Tilbagevendende fakturering

Du fakturerer kontrakter fra siden Tilbagevendende fakturering. Først opretter du et faktureringsforslag, som er baseret på, at bogføringsdokumenterne, f.eks. fakturaer og kreditnotaer, i et andet trin. Hvis du vil vide mere om bogføring af dokumenter, skal du Bogføre dokumenter. Faktureringen eller oprettelsen af faktureringsforslaget er baseret på kontraktlinjerne under hensyntagen til datoen i feltet Næste faktureringsdato. Du kan få mere at vide ved at gå til Administrere kontrakter, serviceobjekter og serviceforpligtelser.

Arbejde med faktureringsforslag

Siden Tilbagevendende fakturering er struktureret på følgende måde:

• Filterområde
  • En faktureringsskabelon kan vælges her.
  • Faktureringsdatoen er foruddefineret af faktureringsskabelonen, men kan ændres. Brug den til at foreslå de relevante kontraktlinjer til fakturering baseret på feltet Næste faktureringsdato (fra kontraktlinjen).
  • Via faktureringsrytmen bringer hver kontraktlinje oplysningerne op til hvilken dato de skal faktureres som standard. Via feltet Fakturering til dato kan dette angives (forskelligt) for alle linjer, der skal oprettes. Dette kan medføre, at den periode, der skal faktureres, forkortes eller også forlænges. Feltet er også foruddefineret via faktureringsskabelonen og kan også ændres. Ved hjælp af en begrænsning kan det f.eks. opnås, at kontraktvarer, der tilføjes i løbet af et regnskabsår, kun faktureres indtil slutningen af året/regnskabsåret for igen at have en ensartet faktureringsrytme for den næste faktureringsperiode.
• Handlinger
  • Opret faktureringsforslag Handlingen gennemgår alle kontraktlinjer og foreslår de serviceforpligtelser, der skal faktureres, baseret på Næste faktureringsdato og Fakturering til dato. Hvis du ændrer faktureringsskabelonen og kalder den igen, kan du føje flere linjer til faktureringsforslaget. Hvis Næste faktureringsdato er længere end faktureringsdatoen, ignoreres denne linje. Hvis den næste faktureringsdato er tidligere end faktureringsdatoen, skal den tilsvarende periode (under hensyntagen til faktureringsrytmen) faktureres.
  • Opret dokumenter Handlingen opretter kontraktfakturaer eller kreditnotaer for de viste linjer, som der endnu ikke findes bilag til.
  • Ryd faktureringsforslag Ved at kalde denne handling kan faktureringsforslaget slettes. Derefter følger en forespørgsel, hvor du bliver spurgt, om hele faktureringsforslaget eller kun de linjer, der er tilføjet af den aktuelt valgte faktureringsskabelon, skal slettes.
  • Slet dokumenter Handlingen sletter alle genererede kontraktfakturaer eller kreditnotaer for de faktureringslinjer.
  • Skift faktureringsdato Via denne handling kan datoen i feltet Fakturerings til justeres individuelt. Samtidig genberegnes servicebeløbet. Handlingen udføres for alle markerede linjer.
  • Slet faktureringslinje Denne handling bruges til at slette alle markerede linjer.
  • Opdater Denne handling opdaterer linjerne, f.eks. hvis der vises advarsler der. Hvis årsagen til advarslen ikke længere er angivet, trækkes advarslen tilbage.
  • Naviger
  • Debitor/kreditor Handlingen åbner debitoren eller kreditoren kort for den aktuelle linje.
  • Kontrakt Handlingen åbner kontrakt kort for den aktuelle linje.
  • Serviceobjekt Handlingen åbner serviceobjektet for den aktuelle linje.
  • Kontraktlinjedimensioner Bruges til at få vist de dimensioner, der er gemt på den tilknyttede kontraktlinje.
• Faktureringsforslagslinjer
  • Linjerne i faktureringsforslaget indeholder oplysninger om de linjer, der skal faktureres.
  • Ud over kontraktansat og kontrakten vises der også oplysninger om serviceobjektet og de serviceforpligtelser, der skal faktureres.
  • Når Opret faktureringsforslag kaldes, oprettes der en eller flere linjer for hver serviceforpligtelse baseret på Næste faktureringsdato og Faktureringsdato. Der oprettes altid flere linjer, hvis faktureringsrytmen for kontraktlinjen passer flere gange ind i perioden mellem Næste faktureringsdato og Fakturering til dato. Hver linje indeholder oplysninger om faktureringsperioden (felterne Fakturering fra og Fakturering til) og priser (felterne Servicebeløb, Pris, Antal og Rabat). Ved hjælp af denne metode kan ingen kontraktlinje, der skal faktureres, overses (så længe filterkriterierne fra faktureringsskabelonen er korrekte), da alle tidligere kontraktlinjer automatisk er en del af filteret.
  • Det er muligt at definere en gruppering for faktureringsforslaget i faktureringsskabelonen (se næste afsnit). Hvis der er angivet en gruppering i den aktuelt valgte Standard, kan faktureringsforslagslinjerne udvides og skjules baseret på dette kriterium. Dette gøres ved hjælp af dobbeltpilen ud for overskriften Partnernavn. Derudover kan individuelle blokke også udvides og kollapses. Dette gøres ved hjælp af enkeltpilen ud for feltet Partnernavn på linjen.
  • Hvis der allerede er oprettet et bogføringsdokument (faktura eller kreditnota), vises det via Bilagstype og Bilagsnr.. Klik på Bilagsnr. åbner bogføringsdokumentet.

