Bestellungsbuchung

Die Registerkarte Bestellung auf der Seite Bestandsbuchungsprofile steuert die Buchung von Bestellungen im Hauptbuch. Zwei Hauptaktivitäten buchen das Hauptbuch für eine Bestellung:

• Produktzugang
• Rechnung

Damit eine physische Transaktion (Produktzugang) zu einer Bestellung ins Hauptbuch gebucht werden kann, aktivieren Sie die folgenden Kontrollkästchen:

• Das Kontrollkästchen Produktzugang auf Sachkonto buchen auf der Seite Parameter für Lager- und Lagerortverwaltung.
• Die Kontrollkästchen Physikalischen Bestand buchen und Haftung bei Produktzugang erfassen auf der Seite Artikelmodellgruppen.

Die Hauptkonten müssen auf der Seite Bestandsbuchungsprofil für die folgenden Buchungsarten angegeben werden:

• Kosten der eingekauften, eingegangenen Materialien
• Einkaufskosten, nicht fakturiert
• Einkauf, Abgrenzung

Damit eine finanzielle Transaktion (Rechnung) für eine Bestellung im Hauptbuch gebucht werden kann, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Das Kontrollkästchen Wertmäßigen Bestand buchen muss auf der Seite Postenmodellgruppen für den in der Zeile der Bestellung ausgewählten Artikel markiert sein.
• Die Hauptkonten müssen auf der Seite Bestandsbuchungsprofil für die folgenden Buchungsarten angegeben werden:
  • Kosten der eingekauften, fakturierten Materialien
  • Einkaufswendungen für Produkt
  • Einkaufsaufwendungen für Ausgaben
  • Rabatt (optional)

Buchung des festen Zugangspreises

Als Alternative zur Auswahl der Option Standardkosten im Feld Bestandsmodell auf der Seite Bestandsmodellgruppen für einen Artikel können Sie den festen Zugangspreis als Nachkalkulation für einen Artikel verwenden. Der Hauptunterschied besteht darin, dass bei Verwendung von Fester Zugangspreis der aktuelle Einstandspreis für den Artikel verwendet wird, wenn der Bestandseingang gebucht wird. Für Festgelegter Eingangspreis gibt es keinen Prozess der Nachkalkulation; wenn eine Finanzaktualisierung gebucht wird, wird der aktuelle Einstandspreis zum Zeitpunkt der Buchung verwendet. Wenn es eine Differenz zwischen dem Einstandspreis beim Eingang und der Rechnung gibt, wird die Abweichung auf die Gewinn- und Verlustkonten für den festen Eingangspreis gebucht.

Um einen festen Eingangspreis für ein Produkt zu verwenden, konfigurieren Sie Folgendes:

• Markieren Sie auf der Seite Artikelmodellgruppen die Ankreuzfelder Physikalischen Bestand POSTEN und Fester Eingangspreis.
• Auf der Seite Parameter für Lager- und Lagerortverwaltung markieren Sie das Kontrollkästchen Lieferschein im Sachkonto posten.
• Geben Sie auf der Seite Buchungsprofil Bestand die Hauptkonten für die folgenden Buchungsarten an:
  • Fester Zugangspreis - Gewinn
  • Fester Zugangspreis - Verlust
  • Gegenkonto für festen Zugangspreis

Weitere Informationen finden Sie unter Fester Zugangspreis.

Kaufbelastungen und Bestandsabweichungsbuchungen

Wenn Sie planen, Belastungen für Käufe und Bestandsschwankungen zu berücksichtigen, gehen Sie wie folgt vor:

• Aktivieren Sie auf der Seite Kreditorenparameter auf der Registerkarte Rechnung das Kontrollkästchen Buchen auf Sachkonto.
• Aktivieren Sie auf der Seite Postenmodellgruppen für den in der Bestellzeile ausgewählten Artikel die Kontrollkästchen Physikalischen Bestand buchen, Wertmäßigen Bestand buchen und Haftung bei Produktzugang ansetzen.
• Auf der Seite Beschaffungs- und Bezugsquellenfindungsparameter markieren Sie das Ankreuzfeld Belastungen beim Produktzugang generieren.
• Auf der Seite Parameter für Lager- und Lagerortverwaltung markieren Sie das Kontrollkästchen Lieferschein im Sachkonto posten.

Auf der Seite Bestandsbuchungsprofil müssen Sie die Hauptkonten für die folgenden Buchungsarten angeben:

• Einkaufskosten, nicht fakturiert
• Einkaufswendungen für Produkt
• Bestandsveränderung

Notiz

Die Buchungsart Abrechnung wird nicht verwendet, wenn der Parameter Buchen auf Sachkonto ausgewählt ist.

