Projektové smlouvy

Tento článek obsahuje příklady projektových smluv, které můžete vytvořit pro různé typy projektů a zdrojů financování, a jak můžete spravovat smlouvy a fakturovat zákazníkům projektu.

Typ projektu, který vytvoříte pro projektovou smlouvu, určuje metodu, která se používá k fakturaci zákazníkům projektu. Projektovou smlouvu a související projekt můžete změnit, ale nemůžete změnit typ projektu.

Pomocí projektové smlouvy můžete fakturovat jeden nebo více projektů současně. Projektová smlouva také pomáhá zaručit jednotný fakturační postup pro každý dílčí projekt ve struktuře projektu.

Každý fakturovaný projekt musí být spojen s projektovou smlouvou. Nastavení projektové smlouvy se vztahuje na všechny projekty a podprojekty, které jsou přidruženy k dané projektové smlouvě.

Projektová smlouva může specifikovat jeden nebo více zdrojů financování. Proto můžete rozdělit fakturaci mezi více poskytovatelů financování, nastavit limity financování tak, aby zdroje financování nebyly účtovány více než stanovenou částku, a nastavit pravidla financování pro účtování výdajů.

Financování projektových smluv

Některé projektové smlouvy uvádějí, že odpovědnost za financování nákladů na projekt sdílí více stran. Tady je několik příkladů:

• Velký zákazník, který má více divizí, požaduje, aby financování projektu bylo rozděleno podle divizí.
• Vaše společnost sdílí náklady na velký projekt s externí organizací.
• Projekt silnice je spolufinancován dvěma obcemi.
• Projekt mostu je financován vládním grantem a soukromou společností.

V Dynamics 365 Finance můžete rozdělit fakturaci pro jednu transakci nebo celý projekt mezi více zákazníků, grantů nebo organizací.

V projektech, které mají více poskytovatelů financování, se všechny strany, které přispívají k financování projektu pokročilého financování, nazývají zdroje financování. Poté, co je zákazník, organizace nebo grant definován jako zdroj financování, lze jej přiřadit k jednomu nebo více pravidlům financování. Pravidla financování obsahují kritéria, která určují, jak jsou poplatky přidělovány různým zdrojům financování projektu.

Vzhledem k tomu, že skladové položky, jako jsou položky, které se objevují v nákupních žádankách a nákupních objednávkách, nelze rozdělit, nelze částku nákladů rozdělit mezi více zdrojů financování v době distribuce. Proto hodnota zdroje financování zůstává 0 (nula), dokud není zaúčtován výdej zásob. Při zaúčtování výdeje zásob je částka nákladů rozdělena podle pravidel rozdělení účtu pro projekt.

Zde je několik kroků, které můžete podniknout, abyste usnadnili rozdělení fakturace mezi více zdrojů financování:

• Určete, že všechny transakce zadané pro projekt používají stejnou prodejní měnu jako projektová smlouva.
• Nastavte limity financování, aby zdroj financování nebyl fakturován více než zadaná částka do projektu. Další informace o limitech financování naleznete v tématu Limity financování projektu.
• Nakonfigurujte pravidla financování a limity financování pro každého pracovníka, položku, kategorii, skupinu kategorií a typ transakce (nebo pro všechny typy transakcí).
• Vyberte volitelné datum zahájení a ukončení a definujte období, kdy je každé pravidlo financování platné.
• Určete procentuální podíl, za který je každý zdroj financování zodpovědný.
• Určete, který zdroj financování je zodpovědný za zaokrouhlení rozdílů, které jsou způsobeny výpočty přidělení financování.
• Nastavte pravidla, která určují, jak jsou náklady na projekt fakturovány externím zákazníkům a účtovány interním organizacím.
• Zaznamenávejte transakce na účet pro pozastavené financování, dokud nebude možné získat další finanční prostředky nebo dokud se nerozhodnete nést náklady interně.