Drikkepenge

Ved at ændre faktureringsskabelonen og genåbne siden Opret faktureringsforslag kan du udvide faktureringsforslaget stykke for stykke. På denne måde kan du f.eks. oprette kollektive fakturaer for flere kontrakter, selvom kontrakterne findes via forskellige faktureringsforslag.

Faktureringsskabeloner

Hvis du vælger AssistEdit i feltet Faktureringsskabelon, alle tilgængelige faktureringsskabeloner vises. Hver faktureringsskabelon kræver en entydig kode og beskrivelse samt filterkriterier og standardindstillinger for datoberegning. Standarddatoberegningen angives i form af datoformler. De faktiske datoværdier beregnes derefter ud fra arbejdsdatoen, når en faktureringsskabelon vælges/anvendes. Dette gør det muligt at bruge standardindstillingerne igen og igen.

Brug feltet Partner til at angive, om denne standard bruges til at fakturere serviceforpligtelser for debitoren (debitorværdi) eller kreditoren (kreditorværdi).

Hvis du vil bruge en faktureringsskabelon, skal du angive filterkriterier. Kriterierne bestemmer de serviceforpligtelser, der skal faktureres. Du kan definere filtre ved hjælp af handlingen Rediger filter. Åbner en side, hvor du kan angive filterkriterie. Ud over de forudindstillede kriterier kan du tilføje kriterier som kontrakttype, ansvarlig bruger eller sælger. Når du vælger OK på filtersiden, gemmes kriterierne i faktureringsskabelonen. Dette skal erkendes ved, at der i feltet Kontraktfilter er angivet en krog.

I feltet Faktureringsdatoformel skal du angive en datoformel, som skal fortolkes, når faktureringsskabelonen bruges i feltet Faktureringsdato. Dette felt bruges derefter til at filtrere de serviceforpligtelser, der skal faktureres (baseret på næste faktureringsdato), når forslagslinjerne oprettes. Hvis der ikke er angivet en datoformel, anvendes arbejdsdatoen på den tilbagevendende fakturering.

I feltet Formel for fakturering til dato skal du angive en datoformel, som skal fortolkes, når faktureringsskabelonen bruges i feltet Fakturering til dato. Dette felt bruges derefter til at angive slutdatoen for faktureringen i de serviceforpligtelser, der skal faktureres. Hvis der ikke er angivet en Dateformel, vil feltet i Tilbagevendende fakturering også være tomt, og linjerne vil blive foreslået baseret på oplysningerne i kontraktlinjen.

Feltet Kun mine forslag kan bruges til at filtrere faktureringsforslaget til de linjer, som brugeren har oprettet.

Feltet Gruppér efter styrer, om linjerne i faktureringsforslaget vises i grupper. Ud over ingen gruppering er valgmulighederne Kontrakt og Kontraktpartner tilgængelige. Hvis der er valgt Kontrakt, vises alle faktureringslinjer i en kontrakt grupperet. Grupperingsniveauet vises med fed skrift. Desuden viser felterne Fakturering fra og Fakturering til den samlede (grupperede) periode, og feltet Servicebeløb viser summen af de tilknyttede servicebeløb.

Bemærkning

Hver kontraktlinje kan kun medtages i et faktureringsforslag én gang pr. faktureringsperiode. Hvis en anden bruger allerede har oprettet en faktureringslinje for en periode, og det aktuelle faktureringsforslag bruger en standard, hvor indikatoren Kun mine forslag er angivet, kan den aktuelle bruger ikke oprette linjen igen for sig selv.

