Untersuchen und Beheben von Warnungen zur Kommunikationscompliance

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Wichtig

Microsoft Purview-Kommunikationscompliance stellt Tools bereit, die Organisationen dabei unterstützen, die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen (z. B. SEC oder FINRA) und Verstöße gegen Geschäftsverhalten wie vertrauliche oder vertrauliche Informationen, belästigende oder bedrohliche Sprache und die Freigabe von nicht jugendfreien Inhalten zu erkennen. Standardmäßig werden Benutzernamen pseudonymisiert, rollenbasierte Zugriffssteuerungen sind integriert, Ermittler werden von einem Administrator angemeldet, und Überwachungsprotokolle sind vorhanden, um den Datenschutz auf Benutzerebene zu gewährleisten.

Nachdem Sie Ihre Kommunikationskonformitätsrichtlinien konfiguriert haben, erhalten Sie Warnungen für Nachrichtenprobleme, die Ihren Richtlinienbedingungen entsprechen. Um Warnungen anzuzeigen und darauf reagieren zu können, müssen Benutzern die folgenden Berechtigungen zugewiesen werden:

  • Die Rollengruppe Communication Compliance Analysts oder Communication Compliance Investigators
  • Prüfer in der Richtlinie, die der Warnung zugeordnet ist

Nachdem Sie die erforderlichen Berechtigungen festgelegt haben, verwenden Sie die folgenden Arbeitsanweisungen, um Probleme zu untersuchen und zu beheben.

Tipp

Wenn Sie kein E5-Kunde sind, verwenden Sie die 90-tägige Testversion von Microsoft Purview-Lösungen, um zu erfahren, wie zusätzliche Purview-Funktionen Ihre Organisation bei der Verwaltung von Datensicherheits- und Complianceanforderungen unterstützen können. Starten Sie jetzt im Testhub für Microsoft Purview-Complianceportal. Erfahren Sie mehr über Anmelde- und Testbedingungen.

Untersuchen von Richtlinien-Übereinstimmungen und -warnungen

Der erste Schritt bei der Untersuchung von Problemen, die von Ihren Richtlinien erkannt werden, besteht darin, Richtlinien-Übereinstimmungen und Warnungen zu überprüfen. Es gibt mehrere Bereiche im Kommunikationscompliancebereich, mit denen Sie Richtlinienergebnisse und Warnungen schnell untersuchen können:

  • Seite "Richtlinien": Wenn Sie sich beim Microsoft Purview-Portal oder beim Microsoft Purview-Complianceportal mit Den Anmeldeinformationen für ein Administratorkonto in Ihrem Microsoft 365-organization anmelden, wählen Sie die Kommunikationscompliance-Lösung aus, und wählen Sie dann die Seite Richtlinien aus. Auf dieser Seite werden Kommunikationskonformitätsrichtlinien angezeigt, die für Ihre Microsoft 365-organization konfiguriert sind, sowie Links zu empfohlenen Richtlinienvorlagen.

    Jede aufgelistete Richtlinie enthält die folgenden Spalten:

    • Neu heute ausstehend: Zeigt die Anzahl der Richtlinien-Übereinstimmungen für den aktuellen Tag an. Dieser Wert wird immer dann aktualisiert, wenn Sie die Seite öffnen. Sie können auch die Schaltfläche Aktualisieren auswählen, um die aktuelle Anzahl zu erhalten. Am Ende des UTC-Tages wird die Anzahl auf 0 (null) zurückgesetzt.
    • Gesamtausstehend: Die Anzahl der Richtlinienergebnisse, die überprüft werden müssen. Dieser Wert wird immer dann aktualisiert, wenn Sie die Seite öffnen. Sie können die Schaltfläche Aktualisieren auswählen, um die neueste Anzahl zu erhalten. Nach dem Aktualisieren entspricht diese Zahl der Zahl auf der Registerkarte Ausstehend .
    • Gesamt aufgelöst: Die Gesamtanzahl der aufgelösten Richtlinien-Übereinstimmungen. Dieser Wert wird immer dann aktualisiert, wenn Sie die Seite öffnen. Sie können die Schaltfläche Aktualisieren auswählen, um die neueste Anzahl zu erhalten. Nach dem Aktualisieren entspricht diese Zahl der Zahl auf der Registerkarte Aufgelöst .
    • Status: Die status der Richtlinie (aktiv oder deaktiviert).
    • Letzte Änderung: Das Datum und die koordinierte Weltzeit (UTC) der letzten Richtlinienänderung.
    • Letzte Richtlinienüberprüfung: Das UTC-Datum für die letzte Richtlinienüberprüfung.