Aby bylo možné určit, která daňová skupina má být přidružena k transakci, je v projektu vyhledáno přiřazení daňové skupiny. Pokud na úrovni projektu nebylo provedeno žádné přiřazení daňové skupiny, vyhledá se projektová smlouva.

Příklad: Více zdrojů financování (jednoduché)

Následující tabulka obsahuje scénáře pro správu přidělování finančních prostředků mezi více zdrojů financování. Tyto scénáře jsou založeny na následujících předpokladech:

• Nastavení priorit se zohlední při přidělování finančních prostředků před použitím dalších kritérií pravidel financování.
• Nebylo specifikováno žádné časové období pro definování období, kdy je pravidlo financování platné.

Scénář	Zdroj financování	Procento přidělení	Priorita přidělení
Chcete přidělit náklady jednomu zdroji financování, dokud nebudou jeho prostředky vyčerpány, alokovat náklady druhému zdroji financování, dokud nebudou jeho prostředky vyčerpány, a nakonec přidělit zbývající náklady třetímu zdroji financování.	Zdroj financování 1 Zdroj financování 2 Zdroj financování 3	100 % 100 % 100 %	1 2 3
Chcete alokovat 75 procent nákladů jednomu zdroji financování a 25 procent druhému zdroji financování. Když je některý z těchto zdrojů financování vyčerpán, chcete zbývající náklady uhradit ze třetího zdroje financování.	Zdroj financování 1 Zdroj financování 2 Zdroj financování 3	75 % 25 % 100 %	1 1 2
Chcete alokovat 75 procent nákladů jednomu zdroji financování a 25 procent druhému zdroji financování. Když je některý z těchto zdrojů financování vyčerpán, chcete rozdělit zbývající náklady mezi třetí a čtvrtý zdroj financování.	Zdroj financování 1 Zdroj financování 2 Zdroj financování 3 Zdroj financování 4	75 % 25 % 50 % 50 %	1 1 2 2
Chcete přidělit prvních 25 procent nákladů jednomu zdroji financování a zbytek druhému zdroji financování.	Zdroj financování 1 Zdroj financování 2	25 % 100 %	1 2

Příklad: Více zdrojů financování (složité)

Máte tři zdroje financování, které chcete použít v následujícím pořadí:

1. Používejte stejný způsob financování 2 a 3, dokud nebude vyčerpán zdroj financování 2.
2. Pokračujte v používání zdroje financování 3, dokud se nevyčerpá.
3. Zdroj financování 1 použijte po vyčerpání zdroje financování 3.

K dosažení tohoto cíle je nutné provést následující kroky:

• Nastavte limity financování pro Zdroj financování 2 a Zdroj financování 3 pro jejich příslušné částky.
• Vytvořte následující pravidla financování:
  • Pravidlo 1 (priorita 1): Přidělte 50 procent transakcí zdroji financování 2 a 50 procent zdroji financování 3.
  • Pravidlo 2 (priorita 2): Přidělte 100 procent transakcí zdroji financování 3.
  • Pravidlo 3 (priorita 3): Přidělte 100 procent transakcí zdroji financování 1.

Toto nastavení funguje, protože transakce jsou kontrolovány podle pravidel a limitů, aby se zjistilo, zda se některé z nich vztahují na transakci. Pokud se na transakci nevztahují žádná konkrétní pravidla nebo limity, platí pravidlo Všechny transakce. Pravidlo Všechny transakce odpovídá všem transakcím.

Pokud je nalezeno pravidlo, které odpovídá transakci, použije se nejprve procentuální hodnota přidělená v tomto pravidle, ale až poté, co jsou shody zkontrolovány podle všech nastavených limitů. Pokud byl splněn limit a finanční prostředky zdroje financování jsou vyčerpány, pravidlo financování, které je spojeno s limitem financování, se nebere v úvahu a program zkontroluje další platné pravidlo.

