Vytvoření plánu zásad správného řízení pro spolupráci

  • Článek

Vždy je nejlepší začít s přechodem na Microsoft 365 s jasnou vizí:

  • Jaké jsou vaše hlavní obchodní cíle?

  • Jakou hodnotu budou mít nástroje a možnosti pro organizaci jako celek a pro jednotlivé zaměstnance?

  • Jak budete měřit úspěch?

Jasné sdělení vize poskytuje kritické pokyny pro nevyhnutelné kompromisy rozhodnutí, které budete muset udělat při úvahách o svém plánu zásad správného řízení. Stupeň formality a hloubka, do které potřebujete dokumentovat plán zásad správného řízení, by měly odpovídat výsledkům, kterých chcete dosáhnout. Tato vize tak poskytuje rámec pro kontext i investice do zásad správného řízení.

Microsoft 365 vytváří nová paradigmata pro technologie, které podporují podnikání. Tato nová paradigmata mění způsob, jakým se tyto technologie přijímají, spravují a řídí.

Zásady správného řízení Microsoftu 365 by měly doplňovat stávající zásady, které řídí místní prostředí. Vzhledem k tomu, že cloud nabízí nové příležitosti pro podporu firmy, je důležité těmto příležitostem porozumět a zamyslet se nad přístupem k zásadám správného řízení, který vytvoří vhodnou rovnováhu mezi cíli uživatelů, obchodním rizikem a oborovými a regulačními požadavky.

Myslet na zásady správného řízení jako první znamená začít svou cestu k Microsoftu 365 s několika klíčovými rozhodnutími o nejlepší pozici pro celkový úspěch. Mezi tato rozhodnutí patří:

Na tyto otázky neexistuje žádná dokonalá odpověď – správné odpovědi jsou ty, které vyrovnávají rizika a výhody pro vaši organizaci.

Co znamená zásady správného řízení pro Microsoft 365?

Plánování zásad správného řízení pro Microsoft 365 spočívá v tom, že chráníte prostředky důležitých informací a současně minimalizujete rizika. Zásady správného řízení zahrnují několik klíčových oblastí, z nichž každá musí být naplánována, koordinována a přizpůsobena tak, aby odpovídala měnícím se potřebám organizace a vývoji technologií.

  • Provozní zajištění – udržování platformy v provozu, zajištění výkonu. Jedná se z velké části o it. Většinu práce poskytuje Microsoft.

  • Zajištění informací – správa obsahu v průběhu životního cyklu, nakládání s informacemi jako s aktivy, včetně správy záznamů, dodržování předpisů a zabezpečení. Zajištění informací vyžaduje znalost obchodních cílů i zákonných požadavků. V ideálním případě chcete používat automatizované zásady, které uživatelům brání v provádění chyb nebo je varují ve scénářích, kdy potřebují učinit informované rozhodnutí. Pokud není možné vynutit pomocí zásad, musíte naplánovat vzdělávání a školení.

  • Outcomes Assurance – řízení oprávněných vlastníků webů nebo týmů správným směrem k dosažení obchodních výsledků. Zajištění výsledků spočívá hlavně v poskytování pokynů autorům obsahu a vlastníkům webů, skupin a týmů – zajištění toho, aby byla k dispozici příslušná školení, která zajistí, že vědí, jak správně zvolit požadované výsledky v rámci celkových organizačních standardů a postupů.

Plánování zásad správného řízení by mělo být na prvním místě, ale zásady správného řízení musí být něčím, k čímmmumum procesům. S tím, jak se vaše datové aktiva v průběhu času mění, budete se chtít znovu vrátit k rozhodnutím o zásadách správného řízení, abyste se přizpůsobili měnícím se obchodním potřebám a dostupnosti funkcí. Možná zjistíte, že k zajištění shody potřebujete větší dohled. Možná zjistíte, že potřebujete menší dohled, abyste podpořili kreativnější používání základních funkcí. Možná zjistíte, že role a odpovědnosti je potřeba aktualizovat, aby odrážely změny v řešení nebo změny způsobu, jakým uživatelé používají různé aplikace.

