Outlook-Aktivitäten in CRM speichern

Als Verkäufer können Sie die gesamte ausgehende und eingehende Kommunikation mit Ihren Kunden in Ihrem Customer-Relationship-Management-System (CRM) speichern. Auf diese Weise kann jeder in Ihrem Unternehmen die relevanten Aktivitäten einsehen und sie zum Aufbau erweiterter Dienste nutzen, die Ihnen dabei helfen, mehr zu verkaufen.

Es ist jedoch mühsam und zeitaufwändig, das CRM mit all Ihren Aktivitäten über alle von Ihnen genutzten Kommunikationskanäle hinweg zu aktualisieren. Glücklicherweise können Sie Copilot für Vertrieb verwenden, um Ihre Outlook-Interaktionen (E-Mails und Besprechungen) mit einem einzigen tippen oder Klick im CRM zu speichern.

Anmerkung

• Wenn Sie Dynamics 365 als Ihr CRM verwenden, beachten Sie die folgenden Punkte:

  • Wenn Sie eine E-Mail in Dynamics 365 speichern, werden Antworten auf diese E-Mail automatisch im CRM gespeichert, wenn die serverseitige Synchronisierung aktiviert ist und auf der Registerkarte E-Mail in den Personalisierungseinstellungen von Dynamics 365 eine beliebige Option außer Keine E-Mail-Nachrichten ausgewählt ist.
  • Sie können E-Mail-Entwürfe und Terminentwürfe in Dynamics 365 speichern. E-Mails werden nicht sofort im CRM gespeichert. Eine Speicherung erfolgt erst nach der Versendung. Termine werden sofort im CRM gespeichert. Wenn Sie einen Termin aktualisieren, nachdem er im CRM gespeichert wurde, werden die Änderungen automatisch im CRM gespeichert.
  • Sie können einen Termin nur dann in Dynamics 365 speichern, wenn die Terminzeit innerhalb der Arbeitszeit aller Teilnehmer liegt. Wenn die Terminzeit außerhalb der Arbeitszeit eines Teilnehmers liegt, kann der Termin nicht in Dynamics 365 gespeichert werden. Informationen zum Festlegen der Arbeitszeiten für einen Benutzer in Dynamics 365 finden Sie unter Arbeitszeiten für einen Benutzer festlegen.

• Wenn Sie Salesforce als Ihr CRM verwenden, beachten Sie die folgenden Punkte:

  • Sie können keine E-Mail-Entwürfe und Terminentwürfe in Salesforce speichern.
  • Antworten auf gespeicherte E-Mails und Aktualisierungen gespeicherter Ereignisse werden nicht automatisch gespeichert.

• Das Speichern von Outlook-Aktivitäten aus freigegebenen Postfächern wird nicht unterstützt.

• Das Speichern wiederkehrender Meetings im CRM wird nicht unterstützt.

• Wenn Sie eine Outlook-Aktivität (E-Mail oder Termin) mit Dynamics 365 App for Outlook speichern, wird sie nicht als in Copilot für Vertrieb gespeichert angezeigt. Sie müssen die Outlook-Aktivität mit Copilot für Vertrieb speichern. Wenn Sie die Outlook-Aktivität erneut mit Copilot für Vertrieb speichern, wird in Ihrem CRM ein doppelter Datensatz erstellt.

Speichern Sie Outlook-Aktivitäten von der Markierungskarte

Um eine E-Mail oder ein Meeting aus Outlook mit Ihrem CRM zu synchronisieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die E-Mail oder das Meeting, das Sie im CRM speichern möchten, und öffnen Sie dann Copilot für Vertrieb.

2. Klicken Sie auf E-Mail speichern in <CRM-Systemtyp> Karte, Auswählen Speichern.

   

   Wenn Sie Verbinden Copilot für Vertrieb zu Ihrem Dynamics 365 Umgebung hinzugefügt haben und die serverseitige Synchronisierung nicht aktiviert ist, werden Sie beim ersten Speichern einer Outlook-Aktivität aufgefordert, die serverseitige Synchronisierung für Ihr Postfach zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Serverseitige Synchronisierung mit Copilot für Vertrieb verwenden.

   Alternativ können Sie eine Outlook-Aktivität aus einem zugehörigen Datensatz Karte im CRM speichern.

