Om overførsel af projektdata fra andre ERP-systemer

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Processen for overflytning af projektdata fra et andet ERP-system (Enterprise Resource Planning) til Microsoft Dynamics AX består af to større opgaver:

• Oprette en finanskladde til registrering af kontosaldi fra et andet system

• Oprette en startsaldoprojektkladde til angivelse af projektsaldi

Når du overfører projektdata til Microsoft Dynamics AX fra offlineposter eller et andet ERP-system (Enterprise Resource Planning), skal projektoplysningerne bevares. De akkumulerede milepæls- eller statusfakturaer fra projektets start til overførselsdatoen skal desuden registreres under overførslen. Hvis du vil overføre projektoplysninger, som tidligere er sporet, men du ikke vil påvirke finansbogholderiet, skal du bruge formen Primosaldikladde til at bogføre projektets primosaldooplysninger. Kør derefter processen Estimat i Microsoft Dynamics AX, der bruges til at medregne indtægterne fra fastprisprojekter. Når overførselsprocessen er fuldført korrekt, svarer de bogførte værdier i Projektstyring og regnskab til kontoværdierne i finansbogholderiet, og finansbogholderiet indeholder ingen dobbeltpost eller oppustede saldi.

Du kan overføre projektoplysninger til Microsoft Dynamics AX for følgende typer projekter:

• Fastpris

• Tid og materialer

• Investering

• Intern

• Tid

• Omkostning

Overføre et fastprisprojekt

Som led i overførselsprocessen af et fastprisprojekt til Microsoft Dynamics AX skal du køre processen Estimat. Microsoft Dynamics AX kan derefter beregne procentsatsen for det projekt, der er fuldført på overførselsdatoen. Da der foretages periodisering af indtægt i fastprisprojekter, antages det, at fakturaposteringer er registreret, men ikke faktureret.

På basis af omkostningsestimaterne og tidligere salgsfaktureringer kan du angive oplysninger om IGVA fra den tidligere sporingsmetode i formen Primosaldikladde. Oplysningerne bogføres derefter i Projektstyring og regnskab i Microsoft Dynamics AX. IGVA-oplysningerne kan bestå af time-, udgifts- og vareposteringer, og de registreres på balancen som brutto IGVA.

IGVA kan baseres på en af de to accepterede konteringsregler for driftsføring, afsluttet kontrakt eller færdiggørelsesgrad. IGVA kan værdiansættes til kostprisen, salgsprisen eller produktion plus overskud.

• Færdiggørelsesgrad – denne metode medregner indtægterne, omkostningerne og bruttoavancen for hver periode baseret på status for et langsigtet projekt. Hvis 25 procent af et byggeprojekt f.eks. er fuldført i løbet af året, kan bygherren medregne 25 procent af det samlede forventede overskud på kontrakten. Denne metode foretrækkes normalt, da den i højere grad matcher indtægterne og udgifterne i en regnskabsperiode end metoden afsluttet kontrakt. Ud fra konservative principper medregnes et forventet tab normalt fuldt ud i det aktuelle regnskabsår.

• Afsluttet kontrakt – denne metode medregner kun indtægterne og overskuddet, når et langsigtet projekt er fuldført.

Hvis du bruger metoden færdiggørelsesgrad, beregnes netto IGVA ved at fratrække acontofakturaer, der er bogført fra brutto IGVA. Brutto IGVA er det arbejde, der udføres. Netto IGVA repræsenterer den investering, virksomheden har foretaget i projektet.

Du skal udføre følgende opgaver, når du overfører projektoplysninger:

Bemærk

Det antages, at du har oprettet et fastprisprojekt, og at du har konfigureret projektet for at spore posteringer i overensstemmelse med virksomhedsbehovet, i takt med at projektet skrider frem.

1. Opret en primosaldokladde ved hjælp af formen Primosaldikladde. Angiv derefter posteringsoplysningerne om de projekter, du vil overføre til Microsoft Dynamics AX, på det ønskede niveau. Overvej, hvilke oplysninger om projektets kategori, arbejdere og varer du vil overføre til Microsoft Dynamics AX i forbindelse med rapportering. Overvej desuden, hvilke oplysninger der er nødvendige for at beregne indtægtsføring.

