Informace o sdílených poštovních schránkách v Microsoftu 365

Tento článek vysvětluje, co jsou sdílené poštovní schránky, kdy je použít, důležité informace o licencování, omezení a běžné scénáře řešení potíží.

Sdílené poštovní schránky použijte, když ke stejné poštovní schránce potřebuje přístup více lidí, například pro:

  • Info adresy společnosti.
  • E-mailové adresy podpory
  • Poštovní schránky recepce nebo recepce.
  • Všechny ostatní poštovní schránky sdílené více lidmi.

Uživatelé s příslušnými oprávněními můžou odesílat zprávy jako nebo odesílat jménem sdílené poštovní schránky. Sdílené poštovní schránky jsou užitečné pro poštovní schránky nápovědy a podpory, protože uživatelé můžou posílat e-maily z podpory společnosti Contoso nebo z recepce budovy 7.

Před vytvořením sdílené poštovní schránky

Před vytvořením sdílené poštovní schránky znát následující položky:

Omezení úložiště poštovních schránek a licencování

  • Licencování: Sdílená poštovní schránka může ukládat až 50 GB dat bez přiřazení licence.

    Upozornění

    Když sdílená poštovní schránka dosáhne limitu úložiště poštovní schránky, můžete nějakou dobu dostávat e-maily, ale nemůžete posílat nové e-maily. Po nějaké době přestane sdílená poštovní schránka přijímat e-maily a odesílatelé do této poštovní schránky obdrží potvrzení o nedoručení. Další informace najdete v tématu omezení Exchange Online.

  • Scénáře vyžadující další licence: Následující scénáře vyžadují další licence:

    • Sdílená poštovní schránka s více než 50 GB: Sdílené poštovní schránky jsou omezené na 50 GB. Pokud chcete zvýšit limit velikosti na 100 GB, musí mít sdílená poštovní schránka přiřazenou licenci Exchange Online Plan 2.

    • Sdílená poštovní schránka s místní archivací: Pokud chcete zvětšit velikost archivační poštovní schránky, vyžaduje se licence Exchange Online Plan 2 nebo licence Exchange Online Plan 1 s Exchange Online – archiv doplňkovou licencí. Přiřazení jedné z těchto licencí vám také umožní povolit automatické rozšíření archivace pro další kapacitu úložiště archivu.

    • Sdílená poštovní schránka blokované z důvodu soudního sporu: Pokud chcete sdílenou poštovní schránku blokovat z důvodu soudního sporu, musí mít sdílená poštovní schránka licenci Exchange Online Plán 2 nebo licenci Exchange Online Plán 1 s Exchange Online – archiv doplňkovou licencí.

    • Pokročilé funkce: Pokud chcete použít pokročilé funkce, jako jsou Microsoft Defender pro Office 365, Microsoft Purview eDiscovery (Premium) nebo zásady uchovávání informací, můžou být potřeba licence. Další informace najdete v pokynech k licencování Microsoftu 365 pro dodržování předpisů & zabezpečení.

      Podrobné pokyny k přiřazení licencí najdete v tématu Přiřazení licencí uživatelům.

  • Požadavky na předplatné: Pokud chcete vytvořit sdílenou poštovní schránku, musíte se přihlásit k odběru plánu Microsoft 365 pro firmy, který obsahuje e-mail (službu Exchange Online). Předplatné Microsoft 365 Apps pro firmy neobsahuje e-mail. Microsoft 365 Business Standard obsahuje e-maily.

  • Licenční požadavky pro přístup ke sdílené poštovní schránce: Pro přístup ke sdílené poštovní schránce musí mít uživatel licencovanou Exchange Online poštovní schránku, ale sdílená poštovní schránka nevyžaduje samostatnou licenci. Přístup delegáta se musí provádět prostřednictvím vlastní poštovní schránky delegáta.

Přístup a oprávnění

  • Uživatelská oprávnění: Pokud chcete používat sdílenou poštovní schránku, přiřaďte oprávnění uživatelům prostřednictvím členství. Sdílenou poštovní schránku můžou používat jenom lidé z vaší organizace.

  • Externí uživatelé: Přístup ke sdílené poštovní schránce nemůžete udělit lidem mimo vaši firmu, například lidem s účtem Gmail. Pokud chcete umožnit přístup ke sdílené poštovní schránce lidem mimo vaši firmu, zvažte místo toho vytvoření skupiny pro Outlook. Další informace najdete v tématu Vytvoření skupiny Microsoftu 365 v Centru pro správu.

