Přehled toků obchodního procesu
Vytvořením toku obchodního procesu můžete pomoci zajistit, aby lidé neustále zadávali data a postupovali stejným způsobem pokaždé, když pracují se zákazníkem. Můžete chtít například vytvořit tok obchodního procesu, aby všichni pracovali stejným způsobem s požadavky na služby od zákazníků, nebo požadovat, aby lidé získali schválení faktury před odesláním objednávky. Toky obchodních procesů používají stejnou základní technologii jako jiné procesy, ale funkce, které poskytují, se liší od ostatních funkcí, které procesy využívají. Chcete-li zjistit, jak vytvořit nebo upravit tok obchodního procesu, viz Vytvoření toku obchodního procesu.
Podívejte se na krátké video o tocích obchodního procesu.
Proč se používají toky obchodního procesu
Toky obchodního procesu poskytují uživatelům vodítko k dokončení práce. Poskytují zjednodušenou uživatelskou zkušenost, která vede lidi procesy, které jejich organizace definuje pro interakce, které je třeba dovést k nějakému závěru. Toto uživatelské rozhraní lze přizpůsobit tak, aby uživatelé s různými rolemi zabezpečení mohli používat funkce, které jim při práci nejlépe vyhovují.
Pomocí toků obchodního procesu můžete uživatelům definovat sadu kroků, jejichž dodržení povede k požadovanému výsledku. Tyto kroky představují vizuální indikátor, který informuje uživatele o tom, v které části obchodního procesu se právě nacházejí. Toky obchodního procesu snižují nároky na školení, protože noví uživatelé se nemusejí zabývat otázkou, kterou tabulku musejí použít. Mohou se nechat vést procesem. Toky obchodního procesu můžete nakonfigurovat tak, aby podporovaly společné prodejní metody, které pomohou vašim prodejním skupinám dosáhnout lepších výsledků. Pro skupiny služeb mohou toky obchodního procesu pomoci novým zaměstnancům rychleji se zapracovat a vyhnout se chybám, které by mohly mít za následek nespokojené zákazníky.
Co toky obchodního procesu dokážou
Pomocí toků obchodního procesu můžete definovat sadu fází a kroků , které se následně zobrazí v ovládacím prvku v horní části formuláře.
Každá fáze obsahuje skupinu kroků. Každý krok představuje sloupec pro zadávání dat. Můžete přejít k další fázi pomocí tlačítka Další fáze. V modelem řízených aplikacích můžete pracovat s tok obchodního procesu scénou uvnitř plovoucí nabídky fáze nebo ji můžete připnout na boční panel. Toky obchodních procesů nepodporují rozšíření plovoucí nabídky fáze na boční panel na mobilních zařízeních.
Můžete nastavit, aby byl daný krok povinný, a uživatelé tak budou muset zadat data pro odpovídající sloupec, aby mohli přejít do další fáze. To se běžně nazývá „stage-gating“. Pokud do fáze tok obchodního procesu přidáváte sloupec s obchodními požadavky nebo pro systém, doporučujeme přidat tento sloupec také do formuláře.
Toky obchodního procesu jsou relativně jednoduché ve srovnání s jinými typy procesů, protože kromě jednoduchého rozhraní pro zadávání dat a řízení přístupu do fází neobsahují žádnou podmíněnou obchodní logiku ani automatizaci. Pokud je však zkombinujete s jinými procesy a vlastním nastavením, mohou hrát důležitou roli a ušetřit uživatelům čas, snížit náklady na školení a zlepšit přijetí uživateli.
Poznámka:
Pokud některá fáze, včetně aktuální fáze, vyžaduje sloupce (kromě skrytých sloupců), musíte v těchto fázích vyplnit sloupce před uložením formuláře nebo přechodem do nové fáze. Deaktivované sloupce budou nadále blokovat navigaci ve fázi, pokud jsou prázdné a povinné. Požadované kroky vázané na sloupec Dvě možnosti (Ano/Ne) musí mít hodnotu Ano (true), jinak jsou považovány za prázdné a blokují navigaci ve fázi. Všimněte si, že toto chování se liší od toho, jak jsou obchodní požadovaná pole zpracovávána ve formuláři, kde Ne se nepovažuje za prázdnou hodnotu.
