Allgemeine Erfassungsverarbeitung

Dieser Artikel beschreibt die Funktionen, mit denen die allgemeine Erfassung vereinfacht wird und die dabei helfen, sicherzustellen, dass die korrekten Daten erfasst und die internen Kontrollen nicht beeinträchtigt werden.

Journale

Einer der wichtigsten Bereiche einrichten ist Journale. Es empfiehlt sich, bestimmte Journale für jeden Zweck, wie Abgrenzungsregulierung Fehlerkorrektur Intercompany, und zu definieren. Sie können jedes Journal anpassen, mit deren Hilfe, Dateneingabe für jeden Zweck einfach und sicherstellen zu machen.

Auf der Seite Journale können Sie Folgendes einrichten:

• Workflowgenehmigung - Definieren Sie Journal-Workflows, die basierend auf Kriterien wie „Gesamt“ oder „Betrag“ Wesentlichkeitsgrenzen für Überprüfung- und Genehmigungsschritte festlegen, um die interne Kontrolle zu erhöhen. Sie richten Workflows für die allgemeinen Erfassungen auf der Seite Hauptbuchworkflows ein.
• Standardwerte – Wählen Sie Standardwerte für Gegenkonten, Währung und Finanzdimensionen aus.
• Erfassungssteuerung – Richten Sie Einschränkungen für den Unternehmens- und Kontotyp und die Segmentwerte ein.

Beispiele

Ein Journal kann nur für Regulierungen verwendet werden. In diesem Fall können Sie angeben, dass nur die Sachkonto-Kontenart für alle Unternehmen gültig ist.

Ein Journal kann nur für ein bestimmtes Segment oder für einen Bereich für Hauptkonten verwendet werden.

Automatische Rückbuchung ist nur in allgemeinen Erfassungen verfügbar. Beispiel: Sie haben eine Abgrenzungsregulierung, in der das eigentliche Dokument noch nicht verarbeitet wurde, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Das Microsoft Excel-Add-in für Journaleinträge bietet eine weitere Ebene der Automatisierung und erleichtert die Dateneingabe. Die Positionen in Excel öffnen-Aktivität ist auf den Seiten Allgemeine Erfassung und Alle Journale verfügbar.

Auf der Seite Periodische Erfassungen können Sie wiederholende Erfassungen einrichten, um die Erfassungsverarbeitung zu automatisieren.

Belegvorlagen können jederzeit verwenden. Wählen Sie auf der Seite Allgemeine Erfassungen eine Alle Journale-Seite aus, die Aktionen Speichern und Belegvorlage auswählen sind unter Funktionen für die Belegpositionen verfügbar.

Verwandte Einstellung

Die folgende Einstellung ist für allgemeine Erfassungen nicht spezifisch, sorgt aber dafür, dass die Dateneingabe richtig und einfach ist.

Hauptkonto

Die Hauptkontoeinstellung stellt viele Optionen zum Verarbeiten der allgemeinen Erfassung bereit:

• SOLL/HABEN-Anforderung - Verwenden Sie diese Option, wenn ein Hauptkonto auf Soll- oder Habenbuchungen beschränkt ist. Die Einstellung wird überprüft, wenn eine Erfassung geprüft oder gebucht wird.

• Standardgegenkonto

• Unterbrochen – Aussetzen eines Hauptkontos für die Dateneingabe für alle Unternehmen oder für ein bestimmtes Unternehmen bzw. bestimmte juristische Personen.

• Keine manuellen Eingaben zulassen – Verhindert, dass Benutzer in Erfassungen manuell einen Wert für dieses Konto eingeben

• Standard-Währung/Währung prüfen

• Juristische Person überschreibt - Diese Einstellung ist spezifisch für das definierte Unternehmen/die definierte juristische Person:

  • Standard-MwSt/MwSt prüfen
  • Standarddimension – Nicht fixiert oder Fester Wert Fester Wert unterstützt, dass sämtliche Buchungen für dieses Hauptkonto immer einen beliebigen Dimensionswert verwenden, der als Fest eingerichtet ist.

• Buchungsprüfung

  • Benutzervalidierung - Diese Option regelt, welche Benutzer auf ein Hauptkonto buchen dürfen.
  • Überprüfung des Buchungstyps – Diese Option regelt, welche Buchungsarten für ein Hauptkonto zulässig sind.

Buchhaltungsstrukturen und Strukturen für erweiterte Regeln

Buchhaltungsstrukturen und Strukturen für die erweiterten Regeln sind sehr wichtig, um sicherzustellen, dass die Daten, die für die Finanzberichterstellung und die Leistungsnachverfolgung erforderlich sind, während der allgemeinen Erfassungsverarbeitung und in allen Dokumentationen erfasst werden. Mit Buchhaltungsstrukturen und Strukturen für erweiterten Regeln können Sie die Dateneingabeerfahrung anpassen. Sie können die Dateneingabe nur für Finanzdimensionen zulassen, die in jeder Situation relevant sind. Sie können auch die Anforderung erzwingen, dass die erforderlichen und korrekte Daten immer erfasst werden.

