Používejte elektronické dokumenty v procesu nákupu

S nákupními doklady můžete použít nakonfigurované elektronické dokumenty (e-dokumenty).

S funkcí elektronických dokumentů lze použít následující nákupní doklady:

• Nákupní faktury
• Nákupní objednávky (od verze 24.0)
• Nákup dobropisů
• Obecné časopisy

Poznámka

Od Business Central verze 24.0 je možné propojit Nákupní objednávky s přijatými E-Dokumenty.

E-dokumenty v nákupech

Příjem nákupních elektronických dokladů v Dynamics 365 Business Central může být proveden jako dávková úloha nebo ručně.

Jak nastavit dodavatele pro práci s různými nákupními doklady

Chcete-li nakonfigurovat dodavatele, aby správně pracovali s příchozími elektronickými fakturami, postupujte takto:

1. Vyberte ikonu , zadejte Vendors a poté vyberte související odkaz.

2. Vyberte dodavatele, kterého chcete konfigurovat.

3. Na rychlé záložce Příjem najděte pole Přijmout elektronický dokument do a zadejte výchozí nákupní doklad, který se má vygenerovat. z přijatého e-dokumentu.

   Poznámka

   V poli Přijmout elektronický dokument do mohou uživatelé vybrat buď Nákupní fakturu nebo Objednávka na základě toho, co by chtěli vytvořit z přijaté e-faktury. Tento výběr nemá vliv na tvorbu opravných dokladů; v obou scénářích systém vygeneruje Dobropis.

   Poznámka

   Pokud uživatel vybere možnost Objednávka v poli Přijmout e-dokument do , systém se pokusí aktualizujte jednu ze stávajících nákupních objednávek, ale pokud nákupní objednávka pro dodavatele v přijatém elektronickém dokumentu neexistuje, Business Central vytvoří novou Objednávka pomocí stejného přístupu jako při vytváření nových Nákupních faktur vysvětlených na této stránce později.

4. Vyberte jednu z možností, kterou chcete použít pro vybraného dodavatele.

5. Zavřete stránku.

Pro práci s nákupními fakturami

Spusťte dávkovou úlohu

Poznámka

Tato dávková úloha slouží k automatickému sběru vašich příchozích faktur. Může fungovat pouze v zemi nebo oblasti, kde tato funkce existuje.

Pokaždé, když je ke spuštění vybrána Fronta úloh , pokud má externí služba příchozí faktury odeslané od vašeho dodavatele, systém tyto faktury shromáždí a naimportuje. Chcete-li proces dokončit, postupujte takto:

1. Po dokončení dávkové úlohy jsou nově importované faktury uvedeny na stránce E-Dokumenty spolu s jejich základními podrobnými informacemi.

2. Chcete-li zobrazit další podrobnosti, otevřete konkrétní e-dokument.

3. Pokud v elektronickém dokladu nebyly žádné chyby nebo problémy, pole Záznam mapuje číslo dokladu nákupní faktury, pokud je toto nakonfigurováno na Stránka dodavatele karta (kterou systém automaticky vytvořil). Vyberte odkaz pro otevření dokumentu.

   Poznámka

   Tento dokument vytvořený systémem není odeslaným dokumentem.

4. Chcete-li přejít přímo na nákupní doklad, vyberte pole Záznam . Po otevření stránky Nákupní faktura zkontrolujte dokument. Pokud je vše v pořádku, dokument odešlete.

5. Když zaúčtujete nákupní doklad, pole Záznam v E-Dokument se aktualizuje z Faktura do Nákupní faktura a číslo zaúčtovaného nákupního dokladu je k dispozici. Můžete vybrat číslo pro otevření zaúčtované nákupní faktury.

Podrobnosti o protokolech jsou stejné jako v procesu prodeje elektronických dokumentů.

Protože chyby v prodejním procesu většinou souvisí s dostupností služby, může došlý doklad obsahovat více důvodů. Nejčastějším důvodem chyby je, že systém nedokáže rozpoznat řádky na e-dokumentu, který jste dostali od vašeho dodavatele. Proto nemůže zadávat řádky do vaší nákupní faktury.

