Finanskoder

Efter transaktioner er bogført, er det almindeligt, at organisationer kræver indsigti reskontrodata, så de regnskabsposter, der er genereret ud fra disse transaktioner, kan analyseres. I dag bruger organisationer felter som f.eks. dokumentnummer, beskrivelse eller økonomiske dimensioner til at spore reskontrodata i finansbogholderiet, fordi det er svært at navigere i datamodellen for reskontrodataene. De typer af reskontrodata, der ofte spores, omfatter salgsordre- eller indkøbsordrenumre, kreditor- eller debitornavne, betalingsreferencer, fakturanumre eller referencenumre fra eksterne transaktioner, der importeres til Microsoft Dynamics 365 Finance. Ud over at blive brugt til analyse, bruges reskontrodataene til processer som finansudligning.

Funktionen Finanskoder (koder) eliminerer behovet for at bruge dokumentnumre, beskrivelser eller økonomiske dimensioner ved at lade en organisation oprette og indtaste op til 20 brugerdefinerede felter på transaktioner. Disse felter gemmes derefter på de regnskabsposter, der oprettes for transaktionerne. Kodeværdierne gemmes dog ikke i reskontrotabeller som f.eks. debitor- eller kreditortransaktionstabellen.

Koder blev introduceret i 10.0.32-versionen af Dynamics 365 Finance. I hver ny version vil koder blive implementeret i yderligere kladder, dokumenter og processer. I version 10.0.37 blev understøttelsen af koder øget for følgende kladder og transaktioner:

• Finanskladde

• Global finanskladde

• Fordelingskladde

• Anlægsaktivkladde

• Alle kladder for aktivleasing

• Periodisk kladde

• Reguleringskladde for rapporteringsvaluta

• Debitorbetalingskladde

• Kreditorbetalingskladde

• Fakturakladde (kreditor)

• Global fakturakladde (kreditor)

• Fakturaregister

• Salgsordredokumenter (salgsordre, følgeseddel og debitorfaktura)

  Seddel

  For at gøre understøttelse af koder tilgængelig for salgsordredokumenter skal du aktivere funktionen Aktivér finanskoder for salgsordrefakturering i Funktionsstyring.

Opsætning

For at bruge funktionen skal du aktivere funktionen Finanskoder i arbejdsområdet Funktionsstyring. Funktionen kan til enhver tid deaktiveres. Hvis funktionen er aktiveret, men senere bliver deaktiveret, vil alle værdier, der blev indtastet for finanskoder på transaktioner, blive bevaret i databasen. De vil dog ikke længere være synlige på nogen transaktioner eller i forespørgsler i Dynamics 365 Finance.

Indtastningen af koder på transaktioner ligner indtastningen af en finanskonto ved hjælpe af økonomiske dimensioner. Koder bruger ikke den samme kontrol som en finanskonto, men de kræver stadig en afgrænser mellem kodeværdierne. Du skal definere kodeafgrænseren, før du definerer nogen finanskoder. På siden Finansparametre skal du vælge Finanskoder og angive afgrænseren. Den afgrænser, du angiver, må ikke bruges i nogen kodeværdier, der indtastes på transaktioner. Hvis du f.eks. definerer en bindestreg (-) som afgrænser, kan det kundenavn, der er indtastet som kodeværdi, ikke indeholde en bindestreg. Afgrænsertegnet kan ikke ændres, efter det er defineret.

Når funktionen er aktiveret, kan enhver juridisk enhed definere op til 20 finanskoder. Koder er specifikke for den enkelte juridiske enhed. Du kan bruge enhederne Konfiguration af finanskoder og Brugerdefineret listeværdi for finanskoder til at importere koder for den enkelte juridiske enhed. Derfor kan du hurtigt og nemt definere den samme indledende konfiguration i flere juridiske enheder.

Oprettelse af finanskoder

Før du opretter finanskoder, skal du være opmærksom på følgende punkter:

• Vurder, om dataene skal spores som en økonomisk dimension eller en finanskode. Finanskoder er et alternativ til økonomiske dimensioner, især når du sporer værdier, der har ringe eller ingen genanvendelighed, såsom salgsordrenumre eller indkøbsordrenumre. Du kan finde flere oplysninger om forskellene mellem finanskoder og økonomiske dimensioner i Forskelle mellem finanskoder og økonomiske dimensioner.
• Efter der er oprettet en finanskode, kan den deaktiveres, men ikke slettes. Denne begrænsning er med til at sikre, at kodeværdierne forbliver tilgængelige for rapportering af bogførte finansposter. Finanskoder kan let aktiveres og deaktiveres, når du vil.
• Etiketten for hver finanskode kan til enhver tid ændres, selv efter bogføring af transaktionerne.
• Hvis der ikke er bogført nogen transaktioner for en specifikt finanskode, vil en ændring af kodens etiket ikke have nogen indvirkning. Denne adfærd er nyttig, når du skal genbruge en kode til at spore andre data.
• Hvis der er bogført transaktioner for en specifik finanskode, ændres kodeværdierne ikke. Hvis kodens etiket oprindeligt var "Indkøbsordrenummer", men det senere er blevet ændret til "Salgordrenummer", vil de regnskabsposteri, der blev bogført før etiketændringen, stadig indeholde de indkøbsordrenumre, der blev indtastet og bogført til finansbogholderiet.