Toky obchodního procesu integrované s jiným vlastním nastavením
Když vy nebo uživatel zadáte data pomocí toků obchodního procesu, změny dat se projeví také v sloupcích formuláře, takže lze okamžitě použít jakoukoli automatizaci zajišťovanou obchodními pravidly nebo skripty ve formulářích. Lze přidat kroky, které nastaví hodnoty pro sloupce, které nejsou ve formuláři přítomné, a tyto sloupce se přidají do Xrm.Page objektového modelu používaného pro skripty formulářů. Všechny pracovní postupy, které jsou zahájeny změnami ve sloupcích obsažených v tok obchodního procesu, se použijí při uložení dat ve formuláři. Pokud je automatizace aplikována pracovním postupem v reálném čase, změny jsou pro uživatele okamžitě viditelné, když jsou data ve formuláři obnovena po uložení řádku.
Ačkoli tok obchodního procesu ovládací prvek ve formuláři neposkytuje žádnou přímou programovatelnost na straně klienta, změny aplikované obchodní pravidla nebo formulářovými skripty jsou automaticky aplikovány na ovládací prvky tok obchodního procesu. Pokud skryjete sloupec ve formuláři, bude tento sloupec skrytý také v ovládacím prvku tok obchodního procesu. Pokud nastavíte hodnotu pomocí obchodní pravidla nebo formulářových skriptů, bude tato hodnota nastavena v rámci tok obchodního procesu.
Souběžné toky procesu
Souběžné spuštěné toky obchodního procesu úpravci umožňuje konfigurovat více obchodních procesů a přidružit je ke stejnému počátečnímu řádku. Uživatelé mohou přepínat mezi více obchodními procesy, které jsou spuštěny souběžně, a pokračovat v práci ve fázi v procesu, ve které předtím skončili.
Systémové toky obchodního procesu
Když je ve vašem Power Platform prostředí zapnuto Povolit aplikace Dynamics 365 , jsou zahrnuty následující toky obchodních procesů. Chcete-li pochopit, jak toky obchodního procesu fungují, měli byste se seznámit s těmito systémovými toky obchodního procesu:
- Prodejní proces od zájemce po příležitost
- Proces od telefonátu po případ
- Prodejní proces
Více tabulek v tocích obchodního procesu
Tok obchodního procesu můžete použít pro jednu tabulku nebo zahrnout více tabulek. Můžete například mít proces, který začíná příležitostí, pak pokračuje nabídkou, objednávkou a pak fakturou, než se nakonec vrátí k uzavření příležitosti.
Můžete navrhnout toky obchodních procesů, které spojí řádky až pro pět různých tabulek do jediného procesu, takže se lidé používající aplikaci mohou soustředit na tok svého procesu spíše než na tabulku, ve které pracují. Mohou tak snadno přecházet mezi řádky související tabulky.
U jedné tabulky lze použít více toků obchodního procesu
Ne každý uživatel v organizaci se řídí stejným procesem a různé podmínky mohou vyžadovat použití jiného procesu. Na jednu tabulku můžete mít až 10 aktivních toků obchodního procesu, takže lze mít příslušný proces pro různé situace.
Určete, která tok obchodního procesu se použije
Toky obchodních procesů můžete přidružit k rolím zabezpečení, takže je mohou zobrazit nebo používat pouze lidé s těmito rolemi zabezpečení. Můžete také nastavit pořadí toků obchodních procesů, abyste mohli řídit, které tok obchodního procesu je nastaveno jako výchozí. Tento postup funguje stejným způsobem jako definování více formulářů pro tabulku.
Pokud někdo vytvoří nový řádek tabulky, seznam dostupných definic aktivních obchodních procesů je filtrován podle role zabezpečení uživatele. První definice aktivovaného obchodního procesu dostupná pro roli zabezpečení uživatele podle seznamu pořadí procesů je ta, která je použita ve výchozím nastavení. Pokud je k dispozici více než jedna definice aktivního obchodního procesu, uživatelé mohou načíst další z dialogu Přepnout proces . Při každém přepnutí procesu přejde aktuálně zobrazený proces do pozadí a je nahrazen vybraným procesem, avšak zachová si svůj stav a lze jej přepnout zpět. Každý řádek může mít několik přidružených instancí procesu (každou pro jinou definici toku obchodního procesu, až do celkového počtu 10). Při načtení formuláře je zobrazen pouze jeden tok pracovního procesu. Když některý uživatel použije jiný proces, může se tento proces ve výchozím nastavení načíst pouze pro konkrétního uživatele.