Weitere Informationen finden Sie unter Buchführungsregeln für das Buchen auf Belastungskonto.

Beispiel für die Konfiguration eines Buchungsprofils

Die folgende Tabelle zeigt Beispiele für die Standardbuchungsarten mit beispielhaften Hauptkonten und Beschreibungen:

• Die Spalte Clearingkonto gibt an, dass es sich bei der Buchungsart um ein Verrechnungskonto handelt. Der auf diesem Konto gebuchte Betrag wird automatisch storniert, wenn eine spätere Transaktion gebucht wird.
• Bei der Spalte P/F steht P für physische Buchungen und F für Finanzbuchungen.
• Die Spalte Follow zeigt an, ob das Hauptkonto für eine bestimmte Buchungsart typischerweise mit einer anderen Buchungsart identisch ist. Der Wert in der Spalte gibt die Buchungsart an, die in der Regel verwendet wird.

Notiz

Die Hauptkonten und Hauptkontonamen sind nur Vorschläge. Es wird empfohlen, mit Ihrem Buchhalter zusammenzuarbeiten, um die beste Konfiguration für Ihre geschäftlichen Anforderungen zu ermitteln.

Buchungstyp	Hauptkontobeispiel	Hauptkonto-Namenbeispiel	Kontotyp	Soll/Haben?	Clearingkonto	P/F	Folgen	Description
Kosten der eingekauften, eingegangenen Materialien	140100 140101	Materialbestand Materialien versendet, nicht fakturiert	Anlage	Belastung	Ja	P	Kosten der eingekauften, fakturierten Materialien	Wird verwendet, wenn ein Produktzugang zu einer Bestellung gebucht wird. Die Gegenbuchung zum Konto lautet Einkaufsausgaben, nicht fakturiert. Der Betrag auf diesem Konto wird storniert, wenn eine Einkaufsrechnung gebucht wird.
Einkaufskosten, nicht fakturiert	600180	Materialeingänge	Ausgaben	Belastung	Ja	P		Wird verwendet, wenn ein Produktzugang für eine Bestellung gebucht wird. Für den Bon werden zwei Belege erstellt, um Kaufpreisabweichungen bei der Verwendung von Standardkalkulationen zu verfolgen. Die Gegenbuchung zu dem Konto auf dem ersten Beleg ist die Abgrenzung Einkauf. Die Gegenbuchung auf dem zweiten Beleg ist die Summe der Konten Einkaufskosten für erhaltene Materialien und Kaufpreisabweichung. Die auf diesem Konto gebuchten Beträge werden storniert, wenn eine Einkaufsrechnung gebucht wird.
Kosten der eingekauften, fakturierten Materialien	140100	Materialbestand	Anlage	Belastung	Nein	Fr	Kosten der eingekauften, eingegangenen Materialien	Wird verwendet, wenn eine Einkaufsrechnung gebucht wird. Die Gegenbuchung zu diesem Konto sind die Ausgaben für den Kauf von Produkten. Dieses Konto stellt den Bestand in Ihrer Bilanz dar. Das verwendete Konto ist in der Regel dasselbe, das auch für die Kosten der gelieferten Einheiten und die Kosten der für den Verkaufsauftrag in Rechnung gestellten Einheiten verwendet wird.
Einkaufswendungen für Produkt	600180	Materialeingang	Ausgaben	Gutschrift	Ja	Fr		Wird verwendet, wenn eine Einkaufsrechnung gebucht wird. Es werden zwei Belege für die Rechnung erstellt, um Kaufpreisabweichungen bei Verwendung von Standardkosten zu verfolgen. Die Gegenbuchung zu diesem Konto ist das Konto Einkaufsausgaben, nicht fakturiert, das bei der Buchung des Eingangs verwendet und bei der Buchung der Rechnungen storniert wird. Stellt die Kosten für den bei der Nachkalkulation gekauften Bestand dar, der nicht auf dem Bestandskonto in der Bilanz ausgewiesen ist. Hierbei handelt es sich um eine Gewinn- und Verlustbuchung für Kaufpreisabweichungen, die am häufigsten bei Einkäufen von Standardkostenartikeln vorkommen.
Festgelegter Eingangspreis Gewinn (Kauf, Festgelegter Eingangspreis Gewinn*)	510310	Einkaufspreisabweichung	Ausgaben	Gutschrift	Nein	Fr	Fester Zugangspreis - Verlust	Wird verwendet, wenn eine Einkaufsrechnung gebucht wird und es eine Differenz zwischen dem Rechnungspreis und den Standardkosten für den Artikel gibt. Dieses Konto wird verwendet, wenn die Differenz höher ist. Die Gegenbuchung zu diesem Konto ist die Gegenbuchung des festen Eingangspreises.
