Daten in der nutzungsbasierten Abrechnung importieren

In diesem Artikel wird erklärt, wie Nutzungsdaten importiert und verarbeitet werden. Darüber hinaus werden die unterschiedlichen Methoden zur Preisgestaltung besprochen.

Nutzungsdaten importieren

Der erste Schritt besteht darin, einen neuen Import für einen Lieferanten zu erstellen und die Nutzungsdatendatei von der Seite Nutzungsdatenlieferanten zu importieren. Verwenden Sie die Aktion Nutzungsdatenimporte und dann die Aktion Neue Import&datei.

Geben Sie zusätzlich zu den vom System erzeugten Daten in das Feld Beschreibung eine Beschreibung für jeden Import ein. Die Felder Verarbeitungsschritt, Verarbeitungsstatus und Grund (Vorschauversion) (falls ein Fehler vorliegt) zeigen den Verarbeitungsstatus an.

Nachdem Sie die Nutzungsdaten verarbeitet haben, können Sie diese dem Debitor in Rechnung stellen.

Die Seite „Nutzungsdatenimporte“ verwenden

In der folgenden Tabelle werden die Aktionen auf der Seite Nutzungsdatenimporte beschrieben.

Aktion	Beschreibung
Neue Import&datei	Bereiten Sie einen neuen Import vor und öffnen Sie ein Dialogfeld, um eine zu importierende Datei auszuwählen.
Neuer Import	Bereiten Sie einen neuen Import vor.
Datei importieren	Öffnet einen Dateidialog, um eine Importdatei zum ausgewählten Import hinzuzufügen.
Daten verarbeiten	Verarbeitet die importierten Nutzungsdaten, erstellt jedoch keine Rechnungen. Die Schritte Importierte Zeilen erstellen, Importierte Zeilen verarbeiten, Nutzungsdatenabrechnung erstellen und Nutzungsdatenabrechnung verarbeiten werden automatisch nacheinander ausgeführt. Diese Aktionen können auch manuell aus dem Menü Verwandte/manuelle Bearbeitung aufgerufen werden.
Debitorenrechnungen erstellen	Erstellen Sie eine Verkaufsrechnung für alle Verträge, die vom ausgewählten Import betroffen sind. Durch diese Aktion wird für jeden Debitoren-Abonnementvertrag ein separater Rechnungsbeleg erstellt. Die Vertragsrechnungen werden direkt gebucht, wenn Sie Beleg buchen auswählen.
Kreditorenrechnungen erstellen	Erstellen Sie eine Einkaufsrechnung für alle Verträge, die vom ausgewählten Import betroffen sind. Durch diese Aktion wird für jeden Kreditorenvertrag ein separater Rechnungsbeleg erstellt. Da für die Buchung von Einkaufsrechnungen eine Kreditorenrechnungsnummer erforderlich ist, ist die Option zum direkten Buchen der generierten Belege nicht verfügbar.
Manuelle Verarbeitung	Alternativ zur automatischen Verarbeitung von Nutzungsdaten über die Aktion Daten verarbeiten können Sie die einzelnen Aktionen auch separat öffnen.
Importierte Zeilen erstellen	Generieren Sie die Nutzungsdaten ausgehend von der Importdatei als Rohdaten. Die Daten verwenden die Datenaustauschdefinitionen, die dem Nutzungsdatenlieferanten zugeordnet sind. Um die importierten Zeilen zu öffnen, verwenden Sie die Suchfunktion im Feld Anzahl der importierten Zeilen.
Importierte Zeilen verarbeiten	Wenn Sie die importierten Zeilen verarbeiten, versucht Business Central, eine Verknüpfung zwischen den Nutzungsdaten und den Abonnementzeilen herzustellen. Sollten während der Verarbeitung Fehler auftreten, können Sie sich diese mithilfe des Felds Anzahl der Fehler in importierten Zeilen ansehen. Nachdem Sie die Fehler behoben haben, können Sie den Verarbeitungsschritt erneut ausführen.
Nutzungsdatenabrechnung erstellen	Generieren Sie die Daten, die Sie zum Fakturieren von Debitoren brauchen, auf der Grundlage der importierten Zeilen. Hängt von Ihrer Konfiguration ab.
Nutzungsdatenabrechnung verarbeiten	Legen Sie die Preisgestaltung für die Nutzungsdaten fest. Die Preisgestaltung hängt von den verwendeten Methoden zur Preisgestaltung und der Periode ab. Wenn bei der Verarbeitung Fehler auftreten, können Sie über die Suche im Feld Anzahl der Fehler bei der Abrechnung von Nutzungsdaten auf die Fehler zugreifen. Nachdem Sie die Fehler behoben haben, können Sie den Verarbeitungsschritt erneut ausführen.
Nutzungsdatenzeilen und Abrechnung entfernen	Löschen Sie die Nutzungsdaten, die durch die Importdatei generiert wurden, und generieren Sie sie dann neu. Diese Aktion ist z. B. dann hilfreich, wenn bei der Verarbeitung Fehler auftreten, die Sie beheben können, indem Sie eine andere Datenaustauschdefinition verwenden.
Nutzungsdaten-Abrechnung	* Debitoren-Abonnementverträge öffnet eine Übersicht über die Debitoren-Abonnementverträge im Import. * Debitoren-Abonnementvertragsrechnungen öffnet eine Übersicht über die Debitoren-Abonnementvertragsrechnungen, die für den Import erstellt, aber noch nicht gebucht wurden. * Gebuchte Debitoren-Abonnementvertragsrechnungen öffnet eine Übersicht über die Debitoren-Abonnementvertragsrechnungen, die für den Import erstellt und gebucht wurden. * Kreditoren-Abonnementverträge öffnet eine Übersicht über die Kreditoren-Abonnementverträge im Import. * Kreditoren-Abonnementvertragsrechnungen öffnet eine Übersicht über die Kreditorenvertragsrechnungen, die für den Import erstellt, aber noch nicht gebucht wurden. * Gebuchte Kreditoren-Abonnementvertragsrechnungen öffnet eine Übersicht über die Kreditorenvertragsrechnungen, die für den Import erstellt und gebucht wurden.