Opret en finanskode

Benyt følgende fremgangsmåde for at oprette en finanskode.

1. Gå til Finans > Kontoplan > Finanskoder > Finanskoder.
2. Vælg Ny for at oprette en finanskode.
3. Angiv en etiket til koden. Etiketten skal starte med et bogstav eller et understregningstegn, og den må kun indeholde bogstaver, tal og understregningstegn. Ingen specialtegn, herunder mellemrum, er tilladte.
4. I feltet Værditype skal du vælge Tekst, Liste eller Brugerdefineret liste.
5. Hvis du har valgt Liste i feltet Værditype, skal du vælge værdikilden i feltet Brug værdier fra. Feltet indeholder en liste over enheder, hvor du kan vælge kodeværdier under indtastning af transaktionerne.
6. Hvis du har valgt Brugerdefineret liste i feltet Værditype, skal du vælge Kodeværdier for at oprette den brugerdefinerede liste over kodeværdier, der vil være tilgængelige for valg under indtastning af transaktioner.
7. Vælg Aktivér for at aktivere koden.

Indtastning af finanskodeværdier for transaktioner

Efter aktivering af en finanskode vil koderne være tilgængelige for indtastning for hver transaktion, der understøtter funktionen.

Kladder og linjer

Når du indtaster kladder, kan du definere kodeværdier i kladdebatchheaderen. Disse værdier vil derefter blive brugt som standardværdier for linjerne i kladden. Som for andre standardværdier i kladden vil de automatisk blive indtastet på nye linjer, der tilføjes kladden. De vil dog ikke blive indtastet på linjer, der allerede findes på det tidspunkt, hvor du definerer værdierne i headeren.

Standardværdier for kladder

Kodeværdier, som du indtaster i en kladde, indtastes som standardværdier på følgende måde:

• Bilag med enkelt linje:

  • Kodeværdier, som du føjer til kladdebatchheaderen, indtastes som standardværdier på kontoen.
  • Kodeværdier, som du føjer til kontoen, indtastes som standardværdier på modkontoen.
  • Hvis modkontoen allerede findes på det tidspunkt, hvor du tilføjer kodeværdier til kontoen, indtastes disse kodeværdier ikke som standardværdier på modkontoen.
  • Hvis kodeværdier findes både på kontoen og modkontoen, medfører ændringer af kodeværdierne det ene sted ikke, at værdierne bliver opdateret det andet sted. Hvis du f.eks. ændrer kodeværdierne på kontoen, opdateres kodeværdierne ikke på modkontoen. Denne adfærd er med til at forhindre tab af data, hvis en bruger manuelt tilsidesætter standardværdierne.
  • Når du tilføjer en ny linje og tildeler et nyt bilagsnummer (som repræsenterer en ny transaktion), starter standardadfærden forfra. Kodeværdier fra linjerne i et bilag indtastes aldrig som standardværdier på linjerne i et andet bilag.

• Bilag med flere linjer:

  • Kodeværdier, som du føjer til kladdebatchheaderen, indtastes som standardværdier på kontoen for hver linje, der er føjet til bilaget.
  • De kodeværdier, som du føjer til kontoen på den første linje, indtastes ikke som standardværdier på kontoen for den næste linje i bilaget osv.

Standardkodeværdier findes ikke for stamdata og er ikke tilgængelige som standardværdier. Det er f.eks. ikke muligt at definere standardkodeværdier for debitorer eller kreditorer. Derudover indtastes egenskaber for selve transaktionen ikke automatisk som standardværdier. Der er eksempelvis oprettet en kode for at spore debitornavnet. Hvis en transaktion indeholder en debitor, bruges debitorens navn som standard ikke som debitorkodeværdien. Værdien skal indtastes eller importeres manuelt.

Standardværdier for dokumenter

Akkurat som for kladder bliver kodeværdier i dokumenter ikke indtastet som standardværdier fra stamdata, fordi stamdata ikke indeholder standardkodeværdier. De fleste dokumenter såsom salgsordrer følger denne generelle standardrækkefølge:

1. Kodeværdier kan defineres i dokumentets header.
2. Kodeværdier fra headeren bruges som standardværdier på linjerne i dokumentet.
3. Kodeværdier fra linjerne i dokumentet bruges som standardværdier i regnskabsfordelingerne (hvis dokumentet er et kildedokument og understøtter regnskabsfordelinger).

