Opakovaná fakturace

Smlouvy fakturujete ze stránky Opakovaná fakturace. Nejprve vytvoříte návrh fakturace, na základě kterého budou účtovány doklady, jako jsou faktury a dobropisy, ve druhém kroku. Další informace o zaúčtování dokumentů naleznete v tématu Zaúčtování dokladů. Vyúčtování nebo vytvoření návrhu fakturace je založeno na řádcích smlouvy s přihlédnutím k datu v poli Datum příští fakturace. Další informace najdete v tématu Správa smluv, objektů služeb a závazků služeb.

Práce s návrhy fakturace

Stránka Opakovaná fakturace má následující strukturu:

• Oblast filtru
  • Lze zde vybrat šablonu fakturace.
  • Datum fakturace je předdefinováno šablonou fakturace, ale lze ho změnit. Použijte jej k navržení příslušných řádků smlouvy pro fakturaci na základě pole Další datum fakturace (z řádku smlouvy).
  • Prostřednictvím možnosti Rytmus fakturace přináší každý řádek smlouvy informaci, ke kterému datu má být standardně fakturován. Přes pole Fakturace k datu to lze zadat (odlišně) pro všechny vytvářené řádky. To může mít za následek zkrácení nebo také prodloužení fakturovaného období. Pole je také předdefinováno prostřednictvím fakturační šablony a lze ho také změnit. Pomocí omezení by bylo možné například dosáhnout toho, že položky smlouvy přidané během fiskálního roku budou fakturovány pouze do konce roku / fiskálního roku, aby byl pro další zúčtovací období opět jednotný rytmus fakturace.
• Akce
  • Vytvořit návrh fakturace Akce prochází všemi smluvními řádky a navrhuje, aby závazky služby byly fakturovány na základě hodnot Datum příští fakturace a Fakturace k datu. Změnou šablony fakturace a jejím opětovným vyvoláním lze do návrhu fakturace přidat další řádky. Pokud je Datum příští fakturace větší než datum fakturace, bude tento řádek ignorován. Pokud je Datum příští fakturace menší než datum vyúčtování, musí být fakturováno odpovídající období (s přihlédnutím k rytmu fakturace).
  • Vytvořit doklady Akce vytvoří smluvní faktury nebo dobropisy pro zobrazené řádky, pro které ještě neexistují žádné doklady.
  • Vymazat návrh fakturace Zavoláním této akce lze návrh fakturace smazat. Následuje dotaz, zda má být odstraněn celý návrh fakturace, nebo pouze řádky přidané aktuálně vybranou šablonou fakturace.
  • Odstranit doklady Akce odstraní všechny vygenerované smluvní faktury nebo dobropisy pro zobrazené řádky.
  • Změnit datum fakturace Prostřednictvím této akce lze individuálně upravit datum v poli Fakturace do. Zároveň se přepočítá Částka služby. Akce se provede pro všechny vybrané řádky.
  • Odstranit řádek fakturace Tato akce se používá k odstranění všech vybraných řádků.
  • Obnovit Tato akce aktualizuje řádky, např. pokud se tam zobrazují varování. Pokud již není uveden důvod varování, je varování staženo.
  • Přejít
  • Zákazník/Dodavatel Akce otevře kartu zákazníka nebo dodavatele aktuálního řádku.
  • Smlouva Akce otevře kartu smlouvy aktuálního řádku.
  • Objekt služby Akce otevře objekt služby aktuálního řádku.
  • Dimenze řádku smlouvy Slouží k zobrazení dimenzí uložených na přidruženém řádku smlouvy.
• Řádky návrhu fakturace
  • Řádky fakturačního návrhu zobrazují údaje řádků, které mají být fakturovány.
  • Kromě dodavatele a smlouvy se zobrazí také informace o objektu služby a závazcích služby, které mají být fakturovány.
  • Když je zavoláno Vytvořit návrh fakturace, je vytvořen jeden nebo více řádků pro každý závazek služby na základě hodnot Datum příští fakturace a Fakturace k datu. Více řádků se vždy vytvoří, pokud se Fakturační rytmus smluvního řádku několikrát vejde do období mezi hodnoty Datum příští fakturace a Fakturace k datu. Každý řádek zobrazuje informace o fakturačním období (pole Fakturace od a Fakturace do) a ceny (pole Částka služby, Cena, Množství a Sleva). Při použití této metody nelze přehlédnout žádný řádek smlouvy, který se má fakturovat (pokud jsou kritéria filtru z fakturační šablony správná), protože všechny řádky minulé smlouvy jsou automaticky součástí filtru.
  • Je možné definovat seskupení pro návrh fakturace v části Šablona fakturace (viz další část). Pokud je v aktuálně vybraném výchozím nastavení nastaveno seskupení, lze řádky fakturační nabídky rozbalit a sbalit na základě tohoto kritéria. To se provádí pomocí dvojité šipky vedle záhlaví Jméno partnera. Jednotlivé bloky lze navíc také rozbalit a sbalit. To se provádí pomocí jednoduché šipky vedle pole Jméno partnera na řádku.
  • Pokud je již vytvořen účetní doklad (faktura nebo dobropis), zobrazí se přes Typ dokumentu a Dokument č. Kliknutím na číslo dokladu se otevře účetní doklad.