Notiz

Auf der Seite Allgemeiner Nutzungsdatenimport werden die Rohdaten angezeigt, die aus den Importdateien generiert wurden. Zu diesen Daten gehören in der Regel Lieferanteninformationen über die Debitoren, die Lieferantenabonnements und den Abrechnungszeitraum. Über die Felder Einstandspreis und Einstandsbetrag können Sie VK-Preise und Verkaufsbeträge importieren. Wenn der Verkaufsbetrag im Feld Einstandsbetrag verfügbar ist, wird der Einstandspreis basierend auf der Menge berechnet. Wenn der Verkaufsbetrag nicht verfügbar ist, wird er von Business Central basierend auf der Menge und dem Einstandspreis berechnet.

Um die Seite Allgemeiner Nutzungsdatenimport zu öffnen, verwenden Sie die Suchfunktion im Feld Anzahl der importierten Zeilen. Weitere Informationen zu den Verarbeitungsschritten finden Sie unter Verarbeiten: Nutzungsdaten importieren.

Um die Seite Nutzungsdatenabrechnung zu öffnen, verwenden Sie auf der Seite Nutzungsdatenimporte die Suchfunktion im Feld Anzahl der Abrechnungen von Nutzungsdaten. Weitere Informationen zu den Verarbeitungsschritten finden Sie unter Verarbeiten: Nutzungsdaten verarbeiten.

Nutzungsdaten mithilfe einer API importieren

Sie können zum Importieren von Nutzungsdaten nicht nur eine Datei, sondern auch eine API verwenden. Wenn Sie die Seite öffnen, wird automatisch eine neue Importnummer zugewiesen. Diese Nummer wird dann für jeden übertragenen Datensatz und zum Zuordnen der Datensätze zu einem Import verwendet.

