Konfigurace nastavení e-malu pro systém workflow

Platí pro: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Aplikaci Microsoft Dynamics AX můžete konfigurovat na zaslání e-mailové zprávy uživatelům, když nastanou události týkající se workflowu. Například je možné zaslat e-mailové zprávy uživatelům, když jim jsou přiřazeny dokumenty ke schválení. Proveďte postupy v tomto tématu ke konfiguraci nastavení e-mailu v systému workflowu.

Tato úloha je součástí většího procesu

Toto téma vysvětluje, jak provést konfiguraci nastavení e-mailu v systému workflowu. Toto je krok 4 v následujícím diagramu. Konfigurace funkce e-mailu v aplikaci Microsoft Dynamics AX je větší proces, který musíte dokončit. Další informace o tomto procesu lze najít v tématu Konfigurace funkce e-mailu v aplikaci Microsoft Dynamics AX.

Umožňuje uživatelům dostávat e-mailové zprávy týkající se workflowu

První krok v tomto procesu umožňuje uživatelům dostávat e-mailové zprávy týkající se workflowu. Následujíc postup vysvětluje, jak to provést. Tento postup je nutné provést pro každého uživatele aplikace Microsoft Dynamics AX.

Poznámka

Pokud raději chcete, aby uživatelé nakonfigurovali své vlastní nastavení e-mailu, vyzvěte uživatele, aby provedli následující akce:

1. Spusťte klienta aplikace Microsoft Dynamics AX.

2. Klepněte postupně na položky Soubor > Nástroje > Možnosti.

3. Proveďte kroky 5–8 v následujícím postupu.

1. Spusťte klienta aplikace Microsoft Dynamics AX.

2. Klepněte na tlačítko Správa systému > Společné > Uživatelé > Uživatelé.

3. Vyberte uživatele.

4. Klepněte na možnost Možnosti.

5. V poli E-mail ověřte e-mailovou adresu vybraného uživatele.

6. Klepněte na možnost Oznámení.

7. V části Oznámení workflowu určete, jakým způsobem má uživatel dostávat oznámení o události týkající se workflowu. Chcete-li to provést, postupujte takto:

   1. V seznamu Typ oznámení položky řádku určete, jakým způsobem má uživatel obdržet oznámení workflowu pro položky řádku.

      • Seskupeno – Oznámení pro položky řádku jsou seskupena do jedné e-mailové zprávy.

      • Fyzická osoba – e-mailová zpráva je odeslána pro každou položku řádku.

   2. Pokud chcete, aby uživatelé dostávali upozornění v klientovi Microsoft Dynamics AX, zaškrtněte políčko Zobrazovat oznámení v klientovi aplikace Microsoft Dynamics AX.

      Pokud jste zaškrtli políčko Zobrazovat oznámení v klientovi aplikace Microsoft Dynamics AX, můžete také určit, zda má uživatel obdrží dostávat upozornění jako automaticky otevíraná okna. Pokud chcete, aby uživatel dostával zprávy v automaticky otevíraném okně, zaškrtněte políčko Zobrazit oznámení v místních oknech.

   3. Pokud chcete, aby uživatelé dostávali upozornění jako e-maily, zaškrtněte políčko Odesílat oznámení e-mailem.

8. Klepněte na tlačítko Zavřít.

9. Znovu se zobrazí stránka Uživatelé. Vyberte jiného uživatele a zopakujte kroky 4 až 8.

Určení, kolik šablon e-mailu je nutné vytvořit pro systém workflowu

Určete, kolik šablon e-mailu je nutné vytvořit pro systém workflowu. Můžete vytvořit více šablon e-mailu nebo pouze dvě (jak je popsáno níže). Potřeby vaší organizace vám mohou pomoci určit, kolik šablon e-mailu je nutné vytvořit. Pomocí formuláře lze například:

• Vytvořit šablonu e-mailu pro každý workflow.