For de regnskabsposter, der oprettes, indtastes kodeværdierne som standardværdier på følgende måde:

• Ikke-kildedokumenter:

  • Kodeværdierne for oversigtskontoen som f.eks. Kreditorer eller Debitorer, indtastes som standard fra headeren.
  • Alle andre konti som f.eks. udgifter, indtægter, moms og rabatter, bruger som standard kodeværdierne fra linjerne.

• Kildedokumenter:

  • Kodeværdierne for oversigtskontoen som f.eks. Kreditorer eller Debitorer, indtastes som standard fra enten headeren eller regnskabsfordelingerne, afhængigt af de finansparametre der bruges til oversigtskonti. (Gå til Finans>Finansopsætning>Finansparametre.) Kodeværdierne indtastes som standard ud fra samme logik, som bruges til de økonomiske dimensionsværdier for oversigtskontoen.
  • Alle andre konti som f.eks. udgifter, indtægter, moms og rabatter, bruger som standard kodeværdierne fra regnskabsfordelingerne.

Hvis et dokument har downstream-dokumenter, bruges koder fra det overordnede dokument til de underordnede dokumenter. Kodeværdierne fra salgsordrehovedet og -linjerne bruges f.eks. til det regnskab, der er oprettet for følgesedlen og debitorfakturaen, ud fra den logik, der er beskrevet tidligere.

Validering

Når kodeværdier indtastes for transaktioner, sker der ingen validering under hverken transaktionsindtastningen eller bogføringen. Selvom der er defineret en kode af værditypen Liste eller Brugerdefineret liste, valideres kkodeværdierne ikke for at sikre, at de findes på listen. Der oprettes eksempelvis en kode af værditypen Liste , og indkøbsordrenummeret bliver valgt som kilde til listen. Selvom der vises en liste over indkøbsordrenumre, kan brugeren indtaste et indkøbsordrenummer, der ikke findes på listen.

Bogføring af transaktioner, der har kodeværdier

Efter en transaktion er bogført, er finanskoderne tilgængelige på linjerne i finanskontoposten. De vises på siderne Bilagstransaktioner og Transaktioner for hovedkonto. Finanskoderne vises i separate kolonner, så de er nemmere at sortere og filtrere.

Til rapportering er koderne ikke en del af dimensionsgrupperne. Derfor kan du ikke få en summeret saldo for transaktionerne for en bestemt kodeværdi. Når du f.eks. ser på prøvesaldoen, kan du ikke få saldi pr. kodeværdi. Når du derimod detailudleder til saldi fra prøvesaldoen, vises kodeværdierne for de detaljerede transaktioner. De detaljerede transaktioner, herunder kodeværdierne i separate kolonner, kan eksporteres til Excel, hvor de kan summeres, hvis der kræves saldi.

Hvis en kode er deaktiveret, bevares kodeværdierne for de bogførte transaktioner. Som standard vises deaktiverede koder ikke på forespørgselssider. Du kan dog tilføje kolonnerne ved at vælge Vis inaktive finanskoder.

Korrekte kodeværdier efter bogføring

Selvom finanskoder er tilgængeligefor rapportering, er de ikke en del af finanskontoen og har ingen indvirkning på regnskaber. Eftersom koder kun bruges til intern analyse, er redigeringer af kodeværdierne tilladt, efter transaktionerne er bogført.

1. I arbejdsområdet Funktionsstyring skal du aktivere funktionen ved navn Tillad redigeringer af interne data på finansbilag. Denne funktion gør det muligt for nogle roller at ændre feltet Beskrivelse for bogførte regnskabsposter. Hvis funktionen Finanskoder også er aktiveret, er denne funktion forbedret for at muliggøre redigeringer af kodeværdierne.
2. Når funktionen er aktiveret, skal du gå til Bilagstransaktioner.
3. Brug forespørgslen til at finde de transaktioner, du vil redigere.
4. Vælg linjerne i Bilagstransaktioner, og vælg derefter Rediger interne bilagsdata. Du kan kun redigere linjer, der er valgt.

Siden viser de linjer, du har valgt i Bilagstransaktioner, herunder nuværende og nye finanskoder. De nuværende kodeværdier indtastes som standardværdier for de nye koder. Derfor behøver du ikke manuelt indtaste alt igen, men behøver kun ændre det, der er forkert. Du kan bruge knappen Masseopdatering af valgte poster til at udføre masseopdateringer. Masseopdateringer er nyttige, hvis du vil tildele kodeværdier til store grupper af bogførte transaktioner, som var forkerte, eller der ingen kodeværdier er defineret for (f.eks. fordi de blev sendt, før funktionen blev aktiveret).