  • Přihlášení: Sdílená poštovní schránka není určená pro přímé přihlášení pomocí přidruženého uživatelského účtu. Vždy blokovat přihlášení pro účet sdílené poštovní schránky a ponechat ho blokované.

  • Správa role: Uživatelé s rolemi správce Exchange můžou vytvářet sdílené poštovní schránky.

  • Heslo sdílené poštovní schránky: Každá sdílená poštovní schránka má odpovídající uživatelský účet se systémem vygenerovaným heslem, které není známé nebo určené k použití. Nepoužívejte účet pro přihlášení ke sdílené poštovní schránce.

Podpora a využití klientů

  • Použití s Outlookem pro Android a aplikací Outlook pro iOS: Kromě použití Outlook na webu z prohlížeče pro přístup ke sdíleným poštovním schránkám můžete použít také aplikaci Outlook pro iOS nebo Outlook pro Android. Další informace najdete v tématu Přidání sdílené poštovní schránky do Outlooku Mobile. Další možností je vytvořit skupinu pro sdílenou poštovní schránku. Další informace najdete v tématu Porovnání skupin.

  • Příliš mnoho uživatelů: Sdílená poštovní schránka podporuje maximálně 25 uživatelů. Pokud k poštovní schránce současně přistupuje příliš mnoho uživatelů, může u nich docházet k selháním připojení nebo duplicitním zprávám. Pokud potřebujete více uživatelů, použijte místo toho skupinu Microsoft 365.

  • Odstranění zpráv: Uživatelům nemůžete zabránit v odstranění zpráv ve sdílené poštovní schránce. Pokud chcete odstranění omezit, vytvořte místo sdílené poštovní schránky skupinu Microsoftu 365 . Skupina Microsoft 365 v Outlooku poskytuje sdílený přístup k e-mailu a kalendáři, ale používá jiný model než sdílená poštovní schránka. Porovnání těchto dvou skupin najdete v tématu Porovnání skupin. Další informace o skupinách najdete v tématu Informace o skupinách Microsoftu 365.

Aspekty zabezpečení a dodržování předpisů

  • Šifrování: Email odeslané ze sdílené poštovní schránky nelze šifrovat, protože poštovní schránka nemá vlastní kontext zabezpečení (uživatelské jméno a heslo). V důsledku toho se mu nedá přiřadit šifrovací klíč. Pokud členové šifrují zprávy pomocí vlastních klíčů, nemusí být ostatní členové schopni tyto zprávy číst.

  • Blokování z důvodu soudního sporu: Sdílené poštovní schránky vyžadují další licence, aby podporovaly blokování z důvodu soudního sporu. Další informace najdete v tématu Omezení úložiště poštovních schránek a licencování.

Správa poštovní schránky

Řešení potíží se sdílenou poštovní schránkou

Tato část popisuje běžné problémy, se kterými se můžete setkat při vytváření nebo používání sdílených poštovních schránek, a popisuje, jak je vyřešit.

Chyba při vytváření sdílených poštovních schránek

Pokud se pokoušíte dát sdílené poštovní schránce název, který se už používá, zobrazí se následující chybová zpráva:

Adresu proxy serveru smtp:<název sdílené poštovní schránky> už používají adresy proxy serveru nebo LegacyExchangeDN "<name>". Zvolte jinou adresu proxy serveru.

Pokud například chcete vytvořit dvě sdílené poštovní schránky s názvem info@domain1 a info@domain2, proveďte jednu z následujících dvou úloh:

Chyba oprávnění k odeslání při použití sdílené poštovní schránky

Pokud vytvoříte sdílenou poštovní schránku a pokusíte se z ní odeslat zprávu, může se zobrazit následující chybová zpráva:

Tuto zprávu nelze odeslat. Nemáte oprávnění k odeslání zprávy jménem zadaného uživatele.

Tato zpráva se zobrazí, když u Microsoftu 365 dochází k problému s latencí replikace. Zmizí přibližně za hodinu, když se informace o nové sdílené poštovní schránce (nebo přidaném uživateli) replikují do všech datových center. Počkejte hodinu a zkuste zprávu odeslat znovu.

Související obsah

  • Last updated on