• Vytvořit šablonu e-mailu pro každý typ workflowu.

  V tomto scénáři by všechny workflowy určitého typu používaly stejnou šablonu e-mailu. Seznam typů workflowů, které lze vytvořit pro jednotlivé moduly, naleznete v tématu Typy workflowu.

• Vytvořte dvě šablony e-mailu.

  V tomto scénáři by jednu šablonu e-mailu používaly všechny workflowy, které se používají pro celou organizaci. Druhou e-mailovou šablonu by používaly všechny workflowy, které jsou specifické pro společnost. Další informace o použití jednotlivých typů workflowu uvádí téma Typy workflowu.

Vytvoření šablon pro e-mail

Po určení, kolik e-mailové šablony máte vytvořit, můžete vytvořit šablony. Pokyny k tomuto postupu naleznete v tématu Konfigurace funkce e-mailu v aplikaci Microsoft Dynamics AX.

Použití zástupného textu

Při vytváření šablon e-mailu doporučujeme používat zástupné symboly. Při generování e-mailových zpráv budou tyto zástupné symboly nahrazeny konkrétním textem z workflowu.

Předpokládejme, že jste do šablony e-mailu zadali zástupný text % předmětu %. V tomto příkladu při vygenerování e-mailu a jeho odeslání uživateli bude tento zástupný text automaticky nahrazen textem v poli Předmět pracovní položky. Podobně pak, když do šablony e-mailu zadáte text %message%, bude tento zástupný symbol nahrazen textem uvedeným v poli Pokyny k pracovní položce.

Další informace o tom, jak vložit zástupné řetězce, do e-mailové šablony naleznete v tématu Konfigurace funkce e-mailu v aplikaci Microsoft Dynamics AX.

Určete, kdy se mají jednotlivé šablony použít

Při konfiguraci vlastností workflowu můžete vybrat šablonu e-mailů, která má být použita pro generování e-mailových zpráv workflowu. Podrobné pokyny naleznete zde: Konfigurovat vlastnosti pracovního postupu.

Pokud nevyberete šablonu e-mailu při konfiguraci workflowu, použije se výchozí šablona. Můžete zadat šablonu e-mailu, která je výchozí šablonou, pomocí následujících postupů.

Zadejte výchozí šablonu e-mailu pro workflowy pro celou organizaci

Některé workflowy se používají ke zpracování dokumentů, které spojeny s celou vaší organizací. Pomocí následujícího postupu určete výchozí šablonu e-mailů, který bude použita ke generování oznámení pro workflow pro celou organizaci.

Informace o zobrazení seznamu workflowů pro celou organizaci naleznete v tématu Typy workflowu.

1. Klepněte na tlačítko Správa systému > Nastavení > Workflow > Parametry workflowu.

2. Vyberte ze seznamu šablonu e-mailu.

   V seznamu se zobrazí e-mailové šablony, které byly vytvořeny při zaškrtnutí políčka Zobrazit systémové e-maily ve formuláři Šablony e-mailů.

3. Klepnutím na tlačítko Zavřít uložte změny.

Zadejte výchozí šablonu e-mailu pro workflowy specifické pro organizaci

Některé workflowy se používají ke zpracování dokumentů, které spojeny s konkrétní organizací, jako je právnická osoba. Pomocí následujícího postupu určete výchozí šablonu e-mailů, který bude použita ke generování oznámení pro workflowy specifické pro organizaci.

Informace o zobrazení seznamu workflowů specifických pro organizaci naleznete v tématu Typy workflowu.

1. Klepněte na tlačítko Správa organizace > Nastavení > Workflow > Parametry workflowu.

2. Vyberte ze seznamu šablonu e-mailu.

   V seznamu se zobrazí e-mailové šablony, které byly vytvořeny, když nebylo zaškrtnuto políčko Zobrazit systémové e-maily ve formuláři Šablony e-mailů.

3. Klepnutím na tlačítko Zavřít uložte změny.