Aufbewahrungsrichtlinien definieren

Dieser Artikel beschreibt, wie Administrierende Aufbewahrungsrichtlinien definieren können, um festzulegen, wie oft veraltete Daten in Tabellen gelöscht werden sollen, die Protokolleinträge und archivierte Datensätze enthalten. Das Bereinigen von Protokolleinträgen kann beispielsweise das Arbeiten mit relevanteren Daten erleichtern. Richtlinien können Daten basierend auf einem Ablaufdatum löschen, oder Sie können Filter hinzufügen, um nur bestimmte abgelaufene Daten einzubeziehen.

Erforderliche Einrichtungen und Berechtigungen

Bevor Sie Aufbewahrungsrichtlinien erstellen können, müssen Sie die einzubeziehenden Tabellen und die Zeiträume für die Aufbewahrung der Daten festlegen.

Einrichten	Beschreibung
Erlaubte Tabellen	Wir stellen eine Liste der Tabellen bereit, die Sie in Aufbewahrungsrichtlinien berücksichtigen können. Wenn Sie Tabellen aus einer Erweiterung zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen möchten, muss die Entwicklung ihre Tabellen zur Liste hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Nehmen Sie Ihre Erweiterung in eine Aufbewahrungsrichtlinie auf.
Aufbewahrungsfristen	Geben Sie Zeiträume für die Aufbewahrung von Daten in den Tabellen in einer Richtlinie an. Die Zeiträume bestimmen, wie häufig Daten gelöscht werden.

Darüber hinaus müssen Sie über die Benutzerberechtigungen SUPER oder die Berechtigung Einrichtung der Aufbewahrungsrichtlinie Berechtigungssatz verfügen. Benutzende mit der Berechtigung „Einrichten von Aufbewahrungsrichtlinien“ können Aufbewahrungsrichtlinien für Tabellen festlegen. Das gilt auch dann, wenn sie keine Lese- und Löschberechtigungen für die Tabellen haben. Der Aufgabewarteschlangenposten muss als Benutzer mit Berechtigungen zum Lesen und Löschen der Daten ausgeführt werden. Erteilen Sie den Berechtigungssatz zum Einrichten von Aufbewahrungsrichtlinien nicht an Benutzende, die zum Löschen von Daten berechtigt sein sollen.

Notiz

Wenn Sie Business Central vor Ort verwenden und Aufbewahrungsrichtlinien in der Cronus-Demodatenbank ausprobieren möchten, müssen Sie einige Dinge tun. Das Demounternehmen enthält keine Tabellen, die Sie mit Aufbewahrungsrichtlinien verwenden können. Sie müssen diese daher hinzufügen. Erstellen Sie hierzu ein neues, leeres Unternehmen in der Demodatenbank. Importieren Sie im neuen Unternehmen das RapidStart-Konfigurationspaket für Ihr Land/Ihre Region, das dem standardmäßigen NAV17.0.W1.ENU.STANDARD.rapidstart-Paket entspricht. Die Einrichtungsdaten für Aufbewahrungsrichtlinien sind im neuen Unternehmen verfügbar.

Aufbewahrungszeiträume erstellen

Die Aufbewahrungszeiträume können beliebig lang oder kurz sein. Um Aufbewahrungszeiträume zu erstellen, verwenden Sie auf der Seite Aufbewahrungsrichtlinien die Aktion Aufbewahrungszeitraum. Die von Ihnen festgelegten Zeiträume sind für alle Richtlinien verfügbar.

Notiz

Aus Kompatibilitätsgründen haben wir für einige Tabellen einen Mindestaufbewahrungszeitraum festgelegt. Wenn Sie einen Aufbewahrungszeitraum festlegen, der die Mindestdauer unterschreitet, wird in einer Meldung der obligatorische Mindestaufbewahrungszeitraum angezeigt.

Aufbewahrungsrichtlinie einrichten

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Aufbewahrungsrichtlinien ein und wählen Sie das zugehörige verknüpfen.

2. Geben Sie im Feld Tabellen-ID die Tabelle ein, die in der Richtlinie berücksichtigt werden soll.

3. Geben Sie im Feld Aufbewahrungszeitraum an, wie lange die Daten in der Tabelle verbleiben sollen.

4. Optional: Sie können die Richtlinie auf bestimmte Daten in einer Tabelle statt auf alle Datensätze anwenden, indem Sie die Daten für jede Zeile filtern. Die Richtlinie gilt nur für die Datensätze, die die Filter zurückgeben. Um die Filterkriterien festzulegen, deaktivieren Sie die Option Auf alle Datensätze anwenden . Das Inforegister Richtlinie zur Datensatzaufbewahrung wird angezeigt. Dort können Sie Filterkriterien festlegen. Weitere Informationen zur Funktionsweise von Filtern finden Sie unter Filtern.

   Notiz

   Jede Zeile hat ihren eigenen Aufbewahrungszeitraum. Wenn Sie für dieselben Daten unterschiedliche Aufbewahrungszeiträume angeben, wird der längste Zeitraum verwendet. Einige Tabellen enthalten auch Filter, die Sie nicht ändern oder entfernen können. Um Ihnen die Identifizierung dieser Filter zu erleichtern, werden sie in einer helleren Schrift angezeigt.