    Um Korrekturaktionen zu starten, wählen Sie die richtlinie aus, die der Warnung zugeordnet ist, um die Seite Richtliniendetails zu starten. Auf der Seite Richtliniendetails können Sie eine Zusammenfassung der Aktivitäten überprüfen, Richtlinienübereinstimmungen auf der Registerkarte Ausstehend überprüfen und darauf reagieren, eine langwierige Nachricht mithilfe von Microsoft Copilot in Microsoft Purview zusammenfassen oder den Verlauf geschlossener Richtlinienübereinstimmungen auf der Registerkarte Gelöst überprüfen. Weitere Informationen zu Korrekturaktionen

  • Seite "Warnungen": Wechseln Sie zu Kommunikationscompliance>Warnungen , um die Warnungen der letzten 30 Tage nach Richtlinienergebnissen gruppiert anzuzeigen. In dieser Ansicht können Sie schnell erkennen, welche Richtlinien der Kommunikationscompliance die meisten Warnungen nach Schweregraden generieren. Eine Warnung ist nicht dasselbe wie eine Richtlinien-Übereinstimmung. Eine Warnung besteht in der Regel aus mehreren Richtlinien-Übereinstimmungen, nicht nur aus einer Richtlinien-Übereinstimmung. Nachdem die erforderliche Anzahl von Richtlinien-Übereinstimmungen für eine bestimmte Warnung erfüllt wurde, wird die Warnung erstellt und eine E-Mail an den Warnungsempfänger gesendet.

  • Seite "Berichte": Wechseln Sie zu Kommunikationscompliance>Berichte, um Widgets für Berichte zur Kommunikationskonformität anzuzeigen. Jedes Widget bietet eine Übersicht über Aktivitäten und Status der Kommunikationscompliance, einschließlich des Zugriffs auf tiefere Einblicke in Richtlinienübereinstimmungen und Korrekturaktionen.

Tipp

Erfahren Sie, wie Sie In Microsoft Copilot für Microsoft 365 eingegebene Interaktionen analysieren.

Tipps zum schnellen Überprüfen von Richtlinienbesprechungen auf der Registerkarte Ausstehend oder Gelöst

  • Wenn Sie eine Nachricht auswählen, die auf der Registerkarte Ausstehend oder auf der Registerkarte Aufgelöst überprüft werden soll, wird die Bedingung, die die Richtlinienzuordnung verursacht hat, oben auf der Registerkarte Quelle in einer Warnmeldungsleiste (gelbes Banner) angezeigt. Dies ist eine schnelle Möglichkeit, um die Bedingung oder Bedingungen zu ermitteln, die die Übereinstimmung der Richtlinie verursacht haben. Wenn mehrere Bedingungen vorhanden sind, wählen Sie im Banner Alle anzeigen aus, um alle Bedingungen anzuzeigen, die die Richtliniengleichheit verursacht haben. Derzeit sind nur trainierbare Klassifizierer und Typen vertraulicher Informationen als Bedingungen im gelben Banner hervorgehoben.

  • Manchmal ist es hilfreich, richtlinieneinstellungen schnell zu überprüfen, ohne eine Richtlinie zu öffnen. Wenn Sie z. B. mehrere Richtlinien mit unterschiedlichen Bedingungen testen, können Sie Zeit sparen, indem Sie die Bedingungen für jede Richtlinie überprüfen, um das Risiko vor dem Öffnen der Richtlinie zu ermitteln. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Richtlinieneinstellungen Schaltfläche Richtlinieneinstellungen, wodurch ein Bereich geöffnet wird, in dem Sie die Richtlinieneinstellungen anzeigen können. Wenn Sie Mitglied der Rollengruppe Kommunikationscompliance oder Kommunikationskonformitätsadministratoren sind, können Sie einstellungen im Bereich anzeigen und ändern. Wenn Sie Mitglied der Rollengruppe Kommunikationscompliance-Prüfer oder Kommunikationskonformitätsanalysten sind, können Sie Einstellungen anzeigen, aber nicht ändern.