Tip

Změnou fakturační šablony a opětovným otevřením stránky Vytvořit návrh fakturace můžete rozšířit nabídku fakturace po jednotlivých položkách. Tímto způsobem můžete například vytvářet hromadné faktury pro několik smluv, i když smlouvy se nacházejí prostřednictvím různých návrhů fakturace.

Šablony fakturace

Výběrem AssistEdit v poli Šablona fakturace se zobrazí všechny dostupné šablony fakturace. Každá fakturační šablona vyžaduje jedinečný kód a popis, stejně jako kritéria filtru a výchozí hodnoty výpočtu data. Výchozí hodnoty výpočtu data jsou zadány ve formě vzorců data. Skutečné hodnoty data se pak vypočítají na základě pracovního data, kdy je vybrána/aplikována fakturační šablona. To umožňuje používat výchozí hodnoty znovu a znovu.

Pomocí pole Partner zadejte, zda se toto výchozí nastavení použije k fakturaci na závazky služeb zákazníka (hodnota Zákazník), nebo dodavatele (hodnota Dodavatel).

Chcete-li použít fakturační šablonu, musíte zadat kritéria filtru. Kritéria určují závazky k vyúčtování služeb. Chcete-li definovat filtry, použijte akci Upravit filtr. Otevře se stránka, kde můžete zadat kritéria filtrování. Kromě přednastavených kritérií můžete přidat kritéria, jako je typ smlouvy, odpovědný uživatel nebo prodejce. Když na stránce filtru zvolíte OK, kritéria se uloží do fakturační šablony. To se pozná podle toho, že v poli Filtr kontraktů je nastaven háček.

Do pole Vzorec data fakturace se zadá vzorec data, který bude interpretován při použití šablony fakturace v poli Datum fakturace. Toto pole se pak používá k filtrování závazků služeb, které mají být fakturovány (na základě Datum příští fakturace) při vytváření řádků nabídky. Pokud není zadán žádný vzorec data, opakovaná fakturace použije pracovní datum.

Do pole Vzorec data fakturace do se dá volitelně použít k zadání vzorce data, který bude interpretován při použití šablony fakturace v poli Datum fakturace do, pokud je přítomen. Toto pole se pak používá k nastavení data ukončení účtování v závazcích služeb, které mají být fakturovány. Pokud není zadán žádný vzorec pro datum, pole v Opakované fakturaci zůstane také prázdné a řádky budou navrženy na základě informací v řádku smlouvy.

Pole Pouze moje návrhy lze použít k filtrování návrhu fakturace na řádky vytvořené uživatelem.

Pole Seskupit podle určuje, zda se řádky v návrhu fakturace zobrazují ve skupinách. Kromě žádného seskupování jsou k dispozici možnosti Smlouva a Smluvní partner. Pokud je vybráno Smlouva, všechny fakturační řádky smlouvy se zobrazí seskupené. Úroveň seskupení je zobrazena tučně. V polích Fakturace od a Fakturace do se navíc zobrazuje celkové (seskupené) období a pole Částka služby zobrazuje celkový počet souvisejících částek služby.

Poznámka

Každý řádek smlouvy lze zahrnout do návrhu vyúčtování pouze jednou za zúčtovací období. Pokud fakturační řádek pro určité období již vytvořil jiný uživatel a aktuální návrh fakturace používá výchozí nastavení, ve kterém je nastaven indikátor Pouze moje návrhy, aktuální uživatel nemůže vytvořit tento řádek znovu pro sebe.

