Jeden doklad
Důležité
Některé nebo všechny funkce pojednávané v tomto článku jsou k dispozici jako součást verze Preview. Obsah a funkce se mohou změnit. Další informace o předchozích verzích naleznete v tématu Dostupnost aktualizací služby.
Co je Jeden doklad?
Díky flexibilitě finančních deníků můžete zadat jeden doklad, který představuje jednu transakci, ale má více zákazníků, prodejců, položek dlouhodobého majetku, projektů nebo bankovních účtů. Microsoft nazývá tuto funkci jako Jeden doklad. Scénáře jednoho dokladu nezahrnují transakce, které zahrnují pouze účty hlavní knihy. Tyto transakce se zaúčtují do hlavní knihy, nikoli do dílčích hlavních knih, jako jsou pohledávky, dlouhodobý majetek a banka.
Existují dvě kategorie příkladů jednoho dokladu:
Doklad obsahuje více transakcí, které byly zadány jako jedna transakce. Zde je několik možných příkladů:
- Na každém řádku je zadáno více plateb dodavatele (nepoužívá se žádný protiúčet) a na jednom řádku je zadán protiúčet částky platby na bankovní účet. Souhrn plateb se provádí za účelem aktualizace dílčí hlavní knihy banky jako souhrnné částky, která odpovídá výpisu z bankovního účtu. Každá transakce dodavatele je však nadále podrobně zaznamenána v dílčí hlavní knize závazků. Stejný scénář lze nalézt také na straně platby zákazníka.
- Na jednom dokladu je pořízeno více položek dlouhodobého majetku. Tento přístup se často používá při zadávání počátečních zůstatků pro modul Dlouhodobý majetek.
Doklad obsahuje jednu transakci, která ovlivňuje více typů účtů mimo hlavní knihu. Zde je několik možných příkladů:
- Bankovní převody
- Určování čistých částek zůstatků dodavatele/zákazníka (stejné strany)
- Převod zůstatků od zákazníka A k zákazníkovi B
- Faktury dodavatele, které mají více řádků obsahujících dlouhodobý majetek nebo projekty
Předchozí příklady pro každou kategorii představují platné obchodní požadavky. Někdy nelze obchodní požadavky naplnit žádným jiným způsobem: organizace musí zadat transakce jako jeden doklad. Jindy však existují jiné platné způsoby, jak naplnit obchodní požadavky: transakce lze zadat jinak nebo použít jinou funkci.
Potíže s jedním číslem dokladu
Použití funkce Jeden doklad k naplnění obchodních požadavků může způsobit problémy. Různé procesy, storna transakcí a dotazy/výkazy vyžadují podrobnosti o transakci. Tyto podrobnosti nelze z aktuálního datového modelu zjistit, pokud je v jednom dokladu souhrnně zadáno více transakcí. Kromě toho nelze vždy jasně určit podrobnosti, pokud je zadávaný typ transakce neznámý. Toto omezení je způsobeno flexibilitou deníků, zvláště když jsou zadávány přes hlavní deník.
Některé scénáře mohou nadále fungovat správně v závislosti na nastavení vaší organizace. Zde jsou oblasti, kde se můžete setkat s problémy:
Vyrovnání – Pokud na dokladu existuje více než jeden dodavatel nebo odběratel, účetnictví vytvořené během vyrovnání může být nesprávně přiděleno k finančním dimenzím. Další informace o problémech, které mohou nastat během vypořádání, naleznete v části Jeden doklad se záznamy několika odběratelů nebo dodavatelů.
výpočet daně – Pokud na poukazu existuje více než jeden poukaz nebo zákazník, může být výpočet daně nesprávná.
Storno transakce – Pokud na dokladu existuje více než jeden typ účtu dílčí hlavní knihy, při stornování jedné transakce dílčí hlavní knihy může být pro stornování v hlavní kniha zaúčtována nesprávná účetní položka. Pokud například pořídíte více položek majetku na jednom dokladu a poté zrušíte pořízení jedné z položek majetku, účtování hlavní knihy bude pro storno nesprávné.
