Arbeitsauftragslebenszyklus und Systemstatus

Bei Arbeitsaufträgen werden Systemstatus, Arbeitsauftrags-Unterstatus und Buchungsstatus verwendet, um den Status eines Arbeitsauftrags im Lebenszyklus nachzuverfolgen. Durch Aktualisieren einer der Status werden die anderen automatisch aktualisiert.

Arbeitsauftragssystem-Status werden in der Arbeitsauftragsentität vermerkt und geben den aktuellen Stand eines Arbeitsauftrags in einem Lebenszyklus an. Arbeitsauftragssystem-Status sind:

• Nicht geplant
• Geplant
• In Bearbeitung
• Abgeschlossen
• Veröffentlicht
• Abgebrochen

Anmerkung

Es ist nicht zulässig, die Werte von Optionssätzen für Arbeitsauftragssystem-Status hinzuzufügen, zu entfernen oder zu bearbeiten. Stattdessen können Administratoren die Optionssatz-Beschriftungen bearbeiten, um zu ändern, wie Status in der Benutzeroberfläche angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Optionssatz-(Auswahl-)Werte nicht bearbeiten.

Arbeitsauftragsunterstatus werden in der Arbeitsauftragsentität vermerkt und und bieten weitere Details für Arbeitsauftragssystem-Status. Arbeitsauftragsunterstatus werden benutzerdefiniert für jede Organisation erstellt.

Buchungsstatus werden in der Buchungsentität der buchbaren Ressource vermerkt und von Außendienstfachkräften in der Field Service Mobile-App aktualisiert, um deren Status für eine bestimmte Arbeitsauftragsanforderung nachzuverfolgen. Zudem werden Buchungsstatus in der Zeitplanübersicht mit einer eindeutigen Farbe und einem eindeutigen Symbol visuell dargestellt, und einige Buchungsstatus sind standardmäßig Teil des Produkts, auch wenn weitere benutzerdefinierte Status hinzugefügt werden können. Die vorkonfigurierten Buchungsstatus sind:

• Geplant
• Reisen
• In Bearbeitung
• In Pause
• Abgeschlossen
• Abgebrochen

Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags

• Arbeitsauftragserstellung: Ein Arbeitsauftrag wird normalerweise aus einer Anfrage oder einer Verkaufschance erstellt.

• Zeitplan: Der Arbeitsauftrag wird dann geplant.

• Verschicken: Der Arbeitsauftrag ist verschickt.

• Service: Dann wird der Arbeitsauftrag durchgeführt und Details werden aktualisiert.

• Überprüfung/Genehmigung: Ein Vorgesetzter prüft und genehmigt den Arbeitsauftrag.

• Rechnungs‑ und Bestandsanpassung – Bestandsanpassungen werden vorgenommen und eine Rechnung für das entsprechende Konto erstellt.

	Erzeugen	Planen	Disponieren	Dienstleistung	Bewertung	Rechnung
Was geschieht	Neuer Arbeitsauftrag wurde erstellt. Vorfall, Produkt, Dienstleistungen, Fähigkeiten, Gebiet usw. zugewiesen.	Arbeitsauftragzeitplan wird erstellt. Ressourcen zugewiesen, um den Arbeitsauftrag zu bearbeiten. Uhrzeit und Datum angegeben.	Außendienstmitarbeiter über den Arbeitsauftrag benachrichtigt. Außendienstmitarbeiter kann den Arbeitsauftrag überprüfen und annehmen/ablehnen.	Arbeitsauftrag wird durchgeführt. Informationen darüber, was im Außendienst durchgeführt wird, werden über die mobile App eingegeben.	Aufsichtskraft prüft, dass sämtliche Arbeit richtig erledigt wurde und dass alle Informationen betreffend den Arbeitsauftrag korrekt sind.	Rechnung wird basierend auf den benutzten Produkt und Service erstellt. Bestand wird angepasst. Produkte umgewandelt in Ausrüstung (falls zutreffend)
Wer die Aufgabe durchführt	Vereinbarung wird automatisch auf einer wiederkehrenden Basis erzeugt. Anfrage: Von Kundensupport. Verkaufschance: durch Vertrieb/Planung. Nicht geplant: Durch Außendienstmitarbeiter oder die zentralisierte Terminplanung.	Sender Außendienstmitarbeiter Sender mithilfe des Terminplanungsassistenten Routingmodul	Mitteilung, wenn eingerichtet, automatisch vom System geschickt an Außendienstmitarbeiter, Kunden und anderen Parteien.	Außendienstmitarbeiter	Außendienstprüfer/‑manager, Backoffice-Buchhaltung	Automatisch gesendet durch System
Arbeitsauftragsstatus	Offen – Nicht Geplant	Offen – geplant	Offen – geplant	Offen – geplant, dann offen – abgeschlossen	Offen- abgeschlossen dann geschlossen-veröffentlicht	Geschlossen – Veröffentlicht
Planungsstatus des Arbeitsauftrags	Nicht zutreffend	Geplant	Geplant	Geplant Akzeptiert/Abgelehnt Benutzerdefinierter Status	Abgeschlossen	Abgeschlossen

Status im Arbeitsauftragslebenszyklus

Field Service verwendet standardmäßige Arbeitsauftragssystemstatus und Buchungsstatus, die ohne Anpassungen einem standardmäßigen Arbeitsauftragslebenszyklus zugeordnet werden können. Viele Prozesse werden basierend auf diesen Status ausgelöst. Bei einer Statusänderung können automatisch Daten im Arbeitsauftrag ausgefüllt werden und es kann der nächste Schritt im Arbeitsauftragsprozess ausgelöst werden.