Opret bogførte dokumenter

Når du har oprettet faktureringsforslaget, kan du bruge handlingen Opret dokumenter til at oprette fakturaer eller kreditnotaer for de viste linjer, som der endnu ikke findes bilag til. Siden med samme navn åbnes, hvor specifikationer for de dokumenter, der skal oprettes, kan laves. F.eks. kan både Bilagsdato og Bogføringsdato angives. Du kan også vælge Bogfør dokument til for at bogføre det oprettede dokument direkte. Desuden kan Dokumenter pr. bruges til at angive, om bogføringsdokumenterne skal oprettes pr. kontrakt, pr. kontraktpartner eller pr. fakturamodtager.

• Kontrakt Der oprettes en separat faktura for hver kontrakt. Derved overtages alle misligholdelser fra den respektive kontrakt.
• Der oprettes kontraktpartnerfakturaer for hver kontraktpartner. Betalingsbetingelser, betalingsmetoder osv. tages fra debitoren. Fakturaer oprettes kun separat for kontrakterne, hvis valutaen eller Detaljer for kontraktfakturaer er forskellige.
• Fakturamodtager Der oprettes fakturaer for hver fakturamodtager. Betalingsbetingelser, betalingsmetoder osv. tages fra debitoren. Fakturaer oprettes kun separat for kontrakterne, hvis valutaen eller Detaljer for kontraktfakturaer er forskellige.

Hvis du vil vide mere om bogføring af dokumenter, skal du gå til Bogføre dokumenter.

Drikkepenge

Kontraktlinjer, der skal faktureres på forhånd og bagud, kan foreslås til fakturering via forskellige faktureringsskabeloner, hvis det er nødvendigt. Dette er muligt via interaktionen mellem Næste faktureringsdato og Faktureringsdato, forudsat at der ikke bruges nogen Fakturering til. Alternativt eller derudover kan de kontrakter, der skal faktureres forskelligt, også skelnes fra hinanden ved hjælp af forskellige typer kontrakter. Hvis du vil vide mere, skal du gå til Kontrakttyper. Kontrakttypen kan bruges som filter i faktureringsskabeloner.

Behov for at opdatere

Tilbagevendende fakturering har en mekanisme på flere niveauer til at forhindre datauoverensstemmelser. Hvis der på nogen måde foretages ændringer af en serviceforpligtelse eller kontraktlinje, mens der allerede er oprettet linjer i faktureringsforslaget, fremhæves disse linjer to gange i faktureringsforslaget. På den ene side vises linjerne med rødt og fed, og på den anden side modtager de en indikator i feltet Opdatering påkrævet, hvilket viser, at en opdatering af linjerne er nødvendig. Ved opdatering hentes de ændrede værdier fra serviceforpligtelserne eller kontraktlinjerne. Opdateringen kan udføres ved at køre en af handlingerne Opret faktureringsforslag eller Opdater. Så længe opdateringen ikke er udført, kan der ikke oprettes bogføringsdokumenter (faktura/kreditnota).

Hvis der allerede findes et ikke-bogført dokument, kan der ikke foretages ændringer af serviceforpligtelserne eller kontraktlinjerne. En tilsvarende fejlmeddelelse vises.

Kun ændringer, der ikke er faktureringsrelevante, kan foretages i selve bogføringsdokumentet. Der kan f.eks. foretages ændringer i beskrivelsen af linjerne, eller der kan tilføjes nye linjer. For alle andre ændringer skal bogføringsdokumentet først slettes, ændringerne af kontraktlinjen (eller serviceforpligtelserne), derefter skal faktureringslinjerne opdateres, og dokumentet skal genoprettes.

Det er desuden ikke muligt at oprette flere bogføringsdokumenter for samme faktureringslinje.

Bemærkning

I det øjeblik der oprettes et faktureringsforslag for en kontraktlinje, vises den aktuelle status i feltet Næste faktureringsdato. Hvis faktureringslinjen slettes (eller faktureringsperioden ændres), nulstilles feltet automatisk (eller angives på baggrund af den ændrede faktureringsperiode).

En kreditnota til en kontraktfaktura nulstiller også feltet Næste faktureringsdato. For at sikre konsistens i kontraktlinjen og serviceforpligtelserne skal kreditterne være kronologiske, når der krediteres flere kontraktfakturaer.

Relaterede oplysninger

Administration af kontrakter, serviceobjekter og serviceforpligtelser