V některých případech může být podle pravidla přiřazena pouze část transakce. K tomu může dojít, protože při alokaci transakce je dosaženo limitu. V tomto případě je podle tohoto pravidla přidělena pouze určitá částka, například 50 procent každému zdroji financování. To je případ pravidla 1, které je popsáno dříve v této části. Zbytek je přidělen podle dalšího pravidla v pořadí.

Následující tabulka popisuje tento scénář podrobněji.

Zaměření	Podrobnosti
Pravidla financování	Pravidlo 1 (priorita 1): Všechny transakce. Přidělte zdroj financování 2 na 50% a zdroj financování 3 na 50%. Pravidlo 2 (priorita 2): Všechny transakce. Přidělte zdroj financování 3 se 100 %. Pravidlo 3 (priorita 2): Všechny transakce. Přidělte zdroj financování 1 se 100 %.
Limity financování	Limit zdroje financování 1 = 10 000,00 Limit zdroje financování 2 = 500,00 Limit zdroje financování 3 = 750,00
Transakce 1	Částka transakce: 100,00Financování: Transakce je vyplacena pouze podle pravidla 1, protože transakce je plně uhrazena po aplikaci pravidla 1. Transakce je financována rovným dílem mezi zdrojem financování 2 a zdrojem financování 3. Zdroj financování 2: 50,00 Zdroj financování 3: 50,00
Transakce 2	Částka transakce: 5,000.00Financování: Transakce je vyplacena podle všech tří pravidel. Pravidlo 1 Zdroj financování 2: 450.00 Zdroj financování 3: 450,00 Pravidlo 2 Zdroj financování 3: 250,00 (= 750,00 – 50,00 – 450,00) Pravidlo 3 Zdroj financování 1: 3 850,00 (= 5 000,00 – 450,00 – 450,00 – 250,00)
Celkové finanční prostředky, které jsou rozděleny pro každý zdroj financování	Zdroj financování 1: 3 850,00 Zdroj financování 2: 500,00 Zdroj financování 3: 750,00

Pravidla účtování

Při vyjednávání projektové smlouvy se zákazníkem definujete, jak a kdy můžete zákazníkovi fakturovat práci na projektu. Po nastavení projektové smlouvy a projektu můžete nastavit pravidla účtování pro projekt. Pravidla účtování vycházejí z podmínek projektu, které jsou uvedeny v projektové smlouvě. Pravidla účtování, která můžete vytvořit, závisí na podmínkách projektové smlouvy a typu projektu, jako je Čas a materiál nebo Pevná cena, který přiřadíte k pravidlu účtování. Pro projektovou smlouvu můžete vytvořit více než jedno pravidlo účtování. Pravidlo účtování můžete také přiřadit k více projektům, které jsou přidruženy ke stejné projektové smlouvě a mají podobné fakturační podmínky.

Můžete nastavit následující typy pravidel účtování:

• Jednotka dodání – Fakturujte zákazníkovi po dokončení jednotky dodávky. Jednotky dodání definujete ve smlouvě.
• Průběh – Fakturujte zákazníkovi po dokončení určeného procenta projektu. Můžete nastavit pravidlo účtování, které automaticky vypočítá procento dokončené práce, nebo můžete ručně vypočítat procento dokončené práce a částku, která má být zákazníkovi fakturována.
• Milník – Fakturujte zákazníkovi celou částku za milník projektu po jeho dosažení.
• Poplatek – Fakturujte zákazníkovi za vaše služby plus poplatek za správu, což je obvykle procento z nákladů na služby.
• Čas a materiál – Fakturujte zákazníkovi hodnotu času a materiálů, které jsou použity na projektu.

U všech typů pravidel účtování můžete určit procento zadržení, které se odečítá z faktur zákazníků, dokud projekt nedosáhne dohodnuté fáze. Procento zadržení platby je uvedeno v projektové smlouvě. Částka se vypočítá na základě celkové hodnoty řádků na faktuře zákazníka a odečte se od této hodnoty.