Wenn beispielsweise der Buchungsstatus zu In Bearbeitung geändert wird, um anzuzeigen, dass der Techniker angegeben hat, dass er an der Arbeitsstätte angekommen ist. Das Feld „Ankunftszeit“ wird automatisch in der Buchung der buchbaren Ressource ausgefüllt.

Die standardmäßigen Arbeitsauftrags- und Buchungsstatus werden den folgenden Phasen des Arbeitsauftragslebenszyklus zugeordnet.

1. Wenn ein Arbeitsauftrag erstellt wird, hat er standardmäßig den Status Nicht Geplant.

2. Wenn der Arbeitsauftrag geplant ist, erstellt das Sydtem eine Buchung mit dem Buchungsstatus Geplant. Durch die automatische Erstellung einer Buchung wird der Arbeitsauftragssystem-Status in Geplant geändert.

3. Technische Fachkräfte können geplante Arbeitsaufträge in der Field Service Mobile-App einsehen. Auf dem Weg zur Arbeitsstätte ändern sie den Buchungsstatus zu Reisen. Durch das Ändern des Buchungsstatus in Reisen wird automatisch der Arbeitsauftragssystem-Status zu In Bearbeitung geändert.

   Anmerkung

   Falls es mehrere Buchungen für einen einzelnen Arbeitsauftrag gibt und eine Buchung den Status „In Bearbeitung“ aufweist, wird der verknüpfte Arbeitsauftrag aktualisiert.

4. Wenn der Techniker am Standort ankommen und mit der Arbeit beginnt, ändert er den Buchungsstatus zu In Bearbeitung. Der Arbeitsauftragsstatus bleibt bei In Bearbeitung.

5. Techniker geben die Pausenzeit an, indem sie den Buchungsstatus zu In Pause ändern, um eine genaue Abrechnung sicherzustellen.

6. Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, ändert der Techniker den Buchungsstatus zu Abgeschlossen. Die Dauer wird mit der tatsächlichen Dauer der Buchung aktualisiert, und die Endzeit wird mit der Zeit aktualisiert, zu der der Status in „Abgeschlossen“ geändert wurde. Der Systemstatus des zugehörigen Arbeitsauftrags ändert sich zu Abgeschlossen, wenn alle zugehörigen Buchungen abgeschlossen oder storniert sind. Wenn ein anderer Benutzer im Namen eines Technikers den Buchungsstatus auf Abgeschlossen aktualisiert, behält die Endzeit der Buchung den vorherigen Endzeitwert bei.

7. Abschließend überprüft ein Backoffice-Mitarbeiter den abgeschlossenen Arbeitsauftrag und startet den Abrechnungsprozess. Der Arbeitsauftragssystem-Status wird zu Gebucht geändert.

Statusverknüpfte Prozesse

Über den Arbeitsauftragssystem-Status zur Aktualisierung von Buchungsstatus (und umgekehrt) hinaus können Statusänderungen auch Prozesse und Datenaktualisierungen auslösen.

Arbeitsauftragssystem-Statusprozesse

Abgeschlossen (Arbeitsauftrag)

• Konvertieren Sie Arbeitsauftragsprodukte in neue Kundenanlagen, wenn Sie die Konvertierung des Produktdatensatzes aktiviert haben.
• Fügen Sie die Reisekostenposition als Arbeitsauftragsprodukt hinzu.

Veröffentlicht

• Generiert die Rechnung für verwendete Arbeitsauftragsprodukte und Dienste für das Abrechnungskonto des Arbeitsauftrags.
• Erstellt Tatsächliche Transaktionen-Datensätze für Zeit und Kosten zu den Arbeitsaufträgen und Buchungen erstellt. Erstellt Vertriebs-Ist-Werte für berechnete Produkte und Services nach der Bestätigung der generierten Rechnung.
• Aktualisiert die Felder Geschlossen von und Geschlossen am.

Buchungsstatusprozesse

Bei jeder Änderung des Buchungsstatus wird ein Buchungszeitstempel erstellt, um den Überblick über die Aktualisierungen zu behalten.

Geplant

• Aktualisiert Zurückgelegte Kilometer, die als Fahrstrecke vom vorherigen Standort zum Buchungsstandort berechnet werden.