Vykazování a dotazy – Pokud na doklad uvedete více než jeden typ účtu dílčí hlavní knihy (například Dodavatel a Zákazník), sestavy/dotazy zobrazí pouze první nalezenou hodnotu účtu.
Předpokládejme například, že účtujete následující víceřádkovou fakturu dodavatele. Obsahuje čtyři projekty, které představují „řádky“ na faktuře. Tento přístup je běžným obchodním požadavkem organizací, které ve velké míře používají deníky.
Tři ze čtyř projektů jsou zaúčtovány na stejný hlavní účet (601500). Pokud otevřete Průzkumníka zdroje účetnictví a zobrazíte podrobnosti o zaúčtovaných transakcích pro tento hlavní účet, uvidíte, že ID projektu pro všechny tři řádky je 000057. Toto chování je známé omezení funkce Jeden doklad. Podrobnosti nebudou správně propojovat každý řádek s příslušným projektem v deníku. Místo toho se ve výkazech a dotazech vždy zobrazí první nalezená hodnota účtu.
Zadání transakce jako jeden doklad
Chcete-li zadat transakce jako jeden doklad, přejděte na Hlavní kniha > Nastavení hlavní knihy > Parametry hlavní knihy a poté na kartě Hlavní kniha nastavte možnost Povolit více transakcí v rámci jednoho dokladu jako Ano.
Transakci jednoho dokladu můžete zadat na stránce Názvy deníků nastavením pole Nový doklad na jednu z následujících hodnot:
- Pouze jedno číslo dokladu – Každý řádek, který přidáte do deníku, bude zahrnut do stejného dokladu a řádky budou obsahovat více než jednoho zákazníka, dodavatele, banku, pevné majetek nebo projekt.
- V souvislosti se zůstatkem – Zadejte víceřádkový doklad, kde neexistuje žádný protiúčet a řádky obsahují více než jednoho zákazníka, dodavatele, banku, pevné majetek nebo projekt.
- V souvislosti se zůstatkem – Zadejte jednořádkový doklad, kde účet i protiúčet obsahují typ účtu dílčí hlavní knihy, například Dodavatel/, Zákazník, Zákazník/, Zákazník/ dodavatelenebo Banka/.
Vyžaduje můj obchodní scénář funkci Jeden doklad?
Následující obchodní scénáře byly identifikovány jako scénáře, pro které zákazníci používají funkci Jeden doklad. Některé z obchodních požadavků lze splnit pouze pomocí funkce Jeden doklad. Pro mnoho dalších však existují alternativy.
| Scénář | Popis | Je vyžadována funkce Jeden doklad? | Alternativní |
|---|---|---|---|
| Souhrn platby dodavatelům | Organizace sdělí své bance seznam dodavatelů a částky. Banka používá tento seznam k platbám dodavatelům jménem organizace. Každá platba dodavateli musí být podrobně zaúčtována mezi závazky, ale součet plateb je zaúčtován na bankovní účet jako jednorázový výběr. | č. | Od Microsoft Dynamics 365 Finance verze 10.0.32 existuje funkce, která je pojmenována Možnost zaúčtovat podrobné platby dodavatele a zákazníka, ale shrnout částky na bankovní účet. Další informace naleznete v tématu Zaúčtování podrobných plateb dodavatelů a zákazníků, ale shrnutí bankovních částek. |
| Souhrn platby odběratele | Platby odběratele jsou ukládány jednorázově na bankovní účet. Každá platba odběratele musí být podrobně zaúčtována mezi pohledávky, ale součet plateb je zaúčtován na bankovní účet jako jednorázový vklad. | č. | Od Dynamics 365 Finance verze 10.0.32 existuje funkce, která je pojmenována Možnost zaúčtovat podrobné platby dodavatele a zákazníka, ale shrnout částky na bankovní účet. Další informace naleznete v tématu Zaúčtování podrobných plateb dodavatelů a zákazníků, ale shrnutí bankovních částek. |
| Faktura dodavatele/odběratele | Faktura je zadána pro jednoho odběratele nebo dodavatele, ale další řádky představují řádky faktury a mají více položek dlouhodobého majetku nebo projektů. | Ano | |
