Sdílet prostřednictvím

Nastavení sharepointového eSignature

  • Článek

Poznámka

SharePoint eSignature je k dispozici na americkém trhu. Pokud je umístěním tenanta Spojené státy, bude pro daného tenanta k dispozici sharepointový eSignature. Pro tenanty s podporou více geografických umístění v USA bude eSignature k dispozici pouze v domovské geografické oblasti. ESignature SharePointu bude v dalších oblastech zaváděna později v tomto roce.

Požadavky

Služba eSignature služby SharePoint je nastavená v Centru pro správu Microsoftu 365. Abyste mohli získat přístup k Centru pro správu Microsoftu 365 a nastavit sharepointový eSignature, musíte mít oprávnění globálního správce nebo správce SharePointu. Než začnete, přečtěte si část Než začnete, a zjistěte, jestli je tato funkce vhodná pro vaše potřeby.

Poznámka

Pokud budete žádat o podpisy od externích příjemců, musíte povolit integraci Microsoft Entra B2B pro sdílení SharePointu a OneDrivu a hostů. Externí příjemci jsou lidé mimo vaši organizaci a onboardují se jako hosté do vašeho tenanta. Microsoft Entra B2B zajišťuje ověřování a správu hostů. Další informace najdete v části Externí příjemci dále v tomto článku.

Nastavení sharepointového eSignature

  1. V Centru pro správu Microsoftu 365 vyberte Nastavení a pak vyberte Použít obsah AI s Microsoft Syntexem.

  2. Na stránce Use content AI with Microsoft Syntex (Použít content AI with Microsoft Syntex ) vyberte Manage Microsoft Syntex (Spravovat Microsoft Syntex).

  3. Na stránce Manage Microsoft Syntex (Spravovat Microsoft Syntex) vyberte eSignature (eSignature).

  4. Pro stávající zákazníky si přečtěte podmínky služby a pak vyberte Zapnout , aby se služba povolila.

  5. Pro nové zákazníky společnosti Syntex je služba SharePoint eSignature zapnutá, jakmile zadáte fakturační údaje a přijmete podmínky služby. Na stránce eSignature :

    • Pokud chcete službu vypnout, vyberte Vypnout.
    • Informace o tom, které weby je služba k dispozici, najdete v tématu Správa webů.

Správa webů

Ve výchozím nastavení je funkce eSignature služby SharePoint zapnutá pro knihovny na všech sharepointových webech. Pokud chcete omezit, které weby můžou uživatelé používat eSignature, postupujte podle těchto kroků.

  1. Na stránce Manage Microsoft Syntex (Spravovat Microsoft Syntex) vyberte eSignature (eSignature).

  2. Na panelu eSignature vyberte v části Knihovny SharePointu, kde je zapnutá funkce Syntex eSignature, možnost Vybrat weby.

    a. Zvolte, pro který web nebo weby má být tato služba povolená.

    b. Pokud chcete omezit přístup uživatelů k této službě, vyberte na vybraných webechŽádné knihovny SharePointu ani Knihovny a podle pokynů buď weby vyberte, nebo nahrajte soubor CSV obsahující maximálně 100 webů. Nezapomeňte přidat web centra obsahu, pokud ho chcete zahrnout. Pak můžete spravovat přístupová oprávnění k webu pro weby, které jste vybrali.

    c. Vyberte Uložit.

Poznámka

Spuštění první žádosti eSignature v tenantovi Microsoftu 365 může trvat o něco déle než obvykle. To může trvat několik sekund až několik minut; Další požadavky se však provádějí normálně. Jako poslední krok nastavení doporučujeme správcům vytvořit první požadavek eSignature na sharepointovém webu.

Vypnutí eSignature

  1. Na stránce Manage Microsoft Syntex (Spravovat Microsoft Syntex) vyberte eSignature (eSignature).

  2. Pokud je eSignature služby SharePoint zapnutá, zobrazí se tlačítko Vypnout . Pokud chcete eSignature SharePointu vypnout, vyberte Vypnout.

Externí příjemci

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B zajišťuje ověřování a správu hostů. Externí podepisující osoby nebo příjemci se v rámci vašeho tenanta považují za hosty. Abyste mohli posílat žádosti podepisujícím mimo vaši organizaci, musíte povolit integraci Microsoft Entra B2B pro SharePoint a OneDrive.