Verwenden von Filtern

Der nächste Schritt besteht darin, die Nachrichten zu sortieren, damit Sie sie einfacher untersuchen können. Auf der Seite Richtliniendetails unterstützt die Kommunikationscompliance das Filtern mehrerer Ebenen für mehrere Nachrichtenfelder, damit Sie Nachrichten mit Richtlinienübereinstimmungen schnell untersuchen und überprüfen können. Die Filterung ist für ausstehende und gelöste Elemente für jede konfigurierte Richtlinie verfügbar. Sie können Filterabfragen für eine Richtlinie konfigurieren oder benutzerdefinierte und standardmäßige Filterabfragen für die Verwendung in jeder bestimmten Richtlinie konfigurieren. Nachdem Sie Felder für einen Filter konfiguriert haben, werden die Filterfelder oben in der Nachrichtenwarteschlange angezeigt, die Sie für bestimmte Filterwerte konfigurieren können.

Schlüsselfilter (Die Filter "Text/Betreff", "Datum", "Absender" und " Tags ") werden immer auf den Registerkarten Ausstehend und Aufgelöst angezeigt, um den Zugriff auf diese Filter zu erleichtern.

Für den Filter Datum sind Datum und Uhrzeit für Ereignisse unter Koordinierte Weltzeit (UTC) aufgeführt. Beim Filtern von Nachrichten nach Ansichten bestimmt das lokale Datum/die lokale Uhrzeit des anfordernden Benutzers die Ergebnisse basierend auf der Konvertierung des lokalen Datums/der lokalen Uhrzeit des Benutzers in UTC. Wenn beispielsweise ein Benutzer in der US Pacific Daylight Time (PDT) einen Bericht vom 30.08.2021 bis zum 31.08.2021 um 00:00 Uhr filtert, enthält der Bericht Nachrichten vom 30.08.2021 07:00 UTC bis zum 31.08.2021 07:00 UTC. Wenn derselbe Benutzer beim Filtern um 00:00 Uhr in der U.S. Eastern Daylight Time (EDT) war, enthält der Bericht Nachrichten vom 30.08.2021 04:00 UTC bis zum 31.08.2021 04:00 UTC.

Filtern von Details

Mithilfe von Kommunikationskonformitätsfiltern können Sie Nachrichten filtern und sortieren, um schnellere Untersuchungs- und Korrekturaktionen zu ermöglichen. Die Filterung ist auf den Registerkarten Ausstehend und Aufgelöst für jede Richtlinie verfügbar. Um einen Filter oder filtersatz als gespeicherte Filterabfrage zu speichern, muss mindestens ein Wert als Filterauswahl konfiguriert werden.

In der folgenden Tabelle sind die Filterdetails aufgeführt:

Filter Details
Text/Betreff Der Nachrichtentext oder -betreff. Sie können diesen Filter verwenden, um im Text oder Betreff der Nachricht nach Schlüsselwörtern oder einem Schlüsselwort (keyword) Ausdruck zu suchen. Der Betreff wird in der Spalte Betreff für E-Mail-Nachrichten angezeigt. Für Teams-Nachrichten wird in der Spalte Betreff nichts angezeigt.
Date Das Datum, an dem die Nachricht von einem Benutzer in Ihrem organization gesendet oder empfangen wurde. Um nach einem einzelnen Tag zu filtern, wählen Sie einen Datumsbereich aus, der mit dem Tag beginnt, an dem Die Ergebnisse angezeigt werden sollen, und der mit dem folgenden Tag endet. Wenn Sie z. B. Ergebnisse für den 20.09.2020 filtern möchten, wählen Sie einen Filterdatumsbereich vom 20.09.2020 bis 21.09.2020 aus.
File-Klasse Die Klasse der Nachricht basierend auf dem Nachrichtentyp, entweder Nachricht oder Anlage.
Hat Anlage Das Vorhandensein der Anlage in der Nachricht.
Elementklasse Die Quelle der Nachricht basierend auf dem Nachrichtentyp, der E-Mail, dem Microsoft Teams-Chat, Bloomberg usw. Weitere Informationen finden Sie unter Elementtypen und Nachrichtenklassen.
Empfängerdomänen Die Domäne, an die die Nachricht gesendet wurde; Dies ist in der Regel standardmäßig Ihre Microsoft 365-Abonnementdomäne.
Empfänger Der Benutzer, an den die Nachricht gesendet wurde. Hinweis: Das Feld Empfänger enthält Empfänger in den Feldern An und CC . BCC-Felder werden nicht unterstützt.
Sender Die Person, die die Nachricht gesendet hat.
Absenderdomäne Die Domäne, die die Nachricht gesendet hat.
Größe Die Größe der Nachricht in KB.
Tags Die einer Nachricht zugewiesenen Tags, entweder Fragwürdig, Konform oder Nicht konform.
Sprache Die erkannte Sprache des Texts in der Nachricht. Die Nachricht wird nach der Sprache des meisten Nachrichtentexts klassifiziert. Beispielsweise wird für eine Nachricht, die sowohl deutschen als auch italienischen Text enthält, aber der meiste Text deutsch ist, als Deutsch (DE) klassifiziert. Eine Liste der unterstützten Sprachen finden Sie unter Informationen zu trainierbaren Klassifizierern.

