Planlæg organisering og livscyklusstyring for Microsoft 365-grupper og Microsoft Teams
Microsoft 365-grupper har en lang række værktøjer til at implementere de styringsfunktioner, din organisation kræver.
I følgende afsnit beskrives funktionerne, bedste fremgangsmåder anbefales, og der gives vejledning til, hvordan du stiller de rette spørgsmål for at bestemme kravene til styring, og hvordan du imødekommer dem.
Styr, hvem der kan oprette Microsoft 365-grupper
Microsoft 365-grupper kan oprettes af slutbrugere fra flere slutpunkter, herunder Outlook, SharePoint, Teams og andre miljøer. Når du opretter et team, oprettes der altid en Microsoft 365-gruppe, så styringen af den Microsoft 365-grupper livscyklus styrer også livscyklussen for teams i Microsoft Teams.
Vi anbefaler på det kraftigste selvbetjening for at styrke gruppeejere og hjælpe brugerne med nemmere at få udført deres arbejde. Hvis du begrænser gruppe- og teamoprettelse, kan det gøre brugerne produktivitet langsommere, fordi mange Microsoft 365-tjenester kræver, at der oprettes grupper, for at tjenesten kan fungere.
Overvej følgende styringsindstillinger for oprettelse af grupper:
- Hvis du vil begrænse antallet af grupper, skal du bruge politikker for udløb af grupper til automatisk at slette grupper, der ikke bruges.
- Begræns oprettelse af grupper til medlemmer af en sikkerhedsgruppe med dynamisk medlemskab , der f.eks. indeholder alle fuldtidsansatte.
- Begræns gruppeoprettelsen til en sikkerhedsgruppe, og kræv, at brugerne fuldfører oplæringen i organisationens politikker for gruppebrug for at blive medlemmer af sikkerhedsgruppen.
Hvis du vil begrænse, hvem der kan oprette grupper, skal du se Administrer, hvem der kan oprette Microsoft 365-grupper , for at få oplysninger om, hvordan du konfigurerer dette.
Gruppesletning, gendannelse og arkivering
Når en Microsoft 365-gruppe slettes, bevares den som standard i 30 dage. Denne 30-dages periode kaldes "blød sletning", fordi du stadig kan gendanne gruppen. Efter 30 dage slettes gruppen og det tilknyttede indhold permanent og kan ikke gendannes.
Hvis du har opbevaringspolitikker på plads til at bevare chat, filer eller mail, bevares disse elementer, når gruppen er slettet. Du kan finde flere oplysninger under Få mere at vide om opbevaringspolitikker .
Hvis du vil slette en gruppe, men bevare indholdet fra en eller flere af de gruppetilsluttede tjenester, skal du se Arkivér grupper, teams og Viva Engage for at få flere oplysninger.
Politik for navngivning af gruppe
En politik for navngivning af grupper kan hjælpe dig med at styre grupper på to måder:
- En navngivningspolitik for præfiks/suffiks kan bruges til at gennemtvinge faste strenge eller Microsoft Entra attributter i starten eller slutningen af et gruppenavn og den tilknyttede mailadresse. Ved at gøre dette kan du sikre, at f.eks. afdelingsnavne eller områder inkluderes i gruppenavne.
- En politik for blokerede ord kan sikre, at visse ord, f.eks. navnene på direktører, ikke bruges i gruppenavne.
Navngivningspolitikker anvendes, når grupper oprettes fra en af de gruppeforbundne tjenester.
Hvis du vil bruge navngivningspolitikker for grupper, skal du se Microsoft 365-grupper navngivningspolitik.
Politik for gruppeudløb
Du kan angive en udløbsperiode, og en gruppe, der når slutningen af den pågældende periode, og som ikke fornys, slettes. Udløbsperioden begynder, når gruppen oprettes, eller den dato, hvor den senest blev fornyet.
Når du har angivet grupper til at udløbe:
- Ejere af gruppen får besked om at forny gruppen, efterhånden som udløbstidspunktet nærmer sig.
- Aktive grupper fornys automatisk.
- Alle grupper, der ikke er blevet fornyet, slettes.
- Alle grupper, der slettes, kan gendannes inden for 30 dage af gruppeejerne eller en global administrator.
Udløbspolitikker er en god måde at begrænse antallet af grupper ved at sikre, at grupper, der ikke længere er i brug, slettes. Hvis du vil oprette en politik for udløb af gruppe, skal du se Microsoft 365-grupper Udløbspolitik.
Relaterede emner
Anbefalinger til planlægning af styring af samarbejde