Zákaznické smlouvy

Zákaznické smlouvy představují závazky vůči zákazníkům. Struktura smluv je podobná prodejním objednávkám. Na stránce Zákaznická smlouva pole na pevné záložce Obecné obsahuje informace o dodavateli, jako je jeho kontaktní osoba. Řádky obsahují informace o vyúčtování složek smlouvy.

Na rychlé záložce Doprava a fakturace můžete pro dodavatele zadat příjemce zásilky a příjemce faktury.

• Alternativní dodací adresa nebo Vlastní adresa pro adresu Příjemce zásilky. V kontextu smlouvy může být jiné slovo pro příjemce zásilkypříjemce služby. Tento koncept můžete například použít v modelu partnera k zaznamenání koncového zákazníka partnera. Informace o odeslání tedy slouží také jako vizuální indikátor při přiřazování nových prvků smlouvy. Další informace najdete v tématu Přiřazení servisních závazků ke smlouvě se zákazníkem.
• Vlastní adresa nebo Další zákazník pro adresu Příjemce faktury. Podobně jako u prodejních objednávek zde lze zadat odlišného příjemce faktury. To je zohledněno při vytváření smluvních faktur.

Poznámka

Smlouvy jsou k dispozici v okně s fakty Historie prodeje zákazníka příjemce na stránkách Karta zákazníka, Karta dodavatele a Karta kontaktu. Výběrem příslušné hromádky otevřete přehled.

Přehled procesu vytvoření zákaznické smlouvy

Následují kroky na vysoké úrovni k vytvoření smlouvy pro zákazníka.

1. Zadejte základní nastavení.
2. Přiřaďte závazky služby.
3. Vytvořte faktury na smlouvu.

Vytvoření nové zákaznické smlouvy

Na stránce Zákazníci použijte akci Smlouva k rychlému vytvoření nové zákaznické smlouvy. Kontaktní údaje zákazníka přecházejí do nové smlouvy.

K vytvoření smlouvy postupujte takto:

1. Zvolte ikonu , zadejte Zákazníci a poté vyberte příslušný odkaz.
2. Vyberte zákazníka a poté vyberte akci Smlouva.
3. Volitelně vyplňte pole Typ smlouvy a Popis. Další informace o typech smluv naleznete na stránce Typy smluv.
4. V poli Přidělené ID uživatele vyberte zaměstnance, který je odpovědný za smlouvu.
5. V případě potřeby změňte hodnoty v polích Kód měny, Kód platebních podmínek a Kód platební metody v poli Údaje faktury. Hodnoty byly zkopírovány od zákazníka v kroku 1.
6. Vyberte, zda má být pro faktury výstupem Přehled údajů.
7. Na rychlé záložce Doprava a fakturace ověřte hodnoty v polích Příjemce zásilky a Příjemce faktury.
8. Dalším krok je přiřazení závazků služby. Další informace najdete v tématu Přiřazení servisních závazků ke smlouvě se zákazníkem.

Tip

Pole Typ smlouvy a Přidělené ID uživatele můžete použít jako filtry ve fakturaci předplatného k fakturaci smluv odděleně na základě typu a referenta.

Existují dva způsoby, jak do smlouvy přidat závazky služby. Závazky služby můžete přiřadit z uvolněných objednávek pomocí akce Získat závazky služby na zákaznické smlouvě nebo můžete také smlouvu prodloužit, je-li to potřeba. Další informace naleznete na stránce Rozšířit smlouvu.

Přiřazení závazků služby zákaznické smluvě

Chcete-li fakturovat závazky služeb, musíte je přiřadit ke smlouvě. Na stránce Smlouva se zákazníkem použijte akci Získat závazky služby k přiřazení závazků služby. Stránka Závazky služeb bez smlouvy se zákazníkem zobrazuje závazky služby pro zákazníka, které fakturujete prostřednictvím smlouvy, ale ještě nejsou přiřazeny ke smlouvě. Závazky služby, které se zobrazují, jsou založeny na zákazníkovi na objektu služby. Další informace naleznete v tématu Objekty služby. Když je otevřete ve smlouvě, pole Č. smlouvy je předdefinováno v poli Přiřadit ke smlouvě č. na závazku služby.