Existují dvě běžné chyby:

• Pokud chcete použít tento konkrétní řádek z faktury dodavatele, která byla přímo zaúčtována na účet hlavní kniha (G/L), musíte mít správně nakonfigurovanou hodnotu Mapovací text . Chcete-li tuto chybu obejít, pokud chcete používat účty hlavní knihy, vyberte Mapovat text na účet a vytvořte konkrétní mapování Text mapování hodnota s Debetní účet Č. hodnota, kterou chcete použít.
• Pokud chcete sledovat zásoby a používat řádky z faktury dodavatele k vyplnění položek na řádcích dokladu, musíte mít správně nakonfigurovanou hodnotu Referenční číslo položky . Chcete-li tuto chybu obejít, namapujte externí položku s čísly položek pomocí referenčního seznamu položek. Další informace naleznete v části Použití referencí položek.

Poté, co opravíte chyby a varování, můžete ručně určit, kdy má systém vytvořit nákupní fakturu na základě vašeho nastavení, a to výběrem Vytvořit dokument.

Ručně importujte faktury

Chcete-li ručně importovat externí elektronické dokumenty, postupujte takto:

1. Vyberte ikonu , zadejte Služba elektronických dokumentů a poté vyberte související odkaz.
2. Na stránce E-Document Service vyberte aktivní službu.
3. Vyberte Přijmout a nahrajte soubor e-dokumentu, který jste získali od dodavatele.
4. Pokud se zobrazí chybová zpráva, otevřete e-dokument a problémy vyřešte.
5. Až dokončíte odstraňování problémů, ve skupině Importovat ručně vyberte Vytvořit dokument.
6. Po vytvoření dokumentu v Business Central nemění použití dávkové úlohy způsob, jakým jej prohlížíte.

E-dokumenty s nákupními objednávkami

Chcete-li propojit nákupní objednávky s přijatými e-dokumenty

Pokud váš Dodavatel nakonfiguroval pole Příjem elektronického dokumentu do pro práci s Nákupní objednávky, jakmile je v Business Central vytvořen elektronický dokument (ručně nebo z externího koncového bodu), Business Central provede následující:

1. Pokud Nákupní objednávka pro tohoto konkrétního dodavatele existuje a v souboru příjmu E-Document je číslo nákupní objednávky, Business Central automaticky propojí tento E-dokument se zmíněnou Objednávkou a Stav dokumentu tohoto elektronického dokumentu bude Probíhá, a Stav elektronického dokumentu na podstránce Stav služby bude propojeno Objednávka. Tento odkaz bude viditelný v poli Dokument v tomto konkrétním E-dokumentu. Pokud potřebujete změnit automaticky propojenou objednávku , můžete to provést pomocí akce Aktualizovat odkaz na objednávku a ručně vyberte jednu ze stávajících nákupních objednávek pro tohoto dodavatele. Můžete to udělat pouze před spárováním řádků mezi E-Dokument a Objednávka.

2. Pokud Objednávka pro tohoto konkrétního dodavatele existuje, ale v přijatém souboru E-Dokument není žádné číslo nákupní objednávky, Business Central nabídne možnost vybrat si jednu z existujících nákupních objednávek, když a pokud jste tento dokument nahráli ručně. Tím se otevře seznam Nákupní objednávky s objednávkami pouze pro dodavatele, od kterého jste obdrželi E-Dokument. Musíte vybrat požadovanou Objednávku a poté vybrat OK. Pokud se vám nepodařilo vybrat správnou objednávku nebo jste získali E-dokument automaticky z externího koncového bodu pomocí Fronta úloh, nový E-dokument nebude spojen s žádným nákupním dokladem. Stav dokumentu bude ukazovat Chyba a Stav elektronického dokumentu na podstránce Stav služby se také zobrazí Importovaná chyba zpracování dokumentů. Chcete-li dokončit propojení s Objednávkou, vyberte akci Aktualizovat odkaz objednávky a vyberte jeden ze stávajících nákupů objednávky pro tohoto dodavatele.

3. Pokud Objednávka pro tohoto konkrétního dodavatele při vytvoření nového E-dokumentu neexistuje, Obchodní Central vytvoří novou objednávku pomocí stejného modelu vytváření, který již existuje pro nové nákupní faktury. Stav dokumentu tohoto E-dokumentu bude Zpracován a Stav elektronického dokumentu na podstránce Stav služby bude Importovaný dokument byl vytvořen. Tento odkaz bude viditelný v poli Dokument v tomto konkrétním E-dokumentu.