3. Unter Verbinden zu einem Datensatz können Sie den Datensatz Auswählen, dem Sie die Aktivität Verbinden möchten.

   • Standardmäßig zeigt Copilot für Vertrieb KI-gestützte Vorschläge für Konten und Möglichkeiten an, die mit Kontakten in der Aktivität in Zusammenhang stehen. Auswählen ist einer der vorgeschlagenen Datensätze, um ihn mit Verbinden zu versehen.

     Anmerkung

     Einige KI-gestützte Vorschläge für Gelegenheiten werden nur bereitgestellt, wenn die E-Mail- und Besprechungsinhalte auf Englisch sind.

   • Verwenden Sie alternativ das Suchfeld, um Verbinden zu einem anderen Datensatz von Datensatztyp zu finden, den Ihr Administrator zu Copilot für Vertrieb hinzugefügt hat.

   • Um die E-Mail oder das Meeting im CRM zu speichern, ohne eine Verbindung zu einem Datensatz herzustellen, Auswählen Speichern ohne Verbindung. Die E-Mail oder Besprechung ist weiterhin mit Kontakten in den Feldern An, Cc und Bcc verknüpft.

   Anmerkung

   • Wenn Sie nach einem Datensatz suchen, dem Sie Verbinden hinzufügen möchten, werden in den Suchergebnissen der Datensatzname und die Schlüsselfelder angezeigt, die Ihr Administrator ausgewählt hat. Weitere Informationen zu Schlüsselfeldern finden Sie unter Auswählen Schlüsselfelder für die Miniaturansicht.
   • Sie können Verbinden auf alle Datensatztypen anwenden, die Ihr Administrator für Aktivitäten aktiviert und zu Copilot für Vertrieb hinzugefügt hat. Informationen zum Hinzufügen von Datensatztypen finden Sie unter Neues Datensatztyp (oder Salesforce-Objekt) hinzufügen.

   Die Verwandten Kontakte Karte zeigen die Kontakte in der Aktivität, da die Aktivität in ihrer Timeline angezeigt wird.

   

4. Geben Sie im Abschnitt E-Mail-Kategorien hinzufügen Informationen ein, um die E-Mail oder das Meeting im CRM zu kategorisieren. Die Felder werden nur angezeigt, wenn Ihr Administrator die Felder für die Kategorisierung konfiguriert hat.

5. (Optional) Auswählen und speichern Sie die Anhänge, die Sie im CRM speichern möchten.

6. Klicken Sie im Abschnitt Anhänge speichern auf Auswählen und speichern Sie die Anhänge, die Sie im CRM speichern möchten. Dieser Abschnitt erscheint nur, wenn Ihr Administrator Möglichkeit zum Speichern von Anhängen aktiviert.

   

   Die Anhänge werden im Aktivitätsdatensatz gespeichert, der mit der E-Mail oder dem Meeting im CRM verknüpft ist. Konnten Sie den Anhang nicht speichern? Erfahren Sie, warum.

7. Wählen Sie Speichern.

   Die E-Mail oder das Meeting wird mit dem ausgewählten Datensatz verknüpft und im CRM gespeichert.

   • Die Karte Verbunden mit zeigt den verbundenen Datensatz und seinen Typ an.
   • Das Anhangssymbol zeigt die Anzahl der im CRM gespeicherten Anhänge an.
   • Das Tag-Symbol zeigt die Anzahl der Kategorisierungsfelder an, sofern Sie welche ausgewählt haben.

   

Anmerkung

Wenn Sie Salesforce als Ihr CRM verwenden, beachten Sie die folgenden Punkte:

• Wenn erweiterte E-Mail deaktiviert ist, erhalten Sie möglicherweise eine Fehlermeldung, wenn Sie Outlook-Aktivitäten speichern. Informationen zur Behebung des Fehlers finden Sie unter erweiterte E-Mail ausgeschaltet. Wenn Sie den Microsoft-Support kontaktiert haben, um Outlook-Aktivitäten zu speichern, ohne Verbinden zu aktivieren, wird die Aktivität als Aufgabe-Datensatz in Salesforce gespeichert. Wenn erweiterte E-Mail aktiviert sind, wird die Aktivität als E-Mail-Nachrichtendatensatz gespeichert.

