Arkivere dokumenter

Du kan arkivere salgs-og købsordrer, tilbud, returvareordrer og rammeordrer. Hvis du bruger projektstyringsfunktioner, kan du også arkivere dine projekter. Du kan arkiverer dokumenter og projekter flere gange samt gemme en ny arkiveret version hver gang.

For salgsdokumenter, hvor originalen stadig findes og ikke er bogført, kan du bruge funktionen Gendan, hvis du vil overskrive det med en arkiveret version.

Bemærk

Du kan kun gendanne salgsdokumenter og projekter. Handlingen er ikke tilgængelig for arkiverede købsdokumenter.

Du kan genbruge indholdet i arkiverede dokumenter, hvis originalen er slettet, ved at kopiere dataene, for eksempel med handlingen Kopiér fra dokument.

Sådan konfigurerer du automatisk dokumentarkivering

Du kan automatisere arkivering for at oprette en ny version af det arkiverede dokument, når nogen udfører følgende opgaver:

• Ændrer eller sletter et dokument eller et projekt.
• Udskriver, henter eller sender et dokument med e-mail.
• Konverterer et tilbud til en ordre eller en faktura.
• Bogfører en ordre.

I følgende procedure beskrives, hvordan du konfigurerer automatisk arkivering af salgsdokumenter fra siden Salgsopsætning. Trinene er de samme for alle købsdokumenter og projekter. Hvis du har købt dokumenter, skal du bruge siden Køb og Gæld. For projekter skal du bruge siden Projektopsætning.

1. Vælg det ikon, angiv Salgsopsætning, og vælg derefter det relaterede link.
2. I oversigtspanelet arkivering skal du angive, om der skal slås automatisk arkivering til de forskellige typer salgsdokumenter. Placer markøren over et felt for at se en kort beskrivelse.

I følgende tabel beskrives indstillingerne for feltet Arkivér tilbud.

Indstilling	Beskrivelse
Aldrig	Arkivér aldrig salgstilbud, når de er slettet.
Spørgsmål	Spørg brugeren om at vælge, om salgstilbud skal arkiveres, når de slettes.
Altid	Arkivér automatisk salgstilbud, når de slettes.

Sådan arkiveres en salgsordre manuelt

Nedenstående procedure beskriver, hvordan du arkiverer en salgsordre manuelt. Trinene er de samme for alle de dokumenter og projekter, du kan arkivere.

1. Vælg ikon, skriv Salgsordrer, og vælg derefter det relaterede link.
2. Åbn en salgsordre, som du vil arkivere.
3. Vælg handlingen Arkivér bilag.

Salgsordren arkiveres. Du kan se den på siden Arkiverede salgsordrer.

Sådan gendannes et ikke-bogført dokument eller projekt fra arkivet

Følgende procedure beskriver, hvordan du gendanner en arkiveret salgsordre tilbage til den oprindelige salgsordre. Gendannelse af et dokument er kun muligt, når det oprindelige dokument ikke er bogført. Fremgangsmåden er den samme for alle ordrer, rammeordrer, returvareordrer og tilbud samt for projekter.

1. Vælg det ikon, skriv Salgsordrearkiver, og vælg derefter det relaterede link.
2. Vælg den arkiverede salgsordre eller en version af den, som du vil gendanne, og vælg derefter handlingen Gendan.

Oplysningerne i den oprindelige salgsordre eller projekter erstattes med oplysningerne fra den valgte arkiverede version.

Slette arkiverede versioner

Brug en opbevaringspolitik til at rydde op i arkiverede versioner, som du ikke længere har brug for. Opbevaringspolitikker lader administratorer definere, hvor lang tid de vil gemme data. De kan f.eks. oprette en politik, der sletter data efter en udløbsdato. Du kan få mere at vide i Definere opbevaringspolitikker.

Der er et par ting, du skal være opmærksom på, når du opretter opbevaringspolitikker for arkiverede dokumenter og projekter:

• Hvis det oprindelige dokument ikke er slettet, sletter Business Central ikke arkiverede versioner. Arkiverede versioner udløber ikke, så længe originalen findes.
• Når du konfigurerer opbevaringspolitikken, kan du angive, at politikken skal slette alle arkiverede versioner, undtagen den seneste. Du kan f.eks. have 10 versioner og vil beholde en kopi af den seneste.
• Business Central beregner udløbsdatoen for dokumenter baseret på datoen for den senest arkiverede version.

Se også

Spore bilagslinjer
Salg
Generelle forretningsfunktioner
Arbejd med Business Central

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her