Bruge Outlook-kategorier til at holde styr på aftaler og mails
Synkronisering på serversiden giver mulighed for sporing af mails, aftaler og opgaver i Outlook med en særlig kategoriSporet til Dynamics 365. Når du tildeler denne kategori til en mail, aftale eller opgave i Outlook, synkroniseres elementet til kundeengagementsapps (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing og Dynamics 365 Project Service Automation). Når du på samme måde fjerner kategorien fra en sporet mail, aftale eller opgave, spores den ikke mere fra kundeengagementsapps.
Du kan også vælge flere elementer og tildele dem Outlook-kategorien Sporet til Dynamics 365, så du kan spore dem alle til kundeengagementsapps. Du kan hurtigt identificere sporede elementer ved at se efter forekomsten af denne kategori i din Indbakke og andre mapper.
Konfigurere kategoribaseret sporing via en OrgDBOrgSetting
Fra og med version 9.1.0.4039 eller nyere er sporing af kategorien som standard slået til.
Tip
Du kan finde frem til din version ved at logge på kundeengagementsapps, og i øverste højre side af skærmbilledet skal du vælge knappen Indstillinger
>om.
Bruge kategorier til at spore elementer i Outlook
Når kategorien Sporet til Dynamics 365 er tilgængelig i Outlook, kan du bruge den til at spore følgende Outlook-elementer.
Spor en mail ved at tildele den kategorien Sporet til Dynamics 365. Kategoritildelingen kan straks ses i Outlook. Fra det tidspunkt er mailen markeret til sporing. Synkronisering på serversiden synkroniserer mailen til kundeengagementsapps inden for 15 minutter, baseret på indstillingen mailsynkronisering.
Hvis en mail skal spores, og den er kategoriseret som Sporet til Dynamics, standses sporingen af mailen, hvis du fjerner kategorien fra den. Men den tilsvarende mailaktivitetspost slettes ikke.
Tip
Du kan oprette en regel i Outlook til at tildele eller fjerne en kategori. Se Administrere mails ved hjælp af regler.
Bemærk
Synkronisering på serversiden vil automatisk kategorisere mails i Dynamics 365-modtagerpostkasser, hvis den mail, der behandles, allerede er blevet sporet til Dynamics af en anden bruger eller kømodtager i den samme mail.
Kun mails, der svarer til Dynamics 365-retningskoden, kategoriseres automatisk, når systemindstillingen Spor mails, der er sendt mellem Dynamics 365-brugere som to aktiviteter, er aktiveret.
Mails, der spores og sendes fra Outlook til andre Dynamics 365-brugere, vises f.eks. ikke som kategoriseret i Outlook-modtagerpostkasser, fordi de repræsenterer den "modtagne" kopi af mailen. Dette er for at give Dynamics 365-modtageren mulighed for at spore en indgående kopi af mailen i henhold til den systemindstilling, der er nævnt ovenfor.
Aftale
Du kan spore en aftale ved at tildele den kategorien Sporet til Dynamics 365. Aftalen spores og synkroniseres med kundeengagementsapps på basis af regler for synkronisering på serversiden.
Hvis en aftale skal spores, og den er kategoriseret som Sporet til Dynamics, standses sporingen af aftalen, hvis du fjerner kategorien fra den. Men den tilsvarende Dynamics 365-apps-aftaleaktivitetspost slettes ikke.
Opgave
Bemærk
Tildeling af opgaver til personer, der registreres i Outlook synkroniseres ikke med kundeengagementsapps.
Bruge kategoribaserede sporing i App for Outlook
Hvis du har Dynamics 365 App for Outlook, kan du bruge kategoribaseret sporing med app til Outlook.
I følgende tabel vises de forskellige scenarier for sporing.
| Handling | Resultat |
|---|---|
| Tildel kategorien Sporet til Dynamics 365 til en mail/aftale. | Synkronisering på serversiden synkroniserer mailen/aftalen inden for 15 minutter. Indlæsning af App for Outlook i forbindelse med emnet viser den sporede status. |
| Spor en mail/aftale med App for Outlook | Mail/aftale spores. Kategorien Sporet til Dynamics 365 tildeles straks. |
| Fjernelse af kategorien Sporet til Dynamics 365 på en mail/aftale. | Synkronisering på serversiden stopper sporingen af elementet efter ca. 15 minutter. Indlæsning af App for Outlook på den pågældende mail viser den sporede status. Aktivitetsposten slettes ikke fra kundeengagementsapps. |
| Fjerne sporing af en mail/aftale med App for Outlook | Sporingen af mailen/aftalen fjernes, og kategorien Sporet til Dynamics 365 fjernes. |
Stedfortrædende brugere
Hvis du tillader andre at administrere din mail og kalender ved at angive dem stedfortræderadgang, har stedfortræderen adgang til dine kategorier i Outlook, hvis stedfortræderen har Editor-rettigheder.
