Übersicht über einen Bestellanforderungsworkflow

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Mit einem Workflowprozess werden die Bestellanforderungen durch den Prüfprozess weitergeleitet, und zwar vom Anfangsstatus Übersicht bis zum Endstatus Genehmigt. Wenn eine Bestellanforderung zur Prüfung übermittelt wird, wird der Workflowprozess gestartet. Nachdem die Bestellanforderung genehmigt wurde, kann eine Bestellung für die Bestellanforderungspositionen generiert und zur Auftragserfüllung an den Kreditor übermittelt werden.

Achtung

Bevor eine Bestellanforderung zur Prüfung übermittelt werden kann, muss ein Workflow konfiguriert werden. Der Workflowprozess kann einen oder mehrere Prüfschritte in beliebiger Reihenfolge umfassen. Der Workflowprozess kann auch so konfiguriert werden, dass die Prüfaufgaben übersprungen werden und die Bestellanforderung automatisch genehmigt wird Sie können den Workflow so konfigurieren, dass die Bestellanforderung als einzelnes Dokument durch den Prüfprozess weitergeleitet wird. Alternativ können Sie einzelne Bestellanforderungspositionen an die geeigneten Prüfer weiterleiten. Sie können auch ein Szenario erstellen, in dem die Bestellanforderung als einzelnes Dokument an einige Prüfer weitergeleitet wird und ausgewählte Bestellanforderungspositionen an andere Prüfer weitergeleitet werden.

Wenn Bestellanforderungspositionen einzeln geprüft werden, muss der Prüfungsprozess für alle Positionen abgeschlossen sein, bevor der Workflow zum nächsten Schritt übergehen kann und der bevor der Prüfungsprozess für die Bestellanforderung als Ganzes abgeschlossen werden kann. Wenn der Prüfprozess für die Bestellanforderung einschließlich aller Positionen abgeschlossen ist, wird der Gesamtstatus der Bestellanforderung in Genehmigt aktualisiert.

Sie können den Workflow so konfigurieren, dass er den Geschäftsprozess für Bestellanforderungen in der Organisation darstellt. Beachten Sie beim Konfigurieren des Workflowprozesses für Bestellanforderungen die folgenden Punkte:

• Welche Aufwendungen müssen geprüft werden?

• Welche Aufwendungen werden automatisch genehmigt?

• Wer muss beantragte Aufwendungen prüfen und genehmigen? Welche Rollen sind diesen Benutzern zugewiesen?

• Wie soll vorgegangen werden, wenn ein Prüfer nicht verfügbar ist?

Die folgenden Beispiele veranschaulichen zwei Arten, wie der Workflow für Bestellanforderungen konfiguriert werden kann.

Hinweis

Dieses Thema enthält Informationen über die hinzugefügten oder geänderten Features in Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Diese Informationen beziehen sich auch auf AX 2012 R3. Siehe Sie den Abschnitt weiter unten in diesem Thema.

Beispiel 1: Weiterleiten einer Bestellanforderung als einzelnes Dokument zur Prüfung

Die folgende Abbildung zeigt, wie eine Bestellanforderung als einzelnes Dokument durch den Workflowprüfprozess weitergeleitet werden kann. Die Positionen der Bestellanforderung werden nicht einzeln weitergeleitet.

In diesem Beispiel umfasst der Workflow folgende Rollen:

• Die anfordernde Person – Der Benutzer, von dem die Artikel oder Dienstleistungen angefordert werden. Die anfordernde Person kann die Bestellanforderung vorbereiten, oder eine andere Arbeitskraft kann die Bestellanforderung im Auftrag der anfordernden Person vorbereiten. Diese Arbeitskraft ist der Antragsteller. Der Antragsteller ist im gesamten Prüfprozess für die Verwaltung der Bestellanforderung verantwortlich. Nur der Antragsteller der Bestellanforderung kann diese ändern.