Párování řádků z přijatého e-dokumentu s nákupní objednávkou

Přijaté elektronické dokumenty můžete spárovat s řádky nákupních objednávek ze dvou různých míst: ze stránky E-dokument nebo ze stránky Objednávka stránka. Nejjednodušší způsob, jak najít již propojené Nákupní objednávky , je použít dlaždici Propojené nákupní objednávky jako součást Činnosti elektronických dokumentů. Všechny nepropojené dokumenty najdete pomocí dlaždice E-faktury na nákup na počkání kde máte seznam E-dokumenty které musíte zkontrolovat.

Poznámka

Aktivity E-Document s těmito dvěma dlaždicemi lze nalézt v následujících Centrech rolí: Hodnocení obchodního manažera, Obchodní manažer, účetní, manažer zásob a expedice a příjmu.

Poznámka

Pokud se procento DPH mezi příchozím dokladem a procentem DPH společnosti liší, nelze spárované doklady použít v prostředí pro více zemí.

Odpovídající řádky z nákupní objednávky

Můžete spárovat řádky ze seznamu Nákupní objednávky nebo z jedné z otevřených Nákupních objednávek. Chcete-li to provést, použijte následující kroky:

1. V Centru rolí vyberte dlaždici Propojené nákupní objednávky , pokud existuje nějaké číslo.

2. Vyberte jednu ze dvou možností spárování:

   • Pokud chcete porovnat řádky ze seznamu Objednávky , vyberte řádek Objednávka , který chcete shodu a vyberte akci Čáry elektronického dokumentu na mapě .
   • Pokud chcete nejprve otevřít Objednávku, otevřete dokument a poté vyberte Řádky elektronického dokumentu na mapě akce.

3. Protože obě možnosti mají stejný proces, otevře se stránka Párování nákupních objednávek s následujícím obsahem:

   1. V záhlaví naleznete následující informace, které vám mohou pomoci snadněji zmapovat linky:

      Název pole	Popis
      Jméno dodavatele	Určuje jméno dodavatele elektronického dokumentu.
      E-dokument č.	Určuje číslo připojeného elektronického dokumentu.
      Datum elektronického dokumentu	Určuje datum připojeného elektronického dokumentu.
      Částka elektronického dokumentu	Určuje celkovou částku propojeného elektronického dokumentu včetně DPH.

   2. V řádcích najdete řádky importované ze souboru E-Dokument na levé straně a řádky ze stávající Objednávky vpravo.

   3. Všechny řádky na obou stranách mají čísla položek a popisy spolu s Přímými jednotkovými náklady a % slevou na řádky.

   4. Na straně Importované řádky můžete také najít pole Množství jako celkové množství z elektronické faktury a pole Odpovídající množství určující množství, které již odpovídalo řádkům nákupní objednávky.

   5. Na straně Řádky nákupních objednávek můžete také najít Dostupné množství jako množství, kterému lze přiřadit tento řádek (přijaté, ale nefakturované množství) a Množ. na fakturu s uvedením množství, které je již spárováno s tímto řádkem.

   6. Chcete-li čáry sladit, vyberte čáry na obou stranách, které chcete sladit, a zvolte akci Manuální shoda . Shodné řádky budou označeny zeleně.

   7. Je možné přiřadit jeden k jednomu, ale je také možné přiřadit mnoho k jednomu nebo jeden k mnoha výběrem více řádků na jedné nebo druhé straně před zvolením akce Přiřadit ručně .

   8. Můžete také zvolit akci Automaticky sladit , která automaticky přiřadí všechny řádky ke stejnému typu, Č., Jednotková cena, Sleva a Měrná jednotka.

   9. Pokud uděláte chybu, můžete vybrat akci Odebrat shodu a odstranit odpovídající řádky na straně nákupní objednávky nebo zvolit Obnovit shodu akce k resetování všech shod.

   10. Pokud má váš E-dokument mnoho řádků, můžete během procesu přiřazování zvolit akci Zobrazit nevyřízené řádky odstraňte všechny řádky elektronického dokumentu, pokud se již zcela shodují. Pokud potřebujete vidět všechny řádky, můžete vždy zvolit akci Zobrazit všechny řádky .

