Nastavit e-mail

Poznámka

Azure Active Directory je nyní Microsoft Entra ID. Zjistěte více

Lidé v podnicích odesílají informace a dokumenty, jako jsou prodejní a nákupní objednávky a faktury, e-mailem každý den. Správci mohou k Business Central připojit jeden nebo více e-mailových účtů, což vám umožní odesílat dokumenty, aniž byste museli otevírat e-mailovou aplikaci. Každou zprávu můžete sestavit jednotlivě pomocí základních formátovacích nástrojů, jako jsou písma, styly, barvy atd., a přidat přílohy o velikosti až 100 MB. Rozvržení sestav navíc umožňuje správcům zahrnout pouze klíčové informace z dokumentů. Další informace naleznete na stránce Posílání dokumentů e-mailem.

Možnosti e-mailu v Business Central jsou určeny pouze pro odchozí zprávy. Nemůžete přijímat odpovědi, to znamená, že neexistuje stránka „Doručená pošta“.

Poznámka

E-mailové možnosti Business Central můžete používat online pouze s Exchange Online. Nepodporujeme hybridní scénáře, jako je online připojení Business Central k místní verzi Exchange.

Pokud používáte on-premise Business Central, musíte před nastavením e-mailu vytvořit registraci aplikace pro Business Central na Azure Portal. Registrace aplikace umožní Business Central autorizovat a autentizovat u vašeho poskytovatele e-mailu. Další informace naleznete na stránce Nastavení e-mailu pro místní podnik Business Central. V Business Central online to vyřídíme za vás.

Požadavky

Existuje několik požadavků na nastavení a používání funkcí e-mailu.

• Chcete-li nastavit e-mail, musíte mít nastaveno oprávnění NASTAVENÍ EMAILU . Další informace naleznete v části Přiřazení oprávnění uživatelům a skupinám.
• Každý, kdo bude používat funkce e-mailu, musí být plně licencovaným Business Central. Delegovaní správci a uživatelé typu host například nemohou používat e-mailový účet tenanta.

Přidejte e-mailové účty

E-mailové účty přidáváte prostřednictvím rozšíření, která umožňují připojení účtů od různých poskytovatelů k Business Central. Standardní rozšíření vám umožňují používat účty z Microsoft Exchange Online. Mohou však být k dispozici další rozšíření, která vám umožní připojit účty od jiných poskytovatelů, například Gmail.

Můžete zadat předdefinované obchodní scénáře, ve kterých se má používat e-mailový účet k odesílání e-mailů. Můžete například určit, aby všichni uživatelé odesílali prodejní doklady z jednoho účtu a nákupní doklady z jiného. Další informace naleznete v části Přiřazení e-mailových scénářů k e-mailovým účtům.

Následující tabulka popisuje e-mailová rozšíření, která jsou k dispozici ve výchozím nastavení.

Rozšíření	Popis	Příklady, kdy použít
Microsoft 365 Konektor	Všichni posílají e-maily ze sdílené poštovní schránky v Exchange Online.	Když například všechny zprávy pocházejí ze stejného oddělení, vaše prodejní organizace odešle zprávy z účtu sales@cronus.com . Tato možnost vyžaduje, abyste si nastavili sdílenou poštovní schránku v Microsoft 365 centru pro správu. Další informace naleznete v části Sdílené poštovní schránky.
Konektor aktuálního uživatele	Každý odešle e-mail z účtu, který použil k přihlášení do Business Central.	Povolit komunikaci z jednotlivých účtů.
SMTP konektor	K odesílání e-mailů použijte protokol SMTP.	Povolte komunikaci prostřednictvím vašeho poštovního serveru SMTP.

Rozšíření Microsoft 365 Konektor a Konektor aktuálního uživatele používají účty, které jste nastavili pro uživatele v Microsoft 365 centrum pro správu vašeho Microsoft 365 předplatného. Aby uživatelé mohli odesílat e-maily pomocí rozšíření, musí mít platnou licenci pro Exchange Online. Navíc v prostředích sandbox tato rozšíření, včetně rozšíření Outlook REST API , vyžadují, aby Povolit požadavky HttpClient nastavení je povoleno. Chcete-li zkontrolovat, zda je pro tato rozšíření povoleno, přejděte na stránku Správa rozšíření , vyberte rozšíření a poté vyberte možnost Konfigurovat možnost.

Externí uživatelé, jako jsou delegovaní správci a externí účetní, nemohou tato rozšíření používat k odesílání e-mailových zpráv z Business Central.

