Del via

Opret din plan for styring af samarbejde

  • Artikel

Det er altid bedst at starte din flytning til Microsoft 365 med en klar vision:

  • Hvad er dine vigtigste forretningsmål?

  • Hvordan giver værktøjerne og egenskaberne værdi for organisationen som helhed og for de enkelte medarbejdere?

  • Hvordan måler du succes?

En klar visionserklæring giver vigtig vejledning til de uundgåelige beslutningsafvejninger, du skal foretage, når du tænker på din styringsplan. Graden af formalitet og den dybde, du skal bruge for at dokumentere styringsplanen, bør være i overensstemmelse med de resultater, du ønsker at opnå. Visionen danner således en ramme for både konteksten og investeringen i styringen.

Microsoft 365 skaber nye paradigmer for teknologier, der understøtter virksomheden. Disse nye paradigmer ændrer den måde, disse teknologier er vedtaget, administreret og styret.

Microsoft 365-styring bør supplere eksisterende politikker, der styrer lokale miljøer. Men da cloudmiljøet giver nye muligheder for at understøtte virksomheden, er det vigtigt at forstå disse muligheder og overveje en tilgang til styring, der skaber en passende balance mellem brugermål, forretningsrisiko og branche- og lovmæssige krav.

At tænke på styring betyder først at starte din Microsoft 365-rejse med nogle vigtige beslutninger for at få den bedste placering til den samlede succes. Nogle af disse beslutninger omfatter:

Der er ikke noget perfekt svar på disse spørgsmål – de rigtige svar er dem, der balancerer risici og fordele for din organisation.

Hvad betyder styring for Microsoft 365?

Planlægning af styring for Microsoft 365 handler om at sikre, at du beskytter dine vigtige oplysningsaktiver, samtidig med at du minimerer risikoen. Styring omfatter flere nøgleområder, som hver især skal planlægges, koordineres og tilpasses for at tilpasse sig ændrede organisatoriske behov og teknologiens udvikling.

  • Operational Assurance – platformen holdes driftsklar, så ydeevnen sikres. Dette er i høj grad en it-opgave med det meste af det arbejde, der leveres af Microsoft.

  • Information Assurance – administration af indhold i hele livscyklussen, behandling af oplysninger som et aktiv, herunder datastyring, overholdelse af angivne standarder og sikkerhed. Information assurance kræver forståelse af både forretningsmål og lovmæssige krav. Ideelt set skal du bruge automatiserede politikker, der forhindrer brugerne i at lave fejl eller advare dem i scenarier, hvor de skal træffe en informeret beslutning. Hvis det ikke er muligt at håndhæve politikken, skal du planlægge uddannelse og uddannelse.

  • Outcomes Assurance – styring af stærke websteds- eller teamejere i den rigtige retning for at opnå forretningsmæssige resultater. Sikkerhed for resultater handler hovedsageligt om at give vejledning til indholdsforfattere og websteds-, gruppe- og teamejere – at sikre, at den relevante træning er tilgængelig for at sikre, at de ved, hvordan de kan træffe gode valg for at få de ønskede resultater inden for de overordnede organisatoriske standarder og praksisser.

Planlægning af styring bør komme først, men styring skal være noget, som du løbende vender tilbage til i en iterativ proces. Efterhånden som dit dataområde ændres over tid, skal du vende tilbage til dine beslutninger om styring for at tilpasse dig ændrede forretningsbehov og tilgængelighed af funktioner. Du kan opleve, at du har brug for større tilsyn for at sikre overensstemmelse. Du kan opleve, at du har brug for mindre tilsyn for at tilskynde til mere kreativ anvendelse af kernefunktioner. Du kan opleve, at roller og ansvarsområder skal opdateres for at afspejle ændringer i løsningen eller ændringer i den måde, brugerne bruger forskellige programmer på.

En af de vigtigste funktioner i Microsoft 365 er f.eks. muligheden for nemt at samarbejde med personer uden for din organisation. Nogle organisationer i nogle brancher vælger at blokere al ekstern deling. Andre aktiverer ekstern deling i bestemte scenarier eller med bestemte organisationer. Der er ingen ret eller forkert beslutning om styring, når det kommer til ekstern deling – og der er mange forskellige scenarier, hvor du kan aktivere forskellige indstillinger i Microsoft 365 for at tillade deling i nogle tilfælde og blokere den i andre. Hvis du lige er begyndt på din rejse fra et lokalt miljø til cloudmiljøet, er det vigtigt at tænke på beslutninger om ekstern deling og forstå de fordele og risici, der er forbundet med de forskellige tilgængelige muligheder.

Tænk først på styring

Din investering i Microsoft 365 er kun lige så god som værdien af det indhold og de oplevelser, du aktiverer – så hvis du tænker på styring i starten af din rejse, sikrer du, at du hverken låser ned eller aktiverer for meget, før du har haft en chance for at forstå og evaluere konsekvenserne af hver enkelt beslutning. Der er flere "drejeknapper og ringe", som du kan angive i Microsoft 365. En effektiv styringsplan er afgørende for at nå forretningsmæssige mål – men styring handler om at afbalancere risici med fordele. Hvis vi låser alt ned, vil folk finde en måde at omgå reglerne på, hvis de har brug for det for at få arbejdet fra hånden.

