Konfigurere et godkendelsestrin

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Hvis du vil konfigurere et godkendelsestrin i arbejdsgangseditoren, skal du højreklikke på godkendelsestrinnet og derefter klikke på Egenskaber for at åbne formen Egenskaber. Brug nedenstående procedurer til at konfigurere egenskaberne for godkendelsestrinnet.

Angive et navn på trinnet

Udfør følgende trin for at angive et navn på godkendelsestrinnet.

1. Klik på Grundlæggende indstillinger i ruden til venstre.

2. Angiv et entydigt navn på godkendelsestrinnet i feltet Navn.

Angive en emnelinje og instruktioner

Du skal angive en emnelinje og instruktioner til brugere, som har fået godkendelsestrinnet tildelt.

Hvis du f.eks. konfigurerer et godkendelsestrin for indkøbsrekvisitioner, ser den bruger, der har fået trinnet tildelt, emnelinjen og instruktionerne i formen Indkøbsrekvisitioner. Emnelinjen vises i formens meddelelseslinje. Brugeren kan klikke på ikonet i meddelelseslinjen. I følgende illustration vises placeringen af meddelelseslinjen og det ikon, brugeren klikker på for at få vist instruktioner.

Udfør følgende trin for at angive en emnelinje og instruktioner.

1. Klik på Grundlæggende indstillinger i ruden til venstre.

2. Angiv teksten til emnelinjen i feltet Emne for workflowopgave.

3. Hvis du vil personalisere emnelinjen, kan du indsætte pladsholdere. Pladsholderne erstattes med de relevante data, når de vises for brugerne. Udfør følgende trin for at indsætte en pladsholder.

   1. Klik i tekstboksen på det sted, hvor pladsholderen skal vises.

   2. Klik på Indsæt pladsholder.

   3. Vælg den pladsholder, du vil indsætte, på den viste liste.

   4. Klik på Indsæt.

4. Klik på Oversættelser for at tilføje oversættelser af emnelinjen. Udfør følgende trin i den form, der vises:

   1. Klik på Tilføj.

   2. På den viste liste skal du vælge det sprog, du vil bruge, når du indtaster teksten.

   3. Skriv teksten i tekstboksen Oversat tekst.

   4. Hvis du vil personalisere teksten, kan du indsætte pladsholdere.

   5. Klik på Luk.

5. Angiv instruktionerne i tekstboksen Instruktioner til workflowopgave.

6. Hvis du vil personalisere instruktionerne, kan du indsætte pladsholdere. Pladsholderne erstattes med de relevante data, når de vises for brugerne. Udfør følgende trin for at indsætte en pladsholder.

   1. Klik i tekstboksen på det sted, hvor pladsholderen skal vises.

   2. Klik på Indsæt pladsholder.

   3. Vælg den pladsholder, du vil indsætte, på den viste liste.

   4. Klik på Indsæt.

7. Klik på Oversættelser for at tilføje oversættelser af instruktionerne. Udfør følgende trin i den form, der vises:

   1. Klik på Tilføj.

   2. På den viste liste skal du vælge det sprog, du vil bruge, når du indtaster teksten.

   3. Skriv teksten i tekstboksen Oversat tekst.

   4. Hvis du vil personalisere teksten, kan du indsætte pladsholdere.

   5. Klik på Luk.

Tildele godkendelsestrinnet

Udfør følgende trin for at angive, hvem godkendelsestrinnet skal tildeles til.

1. Klik på Tildeling i ruden til venstre.

2. Vælg en af indstillingerne i følgende tabel under fanen Tildelingstype, og udfør derefter de ekstra trin i forbindelse med indstillingen, før du går videre til trin 3.

