Plánování zásad správného řízení organizace a životního cyklu pro skupiny Microsoft 365 a Microsoft Teams

Skupiny Microsoft 365 má bohatou sadu nástrojů pro implementaci funkcí zásad správného řízení, které vaše organizace vyžaduje.

Následující část popisuje funkce, doporučuje osvědčené postupy a poskytuje pokyny k kladení správných otázek k určení požadavků na zásady správného řízení a jejich splnění.

Řízení, kdo může vytvářet skupiny Microsoftu 365

Skupiny Microsoft 365 můžou koncoví uživatelé vytvářet z několika koncových bodů, včetně Outlooku, SharePointu, Teams a dalších prostředí. Vytvořením týmu se vždy vytvoří skupina Microsoft 365, takže životní cyklus Skupiny Microsoft 365 řídí také životní cyklus týmů v Microsoft Teams.

Důrazně doporučujeme samoobslužné služby, které umožní vlastníkům skupin a uživatelům usnadní práci. Omezení vytváření skupin a týmů může uživatelům zpomalit produktivitu, protože mnoho služeb Microsoft 365 vyžaduje, aby se pro fungování služby vytvořily skupiny.

Zvažte následující možnosti zásad správného řízení pro vytváření skupin:

• Pokud chcete omezit rozmach skupin, použijte zásady vypršení platnosti skupin k automatickému odstranění nepoužívaných skupin.
• Omezit vytváření skupin na členy skupin zabezpečení s dynamickým členstvím , které obsahují například všechny zaměstnance na plný úvazek.
• Omezit vytváření skupin na skupinu zabezpečení a vyžadovat, aby uživatelé dokončili školení v zásadách používání skupin vaší organizace, aby se stali členy skupiny zabezpečení.

Pokud chcete omezit, kdo může vytvářet skupiny, přečtěte si téma Správa uživatelů, kteří můžou vytvářet skupiny Microsoftu 365 , kde najdete informace o tom, jak to nakonfigurovat.

Odstranění, obnovení a archivace skupin

Když se skupina Microsoft 365 odstraní, ve výchozím nastavení se uchovává po dobu 30 dnů. Tomuto 30dennímu období se říká obnovitelné odstranění, protože skupinu můžete stále obnovit. Po 30 dnech se skupina a přidružený obsah trvale odstraní a nepůjde obnovit.

Pokud máte zásady uchovávání informací pro zachování chatu, souborů nebo pošty, tyto položky se po odstranění skupiny zachovají. Podrobnosti najdete v tématu Informace o zásadách uchovávání informací .

Pokud chcete odstranit skupinu, ale zachovat obsah z jedné nebo více služeb připojených ke skupině, přečtěte si článek Archivace skupin, týmů a Viva Engage.

Zásady pojmenování skupin

Zásady pojmenování skupin vám můžou pomoct řídit skupiny dvěma způsoby:

• K vynucení pevných řetězců nebo Microsoft Entra atributů na začátku nebo na konci názvu skupiny a přidružené e-mailové adresy je možné použít zásadu pojmenování předpon nebo přípon. Tím zajistíte zahrnutí například názvů oddělení nebo oblastí do názvů skupin.
• Zásady blokovaných slov můžou zajistit, aby se určitá slova, například jména vedoucích pracovníků, v názvech skupin nepoužívala.

Zásady pojmenování se použijí při vytváření skupin z některé ze služeb připojených ke skupině.

Pokud chcete použít zásady pojmenování pro skupiny, přečtěte si téma Skupiny Microsoft 365 zásady pojmenování.

Zásady vypršení platnosti skupiny

Můžete zadat dobu vypršení platnosti a všechny skupiny, které dosáhnou konce tohoto období a nejsou obnovené, se odstraní. Doba vypršení platnosti začíná při vytvoření skupiny nebo k datu, kdy byla naposledy obnovena.

Po nastavení vypršení platnosti skupin:

• Vlastníkům skupiny se zobrazí oznámení o prodloužení platnosti skupiny, jakmile se blíží vypršení platnosti.
• Aktivní skupiny se prodloužily automaticky.
• Odstraní se všechny skupiny, které se neprodlouží.
• Každou odstraněnou skupinu můžou do 30 dnů obnovit vlastníci skupiny nebo globální správce.

Zásady vypršení platnosti představují dobrý způsob, jak omezit nárůst počtu skupin tím, že zajistí, aby se skupiny, které se už nepoužívají, byly odstraněny. Pokud chcete vytvořit zásadu vypršení platnosti skupiny, přečtěte si téma Skupiny Microsoft 365 Zásady vypršení platnosti.

Související témata

Doporučení k plánování zásad správného řízení pro spolupráci

Vytvoření plánu zásad správného řízení pro spolupráci

Odebrání bývalého zaměstnance a zabezpečení dat