Reisen

• Wenn eine Buchung aus der mobilen App auf den Buchungsstatus Unterwegs aktualisiert wird, wird die Startzeit auf die aktuelle Uhrzeit aktualisiert. Bei einer Aktualisierung über das Internet wird die Startzeit nicht automatisch aktualisiert.

In Bearbeitung

• Aktualisiert Tatsächliche Ankunftszeit mit dem Datum und der Uhrzeit, wenn ein Techniker den Buchungsstatus in der mobilen App ändert.
• Aktualisiert das Feld Zuerst angekommen am (Arbeitsauftrag) im zugehörigen Arbeitsauftrag mit der Tatsächlichen Ankunftszeit der Buchung. Durch Bearbeiten der Tatsächlichen Ankunftszeit wird auch der Wert Zuerst angekommen am aktualisiert.
• Aktualisiert Tatsächliche Reisedauer, die als Gesamtzeit des Buchungsstatus auf Reisen berechnet wird.

Abgeschlossen (Buchung)

• Aktualisiert die Endzeit.
• Erstellt Buchungsjournale mit Buchungszeitstempeln, um die Arbeits-, Reise- und Pausenzeit zu berechnen.
• Berechnet Gesamte Dauer von „In Bearbeitung“ basierend auf der Zeit des Buchungsstatus In Bearbeitung.
• Berechnet die Pausengesamtdauer basierend auf der Zeit des Buchungsstatus In Pause.
• Aktualisiert die Gesamtkosten, berechnet als Gesamtsumme der tatsächlichen Reisedauer, Bearbeitungsgesamtdauer und Pausengesamtdauer, multipliziert mit dem Stundensatz der Ressource.
• Aktualisiert Abrechenbare Gesamtdauer, berechnet als Gesamtsumme der Bearbeitungsgesamtdauer und Pausengesamtdauer.
• Aktualisiert das Feld Abgeschlossen am (Arbeitsauftrag) im zugehörigen Arbeitsauftrag mit der Endzeit der Buchung. Durch Bearbeiten der Endzeit der Buchung wird der Wert Abgeschlossen am aktualisiert.

Folgearbeitsauftrag für eine abgeschlossene Buchung erstellen

Sparen Sie Zeit bei Arbeitsaufträgen, die einer Nachbearbeitung bedürfen, indem Sie diese nach Abschluss einer Buchung wieder in einen außerplanmäßigen Zustand versetzen.

Arbeitsaufträge werden standardmäßig auf „abgeschlossen“ gesetzt, wenn die zugehörige Buchung abgeschlossen wird. Um die Standardlogik zu ändern, erstellen oder bearbeiten Sie einen Buchungsstatus, gehen Sie zur Registerkarte Field Service und legen Sie den Schalter entsprechend auf Status „Arbeitsauftrag abgeschlossen“ fest. Bei bestehenden Buchungsstatus wirkt sich die Einstellung nur auf zukünftige Buchungen aus. Es werden keine Änderungen an bestehenden Buchungen vorgenommen.

• Ein markiert einen Arbeitsauftrag als Abgeschlossen, wenn sich die Buchung in diesen Status ändert.
• Aus wendet den Arbeitsauftragssystemstatus entsprechend auf Statuszuordnungstabelle an, wenn sich die Buchung in diesen Status ändert.

Bei Arbeitsaufträgen, denen mehrere Buchungen zugeordnet sind, hängt der Arbeitsauftragsstatus vom Status aller zugehörigen Buchungen ab.

Unabhängig von den Statuseinstellungen hat der Buchungsstatus keinen Einfluss auf den Status von Ressourcenanforderungen.

Statuszuordnungstabelle

Sehen Sie sich die folgende Tabelle an, um zu verstehen, wie der Buchungsstatus dem Arbeitsauftragssystemstatus zugeordnet wird. Fettgedruckte Arbeitsauftragsstatus weisen auf eine Änderung gegenüber dem Standardverhalten hin.

Buchungsstatus	Arbeitsauftragssystem-Status
Kein Wert	Nicht geplant
Geplant	Geplant
In Bearbeitung	In Bearbeitung
Abgeschlossen	Abgeschlossen
Teilweise abgeschlossen	Nicht geplant
Abgebrochen	Nicht geplant
Booking1: Geplant Booking2: Geplant	Geplant
Booking1: Geplant Booking2: In Bearbeitung	In Bearbeitung
Booking1: Geplant Booking2: Abgeschlossen	In Bearbeitung
Booking1: Geplant Booking2: Teilweise abgeschlossen	Geplant
Booking1: Abgeschlossen Booking2: Abgeschlossen	Abgeschlossen
Booking1: Teilweise abgeschlossen Booking2: Teilweise abgeschlossen	Nicht geplant
Booking1: In Bearbeitung Booking2: Teilweise abgeschlossen	In Bearbeitung
Booking1: Abgeschlossen Booking2: Teilweise abgeschlossen	Abgeschlossen
Booking1: Abgebrochen Booking2: Teilweise abgeschlossen	Nicht geplant

Nächste Schritte,

• Arbeitsaufträge erstellen
• Buchungsstatus festlegen