Pokud je Jméno příjemce zásilky stejné v objektu služby i ve smlouvě, hodnota pole se zobrazí tučně.

Tip

Stránku Závazky služeb bez zákaznických smluv můžete také otevřít pomocí části Závazky služby bez smluv na centru rolí Předplatné a opakovaná fakturace nebo pomocí vyhledávání Řekni mi. V tomto případě nejsou závazky služby filtrovány a číslo smlouvy není předdefinováno.

Kromě části Předplatné a opakovaná fakturace je část k dispozici také na centrech rolí Centrum společnosti, Obchodní manažer, Servisní manažer, Zpracovatel prodejních objednávek, Projektový manažer a Manažer prodejů a vztahů.

Když se závazky služby v rámci smlouvy převedou, vytvoří se smluvní řádky s obsahem závazků služby. Změny smluvních řádků se přenášejí do závazků služby. Pole Množství zobrazuje množství souvisejícího objektu služby.

Poznámka

Pokud není ve smlouvě uvedena alternativní strana příjemce zásilky, když je první služba přiřazena ke smlouvě se zákazníkem, smlouva používá stranu příjemce zásilky přiřazenou k objektu služby. Toto přiřazení usnadňuje vytvoření smlouvy při mapování modelu partnera.

Závazky služby se obvykle vytvářejí automaticky při zaúčtování zásilky v prodejní objednávce. Požadavkem je odpovídající nastavení v balíčku závazku položky nebo služby.

Tip

Editace řádků smlouvy namísto závazků služby v jednotlivých objektech služeb usnadňuje práci. Protože obsah závazků služeb, které jsou účtovány společně, je obvykle podobný, jejich zařazení do stejné smlouvy může usnadnit přístup k nim a jejich úpravy ze smlouvy.

Upozornění

Textové řádky můžete zadat pouze ručně na smluvní řádky. Textové řádky slouží jako interní poznámky pro osobu zpracovávající smlouvu. Základem pro fakturaci je vždy závazek služby.

Další krok je vytvoření faktur pro smlouvu.

Vytvoření faktury na smlouvu

V fakturace předplatného obvykle vytváříte smluvní faktury ze stránky Opakovaná fakturace. Další informace naleznete v tématu Opakovaná fakturace. Opakovaná fakturace je navržena tak, aby generovala návrhy fakturace v dávce. Kromě toho je k dispozici několik možností pro vytváření dokladů účtování, jako jsou hromadné faktury. Další informace naleznete v tématu Zaúčtování dokladů.

Může však být také užitečné vytvořit smluvní fakturu pro smlouvu, na které pracujete, aniž byste nejprve vytvořili návrh fakturace. V takovém případě můžete použít akci Vytvořit smluvní fakturu na stránkách Zákaznické smlouvy a Zákaznická smlouva. Klíčové datum pro fakturaci můžete zadat v poli Datum fakturace a volitelně datum, do kterého se má fakturace uskutečnit v poli Příjemce faktury. Kromě toho můžete zadat Datum dokladu a Datum účtování pro vytvoření dokladů účtování. Pokud zapnete přepínač Otevřít dokument, otevře se vytvořený dokument. Volitelně můžete zapnout přepínač Zaúčtovat doklad a vytvořený dokument přímo zaúčtovat. Kromě Příjemce faktury jsou všechna pole předdefinována s pracovním datem uvedeným na stránce Moje nastavení.

Poznámka

Vytvoření smluvní faktury, jak je popsáno zde, je užitečné pouze v jednotlivých případech.

Údaje pro smluvní faktury

Na stránce Zákaznická smlouva na pevné záložce Údaje faktury pole Přehled údajů řídí, zda faktury automaticky obsahují fakturační údaje. Můžete určit, zda mají údaje zahrnovat ceny. Toto pole také slouží jako kritérium při vytváření hromadných faktur a musí mít stejnou hodnotu, aby se všechny smlouvy sloučily.

