Použijte Word šablony pro hromadnou komunikaci
Microsoft Word šablony mohou usnadnit hromadnou komunikaci v tisku nebo e-mailu s entitami, jako jsou kontakty, zákazníci a prodejci. Můžete například vytvořit:
- Brožury upozorňující zákazníky na prodejní kampaň
- Dopisy informující prodejce o nové nákupní politice
- Pozvánky k přilákání kontaktů na nadcházející událost
Poznámka
Při nastavování šablon Wordu musíte použít zařízení s Microsoft Word 2019 nebo novější a nainstalovaný operační systém Windows.
Nastavte zdroj dat
Použijte entity v Business Central jako zdroj dat pro šablonu a přidejte slučovací pole pro personalizaci dokumentů pro každou entitu. Slučovací pole pocházejí z entity v Business Central. Když použijete šablonu aplikace Word na entitu, data ze slučovacích polí se vloží do dokumentu.
Na stránce Šablony aplikace Word při vytváření nové šablony vám asistovaný průvodce nastavením pomůže provést následující kroky:
- Vyberte jednu nebo více entit, které chcete použít jako zdroj dat. Pokud například chcete vytvořit brožuru pro prodejní kampaň, pravděpodobně byste jako zdroj vybrali entitu Zákazník.
- Vyberte jiné entity jako další zdroje dat. Další informace naleznete v části Přidat položky, které souvisejí nebo nesouvisejí se zdrojovou entitou.
- Stáhněte si prázdnou šablonu. Šablonu můžete nastavit ve Wordu hned, nebo můžete nahrát prázdnou šablonu a průvodce dokončit. Až bude šablona hotová, pomocí akce Nahrát na stránce Šablony aplikace Word nahraďte prázdnou šablonu hotovou šablona. Další informace naleznete v části Nastavení šablony ve Wordu.
- Nahrajte šablonu, kterou jste si připravili.
- Zadejte kód a název, který identifikuje šablonu.
Když si stáhnete šablonu, získáte soubor .zip, který obsahuje dva soubory.
| Soubor | Popis |
|---|---|
| DataSource.xlsx | Soubor zdroje dat poskytuje pole, která můžete použít v šabloně. Neupravujte soubor zdroje dat. Můžete použít pouze šablonu aplikace Word a soubory zdroje dat, které si stáhnete, a soubory musíte uložit do stejného umístění. |
| Word šablona | Soubor .docx, který se má použít jako šablona. |
Chcete-li se dozvědět o nastavení šablony ve Wordu, přejděte na Nastavení šablony ve Wordu.
Přidejte položky, které souvisejí nebo nesouvisejí se zdrojovou entitou
Můžete také sloučit data z jiných entit. Chcete-li jako zdroje dat přidat další entity, použijte jednu z následujících akcí na stránce Šablony aplikace Word nebo při použití průvodce asistovaným nastavením:
| Akce | Popis |
|---|---|
| Přidat související entitu | Použijte data z entit, které souvisejí se zdrojovou entitou. Například pro entitu Zákazník můžete také sloučit data z entity Kontakt. Entity jsou příbuzné, když pole na jedné entitě odkazuje na jinou. Pole v entitě Zákazník odkazuje na pole v entitě Kontakt, takže spolu souvisí. Sdílené pole je často identifikátor, jako je název, kód nebo ID. |
| Přidat nesouvisející entitu | Použijte data z entit, které nesouvisí se zdrojovou entitou. Například vytváříte šablonu pro entitu Zákazník. Můžete přidat entitu Informace o společnosti, abyste mohli uvést své kontaktní údaje. Klíčovou výhodou je, že pokud změníte své kontaktní údaje, automaticky se aktualizují ve vaší šabloně. Po přidání nesouvisející entity můžete přidat entity, které s ní souvisejí. |
U nesouvisejících záznamů zvolíte konkrétní záznam. Protože entitu můžete přidat pouze jednou, chcete-li použít jiný záznam, musíte entitu odstranit a přidat ji znovu s novým záznamem.
