Opsætte forudbetalinger
Du bruger forudbetalinger, når:
- Du kræver, at dine kunder skal betale, før du sender en ordre til dem.
- Din kreditor kræver, at du indsender betalingen, før de leverer en ordre til dig.
Forudbetalinger sætter dig i stand til at fakturere og opkræve depositum fra debitorer eller at sende depositummerne til kreditorer og til at sikre, at alle delvise betalinger bogføres i forhold til en faktura. Du kan finde flere oplysninger i Oprette forudbetalingsfakturaer.
Inden du kan bogføre forudbetalingsfakturaer, skal du oprette bogføringskonti i finansposterne, og du skal oprette nummerserier for forudbetalingsdokumenterne. Du skal angive en konto til forudbetalinger, der vedrører salg, og en konto til forudbetalinger, der vedrører køb. Du kan angive de samme bogføringskonti for alle forudbetalinger, der vedrører alle virksomhedsbogføringsgrupper eller produktbogføringsgrupper. Du kan også angive specifikke konti til bestemte bogføringsgrupper for henholdsvis salg og indkøb. Den bedste metode afhænger af virksomhedens krav til sporing af forudbetalinger.
Du kan definere den procentdel af linjebeløbet, der skal faktureres for forudbetaling - for en debitor eller kreditor, for alle varer eller udvalgte varer. Når du har fuldført opsætningen, kan du generere forudbetalingsfakturaer fra salgs- og købsordrer. Du kan bruge standardprocenterne for hver salgs- eller indkøbslinje, eller du kan ændre beløbene efter behov. Du kan f.eks. angive et samlet beløb for hele ordren.
Bemærk
Det anbefales, at du ikke bruger en forudbetalingsprocent på 100 % i følgende tilfælde:
- Hvis du befinder dig i Nordamerika. Grundet beregningsmåden for moms kan en forudbetalingsprocent på 100 % medføre problemer med forudbetalingsfakturaer.
- I alle områder hvis du manuelt fratrækker en kontantrabat fra fakturaen. Vil en forudbetalingsprocent på 100 % ikke automatisk efterlade et beløb, hvorfra rabatten skal fratrækkes.
Når du bruger en forudbetaling på 100 %, er Business Central det måske nødvendigt at oprette afrundingsposter. Når det sker, skal du vælge en finanskonto i feltet Fakturaafrundingskonto på siden Debitorbogføringsgrupper. Dette gælder også, hvis du ikke har aktiveret til/fra-feltet Fakturaafrunding på siden Salgsopsætning. Hvis du ikke angiver en konto, kan du ikke bogføre forudbetalingsfakturaer.
Det forudbetalte beløb tilhører køberen, indtil de modtager varerne eller tjenesterne. Du skal oprette finanskonti, så forudbetalingsbeløbene kan tilbageholdes, indtil du bogfører den endelige faktura. Salgsforudbetalinger skal registreres på en passivkonto, indtil varerne leveres. Købsforudbetalinger skal registreres på en aktivkonto, indtil varerne modtages. Du skal også oprette en separat finanskonto til hvert moms-id.
Vigtigt
Afhængigt af dit land/område kan det være nødvendigt med yderligere konfiguration. Du kan finde yderligere oplysninger på listen over relaterede artikler i afsnittet Se også.
Sådan føjes forudbetalingskonti til bogføringsopsætning
Vælg
ikon, skriv Bogføringsopsætning, og vælg derefter det relaterede link.På siden Bogføringsopsætning skal du udfylde følgende felter for de relevante linjer:
- Forudbetalingskonto for salg
- Forudbetalingskonto for køb
Hvis du ikke allerede har angivet finanskonti til forudbetalinger, kan du åbne siden Finanskontooversigt fra det relevante kontofelt.
Sådan oprettes nummerserier til forudbetalingsdokumenter
Vælg
ikon, angiv Salgsopsætning, og vælg derefter det relaterede link.Udfyld følgende felter i oversigtspanelet Nummerserie på siden Salgsopsætning.
- Bogførte forudbetalingsfakturanr.
- Bogførte forudbetalingskreditnotanr.
Vælg
ikon, angiv Købsopsætning og derefter vælge det relaterede link.Udfyld følgende felter i oversigtspanelet Nummerserie på siden Købsopsætning.
- Bogførte forudbetalingsfakturanr.
- Bogførte forudbetalingskreditnotanr.