Pole Jméno dodavatele v hromadné faktuře a Jméno příjemce v hromadné faktuře určují, zda a na která jména zákazníků se mají převést hromadné faktury. Když vytvoříte novou zákaznickou smlouvu, pole Počáteční název pro hromadnou prodejní fakturu se vyplní údaji faktury. Další informace naleznete v tématu Fakturační údaje. To si však můžete nastavit i na smlouvu.

Prodloužení smlouvy

Pokud chcete prodloužit smlouvu o další součást, použijte akci Prodloužit smlouvu na stránce Zákaznická smlouva. Akce vytvoří objekt služby a přiřadí související závazky služby ke smlouvě zákazníka nebo dodavatele.

Stránka Prodloužit smlouvu má tři pevné záložky. Na rychlé záložce Dodavatel pomocí pole Číslo smlouvy dodavatele vyberte smlouvu dodavatele pro závazky služby na straně dodavatele. Pole lze upravovat pouze v případě, že zapnete přepínač Prodloužit smlouvu dodavatele. Pevná záložka Zákazník je podobná. Na rychlé záložce Položka v poli Číslo položky zadejte položku, která odpovídá novému prvku smlouvy. Můžete také vyplnit pole Množství a Datum zahájení zajištění. AssistEdit pro pole Další závazky služby vám umožňuje zadat další závazky služby pro vybranou položku.

Stránka Prodloužit smlouvu se mírně liší v závislosti na tom, jak ji otevřete. Hodnoty z posledního otevření se zobrazí při příštím otevření. Když ji otevřete ze stránek Zákaznická smlouva nebo Smlouva s dodavatelem, pevné záložky Zákazník nebo Dodavatel zobrazují informace o zákazníkovi nebo dodavateli.

Stránku můžete otevřít také z nabídky. V tomto případě se jako výchozí hodnoty použijí také hodnoty posledního volání. Tlačítko OK však pro spuštění akce není k dispozici. Chcete-li akci spustit, použijte akci Provést rozšíření. Akce Provést rozšíření není k dispozici, když otevřete stránku ze smlouvy se zákazníkem nebo dodavatelem.

Fakturační slevy

Chcete-li se dozvědět více o mapování jednorázových slev pro celou smlouvu, přejděte na Slevy na fakturu.

Uzavřené řádky smlouvy

Po zadání data ukončení služby pro řádek smlouvy, buď ručně, nebo pomocí Fronta úloh, nemůžete řádek fakturovat. Řádky, které jsou ukončené, se ve výchozím zobrazení smlouvy nezobrazují. Na stránce Zákaznická smlouva se však řádky zobrazují na rychlé záložce Uzavřené řádky. V případě potřeby můžete tyto informace použít například k jejich opětovnému vytvoření ve smlouvě.

S výjimkou zaškrtávacího políčka Uzavřeno můžete upravovat pole na uzavřených řádcích. Pokud zrušíte zaškrtnutí políčka, řádek se přesune zpět na pevnou záložku Řádky a je upravitelný. Poté můžete například upravit datum ukončení služby. Pokud neprovedete změnu, při příštím použití akce Aktualizovat data služby se řádek přesune zpět na pevnou záložku Uzavřené řádky. Chcete-li se dozvědět více o aktualizaci dat a termínů zrušení a ukončení smluvních řádků, přejděte na Ukončení smluvních složek.

Sloučení řádků smlouvy

V průběhu času si zákazník může zakoupit podobné nebo identické závazky služby. Pokud například zakoupí další uživatele pro stávající licenci. Chcete-li tyto závazky služby fakturovat společně, vyberte na kartě Zákaznická smlouva řádky a poté použijte Sloučit smluvní řádky ke zkombinování těchto závazků služeb.