Jednou z klíčových možností microsoftu 365 je například možnost snadné spolupráce s lidmi mimo vaši organizaci. Některé organizace v některých odvětvích se rozhodnou blokovat veškeré externí sdílení. Jiné umožňují externí sdílení v konkrétních scénářích nebo s konkrétními organizacemi. Pokud jde o externí sdílení, neexistuje žádné správné nebo nesprávné rozhodnutí o zásadách správného řízení a existuje mnoho různých scénářů, ve kterých můžete v Microsoftu 365 povolit různá nastavení, aby bylo možné sdílení v některých případech povolit a v jiných zablokovat. Pokud teprve začínáte na cestě z místního prostředí do cloudu, je důležité se zamyslet nad rozhodováním o externím sdílení a pochopit výhody a rizika spojená s různými dostupnými možnostmi.

Nejprve se zamyslete nad zásadami správného řízení

Vaše investice do Microsoftu 365 je jen tak dobrá jako hodnota obsahu a možností, které povolíte – takže když se na začátku cesty zamyslíte nad zásadami správného řízení, nebudete je moct zamknout ani nepovolit, než budete mít možnost pochopit a vyhodnotit důsledky každého rozhodnutí. V Microsoftu 365 můžete odevzdat několik "knoflíků a číselníku". Efektivní plán zásad správného řízení je důležitý pro dosažení obchodních cílů, ale zásady správného řízení se týkají vyvážení rizik a výhod. Pokud všechno zamkneme, lidé najdou způsob, jak pravidla obejít, pokud to budou potřebovat, aby mohli pracovat.

Když si nejprve promyslíte zásady správného řízení, můžete:

  • Vyvažte rizika a výhody. Pečlivé přezkoumání rozhodnutí o zásadách správného řízení v rané fázi nasazení umožňuje organizacím pochopit kompletní prostředí – obchodní, regulační, právní, dodržování předpisů a dodržování předpisů – a naplánovat řešení, které optimalizuje všechny výsledky – vyrovnává rizika s výhodami – někdy riziko akceptují a jindy se rozhodnou riziko nepřijmout. Pokud uděláte informovaná rozhodnutí předem, získáte lepší výsledky bez rozlehlého a nespravovaného obsahu.

  • Přizpůsobte se různým organizacím a různým typům obsahu a scénářům. Rozhodnutí o zásadách správného řízení jsou pro každou organizaci jedinečná – jedna velikost neodpovídá všem. Nejen, že každá organizace potřebuje jiné požadavky na zásady správného řízení, ale rozhodnutí o zásadách správného řízení často nejsou stejná pro každý typ obsahu v Microsoftu 365. Například zásady správného řízení pro týmový obsah se můžou lišit od zásad správného řízení pro intranetový obsah a od individuálního obsahu na OneDrivu.

  • Sladit s obchodními prioritami. Je čas začít přemýšlet o zásadách správného řízení, když identifikujete klíčové obchodní priority pro řešení, která vytváříte v Microsoftu 365. Tyto klíčové obchodní výsledky definují kontext plánování zásad správného řízení. To je důležité, protože vaše obchodní cíle vám můžou pomoct definovat, kolik času a energie potřebujete investovat do zásad správného řízení. Pokud například zlepšení vyhledatelnosti obsahu v organizaci není příliš důležité, pravděpodobně se nebudete muset příliš dlouho soustředit na vynucování nebo plánování zásad vytváření názvů souborů. Pokud naopak chcete pomoct omezit výskyty více verzí stejného dokumentu v různých úložištích v rámci podniku, pak vaše rozhodnutí o zásadách správného řízení vyžadují procesy a zásady a školení, aby autoři obsahu rozuměli tomu, jak pojmenovat soubory, a postupovat podle pokynů pro jednu kopii dokumentu, aby se zajistilo, že se obsah publikuje jenom na jednom místě. To také znamená, že potřebujete proces, který zajistí, že ke stejnému účelu nebudete zbytečně vytvářet více než jeden web nebo tým.

Jak bychom měli komunikovat o zásadách správného řízení?

