Tutorial: Konfigurieren von Smartsheet für die automatische Benutzerbereitstellung

In diesem Tutorial werden die Schritte erläutert, die in Smartsheet und Microsoft Entra ID ausgeführt werden müssen, um Microsoft Entra ID für die automatische Bereitstellung und Aufhebung der Bereitstellung von Benutzer*innen und/oder Gruppen in Smartsheet zu konfigurieren. Wichtige Details zum Zweck und zur Funktionsweise dieses Diensts sowie häufig gestellte Fragen finden Sie unter Automatisieren der Bereitstellung und Bereitstellungsaufhebung von Benutzer*innen für SaaS-Anwendungen mit Microsoft Entra ID.

Unterstützte Funktionen

• Erstellen von Benutzern in Smartsheet
• Entfernen von Benutzern aus Smartsheet, wenn diese keinen Zugriff mehr benötigen
• Synchronisieren von Benutzerattributen zwischen Microsoft Entra ID und Smartsheet
• Einmaliges Anmelden bei Smartsheet (empfohlen)

Voraussetzungen

Das diesem Tutorial zu Grunde liegende Szenario setzt voraus, dass Sie bereits über die folgenden Voraussetzungen verfügen:

• Ein Microsoft Entra-Mandant
• Ein Benutzerkonto in Microsoft Entra ID mit der Berechtigung zum Konfigurieren von Bereitstellungen (z. B. mit den Rollen Anwendungsadministrator, Cloudanwendungsadministrator oder Anwendungsbesitzer).
• Einen Smartsheet-Mandanten
• Ein Benutzerkonto in einem Smartsheet Enterprise- oder Enterprise Premier-Plan mit Systemadministratorberechtigungen
• Systemadministratoren und ein IT-Administrator können Active Directory mit Smartsheet einrichten.

Schritt 1: Planen der Bereitstellung

1. Erfahren Sie, wie der Bereitstellungsdienst funktioniert.
2. Bestimmen Sie, wer in den Bereitstellungsbereich einbezogen werden soll.
3. Legen Sie fest, welche Daten zwischen Microsoft Entra ID und Smartsheet zugeordnet werden sollen.

Schritt 2: Konfigurieren von Smartsheet zur Unterstützung der Bereitstellung mit Microsoft Entra ID

Bevor Sie Smartsheet für die automatische Benutzerbereitstellung mit Microsoft Entra ID konfigurieren, müssen Sie in Smartsheet die SCIM-Bereitstellung aktivieren.

1. Melden Sie sich als Systemadministrator beim Smartsheet-Portal an, und navigieren Sie zu Konto > Admin Center.

   

2. Klicken Sie auf der Admin Center-Seite auf die Option Menü, um den Menübereich aufzurufen.

   

3. Navigieren Sie zu Menü > Einstellungen > Domänen und Automatische Benutzerbereitstellung.

   

4. Wenn Sie eine neue Domäne hinzufügen möchten, klicken Sie auf Domäne hinzufügen und folgen Sie den Anweisungen. Nachdem die Domäne hinzugefügt wurde, stellen Sie sicher, dass sie ebenfalls verifiziert wird.

5. Generieren Sie das geheime Token, das zum Konfigurieren der automatischen Benutzerbereitstellung mit Microsoft Entra ID erforderlich ist, indem Sie zum Smartsheet-Portal und dann zu Konto > Apps & Integrationen navigieren.

6. Wählen Sie API-Zugriff aus. Klicken Sie auf Neues Zugriffstoken generieren.

   

7. Legen Sie den Namen des API-Zugriffstokens fest. Klicken Sie auf OK.

   

8. Kopieren Sie das API-Zugriffstoken, und speichern Sie es, weil Sie es nur zu diesem Zeitpunkt anzeigen können. Diese Angabe ist in Microsoft Entra ID im Feld Geheimes Token erforderlich.

   

Schritt 3: Hinzufügen von Smartsheet aus dem Microsoft Entra-Anwendungskatalog

Fügen Sie Smartsheet aus dem Microsoft Entra-Anwendungskatalog hinzu, um mit dem Verwalten der Bereitstellung in Smartsheet zu beginnen. Wenn Sie Smartsheet zuvor für das einmalige Anmelden (Single Sign-On, SSO) eingerichtet haben, können Sie dieselbe Anwendung verwenden. Es ist jedoch empfehlenswert, beim erstmaligen Testen der Integration eine separate App zu erstellen. Hier erfahren Sie mehr über das Hinzufügen einer Anwendung aus dem Katalog.

