Hovedopgaver: Redigere udgiftsrapporter
Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Dette emne forklarer, hvordan du kan ændre eller opdatere en udgiftsrapport i Enterprise Portal til Microsoft Dynamics AX. Du er muligvis nødt til at opdatere en udgiftsrapport af en række årsager, herunder følgende:
Fjerne interne udgifter, der ikke skal medtages i rapporten
Fjerne personlige udgifter fra rapporten
Tilføje navnene på alle gæster for en udgift til beværtning
Returnere en ubrugt del af et kontantforskud
Vedhæfte manglende kvitteringer til rapporten
Forsigtigt
Når en udgiftsrapport er blevet sendt til godkendelse, kan du kun redigere linjeelementerne, hvis godkenderen returnerer udgiftsrapporten for at blive ændret, eller hvis godkenderen tilbagekalder udgiftsrapporten.
Hvad vil du foretage dig?
Redigere en udgiftsrapport
Redigere udgiftslinjeelementer i en udgiftsrapport
Tilføje udgiftslinjeelementer
Specificere udgifter efter linje
Fordele en udgift
Føje en intern udgift til en udgiftsrapport iMicrosoft Dynamics AX 2012 R2
Opdele en kreditkorttransaktion, så den omfatter en personlig udgift
Tilbagebetale et kontantforskud til en udgiftsrapport
Tilføje gæster
Vedhæfte kvitteringer i en udgiftsrapport
Sende en udgiftsrapport
Udskrive en udgiftsrapport eller en forside med stregkode
Søg efter relaterede opgaver
Redigere en udgiftsrapport
Klik på Udgifter på det øverste hyperlinkpanel, og klik derefter på Udgiftsrapporter.
Vælg den udgiftsrapport, der skal redigeres, i kolonnen Udgiftsrapportnummer.
Rediger udgiftsrapporten og linjeelementerne vha. procedurerne i dette emne.
Tilbage til toppen
Redigere udgiftslinjeelementer i en udgiftsrapport
På siden Rediger udgiftsrapport skal du vælge det linjeelement, der skal redigeres, og derefter skal du klikke på Rediger i oversigtspanelet Udgiftslinjer.
Når du har udført ændringerne, skal du klikke på Gem og luk.
Tilbage til toppen
Tilføje udgiftslinjeelementer
Når du har oprettet og gemt en udgiftsrapport, kan du tilføje udgiftslinjeelementer, forudsat, at du ikke har sendt udgiftsrapporten til godkendelse.
På siden Rediger udgiftsrapport skal du klikke på Tilføj ny udgift under fanen Udgiftslinjer og derefter vælge den type udgift, der skal tilføjes.
Angiv oplysninger om udgiften på siden Ny udgiftslinje.
Brug knapperne Specificer, Distribuer beløb, Gæster og Sammenkæd kvitteringer i gruppen Vedligehold til at tilføje detaljerede eller nødvendige oplysninger.
Tilbage til toppen
Specificere udgifter efter linje
I forbindelse med visse udgifter kan du angive bestemte gebyrer, der udgør det samlede beløb. Du kan f.eks. opdele en hoteludgift i pris pr. værelse pr. dag, gebyr for room service og gebyr for vasketøj.
Hvis du vil tilføje flere specificerede linjer, skal du gennemføre følgende procedure.
Vælg den udgift, der skal specificeres, på siden Rediger udgiftsrapport, og klik derefter på Specificer.
Angiv indtjekningsdato for udgiften i oversigtspanelet Specificer, og vælg udgiftskategori.
Angiv antallet af overnatninger og pris pr. overnatning, og klik derefter på Tilføj.
Klik på Specificeret linjeelement under fanen Tilføj.
Vælg udgiftskategori og udgiftsdato, og angiv derefter det beløb, der skal specificeres.
Gentag trin 1 til 5, indtil du har tilføjet alle specificeringer for udgiften. Når du har udført ændringerne, skal du klikke på Gem og luk.
Hvis du vil tilføje én specificeret linje, skal du gennemføre følgende procedure.
Vælg den udgift, der skal specificeres, på siden Rediger udgiftsrapport, og klik derefter på Specificer.
Klik på Specificeret linjeelement under fanen Tilføj.
Vælg udgiftskategori og udgiftsdato, og angiv derefter beløbet.
Vælg eventuelt projekt-id, og klik derefter på Gem og luk.
Tilbage til toppen
Fordele en udgift
Det kan være nyttigt at tildele ansvaret for en udgift til mere end én gruppe-, organisations- eller partspost. Udgiftsbeløbet kan derefter fordeles blandt grupperne, organisationerne eller parterne. Lad os f.eks. antage, at du rejser til Tyskland i 10 arbejdsdage. Du bruger seks dage på at arbejde for den juridiske enhed A og fire dage på at arbejde for den juridiske enhed B. Hvis du fordeler udgiftsbeløbet, er den juridiske enhed A ansvarlig for 60 procent af udgifterne, og den juridiske enhed B er ansvarlig for de resterende 40 procent.
Når du fordeler projektudgifter, kan du få vist oplysningerne om dine projekter i forms til projektvalidering i Microsoft Dynamics AX. Du kan dog ikke filtrere projekter efter juridisk enhed. Den samme projektoversigt vises altid, uanset hvilken juridisk enhed, du er logget på. Hvis du f.eks. er logget på LE1, vises den samme projektoversigt, som hvis du var logget på LE2.
Vælg den udgift, der skal fordeles, på siden Rediger udgiftsrapport, og klik derefter på Andet > Distribuer beløb.