Pro pravidla účtování Čas a materiál a Průběh můžete přiřadit zpoplatněné kategorie. Kategorie poplatků označují transakce, které by měly být zahrnuty do faktur odběratele.

Když jste připraveni fakturovat zákazníkovi, vypočítá se na základě pravidel účtování částka k fakturaci za projekt a vygeneruje se návrh faktury projektu.

V následujících částech jsou uvedeny příklady, které ukazují, jak nastavit a spravovat pravidla účtování pro projekt.

Příklad: Vytvořte pravidlo účtování, které je založeno na počtu dodaných jednotek

Vaše organizace uzavře smlouvu o poskytnutí celkem pěti školení zaměstnancům zákazníka za cenu 10 000 za jedno školení. Po každém školení vystavujete zákazníkovi fakturu.

Při nastavování pravidel účtování pro smlouvu používáte následující hodnoty:

• Jednotkou dodávky je jedno školení.
• Jednotková cena je 10 000 za školení.
• Celkový počet jednotek školení je pět.

Po dokončení jednoho školení můžete vytvořit fakturu na 10 000 pro první dodanou jednotku a odeslat fakturu zákazníkovi.

Příklad: Vytvoření pravidla účtování, které je založeno na určeném procentu dokončení projektu (ruční výpočet)

Vaše organizace, softwarová poradenská firma, uzavře se zákazníkem smlouvu o vývoji části produktu, který zákazník vyvíjí. Vaše organizace souhlasí s dodáním softwarového kódu po dobu šesti měsíců. Zákazník souhlasí s tím, že vaší organizaci zaplatí za práci celkem 100 000 Kč. Vytvoříte pravidlo účtování, které bude zákazníkovi fakturováno na základě procenta dokončené práce na projektu, jak je uvedeno ve smlouvě.

• Na konci prvního měsíce se setkáte se zákazníkem, abyste určili procento dokončené práce. Poté, co vy a zákazník zkontrolujete projekt, rozhodnete se, že projekt je dokončen z 15 procent.
• Vytvoříte fakturu na 15 000 (15 procent ze 100 000) a odešlete ji zákazníkovi.

Příklad: Vytvoření pravidla účtování, které je založeno na určeném procentu dokončení projektu (automatický výpočet)

Vaše organizace, firma zabývající se vývojem softwaru, souhlasí s vývojem balíčku mzdového účetnictví pro zákazníka za 30 000. Zákazník souhlasí s tím, že zaplatí vaší organizaci na základě procenta dokončené práce. Odhadujete, že náklady na projekt jsou 20 000. Projektová smlouva určuje kategorie práce, které používáte v procesu fakturace. Nastavíte pravidla účtování, která automaticky vypočítají fakturované částky pro procento dokončené práce pro každou kategorii. Nastavíte rozpočet pro každou kategorii:

• Vývoj – náklady 15 000 a výnosy 20 000
• Instalace – náklady 5 000 a výnosy 10 000

Při prvním vytvoření faktury odběratele se částka faktury automaticky vypočítá na základě následujících informací:

• Po měsíci pracovník na projektu odevzdá časový rozvrh projektu. Náklady na pracovní dobu jsou 5 000 na vývoj a 1 000 na instalaci. Vývojové práce jsou dokončeny z 33 procent (5 000 skutečných nákladů, 15 000 rozpočtových nákladů) a instalační práce jsou dokončeny z 20 procent (1 000 skutečných nákladů, 5 000 rozpočtových nákladů).
• Fakturovaná částka 8 667 se vypočítá automaticky (33 procent z 20 000 + 20 procent z 10 000).
• Vytvoříte fakturu na 8 667 a odešlete ji zákazníkovi.