Mnoho rozhodnutí o zásadách správného řízení je možné implementovat zapnutím nebo vypnutím funkcí v Microsoftu 365. To může pomoct vynutit vaše standardy zásad správného řízení, ale nemusí to pomoct lidem ve vaší organizaci pochopit, co mají k dispozici a proč (nebo proč ne).

Týmy zásad správného řízení tradičně vytvořily dlouhé dokumenty, které nastínily každé rozhodnutí o zásadách správného řízení. Tyto dlouhé dokumenty se bohužel málokdy četly – což znamenalo, že požadavky na zásady správného řízení, které spoléhají na lidi při vynucování, zřídkakdy fungovaly. Snažte se vyhnout vytváření dlouhých dokumentů určených pro více cílových skupin, když přemýšlíte o tom, jak komunikovat vaše klíčová rozhodnutí o zásadách správného řízení. Místo toho se zamyslete nad těmito alternativami:

  • Vkládejte rozhodnutí o zásadách správného řízení přímo do řešení, která vytvoříte. Pokud chcete zajistit ochranu citlivých informací v celém Microsoftu 365, implementujte popisky citlivosti, abyste zajistili, že uživatelé nechtěně nezpřístupní informace, které by neměli. Zablokujte aplikace tam, kde nemůžete poskytnout odpovídající ochranu. Přečtěte si další informace o popiscích citlivosti.

  • Posílit školením. Přizpůsobte řešení, jako jsou výukové programy Microsoftu 365 , abyste zajistili, že školení poskytovaná Microsoftem budou posílena očekávání specifická pro vaši organizaci.

  • Doručovat jako web, ne jako dokument. Vytvořte si vlastní Centrum přijetí Microsoftu 365 na sharepointovém komunikačním webu, abyste měli jistotu, že autoři obsahu a vlastníci webů a týmů budou rozumět nejen "jak na to", ale i "jak by to mělo". Vytvořte stránky specifické pro konkrétní témata, které řeší různé obchodní scénáře a poskytují pokyny a osvědčené postupy pro použití nebo povolení různých funkcí v SharePointu a Teams a dalších aplikacích k dosažení obchodních výsledků. Nastavte tyto stránky jako součást sharepointového intranetu.

Jaké jsou klíčové faktory úspěchu?

Tyto klíčové faktory úspěchu začleníte, abyste zajistili úspěšné plánování zásad správného řízení pro Microsoft 365.

Identifikace základního týmu zásad správného řízení

Zásady správného řízení jsou týmový sport. Ujistěte se, že váš základní tým pro plánování zásad správného řízení zahrnuje zástupce z firmy i z IT. Váš tým se bude pravděpodobně muset na začátku zavádění scházet častěji a pak pravidelně kontrolovat nové možnosti a nová obchodní očekávání.

Projděte si klíčová rozhodnutí o zásadách správného řízení, ale nepokoušejte se dělat všechna rozhodnutí najednou. Proveďte důležitá rozhodnutí týkající se zřizování, pojmenování a externího přístupu a pak projděte zbývající rozhodnutí.

Kromě externího sdílení, které jsme probírali dříve, je dalším klíčovým rozhodnutím každé organizace, jak zřídit weby a skupiny. Zvažte například následující:

  • Protože je pro uživatele tak snadné vytvořit skupiny a týmy Microsoft 365, možná budete chtít otevřít vytváření skupin a týmů, aby it oddělení nebylo zaplaveno žádostmi o jejich vytvoření jménem jiných lidí. Abyste se vyhnuli rozmachu, můžete vytvořit vlastní pracovní postup, který autorům skupin a týmů pošle e-mail se zásadami správného řízení, školením a dalšími informacemi. (Například "Právě jste vytvořili web/tým, komunitu atd. -- tady jsou vaše povinnosti a odkazy na školení...") Na druhou stranu, v závislosti na vaší firmě můžete chtít řídit, kdo má možnost vytvářet skupiny.

  • Pokud chcete řídit způsob vytváření sharepointových webů, můžete skrýt odkaz Vytvořit web na úvodní stránce SharePointu. Vytvořte vlastní formulář nebo vytvořte vlastní návrh webu a skript webu pro automatizaci zřizování nových moderních sharepointových webů pomocí předdefinované struktury webu, která může obsahovat odkazy na osvědčené postupy zásad správného řízení a trénování.