Die Authentifizierung (Service-to-Service, S2S) muss erfolgen, wenn Sie die API-Seite öffnen. Weitere Informationen zum Einrichten der Authentifizierung finden Sie unter Service-to-Service-Authentifizierung. Kurz zusammengefasst: Sie müssen eine Entra ID-Anwendung erstellen, sie in Business Central eingeben und die entsprechenden Zugriffsrechte zuweisen (genau wie Sie es für Benutzende tun würden). Der Artikel beschreibt das Aufrufen der API und der Webdienste OAuth2Flows und erklärt anschaulich, wie die Authentifizierung und der Webdienst getestet werden.

Das folgende Beispiel zeigt den Link, mit dem die Seite extern geöffnet werden kann:

https://api.businesscentral.dynamics.com/v2.0/<tenant_id>/<environment_name>/api/microsoft/subsBilling/v1.0/companies(<company_id>)/usageDataImports?$expand=usageDataGenericImports

• tenant_id stammt aus dem Debitorensystem
• environment_name stammt aus dem Debitorensystem
• company_id stammt aus dem Debitorensystem

Weitere Informationen finden Sie unter API-Seitentyp und APIs aktivieren.

Tipp

Wenn Sie Nutzungsdaten mithilfe der API importieren, sollten Sie in den Einstellungen für den Lieferanten den Umschalter Ohne Nutzungsdaten-Blobs verarbeiten aktivieren. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu Einstellungen zum Lieferanten.

Methoden zur Preisgestaltung

Sie haben es mit der Einkaufsseite zu tun, wenn in den Zeilen auf der Seite Nutzungsdatenabrechnung im Feld Partner die Option Kreditor ausgewählt ist. Es werden die Preise verwendet, die der Lieferant angegeben hat, da Lieferanten häufig auch eine Rechnung ausstellen, die zu den Nutzungsdaten passt. Da bei der Fakturierung auf Kreditorenseite eine Kreditorenvertragsrechnung erstellt wird, muss diese mit den Nutzungsdaten und der Lieferantenrechnung übereinstimmen.

Die Debitorenpreisberechnung hängt hingegen hauptsächlich von zwei Dingen ab:

• Dem Wert im Feld Nutzungsbasierte Preisgestaltung der Abonnementzeilen für die Nutzungsdaten.
• Der Einstellung des Feldes VK-Preis aus Import bei den Nutzungsdatenlieferanten.

Wenn Sie den Umschalter VK-Preis aus Import in den Lieferanteneinstellungen aktivieren, muss die Importdatei diese Daten enthalten. Darüber hinaus muss die Datenaustauschdefinition diese Informationen berücksichtigen. In diesem Fall findet keine Preisberechnung statt, da der Lieferant der Nutzungsdaten die Verkaufspreise miteinbezieht und dieser Umschalter die Preisberechnung außer Kraft setzt.

Wenn Sie den Umschalter VK-Preis aus Import nicht aktivieren, wird eine der folgenden Methoden für die Debitorenpreisgestaltung verwendet:

• Verwendungsmenge
• Feste Menge
• Einstandspreiszuschlag

Diese Methoden werden in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Verwendungsmenge

Berechnen Sie dem Preis basierend auf der in den Nutzungsdaten enthaltenen Menge. Die Abonnementzeilen finden das Abonnement und damit den zugehörigen Artikel. Bei Bedarf wird die passende Preisstaffelung über die Menge ermittelt. Entscheidend ist dabei der Vertragspartner (im Feld Verk. an Deb.-Nr. auf der Seite Debitoren-Abonnementvertrag) und nicht der Rechnungsempfänger. Basierend auf dem Abrechnungszeitraum (der durch die Felder Belastungsstartdatum und Belastungsenddatum definiert wird) wird der Teilzeitraum auf den Tag genau berechnet, mit einem entsprechenden Tagespreis, wenn es sich um einen anteiligen Abrechnungszeitraum handelt.

Feste Menge

Wenn Sie Nutzungsdaten verarbeiten, bleibt die ursprüngliche Menge unverändert. Dem Debitor wird immer die ursprüngliche feste Menge in Rechnung gestellt. Die Mengen werden nicht je nach den Nutzungsdaten angepasst. Diese Preisgestaltung dient der pauschalen Abrechnung von Abonnementzeilen, erfolgt jedoch nur, wenn Nutzungsdaten vorliegen.