| Zálohový doklad deníku zákazníka, který má daně na více řádcích | Odběratel za objednávku zaplatí předem. Řádky objednávky mají různé daně. Platba odběratele předem musí obsahovat odběratele na více řádcích, aby bylo možné vypočítat daně pro každý řádek. | Ano | |
| Refundace zákazníka | Pokud je periodická úloha refundace spuštěna z pohledávek, vytvoří transakci pro přesun zůstatku od odběratele k dodavateli. Dodavatel je stejná strana jako odběratel. | Ano | |
| Údržba dlouhodobého majetku: opravný odpis, rozdělení majetku a výpočet odpisu pro vyřazení | Opravné odpisy, rozdělení majetku a výpočet odpisů pro vyřazení majetku, to vše se použije k vytvoření jediného dokladu. | č. | Od Finance verze 10.0.21 používají transakce dlouhodobého majetku vytvořené pro opravné odpisy, rozdělení majetku a výpočet odpisů pro vyřazení majetku různé čísla dokladů. |
| Cizí směnky a vlastní směnky | Cizí směnky a vlastní směnky přesouvají zůstatek zákazníka nebo dodavatele z jednoho účtu hlavní knihy pohledávek nebo závazků na jiný na základě stavu platby. Jelikož je v dokladu vždy použit stejný odběratel nebo dodavatel, neexistují žádné problémy s vykazováním. | Ano | |
| Určování čistých částek | Pokud jsou odběratel a dodavatel stejná strana, zůstatky dodavatele a odběratele jsou vzájemně vyrovnány. Tento přístup minimalizuje výměnu peněz mezi organizací a stranou odběratele/dodavatele. | Číslo | Microsoft Dynamics Od verze 365 Finance 10.0.40 je k dispozici funkce započtení zákazníků a dodavatelů. Funkce započtení automaticky vytvoří dva samostatné doklady pro dodavatele a odběratele. Další informace naleznete v tématu Čisté zůstatky dodavatelů a odběratelů. |
| Převod zůstatků | Může být potřeba, aby organizace převedla zůstatek z jednoho dodavatele na jiného, buď protože došlo k chybě, nebo proto, že jiný dodavatel převzal zodpovědnost. Převody tohoto typu se také dějí pro typy účtu, jako jsou Zákazník a Banka. | Ano/Ne | Převody zůstatků z jednoho účtu (dodavatele, odběratele, banky a tak dále) na jiný lze provést prostřednictvím samostatných dokladů, a protiúčet lze zaúčtovat na zúčtovací účet hlavní knihy. Pro některé organizace tento přístup vyžaduje příliš mnoho režijních nákladů. Proto se místo toho rozhodnou použít funkci Jeden doklad. |
| Vyrovnání více nezaúčtovaných plateb na stejné faktuře | K tomuto scénáři obvykle dochází v organizacích, kde mohou odběratelé použít několik metod platby pro zaplacení nákupů. V tomto scénáři musí být organizace schopná zaznamenat více nezaúčtovaných plateb a vyrovnat je proti faktuře odběratele. | č. | Nové funkce, které byly přidány do aplikace Finance, umožňují vypořádat více nezaúčtovaných plateb u jedné faktury. |
| Funkce specifické pro zemi nebo oblast | Funkce Jeden správní dokument (JSD) pro Polsko v současné době vyžaduje, aby byly transakce seskupeny a k tomuto účelu se používá číslo dokladu. Mohou existovat další funkce specifické pro zemi/oblast, které vyžadují funkci jednoho dokladu. | Ano | |
| Mechanismus k seskupení transakcí z obchodní události | Organizace má jednu obchodní událost, která spouští několik transakcí. Účetní oddělení chce zobrazit účetní položky společně, aby bylo možné snadněji provést audit. Podobný scénář je, když jsou bankovní transakce zaznamenány ve Finance prostřednictvím souboru přijatého z banky. Organizace často chtějí seskupit tyto transakce pomocí čísla bankovního výpisu v souboru. | č. | Přestože seskupování transakcí dohromady je platný scénář, číslo dokladu nesmí být nikdy použito pro tento účel. Doklady vždy představují jednotlivé transakce, nikdy ne skupinu transakcí. Transakce mohou být místo toho seskupeny podle dalších polí, jako je například samotné číslo dávky deníku nebo číslo dokumentu. |
