Nachverfolgen von Outlook-Terminen in Dynamics 365 for Outlook

Sie können einen Termin in Microsoft Dynamics 365 for Outlook nachverfolgen, um eine Kopie des Termindatensatzes als Aktivität in Dynamics 365 for Customer Engagement zu speichern. Dynamics 365 for Outlook synchronisiert den Customer Engagement-Datensatz mit dem Outlook-Datensatz, sodass Sie den Termin in beiden Tools anzeigen oder bearbeiten können. Wenn Sie Outlook auf einem mobilen Gerät synchronisieren, können Sie auch die Termindatensätze auf diesem Gerät zugreifen.

Termine in Dynamics 365 for Outlook nachverfolgen ist ein manueller Prozess. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre persönlichen Termine separat von Ihren Customer Engagement-Terminen zu halten. Synchronisierung von Terminen aus Customer Engagement mit Dynamics 365 for Outlook ist automatisch. Sie können Dynamics 365 for Outlook verwenden, um Termindatensätze anzuzeigen, deren Besitzer Sie sind und in Customer Engagement erstellt wurden.

Wenn Sie Microsoft Dynamics CRM 2015 for Outlook oder höher verwenden, können Sie auch Terminanlagen synchronisieren, wenn der Systemadministrator diese Fähigkeit aktiviert hat. Sie können dann die Anlagen in Dynamics 365 for Outlook oder Customer Engagement anzeigen und aktualisieren.

Wichtig

Um Termine zwischen Dynamics 365 for Outlook und Customer Engagement zu synchronisieren, muss Ihre Outlook-E-Mail-Adresse mit Ihrer Customer Engagement-E-Mail-Adresse übereinstimmen. Sie können nicht zu oder von mehreren E-Mail-Adressen synchronisieren.

Hinzufügen eines Termins

1. In Dynamics 365 for Outlook erstellen Sie einen Termin, wie sonst auch in Outlook.

2. Wenn Sie eine Anlage einfügen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, und wählen Sie anschließend eine Anlage aus. Beachten Sie, dass einige Dateierweiterungen möglicherweise vom Systemadministrator gesperrt werden. Weitere Informationen: Systemeinstellungen-Dialogfeld – Registerkarte Allgemein

   Dynamics 365 for Outlook unterstützt nicht Inline-Anlagen (Anlagen, die im Textteil der Nachricht enthalten sind).

   Notiz

   Die maximale Größe für eine Anlage ist 5 MB, dies kann allerdings von einem Systemadministrator auf 32 MB erhöht werden.

3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um den Anhang nachzuverfolgen:

   • Um den Termin nachzuverfolgen, ohne ihn mit einem bestimmten Datensatz in Customer Engagement zu verknüpfen, wählen Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Customer Engagement die Option Nachverfolgen aus.

     - ODER -

   • Um die Aufgabe nachzuverfolgen und sie mit einem bestimmten Customer Engagement-Datensatz zu verknüpfen (z. B. einem bestimmten Konto), wählen Sie Bezug festlegen, wählen Sie Mehr aus und suchen Sie dann nach dem Datensatz im Dialogfeld Datensatz suchen. Nachdem Sie den Datensatz gefunden haben, den Sie verwenden möchten, wählen Sie Hinzufügen aus.

     Wenn Sie auf die Schaltfläche Nachverfolgen oder die Schaltfläche Bezug festlegen klicken, wird ein Dynamics 365 for Customer Engagement-Bereich (als „Nachverfolgungsbereich“ bezeichnet) unten im Termindatensatz angezeigt. Dieser Bereich zeigt an, dass der Datensatz nachverfolgt, und er stellt Links zu verknüpften Datensätzen zur Verfügung. Wenn Sie auf einen Bezug-Wert festlegen, stellt Dynamics 365 for Outlook auch einen Link zu dem Bezugsdatensatz zur Verfügung. Weitere Informationen dazu, wie Sie das Nachverfolgen funktioniert.

   Notizen

• Um eine Terminnachverfolgung zu beenden, öffnen Sie den Termindatensatz, und wählen Sie dann die Schaltfläche Nachverfolgung aufheben aus.

• Nachdem eine Terminanlage synchronisiert wurde, wird das neueste Update gespeichert, wenn andere Benutzer die Anlage in Dynamics 365 for Outlookund Customer Engagement aktualisieren.

• Nachdem ein Termin synchronisiert wurde, wird, wenn Sie oder ein anderer Benutzer den Betreff des Termins in Dynamics 365 for Outlook oder Customer Engagement ändert, die Nachverfolgung des Termins aufgehoben (der Termin wird nicht mehr synchronisiert).

• Sie können Anlagen in Serienterminen oder Serviceterminen in Dynamics 365 for Outlook nicht synchronisieren.

Siehe auch

Überblick über Nachverfolgungsdatensätze in Dynamics 365 for Outlook
Häufig gestellte Fragen zur Synchronisierung von Datensätzen zwischen Microsoft Dynamics 365-Apps und Microsoft Outlook