Når du tænker på styring, kan du først:

  • Balancer risici og fordele. En omhyggelig gennemgang af beslutninger om styring tidligt i udrulningen giver organisationer mulighed for at forstå det komplette miljø – business, regulatory, legal, compliance – og planlægge en løsning, der optimerer til alle resultater – afbalancering af risici med fordele – nogle gange accepterer risikoen og andre gange og vælger ikke at acceptere risikoen. Hvis du træffer velunderbyggede beslutninger på forhånd, får du bedre resultater uden spredt indhold og ikke-administreret indhold.

  • Tilpas til forskellige organisationer og forskellige typer indhold og scenarier. Beslutninger om styring er unikke beslutninger for hver organisation – én størrelse passer ikke til alle. Hver organisation har ikke kun forskellige styringsbehov, men beslutninger om styring er ofte ikke de samme for hver type indhold i Microsoft 365. Styring af teamindhold kan f.eks. være forskellig fra styring af intranetindhold og individuelt indhold i OneDrive.

  • Juster efter forretningsprioriteter. Det tid til at begynde at tænke på styring er, når du identificerer de vigtigste forretningsprioriteter for de løsninger, du bygger i Microsoft 365. Disse vigtige forretningsresultater definerer konteksten for planlægning af styring. Det er vigtigt, fordi dine forretningsmål kan hjælpe dig med at definere, hvor meget tid og energi du har brug for at investere i styring. Hvis det f.eks. ikke er vigtigt at forbedre registreringen af indhold på tværs af organisationen, behøver du sandsynligvis ikke at bruge for meget tid på at gennemtvinge eller planlægge navngivningskonventioner. Hvis du på den anden side vil hjælpe med at reducere forekomster af flere versioner af det samme dokument i forskellige lagre på tværs af virksomheden, skal dine beslutninger om styring have processer og politikker og uddannelse for at sikre, at indholdsforfattere forstår, hvordan de navngiver filer og følger vejledningen til "én kopi af et dokument" for at sikre, at indhold kun postes på én placering. Det betyder også, at du har brug for en proces for at sikre, at du ikke unødvendigt opretter mere end ét websted eller team til samme formål.

Hvordan skal vi kommunikere om styring?

Mange beslutninger om styring kan implementeres ved at aktivere eller deaktivere funktioner i Microsoft 365. Det kan hjælpe med at håndhæve dine styringsstandarder, men det hjælper muligvis ikke personerne i din organisation med at forstå, hvad der er tilgængeligt for dem, og hvorfor (eller hvorfor ikke).

Tidligere har styringsteams oprettet lange dokumenter, der beskriver alle beslutninger om styring. Desværre blev disse lange dokumenter sjældent læst – hvilket betød, at krav om styring, der er afhængige af folk til at gennemtvinge sjældent fungerede. Prøv at undgå at oprette lange dokumenter, der er målrettet til flere målgrupper, når du tænker på, hvordan du kommunikerer dine vigtigste beslutninger om styring. Overvej i stedet disse alternativer:

  • Integrer beslutninger om styring direkte i de løsninger, du opretter. Hvis du vil sikre dig, at følsomme oplysninger er beskyttet i hele Microsoft 365, skal du implementere følsomhedsmærkater for at sikre, at dine brugere ikke ved et uheld fremviser oplysninger, som de ikke skal. Bloker de programmer, hvor du ikke kan yde den nødvendige beskyttelse. Få mere at vide om følsomhedsmærkater.

  • Styrke med uddannelse. Tilpas løsninger som Microsoft 365-læringsforløb for at sikre, at dine organisationsspecifikke forventninger styrkes med Microsoft-drevne kurser.

  • Levér som et websted, ikke et dokument. Opret dit eget Microsoft 365 Adoption Center på et SharePoint-kommunikationswebsted for at sikre, at indholdsforfattere og websteds- og teamejere ikke kun forstår "hvordan" men også "hvordan skal". Opret emnespecifikke sider, der løser forskellige virksomhedsscenarier, for at give både vejledning og bedste praksis til at bruge eller aktivere forskellige funktioner i SharePoint og Teams og andre programmer for at opnå forretningsmæssige resultater. Gør disse sider til en del af SharePoint-intranettet.

Hvad er de vigtigste succesfaktorer?

Inkorporer disse vigtige succesfaktorer for at sikre en vellykket planlægning af styringen for Microsoft 365.

Identificer dit styringskerneteam

Styring er en teamsport. Sørg for, at dit centrale planlægningsteam for styring omfatter repræsentanter fra både virksomheden og it-virksomheden. Dit team skal sandsynligvis mødes oftere i starten af udrulningen og derefter jævnligt gennemgå nye funktioner og nye forretningsforventninger.

Gennemgå de vigtigste beslutninger om styring – men prøv ikke at træffe alle beslutninger på én gang. Træd vigtige beslutninger om klargøring og navngivning og ekstern adgang, og gennemgå derefter de resterende beslutninger.