Einstandspreiszuschlag

Bei dieser Preisgestaltungsmethode wird die importierte Nutzungsmenge nicht berücksichtigt. Dem Kunden wird der Selbstkostenpreis (aller Nutzungsdaten, die zur gleichen Abo-ID gehören) zuzüglich des in den Abo-Zeilen angegebenen Zuschlags in Rechnung gestellt. Diese Option wird häufig für die verbrauchsabhängige Abrechnung verwendet. In diesem Fall werden alle Einzelpreise der Nutzungsdaten für ein Lieferantenabonnement aggregiert und der Zuschlag von der Summe berechnet.

Preisgestaltung für Teilperioden

Neben diesen Methoden werden bei der Preisgestaltung auch Teilperioden berücksichtigt. Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie bei Teilperioden beachten sollten.

• Teilperioden liegen vor, wenn die Zeit zwischen Belastungsstartdatum + Datumsformel aus dem Feld Abrechnungsbasiszeitraum des Service von der Zeitspanne zwischen den Feldern Belastungsstartdatum und (einschließlich) Belastungsenddatum abweicht. Dies ist z. B. dann der Fall, wenn es innerhalb eines Abrechnungszeitraums eine oder mehrere Mengenänderungen gibt oder wenn Sie es nicht mit einem vollständigen Abrechnungszeitraum zu tun haben.
• Da Monate eine unterschiedlich viele Tagen haben, bestimmt der Monat, in dem das Belastungsstartdatum auf der Seite Nutzungsdatenabrechnung liegt, den Tagespreis, der als Grundlage für die Berechnung der Teilperiode verwendet wird.
• Sofern es sich um einen vollständigen Abrechnungszeitraum handelt, spielt es keine Rolle, ob der Abrechnungszeitraum genau dem Kalendermonat entspricht oder ihn überlappt.

Nutzungsdaten, die eine Mengenänderung innerhalb eines Abrechnungszeitraums beschreiben, enthalten in der Regel mehrere Datensätze, wobei die Zeiträume immer den jeweiligen Mengen entsprechen.

Business Central berechnet mit dem Tagespreis für Teilperioden. Die Anzahl der Tage im Abrechnungsbasiszeitraum (aus den Abonnementzeilen) wird mithilfe des Belastungsstartdatum festgelegt. Der Preis für den Abrechnungszeitraum wird dann unter Berücksichtigung der Mengenskala auf der Grundlage des Verhältnisses der beiden Zeiträume multipliziert.

Bei einem Abrechnungszeitraum von einem Monat (das Feld Abrechnungsbasiszeitraum enthält 1M) sind die Tagespreise in einem Kalendermonat immer gleich. Folglich ist bei zwei Teilperioden, deren Belastungsstartdatum in zwei Kalendermonaten mit unterschiedlicher Anzahl von Tagen liegt, auch der Tagespreis unterschiedlich.

Vorsicht

Wenn der Monatspreis gleich ist, ist der Tagespreis in einem Monat mit 31 Tagen (z. B. Januar) niedriger als in einem Monat mit nur 28 Tagen (Februar). Dieser Unterschied gilt jedoch nur, wenn es sich um einen Teilzeitraum handelt. Der Preis für volle Abrechnungszeiträume ist immer gleich.

Für eine Teilperiode, die sich über mehrere Monate mit einer unterschiedlichen Anzahl an Tagen erstreckt, gilt immer der Tagespreis des jeweiligen Monats. Dadurch wird sichergestellt, dass, wenn mehrere Teilperioden in einen Monat fallen, die Summe der Tagespreise immer dem Monatsbetrag entspricht.

Preisgestaltungsbeispiele

Das folgende Beispiel verwendet Teilperioden innerhalb eines Kalendermonats.

Belastungsstartdatum	Belastungsenddatum	Anzahl der Tage	VK-Preis – Monat	Menge	Preis Teilperiode
01.05.2025	10.05.2025	10	35	2	22,58
11.05.2025	31.05.2025	21	35	5	118,55

Gesamtpreis des Abrechnungszeitraums: 141,13

Das folgende Beispiel verwendet überlappende Teilperioden.