Příklad: Vytvoření pravidla účtování, které je založeno na dohodnutých milnících

Vaše organizace, poradenská firma v oblasti managementu, souhlasí s prováděním průzkumu trhu pro spotřebitelský produkt, který zákazník plánuje prodat. Zákazník souhlasí s tím, že bude vaše služby používat po dobu tří měsíců, počínaje březnem, a souhlasí s tím, že vaší organizaci zaplatí 50 000. Projekt má tři milníky:

• Milník 1: Shromažďování údajů o spotřebitelích – 31. března
• Milník 2: Analýza spotřebitelských dat – 30. dubna
• Milník 3: Prezentace návrhu životaschopnosti produktu – 31. května

Zákazník souhlasí s tím, že vaší organizaci zaplatí 10 000 za první milník, 20 000 za druhý milník a 20 000 za třetí milník.

Při nastavování projektové smlouvy souhlasíte s tím, že budete zákazníkovi účtovat na základě milníku, který byl dokončen. Nastavení pravidla účtování zahrnuje následující kroky:

• Definujte milníky projektu.
• Definujte částku, která má být fakturována zákazníkovi po dokončení každého milníku.

Když je první milník dokončen 31. března, označíte milník jako dokončený a poté vytvoříte fakturu na 10 000 a odešlete ji zákazníkovi. Fakturu pro milník nelze vytvořit, dokud milník neoznačíte jako dokončený.

Příklad: Vytvoření pravidla účtování, které je založeno na službách plus poplatku za správu

Vaše organizace, poradenská firma v oblasti managementu, souhlasí s prováděním průzkumu trhu za účelem vyhodnocení životaschopnosti produktu, který zákazník, maloobchodní společnost, vyvíjí. Podmínky smlouvy specifikují, že poskytujete služby svých tří nejlepších konzultantů v oblasti managementu, kteří provádějí výzkum na základě času a materiálu. Zákazník souhlasí s tím, že zaplatí 100 za hodinu plus 10% poplatek za správu za konzultační hodiny, které jsou účtovány za projekt.

Při nastavování projektové smlouvy vytvořte pravidlo účtování, které k konzultačním hodinám, které jsou účtovány za projekt, přidá 10% poplatek za správu.

Když vytvoříte fakturu pro zákazníka, bude zákazníkovi účtován 10% poplatek za správu plus náklady na konzultační hodiny. Pokud například tři konzultanti pracovali na projektu celkem 200 hodin, vytvoří se faktura na 22 000 na základě následujícího výpočtu:

• 200 hodin při 100 za hodinu = 20 000
• 10% poplatek za správu = 2 000
• Celková fakturovaná částka = 22 000

Pokud jsou poplatky zdanitelné pro zákazníka a vyberete skupinu DPH ve smlouvě o projektu, skupina DPH se automaticky zapíše do pravidla účtování poplatků.

Příklad: Vytvoření pravidla účtování pro hodnotu času a materiálu

Vaše organizace, softwarová poradenská firma, souhlasí s tím, že poskytne pět technických konzultantů, kteří budou příštích šest měsíců pracovat na projektu vývoje softwaru pro zákazníka. Zákazník souhlasí s tím, že zaplatí 150 za každou konzultační hodinu plus náklady na kancelářské potřeby. Vaše organizace zasílá zákazníkovi fakturu na konci každého měsíce.

Při nastavování projektové smlouvy souhlasíte s tím, že budete zákazníkovi každý měsíc účtovat čas a materiál na projektu. Vytvoříte pravidlo účtování, které obsahuje následující informace:

• Doba trvání smlouvy je šest měsíců.
• Konzultační čas se počítá sazbou 150 za hodinu.
• Kancelářské potřeby jsou fakturovány podle nákladů a celkové náklady na projekt nesmí přesáhnout 10 000.
• Fakturu pro zákazníka vytvoříte na konci každého kalendářního měsíce v průběhu projektu.

Během prvního měsíce je konzultanty na projektu zaznamenáno celkem 800 hodin. Náklady na kancelářské potřeby, které jsou účtovány do projektu, jsou 2 000. Proto na konci měsíce vytvoříte fakturu na 122 000, která se vypočítá jako 800 hodin při 150 za hodinu plus 2 000 za kancelářské potřeby.