Poznámka

Pokud používáte ověřování typu service-to-service (S2S), konektory Microsoft 365 a Aktuální uživatel nemohou ověřit uživatele, když odesílají prodejní nebo nákupní doklad e-mailem. Když někdo odešle dokument, zobrazí se následující chybová zpráva:

"Nemáte oprávnění pro přístup k tomuto zdroji: https://graph.microsoft.com/.default. Kontaktujte správce systému."

Problém je způsoben vázanými akcemi na rozhraní API dokumentu, která odesílají e-maily. Chcete-li se dozvědět více o vázaných akcích, přejděte na Vázané akce.

Pokud chcete používat ověřování S2S a funkce e-mailu, použijte možnost konektoru SMTP.

Použijte SMTP

Pokud chcete k odesílání e-mailů z Business Central používat protokol SMTP, můžete použít rozšíření SMTP Connector. Když nastavujete účet, který používá SMTP, je důležité pole Typ odesílatele . Pokud zvolíte Konkrétní uživatel, budou e-maily odesílány se jménem a dalšími informacemi z účtu, který nastavujete. Pokud však zvolíte Aktuální uživatel, budou e-maily odesílány z e-mailového účtu zadaného pro účet každého uživatele. Aktuální uživatel je podobný funkci Odeslat jako. Další informace naleznete v části Použití adresy náhradního odesílatele u odchozích e-mailových zpráv.

Důležité

Chcete-li použít OAuth pro SMTP, všichni uživatelé musí být u stejného Microsoft Entra tenanta.

Musíte vytvořit registraci aplikace v Azure Portal a poté spustit průvodce Nastavit Microsoft Entra ID asistovaným nastavením v Business Central a připojit se kVytvoření registrace aplikace pro Business Central v Azure Portal.

Exchange Online odmítá použití základního ověřování pro SMTP. Tato změna se nedotkne nájemníků, kteří aktuálně používají SMTP AUTH. Důrazně však doporučujeme používat nejnovější verzi Business Central a nastavit ověřování OAuth 2.0 pro SMTP. Do dřívějších verzí Business Central, například verze 14, nepřidáme ověřování na základě certifikátu. Pokud nemůžete nastavit ověřování OAuth 2.0, doporučujeme vám prozkoumat alternativy třetích stran, pokud chcete používat e-mail SMTP v dřívějších verzích.

Poznámka

Když kopírujete společnost, která k odesílání e-mailů používá e-mailový účet SMTP, heslo k účtu není zahrnuto. Budete muset znovu zadat heslo na stránce Účet SMTP v nové společnosti.

Použijte průvodce nastavením asistovaného nastavením e-mailu

Asistovaný průvodce nastavením Nastavit e-mail vám pomůže rychle začít s e-maily.

Poznámka

Musíte mít výchozí e-mailový účet, i když přidáte pouze jeden účet. Výchozí účet bude použit pro všechny e-mailové scénáře, které nejsou přiřazeny k žádnému účtu. Další informace naleznete v části Přiřazení e-mailových scénářů k e-mailovým účtům.

1. Vyberte ikonu , zadejte Nastavit e-mailové účty a poté vyberte související odkaz.
2. Vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole si přečtěte krátký popis.

Přiřaďte e-mailové scénáře k e-mailovým účtům

E-mailové scénáře jsou procesy, které zahrnují odeslání dokumentu. Například prodejní nebo nákupní objednávka nebo oznámení, jako je pozvánka pro externího účetního. Pro konkrétní scénáře lze použít konkrétní e-mailové účty. Můžete například určit, aby všichni uživatelé vždy posílali prodejní doklady z jednoho účtu, nákupní doklady z jiného a skladové nebo výrobní doklady ze třetího účtu. Scénáře můžete přiřazovat, měnit a odebírat, kdykoli chcete. Scénář lze v jednu chvíli přiřadit pouze k jednomu e-mailovému účtu. Výchozí e-mailový účet bude použit pro všechny scénáře, které nejsou přiřazeny k žádnému účtu.

Na stránce Přiřazení scénáře e-mailu můžete vybrat akci Nastavit výchozí přílohy a přidat přílohy do scénářů e-mailu. Přílohy budou vždy k dispozici, když vytvoříte e-mail pro dokument související se scénářem. Každý scénář e-mailu může mít jednu nebo více výchozích příloh. Výchozí přílohy se automaticky přidávají k e-mailům pro scénář e-mailu. Když například odešlete prodejní objednávku e-mailem, bude přidána výchozí příloha určená pro scénář prodejní objednávky. Výchozí přílohy se zobrazují v části Přílohy v dolní části stránky Napsat e-mail . K e-mailu můžete ručně přidat jiné než výchozí přílohy.

Nastavte zásady zobrazení

Můžete ovládat e-mailové zprávy, ke kterým má uživatel přístup na stránkách Odeslané e-maily a Odeslané e-maily.

V Zásadách zobrazení e-mailu uživatele vyberte uživatele a poté vyberte jednu z následujících možností v Zásady zobrazení e-mailu pole:

• Zobrazit vlastní e-maily - Uživatel může zobrazit pouze své vlastní e-mailové zprávy.
• Zobrazit všechny e-maily – Uživatel může zobrazit všechny e-mailové zprávy, včetně e-mailů odeslaných jinými uživateli.
• Zobrazit, pokud přístup ke všem souvisejícím záznamům – Tato zásada zobrazení se použije, pokud není zadána žádná jiná zásada. Uživatel může zobrazit e-mailové zprávy odeslané jinými uživateli, pokud má uživatel přístup k odeslanému záznamu a všem souvisejícím záznamům. Uživatel A například odeslal zaúčtovanou prodejní fakturu zákazníkovi. Uživatel B může vidět e-mailovou zprávu, pokud má přístup k faktuře i k zákazníkovi.
• Zobrazit, zda má přístup k nějakým souvisejícím záznamům – Uživatel může zobrazit e-mailové zprávy odeslané jinými lidmi, pokud má uživatel přístup alespoň k jednomu záznamu, který souvisí s odeslaným záznamem. Uživatel A například odeslal zaúčtovanou prodejní fakturu zákazníkovi. Uživatel B může vidět e-mailovou zprávu, pokud má přístup buď k faktuře, nebo k zákazníkovi.

Poznámka

Pokud necháte pole ID uživatele prázdné a poté zvolíte akci Zásady zobrazení e-mailu , zásady zobrazení se budou vztahovat na všichni uživatelé.

Určete, kolik zpráv může účet odeslat za minutu

Někteří poskytovatelé e-mailu (ISP) omezují počet e-mailových zpráv, které může e-mailový účet odeslat najednou, v určitém čase nebo obojí. Tento postup, známý jako omezování e-mailů, pomáhá poskytovatelům internetových služeb kontrolovat provoz na jejich serverech a předcházet spamu. Pokud e-mailový účet překročí limit, ISP může zprávy zablokovat. Chcete-li zajistit, aby počet zpráv odeslaných z Business Central odpovídal limitu vašeho ISP, zadejte limit pro každý ze svých e-mailových účtů.

Výchozí limit pro typy účtů Microsoft 365 a Aktuální uživatel je 30, což odpovídá limitu nastavenému Exchange Online.

Limit lze určit dvěma způsoby:

• Když k vytvoření nového účtu použijete průvodce nastavením asistovaným nastavením e-mailu, zadejte limit do pole Limit sazby za minutu .
• U stávajících e-mailových účtů zadejte limit v poli Limit rychlosti e-mailu na účtu.

Nastavte opakovaně použitelné texty a rozvržení e-mailů

Pomocí sestav můžete do textů pro e-maily zahrnout klíčové informace z prodejních, nákupních a servisních dokumentů. Rozvržení sestav definují styl a obsah textu v e-mailu. Obsah může například obsahovat texty, jako je pozdrav nebo pokyny, které předcházejí informacím o dokumentu. Tento postup popisuje, jak nastavit sestavu Prodej – faktura pro zaúčtované prodejní faktury, ale u ostatních sestav je postup podobný.

Poznámka

Chcete-li použít rozvržení k vytvoření obsahu pro e-mailové zprávy, musíte pro rozvržení použít typ souboru Word.

1. Vyberte ikonu , zadejte Výběry přehledů – Prodej a poté vyberte související odkaz.
2. Na stránce Výběr přehledu – Prodej v poli Využití vyberte Faktura.
3. Na novém řádku v poli ID sestavy vyberte například standardní sestavu 1306.
4. Zaškrtněte políčko Použít pro tělo e-mailu .
5. Vyberte pole Popis rozvržení těla e-mailu a pak vyberte rozvržení ze seznamu.
6. Chcete-li zobrazit nebo upravit rozvržení, na kterém je založen text e-mailu, vyberte rozvržení na stránce Vlastní rozvržení sestav a poté zvolte možnost Exportovat Akce rozvržení . Pokud rozvržení přizpůsobíte, nahrajte nové rozvržení pomocí akce Importovat rozvržení .

   Poznámka

   Chcete-li přizpůsobit standardní rozvržení sestavy, například 1306, musíte vytvořit kopii sestavy. Business Central vám pomůže vytvořit kopii, když importujete vlastní rozvržení pro standardní sestavu. Název vašeho nového rozvržení vlastního přehledu bude mít předponu „Kopie“.

7. Pokud chcete zákazníkům umožnit používat platební službu, jako je PayPal, budete muset službu nastavit. Poté se do textu e-mailu vloží informace a odkaz PayPal. Další informace naleznete v části Povolení plateb zákazníkům prostřednictvím služby PayPal.
8. Zvolte tlačítko OK .

Když nyní zvolíte například akci Odeslat na stránce Zaúčtovaná prodejní faktura , tělo e-mailu bude obsahovat informace o dokumentu sestavy 1306, kterým bude předcházet standardní text ve stylu podle rozvržení sestavy, které jste vybrali v krok 5.

U odchozích e-mailových zpráv použijte náhradní adresu odesílatele

Pokud používáte rozšíření SMTP Connector, můžete použít funkce Odeslat jako nebo Odeslat jménem z Microsoft Exchange pro změnu adresy odesílatele u odchozích zpráv. Business Central použije účet SMTP k ověření na serveru Exchange, ale buď nahradí adresu odesílatele tou, kterou určíte, nebo ji upraví výrazem „v zastoupení“.

Když si nastavujete účet a chcete používat funkce Odeslat jako nebo Odeslat jménem z Exchange, v poli Typ odesílatele vyberte Konkrétní uživatel.

Alternativně můžete zvolit Aktuální uživatel a umožnit lidem posílat zprávy přes SMTP konektor. Zpráva bude vypadat, jako by byla odeslána z e-mailového účtu zadaného v poli Kontaktní e-mail u uživatele karta pro uživatele, pod kterým jste přihlášeni. Bude však fungovat podobně jako funkce Odeslat jako a bude odeslána z účtu zadaného v nastavení konektoru SMTP.

Následují příklady použití Send As a Send on Behalf v Business Central:

• Možná budete chtít, aby nákupní nebo prodejní objednávky, které odesíláte dodavatelům a zákazníkům, vypadaly, že pocházejí z noreply@yourcompanyname.com adresy.
• Když váš pracovní postup odešle žádost o schválení e-mailem pomocí e-mailové adresy žadatele.

Poznámka

K nahrazení adres odesílatelů můžete použít pouze jeden účet. To znamená, že nemůžete mít jednu náhradní adresu pro nákupní procesy a druhou pro prodejní procesy.

Nastavte profily odesílání dokumentů

Nastavením preferovaného způsobu zasílání prodejních dokladů pro každého ze svých zákazníků můžete ušetřit čas. Nebudete muset při každém odeslání dokumentu vybírat možnost odeslání, například zda chcete dokument odeslat e-mailem nebo jako elektronický dokument. Další informace naleznete v části Nastavení profilů pro odesílání dokumentů.

Volitelné: Nastavte přihlašování k e-mailu Exchange Online

Získejte více z komunikace mezi prodejci a vašimi stávajícími nebo potenciálními zákazníky. Můžete sledovat e-mailové výměny a poté je proměnit v použitelné příležitosti. Další informace naleznete na stránce Sledování výměny e-mailových zpráv mezi prodejci a kontakty.

Volitelné: Sledování využití e-mailu a odstraňování problémů se selháním e-mailu pomocí telemetrie

Správci mohou zapnout funkci telemetrie v Business Central, aby získali data o využití a selháních různých funkcí v systému. Pro e-mail zaznamenáváme následující operace:

• E-mail byl úspěšně odeslán
• Pokus o odeslání e-mailu se nezdařil
• Autentizace na SMTP serveru byla úspěšná/selhala
• Připojení k serveru SMTP bylo úspěšné/selhalo

Tato data můžete použít ke sledování používání e-mailů a k odstraňování problémů se selháním e-mailu. Další informace naleznete v části Analýza e-mailové telemetrie (obsah pro správu).