Belastungsstartdatum	Belastungsenddatum	Anzahl der Tage	VK-Preis – Monat	Menge	Preis Teilperiode
11.01.2025	02.02.2025	23	35	5	138,55
03.02.2025	10.02.2025	8	35	8	80

Gesamtpreis des Abrechnungszeitraums: 218,55

Notiz

Der Betrag für den ersten Teilzeitraum setzt sich aus den Tagespreisen für 21 Tage im Januar (21/31 x 35 x 5 = 118,55) und zwei Tage im Februar (2/28 x 35 x 8 = 20,00)* zusammen.

Abrechnungszeitraum aus Nutzungsdaten

Es ist üblich, aber nicht zwingend erforderlich, dass es sich bei den Preisen für nutzungsabhängige Abonnementzeilen um Monatspreise handelt. Gleichzeitig kann es zu Unterschieden zwischen dem Abrechnungsbasiszeitraum aus den Abonnementzeilen und dem tatsächlichen Abrechnungszeitraum aus den Nutzungsdaten kommen. Um beides zu berücksichtigen, werden bei der Berechnung der Preise beide Zeiträume miteinander verglichen. Weitere Informationen finden Sie unter Nutzungsdaten verarbeiten. Sind sie nicht identisch, wird das Verhältnis in der Preisberechnung als Faktor verwendet.

Nutzungsdaten verarbeiten

Verwenden Sie auf der Seite Nutzungsdatenimporte die Aktion Daten verarbeiten, um die Nutzungsdaten zu verarbeiten. Der Prozess umfasst mehrere Schritte, die auch separat aus dem Menü Verwandte/manuelle Bearbeitung aufgerufen werden können.

1. Nachdem Sie die Abstimmungsdatei importiert haben, werden die Rohdaten als einzelne Zeilen auf Basis der Importdatei über die Aktion Importierte Zeilen erstellen generiert. Sie können auf die Details zugreifen, indem Sie die Suchfunktion im Feld Anzahl der importierten Zeilen verwenden.

2. Beim Verarbeiten der importierten Zeilen (Aktion Importierte Zeilen verarbeiten), verschmelzen die importierten Nutzungsdaten mit den Abonnementzeilen und damit den Abonnements. Lieferantenabonnements sind die Links, welche die Verbindung in die Vertragszeilen herstellen. Sie können den Lieferanten so einrichten, dass diese Datensätze automatisch erstellt werden. Um mehr zu erfahren, gehen Sie zu Einstellungen zum Lieferanten. Die Nutzungsdaten enthalten insbesondere die ID des Lieferantenabonnements, zu dem sie gehören. Jedes Lieferantenabonnement verfügt über eine Nutzungsdaten-Lieferantenreferenz, die über das Feld Lieferantenreferenzpostennr. den Abonnementzeilen zugeordnet ist.

Wenn Nutzungsdaten u. a. mit Abonnementzeilen zusammengeführt werden, wird die Gültigkeit der Abonnementzeilen geprüft. Ist eine Servicezusage nicht gültig, wird ein Fehler angezeigt. Wenn Sie einen Fehler erhalten, können Sie die Suche im Feld Anzahl der Fehler in importierten Zeilen verwenden, um auf die Datensätze zuzugreifen.

Wenn keine Verbindung zwischen einem Lieferantenabonnement und einer Abonnementzeile besteht, können Sie mithilfe des Features Lieferanten-Abonnements mit Abonnements verbinden eine erstellen, sofern die Abonnementzeile und das Abonnement vorhanden sind. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie sie über die Aktion Vertrag verlängern in Importierte Zeilen (Seite Allgemeiner Nutzungsdaten-Import) oder über den Debitoren-Abonnementvertrag erstellen.

3. Bei den Nutzungsdaten handelt es sich in der Regel um Daten auf Lieferantenseite, was bedeutet, dass wahrscheinlich die Daten fehlen, die Sie für die Abrechnung auf Debitorenseite benötigen. Sie erstellen die Daten für einen Debitoren (Datensätze, bei denen das Partner-Feld Debitor enthält) für jeden Kreditorennutzungsdatensatz, wenn Sie die Nutzungsdatenabrechnung (über die Aktion Nutzungsdatenabrechnung erstellen) generieren, um sie später für die Abrechnung auf Debitorenseite zu verwenden. Sie können die Suchfunktion im Feld Anzahl der Abrechnungen von Nutzungsdaten verwenden, um auf die Details zuzugreifen.

