Oprette nummerserie
For hver af de virksomheder, som du opretter, skal du knytte entydige id-koder til ting som finanskonti, debitor- og kreditorkonti, fakturaer og andre dokumenter. Nummerering er ikke kun vigtig til identifikation. Et veludviklet nummereringssystem gør det også nemmere at administrere og foretage analyse i virksomheden og kan reducere antallet af dataindtastningsfejl.
Vigtigt
Det er som standard ikke tilladt at have huller i nummerserier, fordi den nøjagtige historik over økonomiske transaktioner i henhold til lovgivningen skal være tilgængelig for revision og derfor skal følge en ubrudt rækkefølge uden slettede numre.
Hvis du vil tillade huller i visse nummerserier, skal du rådføre dig med din revisor eller regnskabschef for at sikre, at du overholder de juridiske krav i dit land/område. Du kan finde flere oplysninger i Huller i nummerserier.
Note
Det anbefales, at du bruger samme nummerseriekoder, som du kan se vist på siden Nummerserieoversigt i demoregnskabet CRONUS. Koder som K-FAK+ giver muligvis ikke mening for dig, men Business Central har en række standardindstillinger, som afhænger af disse nummerseriekoder.
Du kan oprette et nummereringssystem ved at oprette en eller flere koder for hver type stamdata eller dokument. Du kan f.eks. oprette en kode til nummerering af debitorer, en anden kode til nummerering af salgsfakturaer og en anden kode til nummerering af dokumenter i finanskladder. Når du opretter en kode, skal du konfigurere mindst én nummerserielinje. Nummerserielinjen indeholder oplysninger som f.eks. det første og sidste nummer i serien og startdatoen. Du kan oprette mere end en nummerserielinje pr. nummerseriekode med en anden startdato for hver linje. Nummerserierne er fortløbende, hvor hver serie starter på den pågældende startdato.
Bemærkning
Et tals maksimale længde i en nummerserie er 20 tegn. Der kan være situationer, hvor Business Central vil tilføje et nummer med et systemgenereret id. Når dokumenter som f.eks. fakturaer bruges til at udligne transaktioner, f.eks. betalinger, genererer Business Central id'er for de udlignede transaktioner. Id'et består af et nummer fra en nummerserie og et systemtildelt id på seks tegn, f.eks. -12345. Hvis du forventer at skulle behandle mere end 9999 dokumenter i bank- eller GIRO-kladder eller indbetalingskladder, skal du oprette en nummerserie til disse typer dokumenter, hvor numrene indeholder mindre end 14 tegn.
Normalt vil du indstille dine nummerserier til automatisk at indsætte det næste fortløbende nummer på nye kort eller i dokumenter, du opretter. Men du kan også konfigurere en nummerserie til at tillade, at du manuelt angive det nye nummer. Hvis du vil angive numre manuelt, skal du aktivere til/fra-feltet Manuel nummerering.
Hvis du vil bruge mere end én nummerseriekode til en type stamdata - hvis du f.eks. vil bruge forskellige nummerserier til forskellige varekategorier - kan du bruge nummerserierelationer.
Få hjælp fra Copilot
Funktionen Foreslå nummerserier med Copilot kan hjælpe administratorer med at oprette og vedligeholde nummerserier for alle objekter og dokumenter i Business Central baseret på struktureret input eller naturligt sprog. Du kan få mere at vide om denne AI-baserede funktion ved at gå til Foreslå nummerserier med Copilot.
Huller i nummerserier
Ikke alle de poster, du opretter i Business Central, er økonomiske transaktioner, der skal bruge fortløbende nummerering. Du kan f.eks. tildele nummerserier til debitorer, salgstilbud og lageraktiviteter er eksempler på poster, der tildeles et nummer fra en nummerserie, men som ikke er underlagt økonomisk revision og/eller kan slettes. For disse nummerserier kan du markere afkrydsningsfeltet Tillad huller i numre på siden Nummerserielinjer. Denne indstilling kan også ændres, når nummerserien er oprettet. Du kan finde flere oplysninger i Sådan opretter du en ny nummerserie.
Funktionsmåde for nummerserien. felt på dokumenter og kort
På salgs-, købs-og overflytnings- og servicedokumenter og på alle kort kan feltet Nr. udfyldes automatisk fra en foruddefineret nummerserie, eller du kan tilføje dem manuelt. Men i visse tilfælde er feltet Nr. feltet er usynligt for at forhindre dig i at redigere det.
Feltet Nr. kan udfyldes på tre måder:
Hvis der kun findes én nummerserie for typen af dokument eller kort, hvor afkrydsningsfeltet Standardnumre er markeret, og afkrydsningsfeltet Manuel nummerering ikke er markeret, udfyldes feltet automatisk med det næste nummer i serien, og feltet Nummer. Feltet Nr. kan ikke ses på kortet eller dokumentet.