Nastavte e-mail pro místní Business Central

On-premise Business Central lze integrovat se službami, které jsou založeny na Microsoft Azure. Můžete například použít Cortana Intelligence pro chytřejší předpovědi peněžních toků, Power BI k vizualizaci svého podnikání a Exchange Online k odesílání e-mailů. Integrace s těmito službami je založena na registraci aplikace v Microsoft Entra ID. Registrace aplikace poskytuje autentizační a autorizační služby pro komunikaci. Chcete-li používat funkce e-mailu v místním Business Central, musíte Business Central zaregistrovat jako aplikaci na Azure Portal a poté připojit Business Central k registraci aplikace. Následující části popisují jak.

Vytvořte registraci aplikace pro Business Central v Azure Portal

Kroky k registraci Business Central v Azure Portal jsou popsány v Registrace aplikace v Microsoft Entra ID.

Poznámka

Chcete-li používat funkce e-mailu, vaše registrace aplikace musí používat konfiguraci pro více tenantů.

Nastavení, která jsou specifická pro možnosti e-mailu, jsou delegovaná oprávnění, která udělujete registraci aplikace. V následující tabulce jsou uvedena minimální oprávnění.

API / Název oprávnění	Typ	Popis
Microsoft Graph / User.Read	Delegovaný	Přihlaste se a přečtěte si uživatelský profil.
Microsoft Graph / Mail.ReadWrite	Delegovaný	Psaní e-mailových zpráv.
Microsoft Graph / Mail.Send	Delegovaný	Odesílejte e-mailové zprávy.
Microsoft Graph / offline_access	Delegovaný	Udržujte souhlas s přístupem k datům.
Microsoft Graph / Mail.Send.Shared	Delegovaný	Sdílená poštovní schránka

Pokud používáte konektor SMTP a chcete k ověřování použít OAuth 2.0, budou se oprávnění mírně lišit. V následující tabulce jsou uvedena oprávnění.

API / Název oprávnění	Typ	Popis
Microsoft Graph / offline_access	Delegovaný	Udržujte souhlas s přístupem k datům.
Microsoft Graph / openid	Delegovaný	Přihlásit uživatele.
Microsoft Graph / User.Read	Delegovaný	Přihlaste se a přečtěte si uživatelský profil.
Microsoft Graph / SMTP.Send	Delegovaný	Odesílejte e-maily z poštovních schránek pomocí SMTP AUTH.
Office 365 Exchange Online / User.Read	Delegovaný	Přihlaste se a přečtěte si uživatelský profil.

Při vytváření registrace aplikace mějte na paměti následující informace. Budete jej potřebovat k připojení Business Central k registraci aplikace.

• ID aplikace (klienta).
• URI přesměrování (volitelné)
• Tajemství klienta

Další informace o obecných pokynech pro registraci aplikace naleznete na Rychlý start: Zaregistrujte aplikaci na platformě Microsoft identity.

Poznámka

Pokud máte potíže s používáním protokolu SMTP k odesílání e-mailů po připojení Business Central k registraci aplikace, může to být způsobeno tím, že pro vašeho tenanta není povoleno SMTP AUTH. Doporučujeme místo toho použít e-mailové konektory Microsoft 365 a Aktuální uživatel, protože používají rozhraní Microsoft Graph Mail API. Pokud však musíte používat protokol SMTP, můžete povolit SMTP AUTH. Další informace naleznete v části Povolení nebo zakázání odesílání ověřeného klienta SMTP (SMTP AUTH) v Exchange Online.

Připojte Business Central k registraci aplikace

Po registraci aplikace v Azure Portal v Business Central použijte stránku E-mailová aplikace Microsoft Entra Registrace ID a připojte k ní Business Central.

1. V Business Central vyberte ikonu , zadejte E-mailová aplikace Microsoft Entra Registrace ID a poté vyberte související odkaz.
2. Vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole si přečtěte krátký popis.

Tip

Případně, pokud se připojujete poprvé, můžete spustit asistovaného průvodce nastavením Nastavením e-mailu . V tomto případě bude příručka obsahovat také stránku Registrace ID e-mailové aplikace Microsoft Entra pro přidání informací pro připojení k registraci vaší aplikace.

Viz také

Sdílené poštovní schránky v Exchange Online
Spolupracujte s Business Central
Nastavení Business Central
Posílejte dokumenty e-mailem
Přizpůsobení Business Central pomocí rozšíření
Použijte Business Central jako svou podnikovou schránku v Outlooku
Získání Business Central na mém mobilním zařízení
Získání Business Central na mém mobilním zařízení
Analýza e-mailové telemetrie (administrativní obsah)

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central