Weitere Informationen finden Sie in folgenden Themen:

• Kontenplan planen
• Erweiterte Regeln für Erfassungen erstellen
• Erstellen von Journaleinträgen mithilfe einer Vorlage
• Erfassungen erstellen und validieren
• Buchen periodischer Erfassungen
• Sachkonto-Zuordnungserfassung verarbeiten

Globale allgemeine Erfassungen

Die Globale allgemeine Erfassung ermöglicht die Eingabe einer Erfassung in alle in Ihrer Umgebung definierten juristischen Personen, ohne dass Sie vor dem Erstellen der Erfassung das Unternehmen wechseln müssen. Oben auf der Seite Globale allgemeine Erfassung können Sie über die Schaltfläche Neue Erfassung die juristische Person auswählen, für die die Erfassung und geben Sie dann die Erfassung an, für das Sie Daten eingeben möchten. Wenn Sie auf die Positionen für die erstellte Erfassung klicken, wird die Seite mit den Standarderfassungspositionen geöffnet, die mit dem Öffnen von der Seite Allgemeine Erfassung aus identisch ist.

Schein

In Dynamics 365 Finance, Version 10.0.34, ermöglicht ein neues Feature Das Formular für globale allgemeine Erfassungen zur Auswahl mehrerer Unternehmen für die Buchung aktivieren die Auswahl mehrerer Erfassungen zum Buchen über alle juristischen Personen hinweg. Der Buchungsprozess erstellt für jede juristische Person einen einzelnen Stapelverarbeitungsauftrag, um die Buchung abzuschließen.

Buchung simulieren

Sie können Buchung simulieren im Menü Überprüfen für die meisten Erfassungen finden. Wenn Sie eine Erfassung mit der Funktion Überprüfen wird die Erfassung für bestimmte Fehlerbedingungen geprüft. Wenn Sie die Funktion Buchung simulieren verwenden, werden alle gleichen Prozessen ausgeführt, die während des Buchens durchgeführt werden, ohne die Erfassung zu buchen. Sie können die Verbuchungsmeldungen, die angezeigt werden, überprüfen, die Fehler beheben, die Sie finden und dann das Menü Buchen öffnen, um die Erfassung zu buchen.

Buchen simulieren ist nicht für Stapelverarbeitung verfügbar. Allerdings ist ein Code vorhanden, um die Buchung in Chargen zu simulieren und Entwickler können den Code erweitern, um diese Funktionen ergänzen.

Erfassungsentsperrung

Eine Schaltfläche ist auf der Erfassungsseite verfügbar, um eine fehlerhafte Erfassung aufzuheben, bei der der Status „vom System gesperrt“ auf Ja festgelegt ist. Diese Entsperrung kann von einem Administrator des Systems durchgeführt werden, der sämtliche ausführenden Stapelverarbeitungsaufträge analysiert und bestätigt hat, dass diese Erfassung nicht mehr aktiv über einen Stapelverarbeitungsauftrag verarbeitet wird. Diese Schaltfläche wird von der Funktion Erfassungsentsperrungsschaltfläche auf der Seite Funktionsverwaltung aktiviert.

Workflow-Rückruf

Die Möglichkeit, eine Erfassung in einem Workflow mit dem Status „Nicht Wiederherstellbar“ erneut aufzurufen, wird aktiviert, indem die Schaltfläche Workflow auf einer Erfassung und auf der Seite Workflowhistorie verwendet wird. Dies wird von dem Feature Zurücksetzen des Workflowstatus für Erfassungen auf der Seite Funktionsverwaltung aktiviert.

Erfassungspositionen löschen

In Dynamics 365 Finance Version 10.0.34 steht ein neues Feature Erfassungsleistung mit Batch löschen zur Verfügung. Mit diesem Feature kann der Löschvorgang für nicht gebuchte Erfassungen geplant werden. Dadurch können Benutzende andere Arbeiten fortsetzen, anstatt auf den Abschluss der Löschverarbeitung zu warten.

Um schnell alle Erfassungspositionen zu löschen, gehen Sie zu Funktionen>Erfassungspositionen löschen. Diese Funktion betrifft Erweiterungen in der Tabelle LedgerJournalTrans. Dabei handelt es sich um die Löschen-Methode. Die Positionen werden entfernt, ohne die Methode Löschen für jede Position aufzurufen.

Schein

Dynamics 365 Finance and Operations lässt das Löschen gebuchter Transaktionen nicht zu.