• Wenn Sie eine E-Mail in Salesforce CRM speichern und die Anzahl der Zeichen im Outlook-E-Mail-Text (einschließlich HTML-Markup) die maximale Anzahl von Zeichen überschreitet, die in Salesforce-E-Mail-Datensätzen gespeichert werden können, wird die E-Mail gekürzt und dann gespeichert. Unter Verbunden mit Karte wird eine Meldung über die Kürzung angezeigt.

  

Outlook-Aktivitäten von einer zugehörigen Datensatzkarte speichern

Copilot für Vertrieb zeigt Datensätze an, die mit den gespeicherten Kontakten in einer E-Mail in Zusammenhang stehen. Alle Datensätze desselben Datensatztyp erscheinen auf einem Karte für dieses Datensatztyp. Unter Karten können Sie die E-Mail in Ihrem CRM speichern.

Anmerkung

Wenn Sie die E-Mail oder das Meeting bereits aus der Hervorhebung Karte in CRM gespeichert haben, können Sie es nicht erneut aus einem zugehörigen Datensatz Karte speichern.

1. Öffnen Sie die E-Mail oder das Meeting, das Sie im CRM speichern möchten, und öffnen Sie dann Copilot für Vertrieb.

2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf <Datensatztyp> Karte über den Datensatz, in dem Sie die E-Mail oder das Meeting speichern möchten, Auswählen Sie auf die Schaltfläche Weitere Aktionen (…) und Auswählen dann auf E-Mail speichern in <Art von CRM-System>. Um beispielsweise eine E-Mail im Konto in Dynamics 365 zu speichern, bewegen Sie den Mauszeiger über das Konto unter Konten Karte, Auswählen Weitere Aktionen (…) und wählen Sie dann Auswählen E-Mail in Dynamics 365 speichern.

3. Bewegen Sie den Mauszeiger im (Datensatztyp) Karte, über den Datensatz, in dem Sie die E-Mail oder das Meeting speichern möchten, Auswählen Weitere Aktionen (…) und dann Auswählen Speichern und Verbinden E-Mail. Wenn Sie beispielsweise die E-Mail im Konto speichern möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über das Konto unter Konten Karte, Auswählen Weitere Aktionen (…) und wählen Sie dann Auswählen Speichern und Auswählen E-Mail.

   Alternativ können Sie mit Auswählen einen Datensatz eingeben, um dessen Details zu öffnen. Aus den Details: Auswählen Weitere Aktionen (…) >Speichern und Verbinden E-Mail.

   Die E-Mail oder das Meeting wird mit dem ausgewählten Datensatz verknüpft und im CRM gespeichert. Die Karte Verbunden mit zeigt den verbundenen Datensatz und seinen Typ an.

Anmerkung

• Wenn Ihr Administrator die Funktion zum standardmäßigen Speichern aller Anhänge aktiviert hat, werden die zulässigen Anhänge automatisch im CRM gespeichert.
• Wenn Ihr Administrator die Funktion zum Speichern von Anhängen deaktiviert oder die Funktion zum Speichern aller Anhänge standardmäßig ausgeschaltet hat, werden keine Anhänge im CRM gespeichert.

Durch schnelle CRM-Aktionen in E-Mail-Bannern Outlook-Aktivitäten speichern

Wenn Sie eine Kunden-E-Mail von externen Kontakten lesen und die E-Mail nicht in Ihrem CRM gespeichert haben, enthält die Bannernachricht oben in der E-Mail eine schnelle CRM-Aktion, mit der Sie die E-Mail speichern können.

1. Öffnen Sie eine E-Mail, die mindestens einen externen Kontakt enthält.

2. Wählen Sie in der Bannernachricht Diese E-Mail speichern aus.

3. Wählen Sie im Bereich Copilot für Vertrieb unter Verbinden zu einem Datensatz den Datensatz aus, dem Sie das Meeting Verbinden möchten.

   

4. (Optional) Auswählen und speichern Sie die Anhänge, die Sie im CRM speichern möchten.

   Die Anhänge werden im Aktivitätsdatensatz gespeichert, der mit der E-Mail oder dem Meeting im CRM verknüpft ist. Konnten Sie den Anhang nicht speichern? Erfahren Sie, warum.