Sladění rozhodnutí s obchodními cíli

Hlavním faktorem rozhodování o zásadách správného řízení by měly být cíle obchodních výsledků:

  • Seznamte se s regulačními požadavky, které mají vliv na vaši organizaci. Některá z vašich klíčových rozhodnutí a požadavků na implementaci můžou být potřeba sladit s prostředím, ve kterém působíte.

  • Snažte se nechytnout v pasti "To je to, co jsme vždycky dělali.". Cloud a rostoucí globalizace mnoha organizací přináší nové příležitosti. Zpochybníte předpoklady, pokud nejsou v souladu s obchodními cíli. Můžete uvolnit pravidla pro některé scénáře nebo pro některé lidi? Můžete dosáhnout stejného obchodního výsledku pomocí funkcí Microsoftu 365 a neblokovat aktivitu úplně?

  • Když všechno zamknete, lidé si najdou obchůdek. Snažte se porozumět klíčovým obchodním scénářům, které uživatelé chtějí povolit, a podle potřeby poskytnout pokyny a školení.

  • Zvažte zahrnutí aktivit, abyste zkontrolovali klíčové weby a aktivity, abyste měli jistotu, že vlastníci webů a týmů postupují podle pokynů zásad správného řízení.

Definování rolí a odpovědností

Kromě týmu zásad správného řízení existuje několik dalších klíčových rolí nebo týmů, které vám můžou pomoct zajistit úspěch vaší organizace s Microsoftem 365. Některé role může zkombinovat nebo zaplnit stejná osoba a jiné nemusí být vhodné pro všechny organizace. Většina organizací má výkonného sponzora pro Microsoft 365 jako celek a některé mají také řídicí výbor nebo tým pro Microsoft 365 jako celek nebo jen pro intranet. Přečtěte si další informace o komplexních rolích správců a oprávněních dostupných v Microsoftu 365.

Revisit s tím, jak se mění podnikání a technologie

Zásady správného řízení pro Microsoft 365 nejsou "jednou a hotovo". Mějte plán, jak si udržet přehled o tom, co se v Microsoftu 365 mění, a v případě potřeby přizpůsobit pokyny pro zásady správného řízení. (To je důležitý důvod, proč vytvoření dlouhého dokumentu zásad správného řízení není dobrý nápad. Mění se podniky a technologie. Aktualizace webové stránky je snadná. Aktualizace a opětovná distribuce dokumentu je mnohem obtížnější.)

Mít strategii pro komunikaci zásad správného řízení a pokynů

Úspěch plánování zásad správného řízení nakonec závisí na tom, jak dobře sdělíte očekávání členům vaší organizace. Kromě výše popsaných návrhů zvažte následující:

  • Můžete začlenit "jak by měl" s trénováním "jak na to"? Jinými slovy, můžete pro Microsoft 365 vytvořit "centrum uživatelských prostředků", ve kterém můžete poskytovat zdroje a školení, které uživatelům pomůžou s efektivním přijetím Microsoftu 365? Nejlepší obsah zásad správného řízení poskytuje pokyny, které pomáhají všem uživatelům osvojit si Microsoft 365 a získat z nich maximální hodnotu.

  • Měli byste vytvořit certifikaci a opětovnou certifikaci pro vlastníky webu a týmu?

  • Můžete pro svoji organizaci vytvořit program Microsoft 365 Champions? Zvažte připojení k celosvětovému programu microsoft 365 champions , abyste získali nápady a přístupy pro svůj vlastní program šampionů a spojili se s podobně smýšlejícími lidmi a vedoucími pracovníky z Microsoftu i z celého okolí.

Doporučení k plánování zásad správného řízení pro spolupráci

Zásady správného řízení v microsoft Cloud Adoption Framework pro Azure

Přehled zásad správného řízení SharePointu

Plánování zásad správného řízení organizace a životního cyklu pro služby skupin

Spolupráce na souborech v SharePointu s Microsoftem 365