Einrichten von Hauptbuchworkflows
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
In einigen Organisationen müssen Erfassungen von einem Benutzer genehmigt werden, bei dem es sich nicht um die Person handelt, von der die Erfassungsdaten eingegeben wurden. Zum Einrichten eines Genehmigungsprozesses können Sie einen Workflow erstellen.
Ein Workflow stellt einen Geschäftsprozess dar. Ein Workflow definiert, wie ein Dokument das System durchläuft und zeigt an, wer eine Aufgabe abschließen oder ein Dokument genehmigen muss. Die Verwendung des Workflowsystems in der Organisation verspricht mehrere Vorteile:
Konsistente Prozesse – Sie können den Genehmigungsprozess für bestimmte Dokumente definieren, z. B. Bestellanforderungen und Spesenabrechnungen. Das Workflowsystem trägt dazu bei, dass Dokumente konsistent und effizient verarbeitet und genehmigt werden.
Prozesssichtbarkeit – Sie können den Status, die Historie und die Leistungskennzahlen einer bestimmten Workflowinstanz nachverfolgen. So können Sie besser feststellen, ob zur Effizienzsteigerung Änderungen am Workflow vorgenommen werden sollten.
Zentralisierte Arbeitsliste – Benutzer können eine zentralisierte Arbeitsliste öffnen, um die ihnen zugeordneten Workflowaufgaben und -genehmigungen anzuzeigen. Diese Arbeitsliste steht auf den Rollencenterseiten im Microsoft Dynamics AX-Client und in Enterprise Portal zur Verfügung.
Erfassungsworkflows
Basierend auf den Journalen können Sie festlegen, ob eine manuelle Genehmigung, eine Genehmigung per Workflow oder keine Genehmigung erforderlich sein soll. Richten Sie mithilfe dieser Informationen für jeden Erfassungstyp mindestens eine Workflowkonfiguration ein, wählen Sie anschließend für jedes Journal eine Konfiguration aus, und aktivieren Sie den Workflow für diese Erfassung. Ist für eine Erfassung die Genehmigung per Workflow eingerichtet, werden am oberen Rand des Formulars Journal zusätzliche Steuerelemente angezeigt. Dazu zählen unter anderem auch eine gelbe Informationsleiste und die Schaltfläche Absenden oder das Menü Aktionen. Weitere Informationen finden Sie unter Übermitteln eines Dokuments sowie unter Workflowaktivitäten.
Einige Schaltflächen in den Formularen Journal und Alle Journale sind nicht verfügbar, wenn eine Erfassung zur Erfassungsgenehmigung per Workflow übermittelt wurde. Wurde die Erfassung genehmigt, sind die Optionen im Menü Buchen verfügbar, während die anderen Steuerelemente und Felder des Formulars nicht verfügbar sind. Bei der Bearbeitung einer genehmigten Erfassung durch einen Benutzer wird der Workflowstatus zurückgesetzt, und die Optionen im Menü Buchen sind nicht verfügbar, während die anderen Steuerelemente und Felder wieder verfügbar sind. Nach Vornehmen der Änderungen muss die Erfassung erneut zur Genehmigung übermittelt werden.
Workflowgenehmigungen können für die folgenden Erfassungen und Erfassungstypen im Hauptbuch verwendet werden.
Menüelement der Erfassung |
Erfassungstyp |
|---|---|
Allgemeine Erfassung |
Täglich |
Verteilung |
Verteilung |
Löschung |
Löschung |
Hinweis
Workflowgenehmigungen können für erweiterte Sachkontoeinträge im Hauptbuch verwendet werden.
Dieses Steuerelement ist nur verfügbar, wenn der Konfigurationsschlüssel Public Sector ausgewählt wurde.
Eine Übersicht über das Workflowmodul in Microsoft Dynamics AX finden Sie unter Überblick über das Workflowsystem und Workflowkonzepte. Informationen zum Einrichten von Erfassungsgenehmigungen finden Sie unter Einrichten von Genehmigungen für Finanzerfassungen.
Erstellbare Workflowtypen
In der folgenden Tabelle sind die Workflowtypen aufgeführt, die im Hauptbuch erstellt werden können.
Typ |
Mit diesem Typ können Sie folgende Aufgaben ausführen: |
|---|---|
Workflow für Sachkonto-Tageserfassung |
Erstellen von Genehmigungsworkflows für tägliche Erfassungen |
Workflow für Sachkonto-Zuordnungserfassung |
Erstellen von Genehmigungsworkflows für Zuordnungserfassungen |
Workflow für Sachkonto-Löschungserfassung |
Erstellen von Genehmigungsworkflows für Löschungserfassungen |
Advanced ledger entry workflow |
Erstellen von Genehmigungsworkflows für erweiterte Sachkontoeinträge Hinweis Dieses Steuerelement ist nur verfügbar, wenn der Konfigurationsschlüssel Public Sector ausgewählt wurde. |
So erstellen Sie einen Workflow
Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Workflow zu erstellen.
Klicken Sie auf Hauptbuch > Einstellungen > Hauptbuchworkflows.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Neu.
Wählen Sie den zu erstellenden Workflowtyp aus, und klicken Sie dann auf Workflow erstellen. Der Workflow-Editor wird angezeigt. Ziehen Sie Workflowelemente auf die Canvas, um den Workflow zu entwerfen.
Konfigurieren Sie jedes Element des Workflows. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Workflowelementen.
Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4, um zusätzliche Workflows für das Hauptbuch zu erstellen.
Richten Sie mithilfe des Formulars Journale die Erfassungsgenehmigungen für bestimmte Erfassungen ein. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Genehmigungen für Finanzerfassungen.
Berechnete Felder und Ausdrücke
Die folgenden berechneten Felder und Ausdrücke werden zusammen mit den per Workflow vorgenommenen Erfassungsgenehmigungen des Hauptbuchs verwendet. Für jede Konfiguration können Bedingungen eingerichtet werden, in denen diese berechneten Felder und Ausdrücke enthalten sind. Weitere Informationen finden Sie unter Testen Sie die Workflow-Bedingung (Form).
Berechnetes Feld |
Beschreibung |
|---|---|
Summe Haben der Erfassung |
Der gesamte Habenbetrag für die gesamte Erfassung. |
Summe Soll der Erfassung |
Der gesamte Sollbetrag für die gesamte Erfassung. |
Maximaler Habenbetrag |
Der höchste Habenbetrag in der Erfassung. |
Maximaler Sollbetrag |
Der höchste Sollbetrag in der Erfassung. |
Minimaler Habenbetrag |
Der niedrigste Habenbetrag in der Erfassung. |
Minimaler Sollbetrag |
Der niedrigste Sollbetrag in der Erfassung. |