  Hinweis

  Eine Arbeitskraft muss über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, um eine Bestellanforderung im Auftrag einer anderen Person zu erstellen. Weitere Informationen zum Einrichten der Berechtigungen finden Sie unter Einrichten von Berechtigungen zum Bestellen von Produkten im Auftrag einer anderen Person.

• Der Einkaufsvertreter – Der Benutzer, der die Beschaffungsprüfung durchführt und das Dokument genehmigen kann.

• Der Vorgesetzte der anfordernden Person – Der Benutzer, der die Prüfung auf Managerebene durchführt und das Dokument genehmigen kann.

In diesem Beispiel umfasst der Workflowprozess für die Bestellanforderung die folgenden Schritte:

1. Der Antragsteller übermittelt eine Bestellanforderung zur Prüfung.

2. Der Einkaufsvertreter empfängt eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, die Informationen in der Bestellanforderung zu überprüfen. Falls notwendige Informationen fehlen, kann der Einkaufsvertreter die Informationen hinzufügen oder die Bestellanforderung an den Antragsteller zurücksenden, damit dieser die fehlenden Informationen ergänzt. Nachdem die Pflichtfelder ausgefüllt wurden, kann der Prüfprozess für die Bestellanforderung mit dem nächsten Schritt fortgesetzt werden.

3. Der Vorgesetzte der anfordernden Person prüft die Bestellanforderung.

   Die Bestellanforderung kann z. B. an den Vorgesetzten der anfordernden Person weitergeleitet werden, wenn der Betrag der Bestellanforderung das Ausgabenlimit der anfordernden Person für Bestellanforderungen übersteigt. Der Vorgesetzte der anfordernden Person kann die Bestellanforderung genehmigen oder ablehnen oder zwecks Änderung an den Antragsteller zurücksenden.

Beispiel 2: Weiterleiten einzelner Bestellanforderungspositionen zur Prüfung

Die folgende Abbildung zeigt, wie einzelne Bestellanforderungspositionen durch den Workflow weitergeleitet werden können. Der Prozess für jede einzelne Position entspricht im Allgemeinen dem Prozess für eine Bestellanforderung, die als einzelnes Dokument geprüft wird. Zuerst müssen jedoch alle Positionen den Workflowprozess einzeln durchlaufen, bevor der Workflow für die Bestellanforderung als ganze abgeschlossen werden kann.

In diesem Beispiel erfasst eine Arbeitskraft eine Bestellanforderung für Poster und T-Shirts für eine Marketingkampagne. Die Kosten der Poster werden zwischen der Marketing- und der Vertriebsabteilung aufgeteilt. Wenn die Kosten der Poster oder T-Shirts das Unterzeichnungslimit der Abteilungsleiter überschreiten, muss die Bestellanforderung auch vom Gruppenleiter geprüft werden.

In diesem Beispiel umfasst der Workflowprozess die folgenden Rollen:

• Die anfordernde Person – Der Benutzer, von dem die Artikel oder Dienstleistungen angefordert werden. Die anfordernde Person kann die Bestellanforderung vorbereiten, oder eine andere Arbeitskraft kann die Bestellanforderung im Auftrag der anfordernden Person vorbereiten. Diese Arbeitskraft ist der Antragsteller. Der Antragsteller ist im gesamten Prüfprozess für die Verwaltung der Bestellanforderung verantwortlich. Nur der Antragsteller der Bestellanforderung kann diese ändern.

  Hinweis

  Eine Arbeitskraft muss über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, um eine Bestellanforderung im Auftrag einer anderen Person zu erstellen. Weitere Informationen zum Einrichten der Berechtigungen finden Sie unter Einrichten von Berechtigungen zum Bestellen von Produkten im Auftrag einer anderen Person.

• Der Einkaufsvertreter – Der Benutzer, der die Beschaffungsprüfung durchführt und das Dokument genehmigen kann.

• Der Vorgesetzte der anfordernden Person – Der Benutzer, der die Prüfung auf Managerebene durchführt und das Dokument genehmigen kann.