   Indstilling	Tildelte brugere	Ekstra trin
   Deltager	Brugere, som er tildelt til en bestemt gruppe eller rolle	Når du har valgt Deltager, skal du klikke på fanen Rollebaseret. Vælg den type gruppe eller rolle, som du vil tildele trinnet til, på listen Deltagertype. Vælg den gruppe eller rolle, som du vil tildele trinnet til, på listen Deltager.
   Hierarki	Brugere i et bestemt organisationshierarki	Når du har valgt Hierarki, skal du klikke på fanen Hierarkivalg. Vælg den type hierarki, du vil tildele trinnet til, på listen Hierarkitype. Systemet skal hente et interval af brugernavne fra hierarkiet. Disse navne repræsenterer de brugere, som trinnet kan tildeles til. Udfør følgende trin for at angive start- og slutpunkt for intervallet af de brugernavne, som systemet henter: Vælg en person på listen Start fra for at angive startpunktet. Klik på Tilføj betingelse for at angive slutpunktet. Angiv derefter en betingelse for at bestemme, hvor i hierarkiet systemet skal stoppe med at hente navne. Klik på fanen Hierarkiindstillinger. Angiv, til hvilke brugere i intervallet trinnet er tildelt: Tildel til alle hentede brugere – trinnet er tildelt til alle brugere i intervallet. Tildel kun til den sidst hentede bruger – trinnet er kun tildelt til den sidste bruger i intervallet. Udeluk brugere med følgende betingelse: – trinnet er ikke tildelt til nogen brugere i intervallet, der opfylder en bestemt betingelse. Klik på Tilføj betingelse for at angive betingelsen. Du kan finde flere oplysninger om hierarkibaseret tildeling i Hierarchy-based assignment.
   Arbejdsgangsbruger	Brugere i den aktuelle arbejdsgang	Når du har valgt Arbejdsgangsbruger, skal du klikke på fanen Arbejdsgangsbruger. På listen Arbejdsgangsbruger skal du vælge en bruger, som deltager i arbejdsgangen.
   Bruger	Specifikke Microsoft Dynamics AX-brugere	Når du har valgt Bruger, skal du klikke på fanen Bruger. Listen over Tilgængelige brugere: indeholder alle Microsoft Dynamics AX-brugere. Vælg de brugere, du vil tildele trinnet til, og flyt derefter disse brugere til listen Valgte brugere:.

3. Klik på fanen Tidsgrænse.

4. Angiv i feltet Varighed, hvor lang tid brugeren kan bruge på eller reagere på dokumenter, der når frem til godkendelsestrinnet. Vælg en af følgende indstillinger:

   • Timer – angiv det antal timer, som brugeren har til at reagere i. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.

   • Dage – angiv det antal dage, som brugeren har til at reagere i. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.

   • Uger – angiv det antal uger, som brugeren har til at reagere i.

   • Måneder – vælg den dag og uge, hvor brugeren senest skal have reageret. Det kan f.eks. være, at brugeren skal have reageret senest fredag i den tredje uge i måneden.

   • År – vælg den dag, uge og måned, hvor brugeren senest skal have reageret. Det kan f.eks. være, at brugeren skal have reageret senest fredag i den tredje uge i december.

   Hvis brugeren ikke reagerer på dokumentet inden for den tildelte tid, er dokumentet forsinket. Et forsinket dokument eskaleres ud fra de indstillinger, du vælger i området Eskalering i denne form.

5. Hvis du har tildelt godkendelsestrinnet til flere brugere eller til en gruppe brugere, skal du klikke på fanen Afviklingspolitik og derefter vælge en af følgende indstillinger:

   Enkelt godkender – den handling, der udføres på dokumentet, bestemmes af den første person, der reagerer.

   Antag f.eks. at Søren har sendt en udgiftsrapport på kr. 15.000. Dokumentet er aktuelt tildelt Mette, Karina og Bjarne. Hvis Mette er den første person, der reagerer på dokumentet, vil den handling, hun udfører, blive anvendt på dokumentet. Hvis Mette afviser dokumentet, afvises det og sendes tilbage til Søren. Hvis Mette godkender dokumentet, sendes det til Dorthe til godkendelse.

   

   Flertal af godkendere – den handling, der skal anvendes på dokumentet, bliver bestemt, når de fleste af godkenderne har reageret.

   Antag f.eks. at Søren har sendt en udgiftsrapport på kr. 15.000. Dokumentet er aktuelt tildelt Mette, Karina og Bjarne. Hvis Mette og Karina er de første personer, der reagerer på dokumentet, vil den handling, de udfører, blive anvendt på dokumentet.