2. Opret og kør et estimat over primosaldoen.

På basis af de faktiske oplysninger og prognoseoplysningerne beregner processen Estimat procentsatsen for det projekt, der er fuldført, og bruger værdien til at registrere periodiseret omsætning.

Overføre ved afslutningen af regnskabsåret vs. overføre midt i året

Hvis du overfører projektoplysningerne i starten af regnskabsåret, registreres følgende hændelser med både metoden færdiggørelsesgrad og metoden afsluttet kontrakt:

1. En finanskladde for aktiver og passiver bogføres i balancen i finansbogholderiet. Denne kladde omfatter et debetbeløb for den bogførte brutto IGVA og et kreditbeløb for den fakturerede IGVA. Ingen poster registreres på driftskonti.

2. En detaljeret primosaldokladde bogføres i Projektstyring og regnskab. Denne kladde omfatter omkostninger og fakturaer, der er registreret i det tidligere system indtil regnskabsårets afslutning.

3. Et primosaldoestimat bogføres ved afslutningen af regnskabsåret. Dette estimat omfatter både omkostninger og indtægter.

Overføre i løbet af regnskabsåret

Hvis du overfører projektoplysninger midt i regnskabsåret, bogføres et nyt estimat. Dette estimat dækker afslutningen af det sidste regnskabsår frem til overførselsdatoen.

Derudover kan de hændelser, der er beskrevet i følgende tabel, forekomme, afhængigt af hvilken metode du bruger til værdiansættelse.

Metode	Poster
Færdiggørelsesgrad	Ud over kladdeposteringen til balancen registreres posteringer til driftsregnskabet for det aktuelle regnskabsår indtil overførselsdatoen. Ud over den primosaldokladde, der bogføres, registreres endnu en række poster for posteringer pr. overførselsdatoen. Der bogføres to primosaldoestimater i stedet for ét. Den ene bogføring vedrører afslutningen af det forrige regnskabsår og vedrører alene IGVA. Den anden bogføring er pr. overførselsdatoen og vedrører både IGVA og driftsregnskab.
Afsluttet kontrakt	Ud over den primosaldokladde, der bogføres, registreres endnu en række poster for posteringer pr. overførselsdatoen. Der bogføres to primosaldoestimater. Det ene estimat bogføres for afslutningen af det forrige regnskabsår, og det andet bogføres for posteringer efter årets afslutning og frem til overførselsdatoen. Begge estimater vedrører alene IGVA. Bemærk De to primosaldoestimater påvirker ikke finansbogholderiet, hverken ved afslutningen af det forrige regnskabsår eller på overførselsdatoen.

Afstemning

Når du har overført projektoplysninger, skal du afstemme IGVA-saldiene i balancen med de oplysninger, der er bogført i Projektstyring og regnskab. Du kan få vist detaljerede oplysninger om posteringer i følgende rapporter:

• Finansafstemning – IGVA (rapport)

• Projekter – IGVA (rapport)

Overføre tids- og materialeprojekter

Du kan også overføre primosaldi for tids- og materialeprojekter, så de posteringer, der blev bogført i det tidligere ERP-system, kan spores og faktureres i Microsoft Dynamics AX.

Hvis du vil overføre projektoplysninger for tids- og materialeprojekter, skal du overveje følgende spørgsmål:

• Registrerer du omkostninger i IGVA og periodiserer indtægter, eller registrerer du omkostninger i driftsregnskabet?

• Er fakturering blevet kørt i det tidligere system?

  Bemærk

  Hvis de tidligere posteringer er blevet faktureret, skal du angive feltet Poststatus i formen Kladdelinjer til primosaldi til Faktureret.

• Er indtægten blevet bogført i det tidligere system, og er indtægten registreret i finansbogholderiet som et engangsbeløb?

Du behøver ikke at køre processen Estimat på projektoplysninger for tids- og materialeprojekter. Du skal kun angive oplysninger i formen Primosaldikladde.

Bemærk

Posteringer fra primosaldokladden er ikke medtaget i reguleringsfunktionen. Du skal derfor rette primosaldi manuelt i formen Primosaldikladde. Hvis du vil rette primosaldi, skal du bruge posteringer af tilbageførselskladder og nye kladdeposteringer.

