Om opsætning af signeringsgrænser
Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Udgiftsstyring er en væsentlig del af den finansielle risikostyring for organisationer. Udgiftsstyring omfatter styrkelse af interne kontrolelementer og sikring af, at arbejdere overholder disse kontrolelementer. Signeringsgrænser er en vigtig del af kontrolelementerne til udgiftsstyring og overholdelse af dem.
En signeringsgrænse definerer den største økonomiske forpligtelse, som en arbejder er autoriseret til at påtage sig på vegne af en arbejdsgiver. Som et direkte resultat af en arbejders forbrugsaktivitet og godkendelse af udgiftsaktiviteten fra den pågældendes chef, kan organisationen indgå kontraktmæssige relationer med en tredjepart. Der kan f.eks. udstedes en indkøbsordre til en leverandør.
Der findes to typer signeringsgrænser: forbrugsgrænser og godkendelsesgrænser. En forbrugsgrænse er det maksimale beløb, som en arbejder har tilladelse til at bruge på forretningsrelaterede indkøb. En godkendelsesgrænse er det maksimale beløb, en arbejder må godkende for et bestemt forretningsdokument. Signeringsgrænser kan variere afhængigt af posteringstypen. Derfor kan indkøbsrekvisitioner, udgiftsrapporter, indkøbsordrer og fakturaer have forskellige signeringsgrænser.
Organisationer tildeler standardsigneringsgrænser. Afhængigt af, hvordan signeringsgrænser konfigureres i en organisation, kan en arbejder få en standardsigneringsgrænse på en af følgende måder:
Arbejderen tildeles automatisk standardsigneringsgrænsen på basis af vedkommendes job- eller kompensationsniveau.
Arbejderen skal sende en anmodning om signeringsgrænse i portalen Medarbejderydelser i Enterprise Portal til Microsoft Dynamics AX.
Aftaler om signeringsgrænser gælder kun for en begrænset periode. Inden en aftale udløber, skal arbejderen forny den. Når aftalen fornys, bekræfter arbejderen igen, at han eller hun er indforstået med at overholde aftalens vilkår og betingelser. Hvis en aftale om signeringsgrænse udløber, kan arbejderen ikke foretage køb, før den er fornyet.
Procesoversigt: forbrugs- og godkendelsesgrænser.
Processen til konfiguration og aktivering af signeringsgrænser omfatter følgende trin:
En administrator vælger udgangspunktet for signeringsgrænsen.
Hvis det er nødvendigt, begrænser administratoren signeringsgrænser til brugere, der har en medarbejderpost i Microsoft Dynamics AX.
Hvis det er nødvendigt, konfigurerer administratoren signeringsgrænser, så arbejdere skal anmode om standardsigneringsgrænser for deres job- eller kompensationsniveau. Anmodninger sendes i portalen Medarbejderydelser i Enterprise Portal.
For hvert job- eller kompensationsniveau definerer administratoren standardforbrugsgrænser og -godkendelsesgrænser efter transaktionstype.
Bemærk
Standardsigneringsgrænser for et job- eller kompensationsniveau kan defineres forskelligt for forskellige juridiske enheder i en organisation. I en juridisk enhed kan standardsigneringsgrænser også defineres forskelligt for forskellige områder, f.eks. afdelinger eller bærere. Medarbejdere, der har en stilling i mere end én juridisk enhed i en organisation, kan have forskellige standardsigneringsgrænser i hver juridisk enhed.
Når der ansættes arbejdere, tildeles de et bestemt job- eller kompensationsniveau i Microsoft Dynamics AX.
Hvis signeringsgrænser konfigureres, så arbejderne tildeles grænser automatisk på basis af job- eller kompensationsniveau, tildeles arbejderen automatisk en signeringsgrænse på dette grundlag.
Hvis signeringsgrænser konfigureres på en måde, så arbejdere skal anmode om signeringsgrænser for deres job- eller kompensationsniveau, skal arbejderen sende en anmodning i portalen Medarbejderydelser.
Arbejderens chef gennemgår anmodningen om signeringsgrænse og godkender eller afviser den. En chef kan desuden tilbagekalde en signeringsgrænse når som helst.