Aby bylo zajištěno, že se obchodní proces ve výchozím nastavení načte pro všechny uživatele (chování ekvivalentní „připnutí“ procesu), lze při načítání formuláře přidat vlastní klientský skript API (webový zdroj), který konkrétně načte existující instanci obchodního procesu na základě ID definice obchodního procesu.
Důležité informace týkající se toku obchodního procesu
Toky obchodního procesu můžete definovat pouze pro ty tabulky, které je podporují. Musíte také znát omezení počtu procesů, fází a kroků, které mohou být přidány.
Toky obchodního procesu, které volají pracovní postup
Nyní můžete volat okamžité pracovní postupy z toku obchodního procesu. Nakonfigurujete to z tok obchodního procesu návrháře přetažením komponenty pracovního postupu do fáze procesu nebo do sekce Globální pracovní postupy .
Když do tok obchodního procesu zahrnete pracovní postup, který chcete spustit při Opuštění fáze fáze a tato fáze je poslední fází toku, návrhář dá dojem, že pracovní postup je spuštěn po dokončení této fáze. Pracovní postup se však nespustí, protože nedojde k přechodu fáze. Neobdržíte varování ani chybu, která by vám bránila zahrnout pracovní postup na scénu. Když uživatel interaguje s tok obchodního procesu, dokončení nebo opuštění procesu nevede k přechodu fáze, a proto se pracovní postup nespustí. Zvažte následující příklady:
Vytváříte tok obchodní procesu se dvěma fázemi, F1 se připojuje k F2, s pracovním postupem ve fázi F2 a nastavujete aktivační událost na Výstup z fáze.
Vytváříte tok obchodní procesu se třemi fázemi, F1 se připojuje k F2, poté se F2 větví do F3. Vkládáte pracovní postup na F2 a nastavujete aktivační událost na Výstup z fáze.
Pracovní postup se nespustí ani v jednom případě. Chcete-li tento problém vyřešit, přidejte globální pracovní postup a přidejte do něj pracovní postup, který chcete spustit, aby se pracovní postup spustil pro obchodní proces, nikoli pro fázi procesu. Spouštěč pro globální pracovní postup můžete nastavit na Proces opuštěn nebo Proces dokončen , aby se pracovní postup spustil, když uživatel opustí nebo dokončí obchodní proces.
Tabulky, které mohou používat toky obchodního procesu
Toky obchodních procesů můžou používat všechny vlastní tabulky. Následující standardní tabulky mohou také používat toky obchodních procesů. Některé tabulky vyžadují aplikaci Dynamics 365, například Dynamics 365 for Sales nebo Dynamics 365 for Customer Service.
- Obchodní vztah
- Schůzka
- Kampaň
- Aktivita kampaně
- Odpověď na kampaň
- Konkurent
- Kontakt
- Poslat e-mailem
- Nárok
- Faxy
- Případ
- Faktura
- Zájemce
- Dopis
- Marketingový seznam
- Příležitost
- Telefonní hovor
- Produkt
- Položka ceníku
- Nabídka
- Opakovaná schůzka
- Prodejní dokumentace
- Aktivita v sociální síti
- Pořadí
- Uživatelská
- Úkol
- Tým
Chcete-li povolit vlastní tabulku pro toky obchodního procesu, zaškrtněte políčko Toky obchodního procesu (sloupce se vytvoří) v definici tabulky. Tuto akci nelze vrátit zpět.
Poznámka:
Pokud přejdete do fáze toku obchodního procesu obsahující tabulku Social Activity a zvolíte tlačítko Další fáze, zobrazí se možnost Vytvořit. Po kliknutí na tlačítko Vytvořit se načte formulář Aktivita v sociální síti. Ale protože Social Activity není platná hodnota pro možnost Create z uživatelského rozhraní aplikace, nebude možné uložit formulář a zobrazí se chybová zpráva: „Neočekávaná chyba“.