4. Jakmile dokončíte párování, musíte zvolit akci Použít na objednávku .

5. Poté, co použijete párování na Objednávku, Business Central aktualizuje následující pole:

   1. Faktura dodavatele č. a Datum dokumentu v záhlaví dokumentu budou aktualizovány hodnotami z elektronického dokumentu, který jste obdrželi a propojili.
   2. množství do Faktura v řádcích budou aktualizovány o hodnoty z Množ. do sloupce Faktura ze stránky Přiřazení nákupních objednávek na základě shody, kterou jste provedli.
   3. Nyní můžete dokument odeslat výběrem akce Přidat .
   4. Jakmile dokument odešlete, pole Dokument na stránce E-dokument změní hodnotu a se týkají Zaúčtované nákupní faktury.
   5. Zavřete stránku.

Důležité

Ve výchozím nastavení můžete spárovat pouze řádky, které mají stejnou celkovou částku v obou dokladech. To znamená, že Přímé jednotkové náklady spolu s použitou linií Sleva % musí být stejné, protože v jednom dokumentu může mít částku bez slevy a v jiné se slevou.

Pokud chcete přidat určitou toleranci a povolit rozdíl mezi řádky v E-faktuře a Objednávce, postupujte takto tyto kroky:

1. Vyberte ikonu , zadejte Nákupy & Nastavení závazků a poté vyberte související odkaz.
2. Chcete povolit toleranci v poli E-Document Matching Difference % a určete maximální povolené procento rozdílu nákladů při párování příchozího E- Dokument řádek s řádkem Objednávka .
3. Toto nastavení se použije na všechny odpovídající řádky, ale opět s ohledem na toleranci pro celkovou částku, jako u Přímé jednotkové náklady společně s použitou slevou na řádky %.
4. Zavřete stránku.

Odpovídající řádky z e-dokumentu

Můžete porovnat řádky na stránce E-dokument . Chcete-li začít, použijte následující kroky:

1. Vyberte ikonu , zadejte E-Documents a poté vyberte související odkaz.
2. Vyberte E-dokument , který chcete porovnat.
3. Zvolte akci Přiřadit objednávku a otevřete stránku Přiřazení nákupní objednávky .
4. Opakujte stejné kroky, které jste použili při zahájení párování z nákupních objednávek.

Kopilot pro pomoc při vyhledávání elektronických dokumentů

Poznámka

V současné době je E-Document Matching Assistance kopilot ve fázi Preview a je dostupný celosvětově kromě Kanady. Funguje pouze v angličtině.

Poznámka

Copilot je Pomocník poháněný umělou inteligencí, který pomáhá lidem ve vaší organizaci odhalit jejich kreativitu a automatizovat únavné úkoly. Kopilot E-Document Matching Assistance pomáhá uživatelům snadno spárovat přijaté elektronické faktury s existujícími řádky nákupní objednávky pomocí modelu LLM pro párování řádků mezi dvěma různými dokumenty.

Pro aktivaci druhého pilota

V případě, že jste neaktivovali kopilota E-Document Matching Assistance , musíte to provést ručně. Chcete-li povolit kopilota E-Document Matching Assistance , postupujte takto:

1. Vyberte ikonu , zadejte Copilot & AI Capabilities a poté vyberte související odkaz.
2. V seznamu možností vyberte Pomoc při přiřazování elektronických dokumentů a změňte stav na Aktivní.

Jakmile je kopilot aktivován, můžete jej začít používat.

Použijte kopilota pro pomoc při vyhledávání elektronických dokumentů

Je-li aktivován druhý pilot, existující akce Mapovat řádky elektronického dokumentu na zakoupených objednávkách a Přizpůsobit objednávku na Stránka E-Document bude mít různé ikony, které symbolizují schopnost umělé inteligence. Tyto akce (stejně jako v předchozích příkladech ze seznamu nákupních objednávek) můžete spustit z jedné z Nákupních objednávek nebo z E -Dokument. Všechny kroky pro spuštění jsou stejné, ale když spustíte tuto akci, výsledek se bude lišit a je třeba provést tyto kroky:

1. Vyberte akci Mapovat řádky elektronického dokumentu nebo Přizpůsobit objednávku pro již propojené dokumenty.

2. Všimněte si, že výzva E-Document Match Order Lines with Copilot funguje a stránka Pchase Order Matching je in pozadí. To znamená, že probíhá stejný proces, ale s automatickou podporou Copilota, která spustí proces párování místo vás.