Selvom du definerer skabeloner med forskellige nummerserier til debitorer, er den nummerserie, der er defineret på siden Salgsopsætning konfigureret på denne måde, og feltet Nr. er usynligt på debitorkortet, uanset hvilken type du bruger. Det samme gælder for andre kort og dokumenter.
Bemærkning
Hvis nummerserien ikke fungerer, f.eks. fordi den har nået det sidst definerede nummer i intervallet, vises feltet Nr., hvor du manuelt kan angive et nummer. Du kan løse problemer på siden Nummerserie.
Hvis der findes mere end én nummerserie for typen af dokument eller kort, og feltet Standardnumre ikke er udfyldt for den tildelte nummerserie, vises Nr., og du kan gå til siden Nummerserier, og vælge den nummerserie, du vil bruge. Det næste nummer i serien indsættes derefter i feltet Nr..
Hvis du har ikke har angivet en nummerserie for købsdokumentet eller kortet, eller hvis feltet Manuel nummerering er valgt for nummerserien, er feltet Nr. synligt, og du skal angive alle numre manuelt. Du kan angive op til 20 alfanumeriske tegn.
Når du åbner et nyt dokument eller kort, der findes en nummerserie for, åbnes siden Konfiguration af nummerserie, så du kan oprette en nummerserie for denne type dokument eller kort og fortsætte med arbejdet.
Bemærkning
Hvis du har brug for at aktivere Manuel nummerering for f.eks. nye varekort, der er oprettet med en dataoverførselsproces, som har skjult vinduet Nr., skal du gå til siden Lageropsætning, og vælge Varenumre for at åbne og angive de relaterede nummerserier til Manuelle numre.
Det samme gælder, hvis du bruger funktioner til servicestyring. Du kan løse problemet ved at gå til siden Serviceopsætning og vælge feltet Serviceartikelnumre for at indstille nummerserien til Manuel nummerering.
Sådan opretter du en ny nummerserie
- Vælg ikonet
, angiv Nummerserier, og vælg derefter det relaterede link. - Vælg handlingen Ny.
- Udfyld felterne på den nye linje efter behov. Placer markøren over et felt for at se en kort beskrivelse.
- Vælg handlingen Linjer.
- På siden Nummerserielinjer skal du udfylde felterne for at definere den faktiske brug og indholdet af den nummerserie, du oprettede i trin 2.
- Gentag trin 5 for så mange forskellige anvendelser af nummerserien, du har brug for. Feltet Startdato angiver, hvilken nummerserielinje der er aktiv.
Tip
Hvis du vil tillade, at brugere angiver numre manuelt, når de registrerer en ny kunde eller leverandør, skal du f. eks. vælge feltet Manuel nummerering på selve nummerserien. Ryd feltet, hvis du vil undgå manuel nummerering.
Du kan tildele nummerserier til de skabeloner, som du opretter til de forskellige typer debitorer og kreditorer, som dine sælgere og indkøbere oftest tilføjer. Hvis det er tilfældet, skal du oprette de relevante nummerserier, knytte dem gennem forhold og derefter tilføje den første nummerserie i den relevante relation til den relevante opsætningsside. Når en bruger opretter en kunde, vælger han derefter den relevante skabelon, og den nye debitor får et nummer, der er tildelt fra den nummerserie, der er defineret for den pågældende skabelon.
Sådan oprettes relationer mellem nummerserier
Hvis du har oprettet mere end en nummerserie for samme slags grundlæggende oplysninger eller transaktioner, kan du oprette relationer mellem serier. Denne funktion kan være en hjælp ved valg af koder, når du bruger et nummer. Når du forbinder en gruppe af nummerserier, knytter du alle de relaterede serier til den samme nummerserie. Du kan derefter angive koden i et felt i oversigtspanelet Nummerering på en af en opsætningssiderne, f. eks Salgsopsætning.
- Vælg ikonet , angiv Nummerserier, og vælg derefter det relaterede link.
- Vælg linjen med den nummerserie, du vil oprette relationer for, og vælg derefter Relationer.
- I feltet Seriekode skal du indtaste koden for de antal serier, du vil knytte til de serier, du valgte under trin 2.
- Tilføj en linje for hver kode, du vil knytte til den valgte nummerserie.
- Luk siden.
Når du derefter opretter noget, der kræver et nummer, kan du bruge de relationer, du har oprettet, til at vælge mellem de relaterede nummerserier.
Sådan definerer du, hvor en nummerserie skal bruges
Følgende procedure viser, hvordan du konfigurerer nummerserier for området Salg. Trinene er som for andre områder.
- Vælg ikonet , angiv Salgsopsætning, og vælg det relaterede link.
- På siden Salg i oversigtspanelet Nummerserie skal du vælge den ønskede nummerserie for hvert salgskort eller dokument.
Det valgte nummer udfylder feltet Nr. på kortet eller dokumentet i overensstemmelse med de valgte indstillinger.