté přesměruje kliknutí na původní adresu tak, aby příjemce získával správné informace jen s malým nebo vůbec žádným zpožděním.
Zjistěte, kdy byly otevřeny jednotlivé přílohy: Při přidání sledované přílohy ke zprávě není soubor připojen přímo jako u standardního e-mailu. Namísto toho je uložen ve sdíleném úložišti OneDrive pro firmy, které používá Dynamics 365 a přidá se jako odkaz. Stejně jako u sledovaných odkazů, když příjemce klikne na tlačítko pro stažení přílohy, Dynamics 365 zaznamená kliknutí a čas. Vaši příjemci mohou dokonce chtít přijímat přílohy jako odkazy, nikoli jako soubory, protože v takovém případě zabírají vaše zprávy v jejich složce Doručená pošta mnohem méně místa.
V jednom e-mailu můžete kombinovat sledované a nesledované přílohy. To může být důležité, pokud odesíláte citlivé soubory, které nechcete ukládat do OneDrive pro firmy.
Akce, které jsou prováděny v e-mailu, jsou uloženy v úložišti Microsoft Azure. Azure Storage je pro každou organizaci jedinečné. Pokud je organizace obnovena do jiné organizace, historie e-mailových akcí předchozí organizace nebude přenesena do obnovené organizace.
Důležité
Všechna data o e-mailové interakci byste měli považovat za přibližná. Systém dokáže zaregistrovat událost otevření e-mailu pouze tehdy, když si příjemce stáhne také obrázky zprávy, včetně neviditelného obrázku GIF. Skutečný počet otevření může být větší než počet zaznamenaný v Dynamics 365 Sales. Podobně platí, že pokud jsou obrázky uloženy v mezipaměti, což je typické pro webové e-mailové klienty, pak se další otevření nemusí zaznamenat v aplikaci Sales.
Důležité informace pro počet e-mailů
E-mailová interakce poskytuje cenné informace o vašich e-mailech, ale může dojít k falešně pozitivním výsledkům kvůli spamovým filtrům a dalším mechanismům, které vaše organizace implementuje. Proto počet e-mailů nemusí být přesný a měl by být použit k určení trendů, a ne k přesnému měření toho, zda potenciální zákazník četl konkrétní zprávu. Zde jsou některé věci, které musíte znát:
- Z bezpečnostních důvodů může vaše organizace nakonfigurovat prověřování odchozí pošty a tato prověřování se může zaregistrovat jako otevření e-mailu, zejména u e-mailů obsahujících hypertextové odkazy nebo přílohy. To může být důvod, proč se zdá, že je současně otevřeno více e-mailů, zejména když jsou odesílány různým příjemcům v různých organizacích.
- Někteří poskytovatelé e-mailových služeb (ESP) skenují odchozí zprávy, primárně se zaměřují na nové poštovní schránky, na ty s nedávným nárůstem poštovní aktivity a na poštovní schránky označené jako podezřelé nebo spamové chování. ESP také dočasně provádějí náhodné kontroly pro část poštovních schránek. Uživatelé obvykle nemohou tento proces nakonfigurovat, což slouží k odrazení spammerů od zneužívání jejich platformy.
- Integrace nebo rozšíření třetí strany kontroluje vaše odchozí zprávy, zda neobsahují spam nebo interní hlášení. Pokaždé, když je e-mail otevřen, dokonce i nástrojem pro skenování nebo sledování, se zaregistruje jako otevřená událost.
- Filtry nevyžádané pošty příjemců mohou skenovat a otevírat vaše e-maily, které odešlete, a to může být během procesu bezpečnostní kontroly považováno za otevření.
Viz také
Povolení funkce zapojení e-mailu
Vytvoření a odeslání e-mailové zprávy
Konfigurace předvoleb ochrany osobních údajů