   • Hvis Mette godkender dokumentet, men Karina afviser det, vil dokumentet blive afvist og sendt tilbage til Søren.

   • Hvis både Mette og Karina godkender dokumentet, vil det blive sendt til Dorthe til godkendelse.

   Procent af godkendere – den handling, der anvendes på dokumentet, bliver bestemt, når en bestemt procentdel af godkenderne svarer.

   Antag f.eks. at Søren har sendt en udgiftsrapport på kr. 15.000. Udgiftsrapporten er aktuelt tildelt Mette, Karina og Bjarne, og du har angivet procentdelen til 50. Hvis Mette og Karina er de første to godkendere, der reagerer, vil den handling, de udfører, blive anvendt på dokumentet, fordi de opfylder kravet om at være 50 procent af godkendere.

   • Hvis Mette godkender dokumentet, men Karina afviser det, vil dokumentet blive afvist og sendt tilbage til Søren.

   • Hvis både Mette og Karina godkender dokumentet, vil det blive sendt til Dorthe til godkendelse.

   Alle godkendere – alle godkendere skal godkende dokumentet. Ellers kan arbejdsgangen ikke fortsætte.

   Antag f.eks. at Søren har sendt en udgiftsrapport på kr. 15.000. Dokumentet er aktuelt tildelt Mette, Karina og Bjarne. Hvis Mette og Karina godkender dokumentet, men Bjarne afviser det, vil dokumentet blive afvist og sendt tilbage til Søren. Hvis Mette, Karina og Bjarne godkender dokumentet, bliver det sendt til Dorthe til godkendelse.

Angive, hvornår godkendelsestrinnet skal bruges

Du kan angive, hvornår godkendelsestrinnet er påkrævet. Godkendelsestrinnet er måske altid påkrævet, eller det er måske kun påkrævet, hvis bestemte betingelser er opfyldt.

Godkendelsestrinnet er altid påkrævet

Udfør følgende trin, hvis godkendelsestrinnet altid er påkrævet.

1. Klik på Betingelse i ruden til venstre.

2. Vælg indstillingen Udfør altid dette trin.

Godkendelsestrinnet er påkrævet under bestemte betingelser.

Det godkendelsestrin, du er ved at konfigurere, er måske kun påkrævet, hvis bestemte betingelser er opfyldt. Hvis du f.eks. er ved at konfigurere et godkendelsestrin til en arbejdsgang for en indkøbsrekvisition, vil du måske have, at godkendelsestrinnet kun skal bruges, hvis indkøbsrekvisitionsbeløbet er større end kr. 10.000.

Udfør følgende trin, når du skal angive, at godkendelsestrinnet er påkrævet.

1. Klik på Betingelse i ruden til venstre.

2. Vælg indstillingen Kør kun dette trin, når følgende betingelse er opfyldt.

3. Angiv en betingelse.

4. Angiv supplerende betingelser efter behov.

5. Hvis du vil kontrollere, at de betingelser, du har angivet, er konfigureret korrekt, skal du udføre følgende trin:

   1. Klik på Test. Formen Test betingelse for arbejdsgang vises.

   2. Vælg en post i området Valider betingelse i formen.

   3. Klik på Test. Systemet evaluerer den valgte post for at afgøre, om den opfylder de betingelser, du har defineret.

   4. Klik på OK eller Annuller for at vende tilbage til formen Egenskaber.

Angive, hvad der sker, når dokumentet er forfaldent

Hvis en bruger ikke reagerer på et dokument inden for den tildelte tid, er dokumentet forfaldent. Et forfaldent dokument kan eskaleres eller automatisk tildeles til en anden bruger til godkendelse. Udfør følgende trin for at eskalere dokumentet, hvis det er forfaldent.

1. Klik på Eskalering i ruden til venstre.

2. Markér afkrydsningsfeltet Brug eskaleringssti for at oprette en eskaleringssti. De brugere, der er angivet i eskaleringsstien, tildeles automatisk dokumentet.