Ověřování

Externí příjemci se možná budou muset ověřit, než budou moct získat přístup k dokumentu pro podepisování. Typ ověřování vyžadovaný externími příjemci závisí na konfiguraci pro uživatele typu host na úrovni SharePointu nebo na úrovni tenanta. Pokud navíc externí uživatel patří do organizace s tenantem Microsoftu 365, může nastavení jeho organizace ovlivnit prostředí ověřování při pokusu o podepsání dokumentu. Další informace najdete v tématu Spolupráce s hosty na webu.

Podmíněný přístup

Určitý podmíněný přístup může určovat, jestli externí příjemci (podepisující osoby mimo vaši organizaci nebo tenanta Microsoftu 365) budou moct dokument podepsat. V závislosti na nastavení správce nemusí mít externí podepisující přístup k dokumentu a číst ho pro podepsání. V některých jiných případech může mít přístup k dokumentu pro podepsání, ale operace podepisování bude neúspěšná. Jedním z běžných způsobů, jak tento problém vyřešit, je přidání služby Microsoft eSignature Service do seznamu schválených aplikací prostřednictvím Centra pro správu Microsoft Entra.

Ukládání a uchovávání dokumentů

Úložiště dokumentů

ESignature služby SharePoint umožňuje žadateli zahájit žádost o podpis z dokumentu PDF, který je uložený v knihovně SharePointu, pro který je povolený eSignature. Po podepsání všech požadovaných stran uloží služba eSignature služby SharePoint kopii podepsaného dokumentu do složky původního dokumentu (původní složky). Odesílatel obdrží oznámení v e-mailu, který obsahuje odkaz na zobrazení dokumentu a samostatný odkaz na sharepointovou složku, do které byl podepsaný dokument uložen.

Před odesláním žádosti o podpis a po dokončení žádosti jsou provedeny určité kontroly, aby se zajistilo, že odesílatel má oprávnění k zápisu do dokumentu a původní složky. Pokud se oprávnění v průběhu žádosti o podpis změní, služba nemusí být schopná uložit kopii podepsaného dokumentu do původní složky. K této události může dojít v těchto případech:

  • Odesílatel žádosti už nemá přístup k původní složce. Například přístup odesílatele byl odvolán vlastníkem původní složky nebo správcem SharePointu.

  • Počáteční oprávnění k zápisu odesílatele do původní složky bylo downgradováno, aby bylo možné pouze zobrazit.

  • Původní složka byla odstraněna.

Uchovávání dokumentů

Při vytvoření žádosti o podpis pro dokument v SharePointu vytvoří služba eSignature služby SharePoint pracovní kopii dokumentu. Je to tato pracovní kopie, která se odesílá všem příjemcům k podepsání, a je to způsob, jak odesílatel může sledovat stav svých žádostí. Pracovní kopie požadavku je uložená ve skryté knihovně dokumentů na SharePointu. Podpis bude přidán do pracovní kopie dokumentu žádosti až po podepsání všech stran; v opačném případě se bude zobrazovat jako nepodepsaný i v případě, že jedna ze stran svůj podpis přidala.

Pracovní kopie žádosti se ukládá a uchovává po dobu pěti let nebo v souladu se zásadami uchovávání dokumentů, které nastavil SharePoint nebo správce tenanta. Přečtěte si další informace o zásadách uchovávání informací.

Každé e-mailové oznámení odeslané v souvislosti s žádostí o podpis obsahuje odkaz URL, který příjemci umožňuje zobrazit, zkontrolovat a podepsat dokument. Když žádost dosáhne stavu terminálu (pokud je stav Dokončeno, Zrušeno nebo Odmítnuto), má příjemce 30 dnů na zobrazení, stažení a uložení dokumentu v upřednostňovaném umístění. Po vypršení platnosti odkazu už ho nepůjde použít pro přístup k dokumentu.

Pro větší ochranu platí, že když odesílatel žádost zruší, příjemci okamžitě ztratí přístup k dokumentu žádosti. E-mailové oznámení přijaté příjemci nebude obsahovat odkaz url pro zobrazení žádosti.