Sie können auch nach mehreren Sprachen filtern. Wenn Sie beispielsweise nachrichten filtern möchten, die als deutsch und italienisch klassifiziert sind, geben Sie "DE,IT" (die zweistelligen Sprachcodes) in das Suchfeld Sprachfilter ein. Um die erkannte Sprachklassifizierung für eine Nachricht anzuzeigen, wählen Sie eine Nachricht aus, wählen Nachrichtendetails anzeigen aus, und scrollen Sie zum Feld EmailDetectedLanguage .
Eskaliert an Der Benutzername der Person, die im Rahmen einer Nachrichtenausweitungsaktion enthalten ist.
Klassifizierer Der Name der integrierten und benutzerdefinierten Klassifizierer, die für die Nachricht gelten. Einige Beispiele sind gezielte Belästigung, Obszönitäten, Bedrohungen und vieles mehr.

Konfigurieren eines Filters

Wählen Sie die entsprechende Registerkarte für das von Ihnen verwendete Portal aus. Weitere Informationen zum Microsoft Purview-Portal finden Sie im Microsoft Purview-Portal. Weitere Informationen zum Complianceportal finden Sie unter Microsoft Purview-Complianceportal.

  1. Melden Sie sich beim Microsoft Purview-Portal mit den Anmeldeinformationen für ein Administratorkonto in Ihrem Microsoft 365-organization an.

  2. Wechseln Sie zur Kommunikationscompliance-Lösung .

  3. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Richtlinien aus, und wählen Sie dann eine Richtlinie aus, um richtliniengleiche (falls vorhanden) für diese Richtlinie anzuzeigen.

  4. Wählen Sie auf der Seite Richtlinie entweder die Registerkarte Ausstehend oder Aufgelöst aus, um die Elemente zum Filtern anzuzeigen.

  5. Wählen Sie die Schaltfläche Filter aus.

  6. Aktivieren Sie mindestens ein Filterkontrollkästchen, und wählen Sie dann Übernehmen aus.

  7. Um die ausgewählten Filter als Filterabfrage zu speichern, wählen Sie die Schaltfläche Abfrage speichern aus, nachdem Sie mindestens einen Filterwert konfiguriert haben. Geben Sie einen Namen für die Filterabfrage ein, und wählen Sie dann Speichern aus. Dieser Filter kann nur für diese Richtlinie verwendet werden und ist auf der Seite Filter im Abschnitt Gespeicherte Filterabfragen aufgeführt.

    Schaltflächen für detailbezogene Filter für die Kommunikationskonformität

Überprüfen und Korrigieren von Richtlinien-Übereinstimmungen und Warnungen

Unabhängig davon, wo Sie mit der Überprüfung von Richtlinienabgleichen oder Warnungen oder der von Ihnen konfigurierten Filterung beginnen, besteht der nächste Schritt darin, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Starten Sie die Korrektur mithilfe des folgenden Workflows auf den Seiten Richtlinie oder Warnungen .

Untersuchen der Nachrichtengrundlagen

Manchmal ist aus der Quelle oder dem Betreff ersichtlich, dass eine Nachricht sofort behoben werden kann. Es kann sein, dass die Nachricht falsch oder falsch mit einer Richtlinie übereinstimmt und als falsch klassifiziert aufgelöst werden sollte. Um eine Nachricht als falsch klassifiziert zu markieren, wählen Sie die Schaltfläche Auflösen und dann die Schaltfläche Element wurde falsch klassifiziert aus , um den falsch klassifizierten Inhalt mit Microsoft zu teilen, das Problem sofort zu beheben und aus der Warteschlange ausstehend zu entfernen.