Fester Zugangspreis Verlust (Einkauf, fester Zugangspreis Verlust*)	510310	Einkaufspreisabweichung	Ausgaben	Belastung	Nein	Fr	Fester Zugangspreis - Gewinn	Wird verwendet, wenn eine Einkaufsrechnung gebucht wird und es eine Differenz zwischen dem Rechnungspreis und den Standardkosten für den Artikel gibt. Dieses Konto wird verwendet, wenn die Differenz niedriger ist. Die Gegenbuchung zu diesem Konto ist die Gegenbuchung des festen Eingangspreises.
Fester Zugangspreisausgleich (Einkauf, fester Zugangspreisausgleich*)	140900	Bestandsveränderung	Anlage	Beides	Nein	Fr		Wird verwendet, wenn eine Einkaufsrechnung gebucht wird und es eine Differenz zwischen dem Rechnungspreis und den Standardkosten für den Artikel gibt. Dieses Konto ist die Gegenbuchung zu den Gewinn- und Verlustkonten für feste Eingangspreise.
Belastung	NA	NA	NA	NA	NA	NA	NA	Dieses Konto wird nicht mehr verwendet. Verwenden Sie stattdessen die Variante Bestand.
Bestandsveränderung	600170	Bestandsveränderung	Ausgaben	Gutschrift	Nein	Beides		Dieses Konto wird verwendet, wenn: Es gibt einen Unterschied im Einheitspreis zwischen Produktzugang und Rechnung. Belastungen werden auf den Artikel gebucht. Indirekte Kosten wurden den gekauften Artikeln hinzugefügt. Die Gegenbuchung zu diesem Konto ist das Konto Einkaufsausgaben, nicht fakturiert.
Einkauf, Abgrenzung	200140	Antizipierte Einkäufe	Passivposten	Gutschrift	Y	P		Wird verwendet, wenn ein Produktzugang für eine Bestellung gebucht wird und die Option zur Abgrenzung von Kaufbeträgen aktiviert ist.
Antizipierte Mehrwertsteuer in Beleg	250500	Aufgelaufene Mehrwertsteuer	Passivposten	Gutschrift	Y	Beides		Dieses Konto wird verwendet, wenn Sie die Option Physikalische Steuer buchen bei den Parametern für Lager- und Lagerortverwaltung wählen und Sie einen Kauf mit Steuer haben. Der Betrag wird gebucht, wenn Sie die Bestellung physisch aktualisieren (Produktzugang), und storniert, wenn Sie die Bestellung finanziell buchen (Rechnung).
Fester Anlageneingang (Fester Anlagenabgang*)	180100	Sachanlagen	Anlage	Belastung	N	Beides	Beides	Dieses Konto wird verwendet, wenn Sie die Option in der Zeile für den Kauf von Anlagen wählen. Die Bestellungsintegration wurde so konfiguriert, dass die Anlage bei Produktzugang oder auf Rechnung erworben wird. Weitere Informationen zur Integration der Bestellung von Anlagen finden Sie unter Anlagen durch Beschaffung erwerben.
Einkaufsaufwendungen für Ausgaben	618900	Sonstige Ausgaben	Ausgaben	Belastung	N	Beides		Wird verwendet, wenn ein Produktzugang oder eine Rechnung für eine Bestellung gebucht wird, bei der die Artikel nicht auf Lager sind, oder eine Beschaffungskategorie verwendet wird.
Vorauszahlung	132190	Vorausbezahlte Ausgaben	Anlage	Belastung	N	Beides		Wird bei der Verarbeitung einer Vorauszahlungsrechnung zu einer Einkaufsrechnung verwendet.

*Die in Klammern angegebenen Werte stellen den Wert dar, der im Feld Buchungstyp auf der Seite Belegbuchungen verwendet wird. Sie können die Buchungsart auf der Seite Buchtransaktionen auf der Registerkarte Allgemein einsehen.

Anlagenbuchung mit Kaufaufträgen

Wenn Sie das Modul Anlagevermögen verwenden und den Kauf von Anlagegütern über Bestellungen planen, konfigurieren Sie die Buchungsart Anlagezugang auf der Registerkarte Bestellung der Seite Bestandsbuchungsprofil. Weitere Informationen finden Sie unter Anlagenintegration und Anlagen aus Kreditoren erstellen und erwerben.

