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Verwenden Sie einen Assistenten, um mehrere Outlook-Kontakte in Dynamics 365 for Outlook hinzuzufügen und nachzuverfolgen

Sie können Ihre Office Outlook-Kontakte in Microsoft Dynamics 365 für Outlook nachverfolgen. Wenn Sie einen Kontakt nachverfolgen, wird eine Kopie des Datensatzes dieses Kontakts in Dynamics 365 for Outlook gespeichert und mit dem Outlook-Datensatz synchronisiert. Nachdem Ihre Kontakte nachverfolgt wurden, sehen Sie alle Customer Engagement-E-Mail-, Aufgaben- oder Terminaktivitäten, die diesen Kontakten zugeordnet sind. Wenn Sie Outlook auf Ihrem mobilen Gerät synchronisieren, können Sie auch auf Ihrem Gerät auf Ihre Kontaktdatensätze zugreifen.

Das Nachverfolgen von Kontakten in Dynamics 365 für Outlook ist ein manueller Prozess. Sie können bis zu 20 Kontakte gleichzeitig nachverfolgen, indem Sie in Dynamics 365 für Outlook die Schaltfläche Nachverfolgen oder die Schaltfläche Übergeordnetes Element festlegen auswählen. Wenn Sie mehr als 20 Kontakte gleichzeitig hinzufügen möchten oder wenn Sie alle Ihre Outlook-Kontakte zu Customer Engagement hinzufügen möchten, können Sie den Assistenten zum Hinzufügen von Kontakten verwenden. Der Assistent kann Ihnen auch helfen, einige Optionen festzulegen. Sie können z. B. angeben, ob zukünftige Kommunikationen mit den nachverfolgten Kontakten mit Dynamics 365 für Outlook synchronisiert werden sollen.

Von Bedeutung

Um Kontakte in Dynamics 365 für Outlook nachzuverfolgen, muss Ihre Outlook-E-Mail-Adresse mit Ihrer Customer Engagement-E-Mail-Adresse übereinstimmen. Sie können nicht zu oder von mehreren E-Mail-Adressen synchronisieren.

Schritt 1: Bereiten Sie sich vor

Bevor Sie Ihre Outlook-Kontakte hinzufügen:

  • Um optimale Ergebnisse zu erzielen, stellen Sie sicher, dass Ihre Outlook-Kontaktdaten so vollständig und genau wie möglich sind. Geben Sie alle fehlenden Informationen ein und überprüfen Sie, ob die Namen der Personen richtig geschrieben sind.

  • Da Sie die Möglichkeit haben, die Firmennamen in Ihrer Outlook-Kontaktliste einem Kontonamen in Dynamics 365 for Customer Engagement zuzuordnen, stellen Sie sicher, dass die Konten in beiden Anwendungen die gleiche Schreibweise haben.

Schritt 2: Ausführen des Assistenten

  1. Wählen Sie Datei>Dynamics 365-Apps>Kontakte importieren>Kontakte hinzufügen.

  2. Wählen Sie Weiteraus.

  3. Bestätigen Sie den Ordner, in dem Ihre Outlook-Kontakte gespeichert sind, und wählen Sie dann Weiter aus.

    Hinweis

    • Der Assistent bestimmt den Ordner, der in der Regel als Kontakte bezeichnet wird. Sie können Unterordner im Ordner "Kontakte" auswählen oder löschen.
      • Wenn Sie einer anderen Person erlauben, Ihre E-Mail-Adresse zu verwalten (als "Stellvertretung" bezeichnet), können Sie keine Kontakte aus dem Kontaktordner dieser Person hinzufügen.

  4. Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Kontakte gruppieren möchten. Die Gruppen sind:

    • Name des Unternehmens. Gruppieren Sie die Kontakte nach dem übereinstimmenden Firmennamen in Dynamics 365 for Customer Engagement. Der Assistent führt die Anzahl der Kontakte auf, die jedem Konto zugeordnet sind. Wählen Sie den Link aus, um die Liste der Namen für jedes Konto zu überprüfen.