Řádky smlouvy můžete sloučit, pouze pokud všechny řádky splňují následující kritéria:

• Pro žádný ze závazků služby neexistují žádné řádky fakturační nabídky.
• Dimenze jsou identické.
• Údaje o koncovém uživateli jsou totožné.
• Položky objektů služeb jsou identické.
• Reference zákazníka objektů služeb jsou identické.
• Objekty služby nejsou sledovány podle sériového čísla.
• Datum příští fakturace je identické. Další informace naleznete v tématu Harmonizovaná fakturace.

Poznámka

Akci nelze použít pro textové řádky.

Na stránce Vybrat řádek zákaznické smlouvy vyberte řádek smlouvy, na kterém chcete zkombinovat vybrané řádky. Poté se vytvoří nový objekt služby jako kopie objektu služby vybraného řádku smlouvy, včetně závazků služeb a celkového množství. Závazky služby ke sloučení jsou uzavřeny a nová služba je přidána do smlouvy. Další informace naleznete na stránce Uzavřené řádky smlouvy. V původních objektech služeb je nastaveno pole Datum ukončení zřizování, pokud je to možné.

Harmonizovaná fakturace

Pokud si zákazník zakoupí několik závazků služeb s delším rytmem účtování (například 12 měsíců) v různých časech a fakturuje je prostřednictvím stejné smlouvy, je datum fakturace služeb obvykle odlišné. Pokud chce zákazník sladit fakturaci k datu fakturace, zaškrtněte políčko Harmonizované fakturační zákaznické smlouvy na stránce Typy smluv. Další informace naleznete na stránce Typy smluv.

Pokud zaškrtnete toto políčko pro typ smlouvy zákaznické smlouvy, můžete upravit pole Základní datum fakturace a Výchozí rytmus účtování na pevné záložce Doprava a fakturace. Když je do smlouvy přidán první závazek služby, pole jsou předdefinována na základě těchto dat. V případě potřeby je však můžete změnit.

Když vytvoříte řádky návrhu fakturace, Business Central zkontroluje, zda je každý závazek služby spojen se smlouvou, která používá harmonizovanou fakturaci. Pokud ano, jsou zohledněna pole pro harmonizované vyúčtování.

Harmonizovaná fakturační pole se aktualizují, když přidáte, odstraníte nebo změníte závazky služby, pokud je to možné.

Tip

Pokud do smlouvy, jejíž Datum příští fakturace je během roku a tyto závazky služeb (a všechny ty, které přijdou) by obecně měly být účtovány až do konce roku, můžete resetovat pole Základní datum fakturace na 1. ledna daného roku.

Zvláštní případ: Smazání prvního návrhu vyúčtování

Tato část popisuje zvláštní případ, který vyžaduje ruční zásah.

Smlouva má být fakturována harmonizovaně (například za kalendářní rok). Proto je Základní datum fakturace ve smlouvě nastaveno na 1. ledna aktuálního roku. Závazky služeb se přidávají v průběhu prvního roku. Pokud je nyní návrh fakturace vytvořen během prvního roku a pro první rok a později je odstraněn, Základní datum fakturace použije nejstaršíDatum příští fakturace ze smluvních řádků (závazky služby). Tomu se nelze vyhnout díky automatické aktualizaci závazků služeb a dochází k němu pouze do té doby, dokud nebyla smlouva vyúčtována. Po prvním vyúčtování se problém již nevyskytuje. V takovém případě musíte ručně resetovat Základní datum fakturace na 1. ledna aktuálního roku.

Otevření souvisejících informací

Můžete otevřít související informace ze smlouvy. Můžete například přistupovat k souvisejícím fakturám a dobropisům. Pokud jsou účtování ve smlouvě pravidelně časově rozlišována, použijte k jejich zobrazení akci Časová rozlišení smlouvy.

Pro řádky můžete pomocí akcí Fakturační řádky a Archivované fakturační řádky získat přístup k informacím souvisejícím s vybraným řádkem. Akce Archivované fakturační řádky otevře zaúčtovanou fakturu a dobropis.

Související informace

Prodloužení smlouvy
Časová rozlišení smlouvy