Hinweis

Die Schaltflächen Falsch klassifiziert im Bereich Auflösen werden nicht angezeigt, wenn die Bedingung, die die Richtlinieneinstimmung verursacht hat, nicht auf einer trainierbaren Klasse basiert.

Anhand der Quell- oder Absenderinformationen wissen Sie möglicherweise bereits, wie die Nachricht unter diesen Bedingungen geroutet oder behandelt werden sollte. Erwägen Sie die Verwendung der Schaltflächen Tag als oder Eskalieren , um entsprechenden Nachrichten ein Tag zuzuweisen oder Nachrichten an einen bestimmten Prüfer zu senden.

Überprüfen der Nachrichtendetails

Nachdem Sie die Nachrichtengrundlagen überprüft haben, öffnen Sie die Nachricht, um die Details zu untersuchen und weitere Korrekturaktionen zu ermitteln.

Tipp

Bei langwierigen Nachrichten können Sie Zeit sparen, indem Sie die Nachricht (einschließlich Anlagen, Transkripts und Aufzeichnungen) mit Copilot in Microsoft Purview zusammenfassen.

Wählen Sie eine Nachricht aus, um den gesamten Nachrichtenkopf und die Textkörperinformationen anzuzeigen. Es stehen verschiedene Optionen und Ansichten zur Verfügung, die Ihnen bei der Entscheidung über die richtige Vorgehensweise helfen:

  • Stimmung: Nachrichten enthalten eine Stimmungsauswertung (unterstützt von Azure Cognitive Service for Language), um Ermittlern zu helfen, potenziell riskantere Nachrichten schnell zu priorisieren, um zuerst zu adressieren. Die Nachrichtenstimmung wird in der Spalte Stimmung angezeigt und ist in der Standardansicht aktiviert. Nachrichten werden mit einem der folgenden Werte gekennzeichnet:

    Wert Beschreibung
    Positive Nachrichten mit positiver Stimmung weisen auf eine niedrigere Priorität für die Selektierung hin.
    Negativ Nachrichten mit negativer Stimmung geben Nachrichten an, die priorisiert werden sollen.
    Neutral Nachrichten mit neutraler Stimmung sind weder positiv noch negativ.
    Nicht verfügbar Nicht verfügbar wird in der Spalte für Dateiformate angezeigt, die nicht unterstützt werden. Beispielsweise ist die Stimmungsanalyse nicht für Bilder verfügbar, die an eine Teams- oder E-Mail-Nachricht angefügt sind, für Text, der aus einem OCR-Bild extrahiert wurde, oder für Text oder Aufzeichnungen aus einem Teams-Transkript. Nicht verfügbar wird auch angezeigt, wenn die Nachricht mehr als 5120 Wörter enthält.
    Analyse Die Überprüfung wird in der Spalte angezeigt, wenn die Kommunikationscompliance versucht, den geeigneten Stimmungswert für die Nachricht zu ermitteln.

  • Anlagen: Mit dieser Option können Sie moderne Anlagen untersuchen, die den Richtlinienbedingungen entsprechen. Der Inhalt moderner Anlagen wird als Text extrahiert und kann auf der Registerkarte Ausstehend angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Referenz zu Kommunikationscompliancefeatures.

  • Quelle: Diese Ansicht ist die Standardnachrichtenansicht, die häufig auf den meisten webbasierten Messagingplattformen zu sehen ist. Die Kopfzeileninformationen sind im normalen Format formatiert, und der Nachrichtentext unterstützt eingebettete Grafikdateien und textumschlossenen Text. Wenn die optische Zeichenerkennung (OPTICAL Character Recognition, OCR) für die Richtlinie aktiviert ist, werden Bilder mit gedrucktem oder handschriftlichem Text, der mit richtlinienbedingten Bedingungen übereinstimmt, als untergeordnetes Element für die zugeordnete Nachricht in dieser Ansicht angezeigt.