Vytvoření dokladů zaúčtování

Po vytvoření návrhu fakturace můžete pomocí akce Vytvořit doklady vytvořit faktury nebo dobropisy pro zobrazené řádky, pro které ještě neexistují žádné doklady. Otevře se stejnojmenná stránka, kde lze zadat specifikace vytvářených dokladů. Například lze zadat Datum dokladu a Datum zaúčtování. Volitelně lze také doklady zaúčtovat přímo (Zaúčtovat doklady). Kromě toho lze Dokumenty za použít k určení, zda mají být zaúčtovací doklady vytvořeny na smlouvu, na smluvního partnera, nebo na příjemce faktury.

• Smlouva Pro každou smlouvu se vytvoří samostatná faktura. Tím se přebírají všechny výchozí hodnoty z příslušné smlouvy.
• Smluvní partner Faktury jsou vytvářeny pro každého smluvního partnera. Platební podmínky, způsoby platby atd. jsou převzaty od zákazníka. Faktury se vytvářejí samostatně pro smlouvy pouze v případě, že se liší měna nebo Údaje smluvních faktur.
• Příjemce faktury Faktury se vytvářejí pro každého příjemce faktury. Platební podmínky, způsoby platby atd. jsou převzaty od zákazníka. Faktury se vytvářejí samostatně pro smlouvy pouze v případě, že se liší měna nebo Údaje smluvních faktur.

Další informace o zaúčtování vytvářených dokladů naleznete v tématu Zaúčtování dokladů.

Tip

Smluvní řádky, které mají být fakturovány předem a pozadu, lze v případě potřeby navrhnout k fakturaci prostřednictvím různých fakturačních šablon. To je možné prostřednictvím interakce Datum příští fakturace a Datum fakturace za předpokladu, že není použito žádné datum Fakturovat do. Alternativně nebo dodatečně lze odlišně účtované smlouvy také od sebe odlišit pomocí různých typů smluv. Další informace naleznete na stránce Typy smluv. Typ smlouvy lze použít jako filtr ve fakturačních šablonách.

Je třeba aktualizovat

Opakovaná fakturace má víceúrovňový mechanismus, který zabraňuje nekonzistenci dat. Pokud jsou provedeny změny jakéhokoli druhu v řádku závazku služby nebo smluvního řádku, zatímco řádky jsou již vytvořeny v návrhu fakturace, budou tyto řádky v návrhu fakturace zvýrazněny dvakrát. Na jedné straně jsou řádky zobrazeny červeně a tučně a na druhé straně mají indikátor v poli Je vyžadována aktualizace, což ukazuje, že je nutná aktualizace řádků. Při aktualizaci jsou změněné hodnoty převzaty ze závazků služby nebo smluvních řádků. Aktualizaci lze provést spuštěním jedné z akci Vytvořit návrh fakturace nebo Obnovit. Dokud aktualizace nebyla provedena, nelze vytvářet žádné účetní doklady (fakturu/dobropis).

Pokud již existuje nezaúčtovaný dokument, nelze provádět žádné změny v závazcích služeb ani smluvních řádcích. Zobrazí se odpovídající chybová zpráva.

Pouze změny, které nejsou relevantní pro fakturaci, lze provést v samotném účetním dokladu. Například lze provést změny v popisu řádků nebo přidat nové řádky. U všech ostatních změn je nutné nejprve odstranit účetní doklad, provést změny v řádku smlouvy (nebo závazcích služeb), poté aktualizovat řádky účtování a doklad znovu vytvořit.

Navíc není možné vytvořit více účetních dokladů pro stejný fakturační řádek.

Poznámka

V okamžiku, kdy je vytvořen návrh fakturace pro smluvní řádek, se pole Datum příští fakturace aktualizuje, aby se zobrazil aktuální stav. Pokud je fakturační řádek odstraněn (nebo je změněno zúčtovací období), pole se automaticky vynuluje (nebo nastaví na základě změněného zúčtovacího období).

Dobropis ke smluvní faktuře také resetuje pole Datum příští fakturace. Aby byla zajištěna konzistence smluvního řádku a závazků služby, při připisování více smluvních faktur musí být dobropisy chronologické.

Související informace

Správa smluv, objektů služeb a závazků služeb