Når der er angivet en forbrugsgrænse for en arbejder, kan arbejderen foretage køb op til det beløb. Forbrugsgrænser aktiveres på købstidspunktet. Godkendelsesgrænser aktiveres, når arbejderens chef godkender købet som del af processen til dokumentgodkendelse.
Eksempel: forbrugsgrænse
Kristian er projektleder. Eftersom han er ansvarlig for rettidig levering af projektet, skal Kristian kunne foretage katalogindkøb til forretningssoftware og -hardware. Standardforbrugsgrænse, der er defineret for hans job, er USD 500 kr. De køb, som Per skal foretage for at overholde projektets deadline, kræver imidlertid en højere forbrugsgrænse. Derfor sender Kristian en anmodning om at øge forbrugsgrænsen til 25.000 kr., så han kan købe varer og tjenester, der koster op til 25.000 kr.
Kristians anmodning om forbrugsgrænse sendes til Pernille, som er ansvarlig for projektets ressourcer, og som godkender anmodningen. Kristian kan nu foretage katalogkøb for op til 25.000 kr., hvilket er 20.000 kr. mere end den standardsigneringsgrænse, der er defineret for hans job.
Hvis Kristian har brug for en højere forbrugsgrænse til et bestemt køb, som vil koste mere end 25.000 kr., kan han sende en anmodning om en enkeltstående forøgelse af forbrugsgrænsen.
Eksempel: godkendelsesgrænse
Pernille er leder for projektressourcer hos Fabrikam A/S. For ledere på Pernilles niveau er der angivet en standardgodkendelsesgrænse på 20.000 kr. for indkøbsrekvisitioner. Fabrikam har konfigureret signeringsgrænser, så arbejdere skal sende anmodninger om signeringsgrænser. Arbejderne tildeles ikke signeringsgrænser automatisk.
Pernille anmoder om standardgodkendelsesgrænsen på 20.000 kr. Derfor godkendes hendes anmodning automatisk og behøver ikke gå igennem godkendelsesarbejdsgangen. Men Pernilles arbejdere har brug for forbrugsgrænser over 20.000 kr. til indkøbsrekvisitioner. Pernille sender derfor en anmodning om godkendelsesgrænse på 25.000 kr. Lone, som er leder af produktafdelingen, godkender anmodningen. Pernille kan nu godkende køb foretaget af hendes arbejdere på op til 25.000 kr.
Eksempel: fornyelse af aftaler om signeringsgrænser
Aftaler om signeringsgrænser gælder kun for en begrænset periode. Arbejdere skal forny aftalerne med jævne mellemrum for igen at bekræfte, at de er indforstået med aftalens vilkår og betingelser. Kristian har f.eks. en forbrugsgrænse for indkøbsrekvisitioner. Da Per anmodede om denne signeringsgrænse, læste han aftalen med købsbetingelser og accepterede betingelserne heri den 1. juni 2011. Varigheden af aftalen blev defineret som 12 måneder. Pers bekræftelse udløber derfor den 1. juni 2012. Før denne dato skal han igen bekræfte, at han vil overholde aftalen med købsbetingelser.
I feltet Åben aftale (måneder) kan du angive varigheden af fornyelsesperioden for en aftale om signeringsgrænse. For Kristians forbrugsgrænse er fornyelsesperioden to måneder. Derfor kan Kristian benytte siden Bekræftelse af aftale om signeringsgrænse fra den 1. april 2012. Mellem 1. april 2012 og 31. maj 2012 kan Kristian åbne denne side og forny sin aftale om signeringsgrænse. Hvis han ikke fornyer aftalen om signeringsgrænse i løbet af denne periode, udløber hans signeringsgrænse, og han kan ikke købe noget, før han har fornyet aftalen.
Se også
Du kan finde oplysninger om signeringsgrænseopgaver for arbejdere og ledere ved at søge efter Oprette og vedligeholde anmodninger om signeringsgrænser og Vedligeholde anmodninger om signeringsgrænser for arbejderne i Hjælp til Enterprise Portal til Microsoft Dynamics AX.
Yderligere oplysninger om konfiguration af parametre for signeringsgrænser kan du se under Konfigurere parametre for signeringsgrænse