Ud over ekstern deling, som blev beskrevet tidligere, er en anden vigtig beslutning for hver organisation, hvordan websteder og grupper skal klargøres. Overvej f.eks. følgende:

  • Da det er så nemt for brugerne at oprette Microsoft 365-grupper og -teams, kan det være en god idé at åbne gruppe- og teamoprettelse, så det ikke bliver oversvømmet med anmodninger om at oprette dem på vegne af andre personer. For at undgå udbredelse kan du oprette en brugerdefineret arbejdsproces, der sender en mail med styring, oplæring og andre oplysninger til gruppe- og teamoprettere. (F.eks. "Du har lige oprettet et websted/team, et community osv. -- her er dit ansvar og links til uddannelse...") På den anden side, afhængigt af din virksomhed, kan du kontrollere, hvem der har evnen til at oprette grupper.

  • Hvis du vil styre, hvordan SharePoint-websteder oprettes, kan du skjule linket Opret websted på SharePoint-startsiden. Opret en brugerdefineret formular, eller opret et brugerdefineret webstedsdesign og webstedsscript for at automatisere klargøring af nye moderne SharePoint-websteder ved hjælp af en foruddefineret webstedsstruktur, der kan indeholde links til din styring og bedste praksis for oplæring.

Juster beslutninger i forhold til forretningsmål

Mål for forretningsresultatet skal være den primære drivkraft for dine beslutninger om styring:

  • Forstå de lovmæssige krav, der påvirker din organisation. Nogle af dine vigtigste beslutninger og implementeringskrav skal muligvis justeres i forhold til det miljø, du arbejder i.

  • Prøv ikke at være fanget i "Det er, hvad vi altid har gjort." Cloudmiljøet og den stigende globalisering i mange organisationer introducerer nye muligheder. Udfordringsforudsætninger, hvis de ikke er i overensstemmelse med forretningsmæssige mål. Kan du slappe af reglerne for nogle scenarier eller for nogle mennesker? Kan du få det samme forretningsmæssige resultat ved hjælp af funktionerne i Microsoft 365 i stedet for helt at blokere en aktivitet?

  • Hvis du låser alt ned, vil folk finde en løsning. Prøv at forstå de vigtigste forretningsscenarier, som dine brugere ønsker at aktivere og angive retningslinjer og uddannelse efter behov.

  • Overvej at medtage aktiviteter for at gennemse vigtige websteder og aktiviteter for at sikre, at websteds- og teamejere følger vejledningen til styring.

Definer roller og ansvarsområder

Ud over dit styringsteam er der flere andre nøgleroller eller teams, der kan hjælpe med at placere din organisation til succes med Microsoft 365. Nogle roller kan kombineres eller udfyldes af den samme person, og andre er muligvis ikke relevante for alle organisationer. De fleste organisationer har en executive sponsor for Microsoft 365 som helhed, og nogle har også en styringskomité eller et team enten for Microsoft 365 som helhed eller blot for intranettet. Få mere at vide om de omfattende administratorroller og -tilladelser, der er tilgængelige i Microsoft 365.

Gå tilbage i takt med, at virksomheden og teknologien ændrer sig

Styring af Microsoft 365 er ikke "én gang og gjort". Hav en plan om at holde styr på, hvad der ændres i Microsoft 365, og tilpas dine retningslinjer for styring, hvis det er nødvendigt. (Dette er en vigtig grund til, at det ikke er en god idé at oprette et dokument med lang styring. Virksomheder og teknologier ændres. Det er nemt at opdatere en webside. Det er meget sværere at opdatere og distribuere et dokument igen.)

Hav en strategi for kommunikation af politikker og retningslinjer for styring

I sidste ende afhænger succesen af din planlægning af styringen af, hvor godt du har kommunikeret forventninger til medlemmerne af organisationen. Ud over de forslag, der er beskrevet tidligere, skal du overveje følgende:

  • Kan du inkorporere "hvordan skal" med din "hvordan man" uddannelse? Kan du med andre ord oprette et "brugerressourcecenter" til Microsoft 365, hvor du kan levere ressourcer og uddannelse for at hjælpe med at levere vejledning og uddannelse, der hjælper brugerne med at indføre Microsoft 365 effektivt? Det bedste styringsindhold indeholder en vejledning, der hjælper alle brugere med at anvende og få mest muligt ud af Microsoft 365.

  • Skal du oprette en certificering og gencertificering for websteds- og teamejere?

  • Kan du oprette et Microsoft 365 Champions-program til din organisation? Overvej at deltage i det verdensomspændende Microsoft 365-mestre-program for at få ideer og tilgange til dit eget champions-program og for at oprette forbindelse til ligesindede personer og tankeledere fra og omkring Microsoft.

Anbefalinger til planlægning af styring af samarbejde

Styring i Microsoft Cloud Adoption Framework til Azure

Oversigt over SharePoint-styring

Planlæg organisering og livscyklusstyring for gruppetjenester

Filsamarbejde i SharePoint med Microsoft 365