Verfolgen Sie Outlook-Termine in Dynamics 365 für Outlook

Sie können einen Termin in Microsoft Dynamics 365 für Outlook nachverfolgen, um eine Kopie dieses Termindatensatzes als Aktivität in Dynamics 365 for Customer Engagement zu speichern. Dynamics 365 for Outlook synchronisiert den Customer Engagement-Datensatz mit dem Outlook-Datensatz, sodass Sie den Termin in einem der beiden Tools anzeigen oder bearbeiten können. Wenn Sie Outlook auf Ihrem mobilen Gerät synchronisieren, können Sie auch auf Ihrem Gerät auf Ihre Termindatensätze zugreifen.

Das Nachverfolgen von Terminen in Dynamics 365 für Outlook ist ein manueller Prozess. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, Ihre persönlichen Termine von Ihren Customer Engagement-Terminen zu trennen. Die Synchronisierung von Terminen aus Customer Engagement mit Dynamics 365 for Outlook erfolgt automatisch. Sie können Dynamics 365 für Outlook verwenden, um alle Termindatensätze anzuzeigen, die Sie besitzen und die in Customer Engagement erstellt wurden.

Wenn Sie Microsoft Dynamics CRM 2015 für Outlook oder eine neuere Version verwenden, können Sie auch Anlagen zu Terminen synchronisieren, vorausgesetzt, Ihr Systemadministrator hat diese Funktion aktiviert. Sie können dann die Anhänge in Dynamics 365 for Outlook oder Customer Engagement anzeigen und aktualisieren.

Von Bedeutung

Um Termine zwischen Dynamics 365 for Outlook und Customer Engagement zu synchronisieren, muss Ihre Outlook-E-Mail-Adresse mit Ihrer Customer Engagement-E-Mail-Adresse übereinstimmen. Sie können nicht zu oder von mehreren E-Mail-Adressen synchronisieren.

Verfolgen eines Termins

1. Erstellen Sie in Dynamics 365 für Outlook einen Termin, wie Sie es normalerweise in Outlook tun würden.

2. Wenn Sie eine Anlage einfügen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen , und wählen Sie dann eine Anlage aus. Beachten Sie, dass einige Dateierweiterungen möglicherweise von Ihrem Systemadministrator blockiert werden. Weitere Informationen: Systemeinstellungen-Dialogfeld – Registerkarte Allgemein

   Dynamics 365 for Outlook unterstützt keine eingebundenen Anlagen (Anlagen, die im Nachrichtentext enthalten sind).

   Hinweis

   Die maximale Größe für einen Anhang beträgt 5 MB, kann jedoch von einem Systemadministrator auf 32 MB erhöht werden.

3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um den Termin nachzuverfolgen:

   • Wenn Sie den Termin nachverfolgen möchten, ohne ihn mit einem bestimmten Datensatz in Customer Engagement zu verknüpfen, klicken Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Customer Engagement auf Nachverfolgen.

     -ODER-

   • Um die Aufgabe nachzuverfolgen und sie mit einem bestimmten Customer Engagement-Datensatz zu verknüpfen (z. B. einem bestimmten Konto), wählen Sie Bezug festlegen, wählen Sie Mehr aus und suchen Sie dann nach dem Datensatz im Dialogfeld Datensatz suchen. Nachdem Sie den Datensatz gefunden haben, den Sie verwenden möchten, wählen Sie Hinzufügen aus.

     Wenn Sie auf die Schaltfläche Nachverfolgen oder die Schaltfläche Bezug festlegen klicken, wird ein Dynamics 365 for Customer Engagement-Bereich (als „Nachverfolgungsbereich“ bezeichnet) unten im Termindatensatz angezeigt. Dieser Bereich zeigt an, dass der Datensatz nachverfolgt, und er stellt Links zu verknüpften Datensätzen zur Verfügung. Wenn Sie einen Bezug-Wert festlegen, stellt Dynamics 365 for Outlook auch einen Link zu dem Bezugsdatensatz zur Verfügung. Erzählen Sie mir mehr darüber, wie Tracking funktioniert.

   Hinweise

• Um die Nachverfolgung eines Termins zu beenden, öffnen Sie den Termindatensatz, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Nachverfolgung aufheben .

• Wenn ein Terminanhang nach dem Synchronisieren eines Terminanhangs von verschiedenen Benutzern in Dynamics 365 for OutlookundCustomer Engagement aktualisiert wird, wird das neueste Update gespeichert.

• Wenn Sie oder ein anderer Benutzer nach der Synchronisierung eines Termins den Betreff des Termins in Dynamics 365 for Outlook oder Customer Engagement ändern, wird die Nachverfolgung des Termins aufgehoben (nicht mehr synchronisiert).

• Sie können keine Anhänge in wiederkehrenden Terminen oder Serviceterminen in Dynamics 365 für Outlook synchronisieren.

Siehe auch

Überblick über Nachverfolgungsdatensätze in Dynamics 365 for Outlook
Häufig gestellte Fragen zur Synchronisierung von Datensätzen zwischen Microsoft Dynamics 365-Apps und Microsoft Outlook