• Der Abteilungsleiter – Der Benutzer, der eine Aufwendungsprüfung durchführt und das Dokument genehmigen kann.

• Der Gruppenleiter – Der Benutzer, der eine Prüfung als Unterzeichnungsberechtigter durchführt und das Dokument genehmigen kann.

In diesem Beispiel umfasst der Workflowprozess für die Bestellanforderungspositionen die folgenden Schritte:

1. Der Antragsteller übermittelt eine Bestellanforderung zur Prüfung. Jede Position wird an den Prüfer weitergeleitet, der im Workflowprozess konfiguriert ist.

2. Der Einkaufsvertreter erhält eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, die Informationen in der Bestellanforderung und in den Bestellanforderungspositionen zu überprüfen. Falls notwendige Informationen fehlen, kann der Einkaufsvertreter die Informationen hinzufügen oder eine Bestellanforderungsposition an den Antragsteller zurücksenden, damit dieser die fehlenden Informationen ergänzt. Nachdem die Pflichtfelder ausgefüllt wurden, kann der Prüfprozess für die Bestellanforderungsposition mit dem nächsten Schritt fortgesetzt werden. Bestellanforderungspositionen können den Prüfprozess unabhängig voneinander durchlaufen.

3. Der Linienmanager der anfordernden Person prüft und genehmigt die Bestellanforderungspositionen.

   Die Genehmigung kann z. B. an den Vorgesetzten der anfordernden Person weitergeleitet werden, wenn der Betrag der Bestellanforderungsposition das Ausgabenlimit der anfordernden Person für Bestellanforderungspositionen übersteigt. Der Vorgesetzte kann eine oder beide Bestellanforderungspositionen genehmigen oder ablehnen.

4. Der Abteilungsleiter der Marketingabteilung prüft die Bestellanforderungspositionen sowohl für sowohl die Poster als auch die T-Shirts. Der Leiter der Vertriebsabteilung prüft nur die Bestellanforderungsposition für die Poster, da die Vertriebsabteilung nur mit diesen Kosten belastet wird.

5. Der Gruppenleiter prüft und genehmigt die Bestellanforderungsposition für die T-Shirts nur, falls dies erforderlich ist. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Betrag der Bestellanforderungsposition das Genehmigungslimit des Abteilungsleiters überschreitet. Der Gruppenleiter muss nicht die Bestellanforderungsposition für die Poster genehmigen.

Konfigurieren des Workflows für Bestellanforderungen

Bevor eine Bestellanforderung zur Prüfung weitergeleitet werden kann, müssen die Workflowprozesse für Bestellanforderungen konfiguriert werden. Mit dem Workflowprozess wird die Interaktion zwischen dem Benutzer, von dem die Artikel angefordert wurden (die anfordernde Person), und dem Prüfer und der genehmigenden Person innerhalb des Workflows definiert. Der Workflowprozess bestimmt den Weg der Bestellanforderung auf Basis der in der Workflowkonfiguration angegebenen Bedingungen. Dazu gehören die Bedingungen, unter denen eine Bestellanforderung weitergeleitet wird, der Benutzer oder die Rolle, an den bzw. die eine Bestellanforderung weitergeleitet wird, sowie die verfügbaren Aktivitäten, die Benutzer durchführen können.

Anhand der Beispiele in diesem Thema wird beschrieben, wie eine Bestellanforderung durch den Workflow als einzelnes Dokument und in Form einzelner Bestellanforderungspositionen weitergeleitet werden kann. Sie können den Workflow für Bestellanforderungen auch gemäß der zu internen Kontrollzwecken vorgesehenen Bestellanforderungsprüfung konfigurieren, die für die Organisation definiert ist. Weitere Informationen zum Konfigurieren des Workflows für Bestellanforderungen finden Sie unter Einrichten von Beschaffungsworkflows.