Videoanleitung

Dieses Video zeigt ein Beispiel für die Einrichtung einer Aufbewahrungsrichtlinie.

Aufbewahrungsrichtlinien anwenden

Sie können einen Aufgabenwarteschlangenposten zum Anwenden von Aufbewahrungsrichtlinien verwenden, um Daten automatisch zu löschen, oder Sie können Richtlinien manuell anwenden.

Um eine Aufbewahrungsrichtlinie automatisch anzuwenden, erstellen und aktivieren Sie einfach eine Richtlinie. Wenn Sie eine Richtlinie aktivieren, erstellt Business Central einen Auftragswarteschlangeneintrag, der die Richtlinie entsprechend ihrer Aufbewahrungsfrist anwendet. Alle Aufbewahrungsrichtlinien verwenden denselben Aufgabenwarteschlangenposten. Standardmäßig wendet der Aufgabenwarteschlangenposten die Richtlinie jeden Tag um 02:00 Uhr an. Sie können die Standardeinstellung ändern. Wir empfehlen Ihnen jedoch, die Ausführung außerhalb der Geschäftszeiten zu legen. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgaben mithilfe von Job-Warteschlangen planen.

Sie können eine Richtlinie manuell anwenden, indem Sie die Aktion Manuell anwenden auf der Seite Aufbewahrungsrichtlinien verwenden. Wenn Sie eine Richtlinie immer manuell anwenden möchten, aktivieren Sie die Option Manuell. Der Aufgabenwarteschlangenposten ignoriert die Richtlinie, wenn er ausgeführt wird.

Protokolleinträge für Aufbewahrungsrichtlinien anzeigen

Sie können Aktivitäten im Zusammenhang mit Aufbewahrungsrichtlinien auf der Seite Aufbewahrungsrichtlinienprotokoll anzeigen. Beispielsweise werden Einträge erstellt, wenn eine Richtlinie angewendet wird oder aufgetreten sind.

Ihre Erweiterung in eine Aufbewahrungsrichtlinie einbeziehen (erfordert die Unterstützung der Entwicklung)

Standardmäßig decken die Aufbewahrungsrichtlinien in der von uns bereitgestellten Liste nur Business Central ab. Sie können Standardtabellen aus der Liste entfernen und eigene Tabellen hinzufügen. Das heißt, Sie können keine Tabelle hinzufügen, die Sie nicht selbst erstellt haben. Sie können beispielsweise keine anderen Tabellen aus Business Central oder einer von Ihnen erworbenen Erweiterung hinzufügen.

Um Ihre Tabellen zur Liste der zulässigen Tabellen hinzuzufügen, muss die Entwicklung Code hinzufügen. Beispielsweise zur Installer-Codeunit für die Erweiterung (eine Codeunit mit dem Untertyp Install ).

Wenn ein Entwickler eine Tabelle hinzufügt, kann er obligatorische Filter und Standardfilter angeben. Obligatorische Filter können später nicht entfernt oder geändert werden, wenn Sie Tabellen hinzufügen, um eine Aufbewahrungsrichtlinie festzulegen. Die Standardfilter sind lediglich Vorschläge.

Im Folgenden finden Sie Beispiele zum Hinzufügen einer Tabelle zur Liste der zulässigen Tabellen mit und ohne obligatorische Filter oder Standardfilter. Ein komplexeres Beispiel finden Sie in der Codeunit 3999 „Aufb. -Richtl. install. – Basis-App“.

 trigger OnInstallAppPerCompany()
    var
        RetenPolAllowedTables: Codeunit "Reten. Pol. Allowed Tables";
    begin
        RetenPolAllowedTables.AddAllowedTable(Database::"Retention Policy Log Entry");
    end;

Das folgende Beispiel enthält einen obligatorischen Filter.

 trigger OnInstallAppPerCompany()
    var
        ChangeLogEntry: Record "Change Log Entry";
        RetenPolAllowedTables: Codeunit "Reten. Pol. Allowed Tables";
        RetentionPeriod: Enum "Retention Period Enum";
        RecRef: RecordRef;
        TableFilters: JsonArray;
        Enabled: Boolean;
        Mandatory: Boolean;
    begin
        ChangeLogEntry.Reset();
        ChangeLogEntry.SetFilter("Field Log Entry Feature", '%1|%2', ChangeLogEntry."Field Log Entry Feature"::"Monitor Sensitive Fields", ChangeLogEntry."Field Log Entry Feature"::All);
        RecRef.GetTable(ChangeLogEntry);
        Enabled := true;
        Mandatory := true;
        RetenPolAllowedTables.AddTableFilterToJsonArray(TableFilters, RetentionPeriod::"28 Days", ChangeLogEntry.FieldNo(SystemCreatedAt), Enabled, Mandatory, RecRef);
        RetenPolAllowedTables.AddAllowedTable(Database::"Change Log Entry", ChangeLogEntry.FieldNo(SystemCreatedAt), TableFilters);
    end;

Nachdem ein Entwickler der Liste Tabellen hinzugefügt hat, kann ein Administrator diese in eine Aufbewahrungsrichtlinie aufnehmen.

Siehe auch

Analysieren der Aufbewahrungsrichtlinien-Trace-Telemetrie
Überwachen von Änderungen in Business Central
Filtern
Verwenden Sie Job-Warteschlangen, um Aufgaben zu planen
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier