Hovedopgaver: Oprette udgiftsrapporter
Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Dette emne forklarer, hvordan du opretter udgiftsrapporter og sender dem til godkendelse. Når du rejser eller på anden måde pådrager dig udgifter på vegne af firmaet, opretter du en udgiftsrapport for at begrunde de penge, du bruger, når du betaler med firmakreditkortet. Hvis du har betalt udgifter med dine egne penge, skal du bruge udgiftsrapporten for indsende udgifterne for refusion. I en udgiftsrapport beskrives det i detaljer, hvordan og hvor udgifterne er påløbet.
Afhængigt af den type oplysninger, du skal angive, kan oprettelse af en udgiftsrapport omfatte flere trin. I dette emne beskrives de opgaver, du muligvis skal udføre, når du udfylder udgiftsrapporter.
Hvad vil du foretage dig?
Oprette en udgiftsrapport og tilføje oplysninger om udgifter
Specificere udgifter efter linje
Fordele en udgift
Fordele en udgift i Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Føje en intern udgift til en udgiftsrapport iMicrosoft Dynamics AX 2012 R2
Tilbagebetale et kontantforskud til en udgiftsrapport
Opdele en kreditkorttransaktion, så den omfatter en personlig udgift
Tilføj gæster
Vedhæfte kvitteringer i en udgiftsrapport
Sende en udgiftsrapport
Udskrive en forside med stregkode til en udgiftsrapport
Søg efter relaterede opgaver
Oprette en udgiftsrapport og tilføje oplysninger om udgifter
Klik på Udgifter på øverste hyperlinkpanel, og klik derefter på Udgiftsrapporter.
På siden Udgiftsrapport skal du i handlingsruden klikke på Udgiftsrapport i gruppen Ny under fanen Udgiftsrapport.
Vælg ikke-afstemte udgifter, der skal føjes til udgiftsrapporten, og klik på Fortsæt. Hvis der ikke skal tilføjes nogen ikke-afstemte udgifter, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Vælg alle posteringer som standard, og klik derefter på Fortsæt.
Vælg udgiftsformålet, og angiv derefter lokaliteten for udgiften.
Under fanen Udgiftslinjer skal du klikke på Tilføj ny udgift og derefter vælge den type udgift, der skal tilføjes.
Angiv oplysninger om udgiften på siden Ny udgiftslinje.
Brug knapperne Specificer, Distribuer beløb, Gæster og Sammenkæd kvitteringer i gruppen Vedligehold til at tilføje oplysninger.
Bemærk
Du kan føje kreditkortudgifter til en udgiftsrapport, enten når du opretter den nye rapport, eller når du har oprettet og gemt rapporten.
Tilbage til toppen
Specificere udgifter efter linje
I forbindelse med visse udgifter kan du angive bestemte gebyrer, der udgør det samlede beløb. Du kan f.eks. opdele en hoteludgift i pris pr. værelse pr. dag, gebyr for room service og gebyr for vasketøj.
Hvis du vil tilføje flere specificerede linjer, skal du gennemføre følgende procedure.
Vælg den udgift, der skal specificeres, på siden Ny udgiftsrapport, og klik derefter på Specificer.
Angiv indtjekningsdato for udgiften i oversigtspanelet Specificer, og vælg udgiftskategori.
Angiv antallet af overnatninger og pris pr. overnatning, og klik derefter på Tilføj.
Klik på Specificeret linjeelement under fanen Tilføj.
Vælg udgiftskategori og udgiftsdato, og angiv derefter beløbet for elementet.
Gentag trin 1 til 5 for hver af de resterende poster for udgiften. Når du har udført ændringerne, skal du klikke på Gem og luk.
Hvis du vil tilføje én specificeret linje, skal du gennemføre følgende procedure.
Vælg den udgift, der skal specificeres, på siden Ny udgiftsrapport, og klik derefter på Specificer.
Klik på Specificeret linjeelement under fanen Tilføj.
Vælg udgiftskategori og udgiftsdato, og angiv derefter beløbet for elementet.
Vælg eventuelt projekt-id, hvis projekt-id'et er nødvendigt, og klik derefter på Gem og luk.
Tilbage til toppen
Fordele en udgift
Det kan være nyttigt at tildele ansvaret for en udgift til mere end én gruppe-, organisations- eller partspost. Udgiftsbeløbet kan derefter fordeles blandt grupperne, organisationerne eller parterne. Lad os f.eks. antage, at du rejser til Tyskland i 10 arbejdsdage. Du bruger seks dage på at arbejde for den juridiske enhed A og fire dage på at arbejde for den juridiske enhed B. Hvis du fordeler udgiftsbeløbet, er den juridiske enhed A ansvarlig for 60 procent, og den juridiske enhed B er ansvarlig for de resterende 40 procent.
Når du fordeler projektudgifter, kan du få vist oplysningerne om dine projekter i forms til projektvalidering i Microsoft Dynamics AX. Du kan dog ikke filtrere projekter efter juridisk enhed. Den samme projektoversigt vises altid, uanset hvilken juridisk enhed, du er logget på. Hvis du f.eks. er logget på LE1, vises den samme projektoversigt, som hvis du var logget på LE2.
Forsigtigt
Hvis du skal opdatere momsrelaterede felter, efter at du har fordelt en udgift mellem to projekter, skal du fordele udgiften igen. Hvis du fordeler en udgift mellem to projekter og derefter vælger momsoplysningerne, slettes de fordelinger, du har tilføjet, og de erstattes af standardfordelingen. Du får ikke besked om denne ændring.
Vælg den udgift, der skal fordeles, på siden Ny udgiftsrapport, og klik derefter på Andet > Fordel beløb.
Vælg på siden Distribuer beløb, om du vil fordele udgiften som et beløb eller en procentdel.
Vælg juridisk enhed, projekt-id og kategori, som du vil fordele en del af udgiften til.
Angiv beløb eller procentsats, der skal fordeles, og klik derefter på ikonet med afkrydsningen for at gemme posten.
Klik på Opdel for at tilføje en ny linje. Gentag trin 3 og 4, indtil du har fordelt hele udgiftsbeløbet.
Hvis du vil fordele udgiftsbeløbet ligeligt mellem de juridiske enheder, skal du klikke på Fordel ligeligt.
Tilbage til toppen
Fordele en udgift i Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Vælg den udgift, der skal fordeles, på siden Ny udgiftsrapport, og klik derefter på Andet > Fordel beløb.
I feltet Fordel skal du vælge, om du vil fordele udgiften ved procentsatser eller beløb.
Klik på Ny for at tilføje en fordelingslinje, og vælg derefter den juridiske enhed, en del af udgiften skal fordeles til.
Afhængigt af om du har valgt for at fordele udgiften ved procentsatser eller beløb, skal du angive i fordelingsprocent eller beløb i det relevante felt.
Vælg hovedkonto, afdeling, bærer og formål for udgiften.
Gentag trin 3 til 5 for at fordele udgiften til en anden juridisk enhed.
Når du har fuldført fordelingen af udgifter, skal du klikke på Gem og Luk.
Tilbage til toppen
Føje en intern udgift til en udgiftsrapport iMicrosoft Dynamics AX 2012 R2
Nogle gange kan du have brug for at tildele ansvaret for en udgift, der er påløbet, til en anden juridisk enhed i organisationen. Hvis organisationen har aktiveret interne udgifter, kan du vælge den ansvarlige juridiske enhed, når du indtaster en udgift. Du kan tildele alle eller en del af en udgift til en anden juridisk enhed.
På siden Ny udgiftsrapport i oversigtspanelet Udgiftsrapport skal du markere afkrydsningsfeltet Intern udgiftsrapport.
I oversigtspanelet Udgiftslinjer skal du klikke på Ny udgiftslinje.
Vælg den juridiske enhed, som du tildeler ansvar for udgiften, vælg udgiftskategori, og klik derefter på OK.
Angiv oplysninger om udgiften. Hvis udgiften er relateret til et projekt, kan du desuden angive oplysninger om projektet.
Kun projekter, der vedligeholdes af den valgte juridiske enhed, er tilgængelige.
Klik på Gem og ny for at gemme denne udgift og oprette en ny. Du kan også klikke på Gem og luk for at vende tilbage til udgiftsrapporten.
Hvis de udgifter, som du har tildelt en anden juridisk enhed, kræver yderligere fordeling, kan du i oversigtspanelet Udgiftslinjer klikke på Andre > Distribuer beløb.
For at fuldføre fordelingen, skal du se proceduren "Fordele en udgift" i dette emne.
Tilbage til toppen
Tilbagebetale et kontantforskud til en udgiftsrapport
Hvis du får et kontantforskud af organisationen, men du ikke har brugt hele beløbet, kan du oprette en udgiftslinje på en udgiftsrapport for at returnere det resterende beløb.
På siden Ny udgiftsrapport skal du i oversigtspanelet Udgiftslinjer klik på Andet > Returner kontantforskud.
Vælg kategorien Returnering af kontantforskud, og klik på Føj til oversigt i handlingsruden.