5. Wählen Sie Speichern.

Anmerkung

• Derzeit sind Bannernachrichten mit schnellen CRM-Aktionen in bis zu zwei externen E-Mails pro Benutzer und Tag verfügbar. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Banner angezeigt werden, bitten Sie Ihren Administrator, sie zu deaktivieren.

Überlegungen zum Anhang

Wenn Sie eine E-Mail oder ein Meeting in Ihrem CRM speichern, können Sie auch alle Anhänge speichern, die Teil der E-Mail oder des Meetings sind. Beachten Sie jedoch die folgenden Einschränkungen in Bezug auf Anhänge:

• Anhänge, die zu groß sind oder einen nicht zulässigen Dateityp aufweisen, können nicht im CRM gespeichert werden. Ihr CRM Administrator konfiguriert die Dateityp- und Größenbeschränkungen. Es kann bis zu einer Stunde dauern, bis Änderungen an dieser Konfiguration in Copilot für Vertrieb wirksam werden. Weitere Informationen zum Konfigurieren von Dateityp- und Größenbeschränkungen finden Sie unter:

  • Für Dynamics 365: Dateigrößenbeschränkung und Dateierweiterungen konfigurieren
  • Für Salesforce: Dateigröße und Freigabebeschränkungen

• Besprechungsanhänge können nicht Inline in CRM gespeichert werden. Inline-Anhänge sind Bilder oder Dateien, die im Text einer E-Mail angezeigt werden. Beispiele hierfür sind E-Mail-Signaturen, Bilder oder Dateien, die in den E-Mail-Text eingefügt werden.

• In Salesforce werden Anhänge als Dateien in Aktivitätsdatensätzen gespeichert.

• Wenn in Dynamics 365 die Anhangsspeicherung für Termine bei der serverseitigen Synchronisierung deaktiviert ist, können Anhänge für Besprechungen nicht von Copilot für Vertrieb in CRM gespeichert werden. Erfahren Sie mehr über das Synchronisieren von Terminanhängen.

Anmerkung

Der Abschnitt Anhänge speichern wird nur angezeigt, wenn Ihr Administrator die Funktion zum Speichern von Anhängen aktiviert hat.

Bearbeiten von Aktivitäten in Outlook

Wenn Sie die Details einer Aktivität in Outlook aktualisieren möchten, nachdem Sie die Aktivität in Ihrem CRM gespeichert haben, können Sie sie bearbeiten und die Änderungen dann erneut im CRM speichern.

Sie können die Aktivitäten in der folgenden Felder aktualisieren:

• Verbundener Datensatz
• E-Mail-Kategorien
• Zugehörige Kontakte

Anmerkung

Die Bearbeitung ist nur für Aktivitäten verfügbar, die in Dynamics 365 gespeichert wurden.

Um eine Aktivität zu bearbeiten, Auswählen Sie die Schaltfläche Weitere Aktionen (…) unter Verbunden mit Karte in der Copilot für Vertrieb-Seitenleiste, Auswählen Sie Gespeicherte E-Mail-Details bearbeiten und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.

Entfernen Sie gespeicherte E-Mails aus Ihrem CRM

Wenn Sie Verbinden Copilot für Vertrieb zu Ihrem Dynamics 365 Umgebung hinzufügen und die serverseitige Synchronisierung aktivieren, können Sie Copilot für Vertrieb verwenden, um gespeicherte E-Mails und Besprechungen, die nicht mehr relevant sind, aus Ihrem CRM zu entfernen. Auf diese Weise tragen Sie dazu bei, dass das CRM sauber und aktuell bleibt.

Anmerkung

Die Entfernung ist nur für Aktivitäten möglich, die in Dynamics 365 gespeichert wurden.

1. Öffnen Sie die E-Mail oder das Meeting, das Sie im CRM gespeichert haben, und öffnen Sie dann Copilot für Vertrieb.

2. Wählen Sie die Registerkarte Dynamics 365 aus.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbunden mit Karte, Auswählen, auf die Schaltfläche Weitere Aktionen (…) und dann auf Auswählen E-Mail aus Dynamics 365 entfernen.

   

   Die E-Mail wird aus Dynamics 365 gelöscht und Sie erhalten eine Bestätigungsnachricht.

Siehe auch

Konfigurieren Sie, wie Outlook-E-Mails und -Ereignisse in CRM gespeichert werden