Buchung von Einkaufsrechnungen mit Vorauszahlung

Wenn Sie die Funktion Vorauszahlungsrechnung für Bestellungen verwenden möchten, muss die Buchungsart Vorauszahlung auf der Registerkarte Bestellung auf der Seite Bestandsbuchungsprofil ausgewählt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorauszahlungsrechnungen vs. Vorauszahlungen.

Buchung von Bestellanforderungen und Bestellbestätigungen

Bestellanforderungen und Bestellbestätigungen können auch so konfiguriert werden, dass Vorbelastungen und Belastungen in das Hauptbuch gebucht werden. Diese Buchungen werden durch eine Buchungsdefinition gesteuert. Weitere Informationen finden Sie unter Über Bestellungsbelastungen.

Buchung von Beschaffungskategorien

Alternativ zur Einrichtung der Bestandsbuchung für alle Artikel, eine Gruppe von Artikeln oder einen einzelnen Artikel können Sie Kategorien festlegen und die Ledgerbuchung nach Beschaffungskategorien steuern. Weitere Informationen zum Festlegen von Kategorien und deren Zuweisung zu Produkten finden Sie unter Beispiel für die Konfiguration von Buchungsprofilen weiter oben in diesem Artikel.

Wenn Sie Kategorien mit Bestellungen oder Einkaufsrechnungen verwenden, muss die Kategorienhierarchie dem Typ Beschaffungskategorienhierarchie auf der Seite Kategorienhierarchie-Rollenzuordnungen zugewiesen werden.

Lieferantenrechnungen mit Beschaffungskategorien

Wenn Ihr Unternehmen für einige Käufe Bestellungen verwendet und für andere nicht, können Sie Rechnungen, die sich nicht auf Bestellungen beziehen, auf verschiedene Weise verarbeiten. Dazu gehört die Verwendung von Erfassungen in Kreditorenbuchhaltung oder durch die Seite Ausstehende Kreditor-Rechnungen, die zur Erstellung von Rechnungen für Bestellungen verwendet wird. Wenn Sie Rechnungen für nicht auftragsbezogene Rechnungen erstellen, müssen Sie Beschaffungskategorien für jede Art von Aufwand erstellen. Ordnen Sie die Kategorie auf der Seite Bestandsbuchungsprofile dem richtigen Aufwandskonto zu.

Die genaue Anzahl der Kategorien hängt von der Anzahl der Aufwandskonten ab, die Sie für die Buchung Ihrer Rechnungen verwenden. Sie benötigen mindestens eine Beschaffungskategorie für jedes Hauptkonto, dem Sie Rechnungen, die keine Bestellungen sind, in Rechnung stellen. Für ein einziges Hauptkonto können viele Kategorien verwendet werden. Dies kann für die Benutzerfreundlichkeit, die Durchsuchbarkeit und die Berichterstattung über die von Ihnen verwendeten Ausgabentypen nützlich sein.

Vorteile der Verwendung von Beschaffungskategorien für Kreditorenrechnungen

Einige Vorteile der Verwendung von Beschaffungskategorien für Kreditor Rechnungen sind:

• Konsistente Benutzererfahrung: Wenn Sie Beschaffungskategorien für alle nicht auftragsbezogenen Ausgaben konfigurieren, können Benutzer mit Hilfe der Seite Ausstehende Rechnungen des Kreditors auf einen Prozess für die Rechnungsstellung geschult werden.
• Verbesserte Berichterstellung: Wenn Sie Beschaffungskategorien für alle Artikel und alle nicht auftragsbezogenen Ausgaben konfigurieren, analysiert der Bericht über die Beschaffungsausgaben die Ausgaben nach Kreditor, Kategorie und mehr.
• Konsistenter Workflow: Wenn Sie Anhängige Kreditor-Rechnungen verwenden, um alle Rechnungen zu verarbeiten, können Sie einen konsistenten Workflow und Genehmigungsprozess erstellen, indem Sie einen einzigen Workflow verwenden.

Konsignationsbestand buchen

Für Konsignationsbestände wird die gleiche Sachkonto-Buchung wie für andere gekaufte Artikel verwendet. Der Hauptunterschied besteht darin, dass beim Eingang des Bestands keine Transaktionen im Sachkonto erfasst werden. Um das Eigentum auf die Organisation zu übertragen, wenn ein Bestandseigentumswechsel Journal gebucht wird, wird ein Beleg erzeugt, um die Kosten des Artikels nachzukalkulieren. Weitere Informationen finden Sie unter Unterlieferung festlegen.