Neu oder für Microsoft Dynamics AX 2012 R2 geändert

In Microsoft Dynamics AX 2012 R2 wurde das Konzept Anforderungszweck eingeführt. Ein Anforderungszweck erlaubt mehr Flexibilität dabei, wie Anforderungsbedarf gedeckt werden kann. Wenn Sie eine Anforderung erstellen, können Sie ihm einen von zwei Zwecken zuweisen: Verbrauch oder Auffüllung. Abhängig von dem Zweck, kann Bedarf kann Anforderungsbedarf durch eine Bestellung, einen Umlagerungsauftrag, einen Produktionsauftrag oder ein Kanban erfüllt werden. Weitere Informationen zu Anforderungszwecken und wie sie sich auf den Anforderungsprozess auswirken, finden Sie unter Info über Bestellanforderungen.

Anforderungen, die Verbrauch als Zweck haben

Der Bedarf, der durch eine Anforderung erstellt wird, die einen Kostenträger Verbrauch hat, wird immer durch eine Bestellung erfüllt. Wenn Microsoft Dynamics AX zum automatischen Erstellen von Bestellungen eingerichtet ist, werden Bestellungen erstellt, nachdem die Bestellanforderung genehmigt wurde. Für alle Währungen, Kreditoren oder juristischen Personen, die in den Bestellanforderungspositionen angegeben sind, wird eine Bestellung erstellt. Enthält eine Bestellanforderung z. B. zwei Positionen mit unterschiedlichen Kreditoren, Währungen oder juristischen Personen werden zwei Bestellungen erstellt.

Je nach der von der Konfiguration der Einkaufsrichtlinien für die Organisation können auch separate Bestellungen erstellt werden, wenn Bestellanforderungspositionen unterschiedliche anfordernde Personen, Positionstypen oder Beschaffungskategorien aufweisen.

Wenn Microsoft Dynamics AX nicht zum automatischen Erstellen von Bestellungen eingerichtet ist, muss der Einkaufsvertreter manuell die Bestellanforderungspositionen auswählen und die Bestellungen erstellen.

Hinweis

Informationen darüber, wie Regeln eingerichtet werden, um Bestellungen für genehmigte Bestellanforderungen automatisch zu generieren, finden Sie unter Einrichten von Regeln für die Konsolidierung und zum Erstellung von Bestellungen.

Anforderungen, die Auffüllung als Zweck haben

Der Bedarf, der durch eine Anforderung erstellt wird, die einen Zweck Auffüllung hat, kann durch eine Bestellung, einen Umlagerungsauftrag, einen Produktionsauftrag oder ein Kanban erfüllt werden. Microsoft Dynamics AX muss so eingerichtet sein, dass Anforderungsbedarf im Produktprogrammplanungslauf eingeschlossen wird. Nachdem dies eingerichtet wurde, wird die Erfüllungsmethode für den Bedarf, der durch eine Anforderung erstellt wird, die einen Zweck Auffüllung hat, automatisch durch die Versorgungsrichtlinien bestimmt, die für die Artikel in der Organisation eingerichtet und mithilfe des Produktprogrammplanungslaufs geplant wurden.

Hinweis

Weitere Informationen dazu, wie die Produktprogrammplanung eingerichtet wird, um Anforderungsbedarf automatisch zu berücksichtigen, wenn der Anforderungszweck Auffüllung ist, finden Sie unter Produktprogrammpläne einschließlich Anforderungen einrichten.

Neu oder für mit Hotfix KB3047235 geändert

Wenn Sie im öffentlichen Sektor sind und ein Workflow mit allgemeinen Budgetreservierungen in den Beschaffungen verwendet wird, siehe Set up general budget reservation workflows (Public sector).

Siehe auch

Info über Bestellanforderungen

Einrichten von Beschaffungsworkflows

Einrichten von Prüferkonfigurationen für Aufwendungen

Produktprogrammpläne einschließlich Anforderungen einrichten