Schritt 4: Definieren der Benutzer für den Bereitstellungsbereich

Mit dem Microsoft Entra-Bereitstellungsdienst können Sie anhand der Zuweisung zur Anwendung und/oder anhand von Attributen für Benutzer*innen bzw. die Gruppe festlegen, wer in die Bereitstellung einbezogen werden soll. Wenn Sie sich dafür entscheiden, anhand der Zuweisung festzulegen, wer für Ihre App bereitgestellt werden soll, können Sie der Anwendung mithilfe der folgenden Schritte Benutzer und Gruppen zuweisen. Wenn Sie allein anhand der Attribute des Benutzers oder der Gruppe auswählen möchten, wer bereitgestellt wird, können Sie einen hier beschriebenen Bereichsfilter verwenden.

• Fangen Sie klein an. Testen Sie die Bereitstellung mit einer kleinen Gruppe von Benutzern und Gruppen, bevor Sie sie für alle freigeben. Wenn der Bereitstellungsbereich auf zugewiesene Benutzer und Gruppen festgelegt ist, können Sie dies durch Zuweisen von einem oder zwei Benutzern oder Gruppen zur App kontrollieren. Ist der Bereich auf alle Benutzer und Gruppen festgelegt, können Sie einen attributbasierten Bereichsfilter angeben.

• Um Parität der Benutzerrollenzuweisungen zwischen Smartsheet und Microsoft Entra ID sicherzustellen, wird empfohlen, die gleichen Rollenzuweisungen zu verwenden, die in der vollständigen Smartsheet-Benutzerliste aufgefüllt sind. Wenn Sie diese Benutzerliste von Smartsheet abrufen möchten, navigieren Sie zu Kontoadministrator > Benutzerverwaltung > Weitere Aktionen > Benutzerliste (CSV) herunterladen.

• Damit ein Benutzer auf bestimmte Features in der App zugreifen kann, muss er in Smartsheet über mehrere Rollen verfügen. Weitere Informationen zu Benutzertypen und Berechtigungen in Smartsheet finden Sie unter User Types and Permissions (Benutzertypen und Berechtigungen).

• Wenn einzelnen Benutzer*innen mehreren Rollen in Smartsheet zugewiesen sind, MÜSSEN Sie sicherstellen, dass diese Rollenzuweisungen in Microsoft Entra ID repliziert werden, um ein Szenario zu vermeiden, in dem Benutzer*innen den Zugriff auf Smartsheet-Objekte dauerhaft verlieren könnten. Jede eindeutige Rolle in Smartsheet MUSS einer anderen Gruppe in Microsoft Entra ID zugewiesen werden. Der Benutzer MUSS dann allen Gruppen hinzugefügt werden, die den gewünschten Rollen entsprechen.

• Wenn Sie zusätzliche Rollen benötigen, können Sie das Anwendungsmanifest so ändern, dass neue Rollen hinzugefügt werden.

Schritt 5: Konfigurieren der automatischen Benutzerbereitstellung für Smartsheet

In diesem Abschnitt werden die Schritte zum Konfigurieren des Microsoft Entra-Bereitstellungsdiensts zum Erstellen, Aktualisieren und Deaktivieren von Benutzer*innen und/oder Gruppen in Smartsheet auf der Grundlage von Benutzer- bzw. Gruppenzuweisungen in Microsoft Entra ID erläutert.

So konfigurieren Sie die automatische Benutzerbereitstellung für Smartsheet in Microsoft Entra ID

1. Melden Sie sich beim Microsoft Entra Admin Center mindestens als Cloudanwendungsadministrator an.

2. Navigieren Sie zu Identität>Anwendungen>Unternehmensanwendungen.

   

3. Wählen Sie in der Anwendungsliste die Anwendung Smartsheet aus.

   

4. Wählen Sie die Registerkarte Bereitstellung.

   

5. Legen Sie den Bereitstellungsmodus auf Automatisch fest.

   

6. Geben Sie im Abschnitt Administratoranmeldeinformationen die SCIM 2.0-Basis-URL https://scim.smartsheet.com/v2 bzw. das zuvor von Smartsheet abgerufene Zugriffstoken in Geheimes Token ein. Wählen Sie Verbindung testen aus, um sicherzustellen, dass Microsoft Entra ID eine Verbindung mit Smartsheet herstellen kann. Wenn die Verbindung nicht hergestellt werden kann, stellen Sie sicher, dass Ihr Smartsheet-Konto über Systemadministratorberechtigungen verfügt, und versuchen Sie es erneut.

