Řešení potíží s požadavkem na podpis v sharepointovém eSignature

Nejde vytvořit žádost

Pokud nemůžete vytvořit žádost o podpis, ujistěte se, že máte práva pro úpravy složky, která dokument obsahuje, a ujistěte se, že soubor PDF je méně než 10 MB. Pokud je dokument uložený v soukromé skupině, podepisující osoby musí být členy soukromé skupiny, aby mohli žádost přijmout. Můžete také zkontrolovat nastavení prohlížeče PDF, nastavení spolupráce nebo zásady přístupu. Projděte si Správa nastavení, abyste měli jistotu, že jsou správná nastavení hotová. Zkontrolujte také, že soubor PDF, který se pokoušíte podepsat, ještě není elektronicky podepsaný pomocí sharepointového eSignature nebo jiného poskytovatele elektronického podpisu.

Poznámka

Nové žádosti eSignature nelze zahajovat z dříve podepsaných dokumentů. K vytvoření žádosti musíte zvolit jiný dokument.

Výchozí program pro prohlížení PDF

Prohlížeč PDF se otevře výběrem souboru PDF z sharepointové knihovny. Možnost Získat podpisy není dostupná, pokud se soubor PDF zobrazuje jiným způsobem, například v microsoft Edgi nebo Adobe Readeru.

Nastavení spolupráce

SharePoint eSignature je rozšíření služby úložiště a správy dokumentů SharePointu. Stávající zásady přístupu, sdílení a ochrany před únikem informací na různých úrovních (tenant, sharepointový web, knihovna, složka nebo soubor) můžou mít vliv na to, jestli je možné žádost iniciovat z dokumentu na SharePointu a komu se dá poslat. Mezi scénáře, které můžou ovlivnit proces žádosti o podpis, patří:

• Pokud se použije šifrování (například u souboru se použije popisek citlivosti), nebude možnost zobrazit dokument na SharePointu dostupná, a proto odtud nebude možné zahájit žádost o podpis. Přečtěte si další informace o popiscích citlivosti.

• Dokument je uložený v knihovně nebo složce, která má jedinečná oprávnění nebo nastavení sdílení. Tato událost může přepsat výchozí nastavení sharepointového webu nebo tenanta a povolit nebo zablokovat určitým uživatelům inicializování žádosti eSignature nebo přístup k tomuto dokumentu.

• Microsoft Entra nastavení spolupráce omezuje sdílení dokumentů na konkrétní jednotlivce. Tato událost omezuje, komu mohou být žádosti odesílány.

Pokud chcete zkontrolovat, jestli jsou povolená všechna nastavení externího sdílení SharePointu, můžete použít následující skript PowerShellu:

</> Shell
Connect-SPOService -Url "https://yourtenant.sharepoint.com"
Get-SPOSite -Limit All | Select-Object Url, SharingCapability

Nejde odeslat žádost externímu příjemci

Správce IT možná nenakonfiguroval Microsoft Entra B2B tak, aby povoloval nové externí hosty. Projděte si část Externí příjemci v Správa nastavení a zjistěte, jestli to splňuje vaše požadavky na dodržování předpisů a zabezpečení při povolování eSignature.

Některé zásady podmíněného přístupu můžou určovat, jestli externí příjemce (podepisující osoby mimo vaši organizaci nebo tenanta Microsoftu 365) může dokument podepsat. Když k tomu dojde, externí podepisující osoby nemusí mít přístup k dokumentu pro podepsání. V některých jiných případech může mít přístup k dokumentu pro podepsání, ale operace podepisování je neúspěšná. Jedním z běžných způsobů, jak to vyřešit, je kontaktovat správce IT, který může přidat aplikaci SharePoint eSignature do seznamu schválených aplikací prostřednictvím Centrum pro správu Microsoft Entra.

V některých případech může správce potřebovat přidat aplikaci SharePoint eSignature (formálně označovanou jako služba eSigna od Microsoftu) do seznamu Vyloučené aplikace v části Zásady> podmíněného přístupuCílové prostředky, aby se zásady neuplatňovaly na aplikaci SharePoint eSignature. Správce může ověřit změny pomocí nástroje WhatIf se zásadou.

