Automatische Erfassung

Verwenden Sie die grundlegende automatische Erfassung, um Aktivitäten im Zusammenhang mit Ihren E-Mails und Kontakten zu erfassen und auf der Zeitachse anzuzeigen.

Lizenz- und Rollenanforderungen

Anforderungstyp	Sie benötigen
Lizenz	Dynamics 365 Sales Premium oder Dynamics 365 Sales Enterprise Weitere Informationen: Dynamics 365 Sales-Preise.
Sicherheitsrollen	Jede primäre Vertriebsrolle, z. B. Vertreibsmitarbeiter oder Vertriebsmanager Mehr Informationen: Primäre Vertriebsrollen

Was versteht man unter der automatischer Erfassung?

Die von der automatischen Erfassungsfunktion erfassten Aktivitäten werden auf der Zeitachse in Dynamics 365 Sales angezeigt. Die Funktion sucht Aktivitäten, indem ein für den Datensatztyp spezifischer Satz von Regeln angewendet wird. Wenn Sie sich beispielsweise eine Verkaufschance in Microsoft Dynamics 365 Sales ansehen, werden in der Zeitskala alle Aktivitäten angezeigt, die Sie protokolliert haben. Darüber hinaus werden in Ihrem Outlook-Konto Vorschläge für bis zu 50 aktuelle E-Mails und Besprechungen der letzten drei Tage angezeigt, die sich auf den primären Kontakt der Verkaufschance oder dessen Stakeholder beziehen.

Notiz

Der Terminvorschlag erscheint drei Tage vor der eigentlichen Besprechung auf der Zeitskala.

Die folgenden Bilder zeigen, wie nachverfolgte und automatisch erfasste (noch nicht nachverfolgte) E-Mails und Besprechungen auf der Zeitskala angezeigt werden:

• E-Mails und Besprechungen automatisch erfassen: Diese E-Mails und Besprechungen wurden von der automatischen Erfassung als relevant für den aktuellen Datensatz erkannt, sind jedoch weiterhin privat, sodass nur Sie sie nur anzeigen können. Im Vergleich zu nachverfolgten Nachrichten werden diese Nachrichten als nicht erfasste E-Mails oder Besprechungen angezeigt. Das folgende Bild zeigt eine nicht nachverfolgte E-Mail.

  

  Anmerkung

  Ab Version 9.2.24031.00102 folgt Dynamics 365 Sales dem Prinzip des Zugriffs mit den geringstmöglichen Berechtigungen, das den Zugriff auf nicht nachverfolgte E-Mails und Besprechungen für Benutzende mit Richtlinien für den bedingten Zugriff auf ihren Mandanten gesperrt. Wenn Sie die nicht nachverfolgten E-Mails und Besprechungen nicht sehen, wenden Sie sich an Ihre Administration, um zu überprüfen, ob das Problem an Richtlinien für den bedingten Zugriff auf Ihrem Mandanten liegt. Alternativ kann Ihr Administrator Microsoft Copilot for Vertrieb in Outlook aktivieren, sodass Sie einzelne Aktivitäten aufzeichnen oder eine serverseitige Synchronisierung verwenden können, um alle E-Mails und Besprechungen automatisch zu verfolgen.

• Link nachverfolgen: Wählen Sie das Symbol Nachverfolgen auf einer nicht nachverfolgten Aktivität aus, die durch die automatische Erfassung erfasst wurde. Dadurch wird sie für jeden sichtbar, der auf die Zeitskala dieses spezifischen Datensatzes Zugriff hat. Die Aktivitäten, die von der automatischen Erfassung gefunden werden, sind nur für Sie sichtbar, so dass andere Mitglieder Ihres Vertriebsteams nicht dazu in der Lage sein werden, sie in Dynamics 365 Sales zu sehen. Wenn Sie den Link Nachverfolgen für irgendeine automatisch erfasste Nachricht auswählen, konvertieren sie diese in eine erfasste E-Mail-Nachricht. Damit wird die Aktivität in der Dynamics 365 Sales-Datenbank gespeichert und für andere Mitglieder Ihres Teams sichtbar. Es dauert möglicherweise einige Minuten, bis eine Aktivität vom Status „nicht nachverfolgt” zu „nachverfolg” wechselt. Während dieser Zeit wird Ihne eine Meldung Verfolgung ausstehend angezeigt.

  

• Erfasste E-Mails und Besprechungen: Das Umschlagsymbol zeigt an, dass diese E-Mail oder Besprechung bereits nachverfolgt wird. Sie wird somit bereits nach Sales importiert und wird für Ihr Team freigegeben.

  

Wie bei anderen Arten von Aktivitätskacheln, die auf der Zeitskala angezeigt werden, können Sie die Kachel auswählen, um den Inhalt der Kachel zu erweitern oder zu reduzieren.

Welche Aktivitäten werden erfasst?

Die automatische Erfassung fragt Ihr Outlook-Konto ab und sucht nach Aktivitäten, die sich auf den von betrachteten Datensatz beziehen. Die folgende Tabelle fasst zusammen, wie die atomatische Erfassung zugehörige Aktivitäten identifiziert.

Entitätstyp	Gleicht diese Feldwerte mit der An- ,CC- oder Von-Adresse jeder einzelnen E-Mail oder Besprechung ab
Firma	E-Mail-Adresse des aufgeführten Primären Kontakts. E-Mail-Adressen der 50 wichtigsten Kontakte, die das Konto als ihre übergeordnete Firma haben. Alle E-Mail-Adressen, die für den Firmendatensatz selbst definiert sind.
Verkaufschance	E-Mail-Adresse, die für den Verkaufschancenkontakt aufgeführt ist. E-Mail-Adresse von jedem beliebigen Kontakt in der Liste Stakeholder. Alle E-Mail-Adressen, die für den Verkaufschancen-Datensatz selbst definiert sind. E-Mail-Adressen von Kontakten des Kontos, das mit der Verkaufschance verknüpft ist. Wenn die Verkaufschance mit einem Lead verknüpft ist, die E-Mail-Adresse des Kontakts im Lead.
Lead	E-Mail-Adresse, die im Abschnitt Kontakt aufgeführt ist. Alle E-Mail-Adressen, die für den Leaddatensatz definiert sind.
Kontakt	Alle E-Mail-Adressen, die für den Kontaktdatensatz selbst definiert sind.
Benutzerdefinierte Entitäten	Für Firma-Felder: die E-Mail-Adresse für den Primären Kontakt der Firma sowie alle E-Mail-Adressen, die für den Firmendatensatz selbst definiert sind. Für Kontakt-Felder: alle E-Mail-Adressen, die für den Kontaktdatensatz definiert sind. Für Kunde-Felder, die sich auf einen Kontakt beziehen: alle E-Mail-Adressen, die für den Kontaktdatensatz definiert sind. Für Kunde-Felder, die auf eine Firma verweisen: die E-Mail -Adresse des aufgeführten Primären Kontakts sowie alle E-Mail-Adressen, die für den Firmendatensatz selbst definiert sind.

Siehe auch

Aktivieren und Konfigurieren der automatischen Erfassung