Můžete vytvořit hierarchii entit, souvisejících i nesouvisejících. Vztah je zobrazen jako stromová struktura. Pole Relace entity také zobrazuje informace o vztahu. U nesouvisejících entit toto pole zobrazuje záznam, který vytváří vztah.
Když přidáváte entity, použijte pole Předpona pole k zadání předpony pro názvy polí. Později, když do šablony přidáte pole, předpona pomáhá rozlišovat mezi poli ze zdroje a jinými entitami.
Vyberte pole, která chcete zahrnout
Pro každou entitu můžete zadat pole, která chcete mít pro šablonu k dispozici. Vyberte číslo ve sloupci Počet vybraných polí , abyste získali přístup k seznamu polí, která jsou k dispozici. Na stránce Výběr pole zadejte pole pomocí zaškrtávacího políčka Zahrnout . U některých entit jsou ve výchozím nastavení zahrnuta pole, která podniky obvykle používají. Seznam můžete upravit, například odstranit výchozí pole. Vaše změny se vztahují pouze na šablonu, na které pracujete.
Poznámka
Celkový počet polí, která můžete přidat ze všech entit, je 250.
Poznámka
Vy nebo váš partner společnosti Microsoft můžete k entitám přidávat vlastní pole. Když to uděláte, před názvy polí přidáme CALC a přiřadíme jim typ pole Vypočítané. Typ pole se nazývá vypočítaný, což znamená, že pole může zobrazovat různé typy hodnot, jako je text, čísla, data a tak dále.
Chcete-li vytvořit šablonu aplikace Word v Business Central
- Vyberte
ikonu, zadejte Word šablony a poté vyberte související odkaz. - Vybrat Nový, pak Vytvořte šablonu a poté postupujte podle pokynů v průvodci asistovaným nastavením. Umístěním ukazatele myši na pole si přečtěte krátký popis.
Tip
Můžete také vytvořit šablonu přímo ze stránky pro entitu výběrem Použít šablonu aplikace Word akci pro otevření průvodce asistovaným nastavením a poté Nová šablona. Když to uděláte, zdroj dat se vybere podle typu entity.
Nastavte šablonu ve Wordu
Když nastavujete šablonu ve Wordu, na kartě Mailings můžete přidat slučovací pole volbou Vložit slučovací pole. Slučovací pole pocházejí ze souboru zdroje dat, který jste stáhli pro entitu. Fungují jako zástupné symboly, které říkají Wordu, kam v dokumentu má vložit informace o entitě.
Použijte šablonu
Až bude vaše šablona Wordu připravena, na stránce Šablony aplikace Word můžete vybrat možnost Použít pro vygenerování dokumentů. Když použijete šablonu aplikace Word na entitu, data ze slučovacích polí se vloží do dokumentu. Můžete buď vytvořit jeden dokument, který obsahuje sekce pro každou entitu, nebo zvolit Rozdělit a vytvořit nový dokument pro každou entitu.
Pomocí akce Použít šablony aplikace Word můžete použít šablony na jeden nebo více subjektů stejného typu, jako je například zákazník, přímo v kontextu stránky pro entita. Například stránky Zákazník nebo Dodavatel .
Používejte Word šablony s e-mailem
K přidání obsahu do e-mailových zpráv můžete použít šablony aplikace Word. Když píšete e-mail, můžete vybrat akci Použít šablonu aplikace Word a použít na zprávu obsah šablony. Musíte mít vytvořené šablony pro entitu. Můžete použít vždy jednu šablonu a při přepínání mezi šablonami se zpráva změní tak, aby odrážela obsah zvolené šablony.
Navíc můžete použít akci Přidat soubor ze šablony Word k připojení obsahu šablony k e-mailu jako soubor. Soubor bude používat formát, který jste zadali pro výstup šablony.
Upravit šablonu aplikace Word
V šablonách aplikace Word můžete provést následující změny:
- Chcete-li upravit hlavní text nebo slučovací pole obsažená v šabloně, použijte akci Stáhnout , proveďte změny a poté použijte Nahrát
akce - Chcete-li změnit zdroje dat, použijte akci Upravit související entity
- Chcete-li nahradit šablonu Wordu novou šablonou, použijte akci Nahrát
- Smažte šablonu