Nejde vytvořit požadavek od jiného zprostředkovatele podpisu

Když zahájíte žádost o podpis z dokumentu pro jiného zprostředkovatele, například Adobe Acrobat Sign a DocuSign, může dokument obsahovat zásady zabezpečení a přístupu, které brání otevření dokumentu ve službě poskytovatele. Mezi nejběžnější zásady patří použité zásady stahování a šifrování. Před zahájením žádosti o podpis se musíte ujistit, že dokument není zašifrovaný a že autor žádosti má oprávnění ke stažení souboru.

Nepovedlo se najít e-maily s požadavkem

Pokud v doručené poště e-mailu nemůžete najít žádost o e-mail, zkontrolujte složku s nevyžádanou poštou nebo nevyžádanou poštou. Vhodné je také označit odesílatele jako bezpečného, aby se budoucí e-maily od stejného odesílatele dostaly přímo do vaší doručené pošty.

Dokument nejde podepsat jako externí příjemce

Když dostanete dokument k podepsání od někoho mimo vaši organizaci, můžete mít přístup k dokumentu a číst ho, ale operace podepisování se nezdaří, když se ho pokusíte podepsat. Jindy možná nebudete mít přístup k dokumentu a nebudete ho moct číst. Pokud máte problémy s podepisováním dokumentu odeslaného někým mimo vaši organizaci, obraťte se na odesílatele, který může problém vyřešit.

Nejde získat přístup k podepsanému dokumentu

Před odesláním žádosti o podpis a po jeho dokončení se provedou kontroly, aby se zajistilo, že odesílatel má oprávnění k zápisu do dokumentu a původní složky, protože konečný podepsaný dokument bude uložen v této složce. Pokud odesílatel ztratí přístup k této složce kdykoli před dokončením podepisování, nemusí mít k podepsanému dokumentu trvale přístup. V tomto scénáři je odesílateli poskytnut dočasný přístup k podepsanému dokumentu na dobu 30 dnů prostřednictvím e-mailu pro dokončení. Pokud chcete získat přístup ke složce a dokumentu, měl by se odesílatel ujistit, že má oprávnění ke čtení původní složky, nebo by měl požádat vlastníka o přístup.

Služba eSignature navíc nemusí být schopna uložit kopii podepsaného dokumentu do původní složky, pokud byla složka omylem odstraněna před dokončením žádosti o podpis.

Abyste se vyhnuli potenciálním problémům, měli byste před zahájením žádosti o podpis zkontrolovat stav a nastavení dokumentů a složek. Ujistěte se, že máte dostatečná oprávnění a role pro přístup k dokumentům a jejich sdílení s zamýšlenými příjemci.

• Zásady ochrany před únikem informací (DLP)
• Microsoft Entra ID nastavení spolupráce
• Nastavení a zásady sdílení SharePointu
• Uživatelská oprávnění a přístup k dokumentům

Nejde vytvořit žádost o podpis v Word

Nemám akci pásu karet eSignature v Word

• Akce pásu karet je dostupná pro Word Desktop v kanálech Beta a Aktuální.

• Pokud chcete kanál změnit, přejděte v Word naKanál aktualizaceúčtu>souboru>.

  

• Vyberte Beta nebo Aktuální kanál.

• Pokud nemáte možnost Aktualizační kanál , správce ji zakázal nebo nemáte oprávnění místního správce. Přečtěte si další informace o možnosti Aktualizační kanál.

Když v Word vyberem akci pásu karet, zobrazí se zpráva, že sharepointový eSignature není povolený.

• Dokument Word musí být umístěn na webu s povoleným sharepointovým eSignature.

• Word není v Centrum pro správu Microsoftu 365 povolená.

  

Zobrazuje se mi zpráva o změně popisku citlivosti

• SharePoint eSignature podporuje nešifrované dokumenty, jako jsou obecné, jiné než obchodní dokumenty, veřejné, důvěrné (jakýkoli uživatel/ bez ochrany), vysoce důvěrné (jakýkoli uživatel/ žádná ochrana) a nešifrované označené dokumenty.

Nemůžu odeslat žádost v Word novým externím podepisujícím

• Váš správce nenakonfiguroval sharepointový eSignature tak, aby odesílal požadavky externím odesílatelům, kteří ve vašem tenantovi nejsou stávajícími hosty.

Jako správce nemám přepínač pro zakázání žádostí o podpisy v souborech PDF

• Funkce PDF eSignature je ve výchozím nastavení povolená a nedá se zakázat, pokud je eSignature SharePointu povolená jako poskytovatel.