Overføre investeringsprojekter

Når du sporer investeringsprojekter, registrerer du udgifter i balancen. Hvis du vil overføre omkostningsoplysningerne, skal du angive de registrerede omkostninger fra det tidligere system i formen Primosaldikladde. Du skal dog stadig køre processen Estimat i Microsoft Dynamics AX, efter at IGVA er bogført. Microsoft Dynamics AX kan derefter beregne procentsatsen for det projekt, der er fuldført, og registrere posteringen som behandlet.

Overføre andre projekter: omkostnings- og tidsprojekter samt interne projekter

Hvis du vil overføre oplysninger om udgifter i interne projekter, eller hvis du har projekter, som du kun sporer timer for, skal du overveje følgende spørgsmål:

• Bogfører du udgifter i driftsregnskabet eller i balancen? Hvilken metode du bruger til at bogføre udgifter i de enkelte projekter, afgør, hvordan du skal overføre udgifterne til Microsoft Dynamics AX.

• Hvilken type projekt har du, og hvilke posteringsindstillinger er der? Projekttypen og posteringsindstillingerne afgør, hvordan du kan administrere og spore disse projekter.

Regler for bogføring af omkostninger i primosaldokladder

I fastprisprojekter og investeringsprojekter styrer konteringsreglen for indtægtsføring for den tilknyttede projektgruppe de lokaliteter, omkostninger bogføres på. Hvilket finansbogholderi en postering bogføres på, afhænger af projektgruppens indstillinger for bogføring i balancen eller i driftsregnskabet. Projektgruppens indstilling for bogføring i balancen eller i driftsregnskabet kan kun tilsidesættes, hvis afkrydsningsfeltet Aktiver omkostninger er markeret for den tilknyttede linjeegenskab i formen Linjeegenskaber. (Klik på Projektstyring og regnskab > Opsætning > Linjeegenskaber > Linjeegenskaber.) Hvis afkrydsningsfeltet Aktiver omkostninger ikke er markeret, bogføres posteringen i driftsregnskabet uanset projektgruppens indstilling.

Bemærk

Hvis standardstatus for omkostninger ændres på linjer i primosaldokladden, kan der blive bogført yderligere omkostningsposteringer med processen Estimat. Finansbogholderiet opdateres ikke.

Reglerne for bogføring af omkostninger i primosaldokladder er beskrevet i nedenstående tabel.

Indtægtsføringstype	Betingelse	Status for bogført omkostning
Færdiggørelsesgrad eller Afsluttet kontrakt	Posteringstypen er Time, og omkostningsstatus for timer i indstillingen for projektgruppe i Finans er Aldrig finans. Bemærk Hvis status er Aldrig finans, bogføres omkostninger kun på projektets reskontro, ikke i finansbogholderiet.	Aldrig finans
Afsluttet kontrakt	Linjeegenskaben Aktivér er angivet til Sand.	Balance
Afsluttet procentdel	Linjeegenskaben Aktivér er angivet til Sand.	Driftsregnskab
Færdiggørelsesgrad eller Afsluttet kontrakt	Linjeegenskaben Aktivér er angivet til Falsk.	Driftsregnskab

Brug af prognosereduktionsfunktionen

Når du angiver prognosen for igangværende projekter, omfatter de beløb, du angiver, evt. prognosebeløb, som ikke er brugt tidligere. Hvis du bruger prognosereduktionsfunktionen, omfatter den prognose, du angiver, imidlertid de beløb, der er brugt tidligere. Når du derefter angiver primosaldokladderne for de beløb, der er brugt tidligere, reduceres prognosebeløbene til den aktuelle saldo.

Forsigtigt

Hvis du har bogført primosaldokladderne, før du bogførte prognoserne, kan du stadig bruge prognosereduktionsfunktionen. Det anbefales, at du angiver de samlede prognoser, aktiverer prognosereduktion og derefter bogfører primosaldokladderne.

Følgende emner indeholder oplysninger om overflytning af projektdata fra et andet ERP-system og oprettelse af startsaldokladdeposteringer:

Oprette og validere kladder og kladdelinjer

Oprette en projektprimosaldo

Primosaldokladde (form)

Kladdelinjer for primosaldi (form)

Kladdebilag - Finanskladde (form)

Kladdehoved (form)