Hvis din postkasse har kategorien Sporet til Dynamics 365, kan stedfortræderen spore dine mails og aftaler ved at tildele kategorien Sporet til Dynamics 365.
Kategoribaseret sporing med Dynamics 365 for Outlook
Kategoribaseret sporing understøttes ikke sammen med Dynamics 365 for Outlook. Det anbefales, at du ikke aktiverer OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems for en organisation, der er konfigureret til at bruge Dynamics 365 for Outlook.
Deaktivere kategoribaseret sporing
Du kan deaktivere kategoribaseret sporing for Dynamics 365-apps-organisationen ved at deaktivere OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
Bemærk
Hvis du deaktiverer OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, slettes kategorien Sporet til Dynamics 365 foreløbigt, men kategoritildelingen bevares i Outlook. Hvis du sletter kategorien fra hovedlisten, slettes den permanent.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg spore mine Outlook-kontakter ved at tildele kategorien Sporet til Dynamics 365?
Nej, kategoribaseret sporing understøttes ikke for Outlook-kontakter.
Hvad sker der, hvis jeg omdøber kategorien Sporet til Dynamics 365?
Hvis du omdøber kategori, vil synkronisering på serversiden fortsat identificere kategorien efter dens id, og den vil blive brugt til at spore og stopper sporingen af Outlook-elementer.
Bemærk
I stedfortræderscenarier understøttes en kategorinavns forskel mellem stedfortræderen og ejeren af den primære postkasse ikke, og det kan resultere i en uventet funktionsmåde. Det anbefales, at kategorinavnet sammenholdes på stedfortræderen og ejeren af den primære postkasse.
Hvad sker der, hvis jeg sletter kategorien Sporet til Dynamics 365?
Hvis du sletter kategorien, forsøger synkronisering på serversiden at genoprette den på Exchange Server efter ca. 15 minutter.
Når jeg aktiverer OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems for første gang, tildeles mine tidligere sporede elementer så kategorien Sporet til Dynamics 365?
Nej, synkronisering på serversiden vil ikke gå tilbage i tid for at tildele kategorien til allerede sporede elementer.
Hvad sker der, hvis jeg tildeler kategorien Sporet til Dynamics 365 kategori til en Outlook-samtaletråd?
Hvis du kategorisere en samtaletråd som Sporet til Dynamics 365, tildeles alle mails i den pågældende tråd kategorien og bliver dermed sporet.
Kan jeg tildele kategorien Sporet til Dynamics 365 til gentagne aftaler?
Hvis du kategoriserer en gentagen aftale som Sporet til Dynamics 365, tildeles alle individuelle miljøer for aftalen kategorien og bliver dermed sporet.
Hvad sker der, når en sporet mail mislykkes?
Som standard vil mislykkede automatisk sporede mails blive forsøgt i en ny synkroniseringscyklus – ca. hvert 15. minut. Nye forsøg udføres op til 5 gange. Hvis der stadig er fejl efter 5 nye forsøg, bliver mailen tildelt kategorien Sporet til Dynamics 365 (kan ikke leveres), og der er ingen nye forsøg. Automatisk sporede mails, der mislykkes med følgende fejl, vil blive forsøgt igen:
- Opprioritering af mislykkede mails på grund af en plug-in, der er konfigureret i kundemiljøet.
- Opprioritering af mails mislykkes på grund af timeout fra kundeengagementsapps eller Microsoft Exchange.
- En mail afvises med InvalidSender eller på grund af visse ukendte beslutninger.
- Mails mislykkes, og de kan ikke leveres, hvis ejeren af køen ikke har de korrekte sikkerhedsroller tildelt. Uden den rette sikkerhedsrolle kan ejeren ikke eje den mailpost, der spores af køen.
Efter 5 nye forsøg, hvis manglende forfremmelse af mailen er på grund af en plug-in-fejl, skal du rette plug-in'en. Tildel derefter Spor til Dynamics 365-kategorien for manuelt at spore de ikke-leverede mails for at få dem sporet i kundeengagementsapps.
Hvordan fjerner jeg kategoribaseret sporing via OrgDBOrgSetting?
Hvis du vil deaktivere den særlige Outlook-kategori Sporet til Dynamics 365, skal du aktivere indstillingen OrgDBOrgSetting i din organisation. Kundeengagementsapps indeholder værktøjet OrgDBOrgSettings, som giver administratorer mulighed for at implementere specifikke opdateringer, der tidligere var reserveret til registreringsdatabaseimplementeringer.
- Følg instruktionerne i denne artikel til, hvordan du udpakker værktøjet.
- Når værktøjet er udpakket, skal du deaktivere OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
- Deaktivering af OrgDBOrgSetting vil fjerne kategorien Sporet til Dynamics 365 på alle Exchange-postkasser i organisationen, der har synkronisering på serversiden aktiveret, inden for ca. 15 minutter.
Du kan også bruge dette værktøj til at redigere OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.