    • E-Mail-Domäne. Gruppieren Sie die Kontakte nach E-Mail-Domäne. Die E-Mail-Domain ist der Teil der Adresse nach dem @-Symbol. In der E-Mail-Adresse someone@contoso.comist beispielsweise "contoso.com" die Domäne. Wählen Sie den Link aus, um die Liste der Namen in den einzelnen Domänen zu überprüfen.

    • Kategorien. Gruppieren Sie die Kontakte nach der Kategorie, die Sie zum Organisieren von Kontakten in Outlook verwenden, falls zutreffend. Wählen Sie den Link aus, um die Liste der Namen für jede Kategorie zu überprüfen.

      Wenn Sie nicht alle Gruppen hinzufügen möchten, deaktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Gruppen, die Sie nicht möchten.

    Hinweis

    In der Spalte Anzahl der Kontakte wird eine Farbe angezeigt, die angibt, wie viele der Kontakte bereits mit Dynamics 365 for Customer Engagement verknüpft sind:

    • Grün. Alle Kontakte befinden sich bereits in Dynamics 365 for Customer Engagement.
      • Gelb. Mehr als 50 % dieser Kontakte sind bereits in Dynamics 365 for Customer Engagement Apps.
      • Rot. Mindestens ein Kontakt befindet sich bereits in Dynamics 365 for Customer Engagement.

    Tipp

    Möglicherweise stellen Sie fest, dass die Gruppierungen viele Variationen aufweisen, wenn die Firmennamen nicht genau übereinstimmen. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie den Assistenten beenden, die Unternehmensnamen in Outlook korrigieren und dann den Assistenten erneut ausführen.

  5. Vergewissern Sie sich, dass Firmenname als Konto verwenden ausgewählt ist (empfohlen). Andernfalls, wenn Sie später in Dynamics 365 for Customer Engagement jedem Kontakt einen Firmennamen zuordnen möchten, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.

  6. Wählen Sie Alle Kommunikationen für hinzugefügte Kontakte nachverfolgen aus, um die Nachrichten, Termine und Aufgaben nachzuverfolgen, die diesen Outlook-Kontakten in Dynamics 365 for Customer Engagement zugeordnet sind.

  7. Um die Accounts manuell auszuwählen, denen die Kontakte zugeordnet werden sollen, wählen Sie Advanced (Erweitert) aus. Wählen Sie in der Spalte Set Account (Konto festlegen ) die Zeile für den Kontakt aus. Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus:

    • Lassen Sie das Feld leer (Nicht festgelegt), um die Kontakte später in Dynamics 365 for Customer Engagement einem Konto zuzuordnen.

    • Wählen Sie Firmennamen verwenden aus, um die Kontakte mithilfe des Firmennamens einem Dynamics 365 for Customer Engagement-Konto zuzuordnen.

    • Wählen Sie Vorhandenes Konto auswählen aus, wählen Sie ein Konto oder einen Kontakt aus, und klicken Sie dann auf OK.

  8. Deaktivieren Sie in der Spalte Kommunikation einschließen das Kontrollkästchen für alle Gruppierungen, für die Sie keine E-Mail-Nachrichten, Termine oder Aufgaben in Dynamics 365 for Customer Engagement nachverfolgen möchten.

  9. Wählen Sie Add Contacts (Kontakte hinzufügen) aus.

  10. Überprüfen Sie die Zusammenfassungsseite und sehen Sie sich alle Fehler an, falls vorhanden. Wählen Sie dann Close (Schließen) aus.

Siehe auch

Überblick über Nachverfolgungsdatensätze in Dynamics 365 for Outlook
Häufig gestellte Fragen zur Synchronisierung von Datensätzen zwischen Microsoft Dynamics 365-Apps und Microsoft Outlook