   Følgende tabel repræsenterer f.eks. en eskaleringssti.

   Forløb	Eskaleringssti
   1	Tildel til: Anna
   2	Tildel til: Erik
   3	Sluthandling: Afvis

   I dette eksempel tildeles det forfaldne dokument automatisk til Anna. Hvis Anna ikke reagerer inden for den tildelte tid, tildeles dokumentet automatisk til Erik. Hvis Erik ikke reagerer inden for den tildelte tid, afvises dokumentet automatisk.

3. Klik på Tilføj eskalering for at føje en bruger til eskaleringsstien. Klik på fanen Tildelingstype, vælg en af indstillingerne i følgende tabel, og udfør derefter de ekstra trin i forbindelse med indstillingen, før du går videre til trin 4.

   Indstilling	Brugere, som dokumentet eskaleres til	Ekstra trin
   Hierarki	Brugere i et bestemt organisationshierarki	Når du har valgt Hierarki, skal du klikke på fanen Hierarkivalg. Vælg den type hierarki, som dokumentet skal eskaleres til, på listen Hierarkitype. Systemet skal hente et interval af brugernavne fra hierarkiet. Disse navne repræsenterer de brugere, som dokumentet kan eskaleres til. Udfør følgende trin for at angive start- og slutpunkt for intervallet af de brugernavne, som systemet henter: Vælg en person på listen Start fra for at angive startpunktet. Klik på Tilføj betingelse for at angive slutpunktet. Angiv derefter en betingelse for at bestemme, hvor i hierarkiet systemet skal stoppe med at hente navne. Klik på fanen Hierarkiindstillinger. Angiv, hvilke brugere i intervallet dokumentet eskaleres til: Tildel til alle hentede brugere – dokumentet eskaleres til alle brugere i intervallet. Tildel kun til den sidst hentede bruger –dokumentet eskaleres kun til den sidste bruger i intervallet. Udeluk brugere med følgende betingelse: – dokumentet eskaleres ikke til nogen brugere i intervallet, der opfylder en bestemt betingelse. Klik på Tilføj betingelse for at angive betingelsen.
   Arbejdsgangsbruger	Brugere i den aktuelle arbejdsgang	Når du har valgt Arbejdsgangsbruger, skal du klikke på fanen Arbejdsgangsbruger. På listen Arbejdsgangsbruger skal du vælge en bruger, som deltager i arbejdsgangen.
   Bruger	Specifikke Microsoft Dynamics AX-brugere	Når du har valgt Bruger, skal du klikke på fanen Bruger. Listen over Tilgængelige brugere: indeholder alle Microsoft Dynamics AX-brugere. Vælg de brugere, dokumentet skal eskaleres til, og flyt derefter disse brugere til listen Valgte brugere:.

4. Klik på fanen Tidsgrænse.

5. Angiv i feltet Varighed, hvor lang tid brugeren kan bruge på eller reagere på dokumenter. Vælg en af følgende indstillinger:

   • Timer – angiv det antal timer, som brugeren har til at reagere i. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.

   • Dage – angiv det antal dage, som brugeren har til at reagere i. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.

   • Uger – angiv det antal uger, som brugeren har til at reagere i.

   • Måneder – vælg den dag og uge, hvor brugeren senest skal have reageret. Det kan f.eks. være, at brugeren skal have reageret senest fredag i den tredje uge i måneden.

   • År – vælg den dag, uge og måned, hvor brugeren senest skal have reageret. Det kan f.eks. være, at brugeren skal have reageret senest fredag i den tredje uge i december.

6. Gentag trin 3 til 5 for hver bruger, du vil føje til eskaleringsstien. Du kan ændre rækkefølgen af brugerne.

7. Hvis brugerne i eskaleringsstien ikke reagerer inden for den tildelte tid, behandles dokumentet automatisk af systemet. Vælg rækken Handling for at angive den handling, systemet vælger. Vælg derefter en handling under fanen Afslut handling.

Se også

Om arbejdsgangseditoren

Oprette en arbejdsgang

Konfigurere egenskaberne for en arbejdsgang

Konfigurere arbejdsgangselementer