3. Po několika sekundách Řádky objednávky elektronického dokumentu s Copilotem navrhnou řádky pro spárování s některými dalšími podrobnostmi:

   1. V záhlaví výzvy naleznete následující informace:

      Název pole	Popis
      Automaticky spárované	Určuje počet shod navržených automaticky. To je založeno na porovnání řetězců a pokud se popisy z 80 % nebo více překrývají, systém tyto popisy automaticky přiřadí bez použití funkcí GPT.
      Kopilot se shoduje	Určuje počet shod navržených kopilotem pomocí řetězcového i sémantického porovnání.
      E-dokument č.	Určuje číslo propojeného e-dokumentu.
      Faktura Celková částka Bez DPH	Určuje celkovou částku faktury bez DPH.
      Urovnaná celková částka vč. DPH	Určuje spárovanou částku včetně DPH.

   2. Pokud jsou všechny řádky shodné, uvidíte v pravém horním rohu zelený text: Všechny řádky (100 %) se shodují. Zkontrolujte návrhy zápasů.

   3. V řádcích Odpovídající nabídka naleznete následující informace:

      Název pole	Popis
      Řádek elektronického dokumentu č.	Určuje číslo řádku e-dokumentu (pocházející z původního souboru e-dokumentu).
      Popis řádku elektronického dokumentu	Určuje popis řádku e-dokumentu (pocházející z původního souboru e-dokumentu).
      Odpovídající množství	Určuje množství, které bude použito na řádku nákupní objednávky.
      Návrh	Určuje akci navrženou AI a tyto navrhované akce souvisí s párováním řádků nákupní objednávky.

   4. Všechny plně navržené a spárované linie jsou označeny zelenou barvou. Pokud se vyskytne nějaký problém, tj. odlišná cena, ale v povoleném cenovém rozpětí, bude tento řádek označen jako žlutý, a pokud bude mezi poli popisu nějaká podobnost, ale rozdíl v ceně bude větší, než je povoleno, bude tento řádek označen jako červený.

   5. Pokud s některými návrhy nejste spokojeni, můžete je smazat pomocí akce Smazat řádek .

   6. Chcete-li zobrazit shody nabídek, můžete kliknutím na odkaz ve sloupci Návrh otevřít Podrobnosti shody elektronického dokumentu strana.

   7. Na stránce Podrobnosti shody elektronického dokumentu můžete porovnat podrobnosti ze E-dokumentu a Objednávka, abyste si byli jisti navrhovanou shodou před jejím potvrzením.

   8. Po kontrole stránku zavřete.

4. Pokud nejste spokojeni s většinou návrhů nebo pokud nechcete používat funkci E-Document Match Order Lines with Copilot , vyberte Zahoďte jej a můžete pokračovat v ručním párování, jak bylo vysvětleno dříve.

5. Pokud si chcete návrhy ponechat, zvolte tlačítko Zachovat a systém uloží všechny návrhy vytvořené Copilot.

6. Business Central zavře výzvu Copilota a řádky na stránce Párování nákupních objednávek budou označeny jako zelené, protože jsou již spárovány.

7. Nyní můžete pokračovat v práci při ručním párování; to znamená, že můžete shody odstranit, shodovat ručně nebo shodování resetovat. Pokud nechcete provádět změny, stačí vybrat Použít k objednávce akci a pokračujte v práci s Objednávka.

Poznámka

Na stránce Přiřazení nákupních objednávek můžete znovu zvolit akci Match with Copilot , ale v tomto případě 'bude dotázán, zda chcete přepsat existující shody, protože všechny řádky již byly spárovány.

Poznámka

Analýza ceny/nákladů a kontrola dostupného množství je součástí předzpracování.

Přehled stavů elektronických dokumentů

Chcete-li získat lepší přehled o všech elektronických dokladech ve firmě, můžete vybrat centrum rolí Účetní , kde existují stavy elektronických dokladů. Zde můžete najít aktivity elektronického dokumentu, které mají následující stavy:

• Příchozí e-dokumenty:

  • Zpracováno
  • Probíhá
  • Chyba

Viz také

Nastavte e-dokumenty
Použijte e-dokument v prodejním procesu
Rozšíření funkčnosti elektronických dokumentů
Finanční řízení
Prodej na fakturu
Evidujte nákupy pomocí nákupních faktur a objednávek
Spolupracujte s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central