Vælg linjen for det returnerede kontantforskud, og klik derefter på Rediger i oversigtspanelet Udgiftslinjer.
Angiv det beløb, der skal tilbagebetales, og klik derefter på Gem og luk.
Tilbage til toppen
Opdele en kreditkorttransaktion, så den omfatter en personlig udgift
En del af en udgiftstransaktion, som du trækker på virksomhedens kreditkort, kan bestå af en personlig udgift. Det samlede udgift til et beløb kan f.eks. være på EUR 65, men din ægtefælle/partners måltid er også inkluderet. Da din ægtefælle/partners måltid ikke betales af organisationen, kan du opdele transaktionen. Udgiften til din ægtefælle/partners måltid angives derefter som en personlig udgift, som du skylder organisationen.
Bemærk
Du kan kun opdele en kreditkorttransaktion, så den omfatter en personlig udgift, hvis kreditkorttransaktionen er blevet importeret i Microsoft Dynamics AX. Du kan ikke indtaste en transaktion manuelt og derefter opdele den.
På siden Ny udgiftsrapport skal du under fanen Udgiftslinjer vælge den importerede transaktion, der skal opdeles. Klik derefter på Opdel til personlig.
Angiv det transaktionsbeløb, der skal tildeles som en forretningsudgift.
Vælg Føj restbeløb til personligt, og klik derefter på Gem og luk.
Tilbage til toppen
Tilføj gæster
Hvis du angiver udgifter til underholdning eller måltider i en udgiftsrapport, kan du angive udgifter for andre mennesker. Du kan f.eks. have haft en kunde med til middag. Når du angiver udgifter til måltider i udgiftsrapporten, kan du også angive din gæst.
På siden Ny udgiftsrapport skal du vælge den udgift, du vil føje gæster til, og derefter skal du afhængigt af den version af Microsoft Dynamics AX 2012, du bruger, gøre et af følgende:
I Microsoft Dynamics AX 2012 R2: Klik på Andet > Beværtede personer.
I Microsoft Dynamics AX 2012 R3: Klik p[ Andet > Gæster.
Vælg, om gæsten arbejder i din organisation, er en privat gæst eller en ekstern kontaktperson.
Vælg gæstens navn, og angiv derefter gæstens virksomhed/organisation og stillingsbetegnelse.
Gentag trin 1 til og med 3 for hvert gæst, du vil tilføje på udgiftslinjen.
Klik på Gem og luk.
Tilbage til toppen
Vedhæfte kvitteringer i en udgiftsrapport
Du kan vedhæfte elektroniske kvitteringer for udgifter til en udgiftsrapport. Du kan også få vist kvitteringer, der allerede er vedhæftet. Du kan når som helst vedhæfte kvitteringer til udgiftsrapporten.
På siden Ny udgiftsrapport skal du i handlingsruden klikke på Tilgange i gruppen Vedlæg under fanen Vedhæft kvitteringer.
Klik på en af følgende knapper for at vedhæfte en kvittering til en udgiftsrapport:
Tilknyt kvitteringsfil – gennemse computeren for at finde og vedhæfte en kopi af kvitteringen.
Tilknyt hentede kvitteringer – vedhæft en kvittering, der er blevet sendt via mobiltelefon, fax eller anden enhed.
Tilføj URL-adresse – tilføj URL-adressen for kvitteringens placering.
Når du har vedhæftet kvitteringer til udgiftsrapporten, skal du klikke på Luk.
Tilbage til toppen
Sende en udgiftsrapport
Når du har angivet alle oplysninger, som kræves i din organisation, og vedhæftet alle udgiftsbilag, hvis der kræves udgiftsbilag, skal du klikke på Send på siden Rediger udgiftsrapport.
Tilbage til toppen
Udskrive en forside med stregkode til en udgiftsrapport
Hvis du skal sende en udgiftsrapport og kvitteringer via fax, kan du udskrive en forside med stregkode, der kæder din udgiftsrapport og kvitteringerne sammen. Du kan udskrive en forside, før du opretter en udgiftsrapport, eller du kan udskrive en forside til en eksisterende rapport.
- Klik på Udskriv forside til stregkoden for udgiftsrapporten under fanen Udgiftsrapport i handlingsruden på siden Ny udgiftsrapport.
Bemærk
Hvis du skal udskrive en forside med stregkode til en udgiftsrapport, ud endnu ikke har oprettet, åbnes der et ny vindue, der indeholder en entydig stregkode. Når udgiftsrapporten oprettes, knyttes stregkoden og de tilknyttede kvitteringer til din arbejderpost.
Tilbage til toppen