Datensätze in der nutzungsbasierten Abrechnung sind kreditorenneutral, d. h. alle Nutzungsdaten werden ungeachtet der ursprünglichen Quelle normalisiert.

4. Beim Verarbeiten der Nutzungsdatenabrechnung (über die Aktion Nutzungsdatenabrechnung verarbeiten), werden die Daten in den jeweiligen Kreditoren- oder Debitoren-Abonnementvertragszeilen, in den Abonnements und in den Abonnementzeilen auf Basis der neuen Nutzungsdaten (Mengen und Preise) aktualisiert. Darüber hinaus wird der Verkaufspreis für jeden Datensatz berechnet, in dem das Feld Partner den Wert Debitor enthält. Weitere Informationen finden Sie unter Methoden der Preisgestaltung. Wenn Sie einen Fehler erhalten, verwenden Sie die Suche im Feld Anzahl der Fehler bei der Abrechnung von Nutzungsdaten, um auf die Details zuzugreifen.

Der nächste Schritt ist die Abrechnung, die in der Regel wie folgt abläuft:

• Zunächst mit der eingehenden Rechnung, die den Nutzungsdaten des Lieferanten beigefügt ist. Verwenden Sie zu diesem Zweck die Aktion Kreditorenrechnungen erstellen.
• Dann mit der Abrechnung mit Debitoren-Abonnementvertragsrechnungen für die Debitoren. Verwenden Sie zu diesem Zweck die Aktion Debitorenrechnungen erstellen.

Kreditoren- und Debitorennutzungsdaten

Neben dem Import von Kreditorennutzungsdaten ist es auch möglich, dass nur Debiotorennutzungsdaten zur Verfügung stehen. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn es sich bei den abzurechnenden Abonnementzeilen um interne Services handelt. Sowohl die Abonnementzeilen in den Artikelstammdaten als auch die Abonnementzeilen für die Abonnements sind so konfiguriert, dass es nur Abonnementzeilen gibt, bei denen im Feld Partner die Option Debitor ausgewählt ist.

Die Verbindungen zwischen Abonnements und Abonnementzeilen werden immer über das Feld Lieferantenreferenz hergestellt, wobei eine Kreditoren-Abonnementzeile immer Priorität hat. Wenn jedoch nur eine Debitoren-Abonnementzeile vorliegt, kann die Verbindung ebenfalls hergestellt werden. Wenn Sie Nutzungsdaten verarbeiten, erfolgt die Zuweisung entweder über die Kreditoren-Abonnementzeilen oder, falls keine Kreditoren-Abonnementzeile verfügbar ist, über die Debitoren-Abonnementzeilen.

Notiz

Wenn nur eine Debitoren-Abonnementzeile vorliegt, werden bei der Verarbeitung der zugehörigen Nutzungsdaten nur die Zeilen erstellt, bei denen im Feld Partner die Option Debitor ausgewählt ist.

Nutzungsdaten-Abrechnungsmetadaten

Die Seite Nutzungsdaten-Abrechnungsmetadaten enthält die Daten, die als Grundlage für die Abrechnung dienen. Je nachdem, wie Sie die Abonnementzeilen einrichten, werden für die einzelnen Kreditorennutzungsdaten Debitorennutzungsdaten generiert. Außerdem erfolgt hier im letzten Verarbeitungsschritt die Debitorenpreisgestaltung und die Aktualisierung der Preise in den Abonnementzeilen. Die Preise für Debitoren hängen von der Einstellung im Feld VK-Preis aus Import auf der Seite Nutzungsdatenlieferanten ab. Weitere Informationen finden Sie unter Nutzungsdatenlieferanten.

Informationen zum Thema

Lieferanten-Abonnements mit Abonnements verknüpfen
Debitoren und Abonnements in der nutzungsbasierten Abrechnung
Verlängerung von Abonnementzeilen