| Zadání počátečních zůstatků | Organizace často zadávají počáteční zůstatky pro účty dílčí hlavní knihy (dodavatelé, odběratelé, dlouhodobého majetku atd.) jako transakce s jedním dokladem. | č. | Počáteční zůstatky pro každý účet dílčí hlavní knihy musí být zadány jako samostatné doklady. Protiúčet lze zaúčtovat na zúčtovací účet hlavní knihy, který je kompenzován počátečním zůstatkem hlavní knihy. |
| Oprava účetní položky zaúčtovaného dokladu | Organizace možná bude muset opravit účet hlavní knihy pohledávek nebo závazků u zaúčtované faktury. Protože je faktura správná, neměla by být stornována. | Ano/Ne | Je-li nutné u účtu hlavní knihy pohledávek nebo závazků provést opravu, lze tak učinit přímo u účtu hlavní knihy. Tento přístup vyžaduje, aby byly provedeny úpravy během „prostoje“, aby účet hlavní knihy dočasně umožňoval ruční zadávání. Jednou nevýhodou tohoto přístupu je, že sestavy odsouhlasení hlavní knihy mezi dodavatelem a odběratelem budou zobrazovat rozdíl mezi vstupy a výstupy. Čistá částka je 0 (nula). |
| Zaúčtování souhrnu do hlavní knihy | Organizace často chtějí účtovat do hlavní knihy souhrnně, aby se minimalizovalo množství dat. Organizace však ještě obvykle vyžadují zachování podrobností transakce. Po zaúčtování v souhrnu pomocí jednoho dokladu nejsou známy detaily transakce a nelze je spravovat. | č. | Vzhledem k tomu, že podrobnosti transakce jsou ztraceny, organizace nesmí použít jeden doklad k souhrnnému zaúčtování, pokud jsou podrobnosti potřeba k vykazování. |
| Systém to umožňuje" | Organizace často používají funkci jednoho dokladu pouze proto, že jim systém umožňuje používat je bez pochopení důsledků. | č. | Pouhá skutečnost, že systém umožňuje používat tuto funkci, není nikdy platným důvodem. Funkce by měla být používána pouze v případě, že je vyžadována pro splnění jiného obchodního požadavku. |
Budoucnost funkce Jeden doklad
Z důvodu problémů, které mohou nastat při použití jednoho dokladu, jsou zkoumány následující možnosti:
- Nové funkce budou i nadále zaváděny, pokud existuje lepší způsob, jak dosáhnout obchodního scénáře. Například funkce, která byla představena ve verzi Finance 10.0.32, umožňuje zadávat platby jako samostatné doklady, ale bankovní účet je nadále aktualizován v souhrnu. Přidané funkce budou zdokumentovány pro každý obchodní scénář ve sloupci „Alternativa“ v předchozí tabulce.
- Některé transakce mohou být i nadále zadávány prostřednictvím deníku v jednom dokladu, ale mohou být sledována další data, aby bylo možné správně identifikovat podrobnosti transakce.
- Může být použita kombinace nových funkcí, ale transakce pro obchodní scénáře mohou být nadále zapisovány do deníku pomocí jednoho dokladu.
Se zaváděním nových funkcí musí vaše organizace průběžně vyhodnocovat, zda lze vypnout možnost Povolit více transakcí v rámci jednoho dokladu na stránce Parametr hlavní knihy. Doporučujeme, abyste nepoužívali funkci Jeden doklad pro integrace, pokud tuto funkci nepotřebujete kvůli některému ze zdokumentovaných funkčních nedostatků.
Jakmile budou funkční mezery zaplněny, Microsoft bude informovat o nových funkcích, které se mají použít místo jednoho dokladu. U některých obchodních scénářů, jako je například faktura dodavatele s více řádky, se bude i nadále používat jeden doklad, ale s vylepšeními. Tato vylepšení budou sdělena, jakmile budou dodána.