Bemærk
Du kan bruge samme nummerserie til forudbetalingsfakturaer som til almindelige fakturaer, eller du kan bruge forskellige serier. Hvis du bruger forskellige serier, må der ikke være ens numre i serierne; dvs. numre, der optræder i begge serier.
Sådan opretter forudbetalingsprocenter til varer, debitorer og kreditorer
Hvis du opretter en standardforudbetalingsprocent til en vare, kan den bruges til alle kunder, en bestemt kunde eller en debitorprisgruppe. Hvis du ikke vil anvende den samme forudbetalingsprocent på alle debitorer, skal du angive, hvilke debitorer, eller hvilke debitorprisgrupper forudbetalingsprocenten gælder for.
- Vælg ikon, skriv Varer, og vælg derefter det relaterede link.
- Vælg en vare, og vælg derefter handlingen Forudbetalingsprocenter – salg.
- På siden Forudbetalingsprocenter - salg skal du udfylde felter efter behov. Placer markøren over et felt for at se en kort beskrivelse.
Til en kunde eller leverandør kan du oprette én standardforudbetalingsprocent, der gælder for alle varer og alle former for salgslinjer. Du angiver procentdelen af debitor- eller kreditorkortet. Følgende procedure viser, hvordan du angiver en forudbetalingsprocent for en debitor, men lignende trin gælder for kreditorer.
- Vælg ikonet ikon, skriv Kunder, og vælg derefter det relaterede link.
- Åbn kortet for en debitor.
- I oversigtspanelet Betalinger skal du udfylde feltet Forudbetaling i %.
- Gentag trinene for andre debitorer eller for kreditorer.
Tip
Du kan også få adgang til siden Forudbetalingsprocenter - salg fra debitor-eller kreditorkortet.
Sådan afgøres det, hvilken forudbetalingsprocent der har højeste prioritet
I en ordre kan der være én forudbetalingsprocent i salgshovedet og en anden procent for varerne på linjerne. For at afgøre, hvilken forudbetalingsprocent der gælder for hver enkelt salgslinje, søger Business Centralog anvender den første standardprocent i følgende rækkefølge:
- En forudbetalingsprocent for varen på linjen og for den kunde, som ordren vedrører.
- En forudbetalingsprocent for varen på linjen og for den debitorprisgruppe, som kunden tilhører.
- En forudbetalingsprocent for varen på linjen for alle kunder.
- Forudbetalingsprocenten i salgs- eller købshovedet.
Med andre ord gælder forudbetalingsprocenten på kundekortet kun, hvis der ikke er oprettet andre forudbetalingsprocenter for varen. Hvis du ændrer indholdet i feltet Forudbetaling i % i salgs- eller købshovedet, efter linjerne er oprettet, opdateres forudbetalingsprocenten dog på alle linjer. Opdateringen gør det nemt at oprette en ordre med en fast forudbetalingsprocent, uanset hvilken procent der er oprettet for varerne.
Sådan frigives salgsordrer automatisk, når forudbetalinger anvendes
Du kan spare tid ved at oprette en Opgavekøpost, som automatisk frigiver salgsordrer, der kræver forudbetaling, efter at der er anvendt betalinger. Når du automatiserer processen, bliver du ved med at frigive salgsordren.
- Vælg ikon, angiv Salgsopsætning, og vælg derefter det relaterede link.
- I feltet Frekvens for automatisk opdatering af forudbetaling skal du angive, hvor ofte opgavekøposten skal køre.
Tip
Når du er her, skal du overveje at tilføje en sikkerhedsforanstaltning mod levering eller fakturering af salgsordrer, der har ubetalte premayment beløb. Hvis du aktiverer funktionen Kontroller forudbetaling ved bogføring, kan Business Central forhindre, at personer bogfører ordrer med udestående forudbetalingsbeløb.
- Vælg ikon, indtast Poster for jobkøer, og vælg derefter det relaterede link.
- Konfigurer Opdateret Afventer forudbetaling af Salg-opgavekø, f. eks. ved at bruge indstillingerne i oversigtspanelet Gentagelse til at planlægge, hvor ofte den skal køres. Du kan finde flere oplysninger i Bruge opgavekøer til at planlægge opgaver.
Se også
Fakturere forudbetalinger
Gennemgang: Opsætning og fakturering af salgsforudbetalinger
Beregne moms af varer og ydelser på forudbetalinger i Australien
Beregne moms af varer og ydelser på forudbetalinger i New Zealand
Om Finans og kontoplanen
Finans
Arbejd med Business Central