   

7. Geben Sie im Feld Benachrichtigungs-E-Mail die E-Mail-Adresse einer Person oder einer Gruppe ein, die Benachrichtigungen zu Bereitstellungsfehlern erhalten soll, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bei Fehler E-Mail-Benachrichtigung senden.

   

8. Klicken Sie auf Speichern.

9. Wählen Sie im Abschnitt Zuordnungen die Option Microsoft Entra-Benutzer mit Smartsheet synchronisieren aus.

10. Überprüfen Sie im Abschnitt Attributzuordnungen die Benutzerattribute, die von Microsoft Entra ID mit Smartsheet synchronisiert werden. Die als übereinstimmende Eigenschaften ausgewählten Attribute werden für den Abgleich der Benutzerkonten in Smartsheet für Aktualisierungsvorgänge verwendet. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern, um alle Änderungen zu übernehmen.

    Attribut	type	Unterstützung für das Filtern
    userName	String	✓
    aktiv	Boolean
    title	String
    name.givenName	String
    name.familyName	String
    phoneNumbers[type eq "work"].value	String
    phoneNumbers[type eq "mobile"].value	String
    phoneNumbers[type eq "fax"].value	String
    emails[type eq "work"].value	String
    externalId	String
    roles	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:department	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:division	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:costCenter	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:manager	String

11. Wenn Sie Bereichsfilter konfigurieren möchten, lesen Sie die Anweisungen unter Attributbasierte Anwendungsbereitstellung mit Bereichsfiltern.

12. Ändern Sie im Abschnitt Einstellungen den Bereitstellungsstatus in Ein, um den Microsoft Entra-Bereitstellungsdienst für Smartsheet zu aktivieren.

    

13. Legen Sie die Benutzer und/oder Gruppen fest, die in Smartsheet bereitgestellt werden sollen. Wählen Sie dazu im Abschnitt Einstellungen unter Bereich die gewünschten Werte aus.

    

14. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

    

Dadurch wird die Erstsynchronisierung aller Benutzer und/oder Gruppen gestartet, die im Abschnitt Einstellungen unter Bereich definiert sind. Die Erstsynchronisierung dauert länger als nachfolgende Synchronisierungen, die ungefähr alle 40 Minuten erfolgen, solange der Microsoft Entra-Bereitstellungsdienst ausgeführt wird.

Schritt 6: Überwachen der Bereitstellung

Nachdem Sie die Bereitstellung konfiguriert haben, können Sie mit den folgenden Ressourcen die Bereitstellung überwachen:

• Mithilfe der Bereitstellungsprotokolle können Sie ermitteln, welche Benutzer erfolgreich bzw. nicht erfolgreich bereitgestellt wurden.
• Anhand der Fortschrittsleiste können Sie den Status des Bereitstellungszyklus überprüfen und den Fortschritt der Bereitstellung verfolgen.
• Wenn sich die Bereitstellungskonfiguration in einem fehlerhaften Zustand zu befinden scheint, wird die Anwendung unter Quarantäne gestellt. Weitere Informationen zu den verschiedenen Quarantänestatus finden Sie hier.

Connector-Einschränkungen

• Smartsheet unterstützt keine vorläufigen Löschungen. Wenn das Attribut active eines Benutzers auf „False“ festgelegt ist, wird der Benutzer in Smartsheet dauerhaft gelöscht.

Änderungsprotokoll

• 16.06.2020: Unterstützung für Erweiterungsattribute für Kostenstelle, Sparte, Vorgesetzter und Abteilung zur Verwendung in Unternehmen hinzugefügt.
• 10.02.2021: Unterstützung für Kernattribute vom Typ „emails[type eq "work"]“ für Benutzer hinzugefügt.
• 12.02.2022: SCIM-Basis-/Mandanten-URL https://scim.smartsheet.com/v2 für SmartSheet-Integration im Abschnitt „Administratoranmeldeinformationen“ hinzugefügt.

Zusätzliche Ressourcen

• Verwalten der Benutzerkontobereitstellung für Unternehmens-Apps
• Was ist Anwendungszugriff und einmaliges Anmelden mit Microsoft Entra ID?

Nächste Schritte

• Erfahren Sie, wie Sie Protokolle überprüfen und Berichte zu Bereitstellungsaktivitäten abrufen