Vælg på siden Distribuer beløb, om du vil fordele udgiften som et beløb eller en procentdel.
Vælg juridisk enhed, projekt-id og kategori, som en del af udgiften fordeles til.
Angiv beløb eller procentsats, der skal fordeles, og klik derefter på ikonet med afkrydsningen for at gemme posten.
Klik på Opdel for at tilføje en ny linje. Gentag trin 3 og 4, indtil du har fordelt hele udgiften.
Hvis du vil fordele udgiftsbeløbet ligeligt mellem de juridiske enheder, skal du klikke på Fordel ligeligt.
Tilbage til toppen
Føje en intern udgift til en udgiftsrapport iMicrosoft Dynamics AX 2012 R2
Du kan tilføje interne udgifter til en eksisterende udgiftsrapport. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du tilføjer interne udgifter til en udgiftsrapport under Hovedopgaver: Oprette udgiftsrapporter.
Hvis du har oprettet en intern udgiftsrapport ,og udgiftsrapporten ikke skal indeholde interne udgifter, skal du i oversigtspanelet Udgiftslinjer fjerne alle interne udgifter og derefter klikke på oversigtspanelet Udgiftsrapport og fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Intern udgiftsrapport.
Tilbage til toppen
Opdele en kreditkorttransaktion, så den omfatter en personlig udgift
En del af en udgiftstransaktion, som du trækker på virksomhedens kreditkort, kan bestå af en personlig udgift. Det samlede udgift til et beløb kan f.eks. være på EUR 65, men din ægtefælle/partners måltid er også inkluderet. Da din ægtefælle/partners måltid ikke betales af organisationen, kan du opdele transaktionen. Udgiften til din ægtefælle/partners måltid angives derefter som en personlig udgift, som du skylder organisationen.
Bemærk
Du kan kun opdele en kreditkorttransaktion, så den omfatter en personlig udgift, hvis kreditkorttransaktionen er blevet importeret i Microsoft Dynamics AX. Du kan ikke indtaste en transaktion manuelt og derefter opdele den.
På siden Rediger udgiftsrapport skal du under fanen Udgiftslinjer vælge den importerede transaktion, der skal opdeles. Klik derefter på Opdel til personlig.
Angiv det transaktionsbeløb, der skal tildeles som en forretningsudgift.
Vælg Føj restbeløb til personligt, og klik derefter på Gem og luk.
Tilbage til toppen
Tilbagebetale et kontantforskud til en udgiftsrapport
Hvis du får et kontantforskud af organisationen, men du ikke har brugt hele beløbet, kan du oprette en udgiftslinje på en udgiftsrapport for at returnere det resterende beløb.
På siden Rediger udgiftsrapport skal du i oversigtspanelet Udgiftslinjer klik på Andet > Returner kontantforskud.
Vælg en kategori for det returnerede kontantforskud, og vælg derefter Føj til oversigt i handlingsruden.
Vælg linjen for det returnerede kontantforskud, og klik derefter på Rediger i oversigtspanelet Udgiftslinjer.
Angiv beløbet på det kontantforskud, der skal tilbagebetales, og klik derefter på Gem og luk.
Tilbage til toppen
Tilføje gæster
Hvis du angiver udgifter til underholdning eller måltider i en udgiftsrapport, kan du angive udgifter for andre mennesker. Du kan f.eks. have haft en kunde med til middag. Når du angiver udgifter til måltider i udgiftsrapporten, kan du også angive din gæst.
På siden Rediger udgiftsrapport skal du vælge den udgifter, du vil føje gæster til, og derrefter skal du afhængigt af den version af Microsoft Dynamics AX 2012, du bruger, gøre et af følgende:
I Microsoft Dynamics AX 2012 R2: Klik på Andet > Beværtede personer.
I Microsoft Dynamics AX 2012 R3: Klik p[ Andet > Gæster.
Vælg, om gæsten arbejder i organisationen, er en privat gæst eller en ekstern kontaktperson.
Vælg gæstens navn, og angiv derefter gæstens virksomhed/organisation og stillingsbetegnelse.
Gentag trin 1 til og med 3 for hvert gæst, du vil tilføje på udgiftslinjen.
Klik på Gem og luk.
Tilbage til toppen
Vedhæfte kvitteringer i en udgiftsrapport
Du kan vedhæfte elektroniske kvitteringer for udgifter til en udgiftsrapport. Du kan også få vist kvitteringer, der allerede er vedhæftet. Du kan når som helst vedhæfte kvitteringer til udgiftsrapporten.
På siden Rediger udgiftsrapport skal du i handlingsruden klikke på Tilgange i gruppen Vedlæg under fanen Udgiftsrapport.
Klik på en af følgende knapper for at vedhæfte en kvittering til en udgiftsrapport:
Tilknyt kvitteringsfil – gennemse computeren for at finde og vedhæfte en kopi af kvitteringen.
Tilknyt hentede kvitteringer – vedhæft en kvittering, der er blevet sendt via mobiltelefon, fax eller anden enhed.
Tilføj URL-adresse – tilføj URL-adressen for kvitteringens placering.
Når du har vedhæftet kvitteringer til udgiftsrapporten, skal du klikke på Luk.
Tilbage til toppen
Sende en udgiftsrapport
Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du sender en udgiftsrapport i Hovedopgaver: Oprette udgiftsrapporter.
Tilbage til toppen
Udskrive en udgiftsrapport eller en forside med stregkode
Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du udskriver en udgiftsrapport eller en forside med stregkode i Hovedopgaver: Oprette udgiftsrapporter.
Tilbage til toppen