Maximální počet procesů, fází a kroků
Chcete-li zajistit přijatelný výkon a použitelnost uživatelského rozhraní, měli byste si být vědomi určitých omezení, když používáte toky obchodních procesů:
- Pro jednu tabulku můžete mít maximálně 10 aktivovaných toků obchodního procesu.
- Každý proces může obsahovat maximálně 30 fází.
- Procesy s více tabulkami mohou obsahovat maximálně pět tabulek.
Podpora vlastního nastavení pro tabulky toků obchodního procesu
Tok obchodního procesu tabulky se mohou objevit v systému, takže data řádků tabulky mohou být zpřístupněna v mřížkách, pohledech, grafech a dashboardech.
Použijte řádky tabulek toků obchodního procesu pomocí mřížek, zobrazení, grafů a řídicích panelů
S toky obchodních procesů, které jsou k dispozici jako tabulka, můžete pro danou tabulku, jako je potenciální zákazník nebo příležitost, používat pokročilé vyhledávání, pohledy, grafy a řídicí panely pocházející z tok obchodního procesu dat. Správci systému a úpravci mohou vytvořit vlastní mřížky, zobrazení, grafy a řídicí panely toků obchodního procesu podobné těm, které jsou vytvořené pomocí jakékoliv jiné tabulky.
Chcete-li získat přístup k výchozímu zobrazení tok obchodního procesu, přejděte na Power Apps, vyberte Řešení, otevřete požadované řešení a vyberte Objekty> Tabulky a otevřete požadovanou tabulku procesů, například Vést k prodejnímu procesu příležitosti tabulka. Vybrat Pohledy a potom vyberte požadované zobrazení.
Několik výchozích zobrazení je k dispozici, které můžete zobrazit jako graf, jako například zobrazení Prodejní proces aktivní příležitosti.
Interakce s tabulkou toku obchodního procesu z pracovního postupu
S tabulkami toků obchodních procesů můžete pracovat i z pracovního postupu. Můžete například vytvořit pracovní postup pro tok obchodního procesu řádek tabulky změnit Aktivní fáze když sloupec na Příležitost řádek tabulky je aktualizován. Další informace o tom, jak to provést, naleznete na Automatizujte fáze tok obchodního procesu pomocí pracovních postupů.
Spouštění toků obchodních procesů offline
Toky obchodních procesů můžete používat v offline režimu, pokud jsou splněny následující podmínky:
- Tok obchodního procesu se používá z aplikace Power Apps.
- U aplikace Power Apps je povoleno offline použití.
- Tok obchodního procesu zahrnuje jednu tabulku.
Pro tok obchodního procesu, když je aplikace Power Apps offline, jsou konkrétně k dispozici tyto tři příkazy:
- Další fáze
- Předchozí fáze
- Nastavit aktivní fázi
Vyhledávací sloupec ve fázi tok obchodního procesu
Poslední řádky jsou viditelné ve vyhledávacím sloupci pro modelem řízenou aplikaci. Chcete-li zabránit tomu, aby se ve vyhledávání zobrazily naposledy použité položky, postupujte takto:
V návrhář formulářů s formulářem tabulky pro tabulku použitou v tok obchodního procesu vyberte data vyhledávacího sloupce krok z Stromového zobrazení v levém navigačním panelu.
Zaškrtněte Zakázat naposledy použité položky.
Uložte je a publikujte.
Omezení při použití tabulek toku obchodního procesu
V současné době nelze vytvořit vlastní formuláře pro tabulky, které jsou založeny na toku obchodního procesu.
Pokud řešení zahrnuje tabulku toku obchodního procesu, je potřeba danou tabulku před vyexportováním ručně přidat do řešení. V opačném případě se tabulka toku obchodního procesu nezahrne do balíčku řešení. Další informace naleznete v části Vytváření a úprava tabulek.
Přidání tabulky procesů do modelem řízené aplikace může mít za následek omezenou funkčnost. Další informace viz vytváření a úpravách toků obchodních procesů.
Toky obchodních procesů zobrazují název instance tok obchodního procesu, který je nastaven v okamžiku vytvoření tok obchodního procesu. To znamená, že pokud se změní název v definici tok obchodního procesu, nové instance tok obchodního procesu zobrazí aktualizovaný název, ale starší instance tok obchodního procesu zobrazí původní název. Navíc se nezobrazují lokalizované názvy definic tok obchodního procesu.