  • Nur-Text: Textansicht, die eine nur mit Zeilennummer versehene Textansicht der Nachricht anzeigt und Schlüsselwort (keyword) Hervorhebung in Nachrichten und Anlagen für Begriffe vom Typ vertraulicher Informationen, Begriffe enthält, die durch integrierte Klassifizierer identifiziert werden, die einer Richtlinie zugewiesen sind, oder für Ausdrücke, die in einem dedizierten Schlüsselwort (keyword) Wörterbuch enthalten sind, das einer Richtlinie zugewiesen ist. Die Schlüsselwortmarkierung, die derzeit nur für Englisch verfügbar ist, kann Ihnen helfen, auf den Bereich zu verweisen, der für lange Nachrichten und Anlagen von Interesse ist. In einigen Fällen kann hervorgehobener Text nur in Anlagen für Nachrichten enthalten sein, die Richtlinienbedingungen entsprechen. Eingebettete Dateien werden nicht angezeigt, und die Zeilennummerierung in dieser Ansicht ist hilfreich, um auf relevante Details zwischen mehreren Prüfern zu verweisen.

  • Unterhaltung: Diese Ansicht, die für Teams-Chatnachrichten verfügbar ist, zeigt bis zu fünf Nachrichten vor und nach einer Nachricht an, damit Prüfer die Aktivität im Unterhaltungskontext anzeigen können. Wählen Sie Mehr laden aus, um bis zu zwanzig Nachrichten vor und nach einer Nachricht zu laden. Um Nachrichten herunterzuladen, wählen Sie Unterhaltung herunterladen aus. Dadurch wird eine Bilddatei aller Elemente heruntergeladen, die auf der Benutzeroberfläche angezeigt werden, sowie eine .csv Datei aller Nachrichtenmetadaten (UserId, UserName usw.).

    Der Kontext der Unterhaltungsansicht hilft Prüfern, Nachrichten schnell auszuwerten und fundiertere Entscheidungen zur Lösung von Nachrichten zu treffen. Es werden Nachrichtenzusätze in Echtzeit zu Unterhaltungen angezeigt, einschließlich aller Inlinebilder, Emojis und Aufkleber, die in Teams verfügbar sind. Bild- oder Textdateianlagen an Nachrichten werden nicht angezeigt. Benachrichtigungen werden automatisch für Nachrichten angezeigt, die bearbeitet wurden, oder für Nachrichten, die aus dem Unterhaltungsfenster gelöscht wurden. Wenn eine Nachricht aufgelöst wird, werden die zugeordneten Konversationsnachrichten nicht mit der aufgelösten Nachricht beibehalten.

  • Benutzerhistorie: Die Ansicht "Benutzerhistorie" zeigt alle anderen Warnungen an, die durch eine Richtlinie zur Kommunikationscompliance für den Benutzer, der die Nachricht sendet, generiert wurden.

  • Muster erkannte Benachrichtigung: Viele Belästigungen und Mobbingaktionen im Laufe der Zeit umfassen wiederholte Instanzen desselben Verhaltens eines Benutzers. Die Benachrichtigung Muster erkannt wird in den Nachrichtendetails angezeigt und weckt die Aufmerksamkeit auf die Nachricht. Die Erkennung von Mustern erfolgt auf Richtlinienbasis und wertet das Verhalten der letzten 30 Tage aus, wenn mindestens zwei Nachrichten von einem Absender an denselben Empfänger gesendet werden. Ermittler und Prüfer können diese Benachrichtigung verwenden, um wiederholtes Verhalten zu identifizieren, um die Nachricht entsprechend auszuwerten.

  • Übersetzung: Diese Ansicht konvertiert Nachrichtentext automatisch in die Sprache, die in der Einstellung Angezeigte Sprache im Microsoft 365-Abonnement für jeden Prüfer konfiguriert ist. Dies umfasst den Text für die Richtlinieneinstimmung und alles, was in der Unterhaltungsansicht enthalten ist (bis zu fünf Nachrichten vor und fünf Nachrichten nach der Richtlinieneinstimmung). Die Übersetzungsansicht trägt dazu bei, die Untersuchungsunterstützung für Organisationen mit mehrsprachigen Benutzern zu erweitern und die Notwendigkeit zusätzlicher Übersetzungsdienste außerhalb des Prozesses zur Überprüfung der Kommunikationskonformität zu beseitigen. Mithilfe von Microsoft-Übersetzungsdiensten erkennt die Kommunikationscompliance automatisch, ob der Text in einer anderen Sprache als die aktuelle Systemeinstellung des Benutzers vorliegt, und zeigt den Warnmeldungstext entsprechend an. Eine vollständige Liste der unterstützten Sprachen finden Sie unter Microsoft Translator Languages. Sprachen, die in der Sprachübersetzungsliste aufgeführt sind, werden in der Übersetzungsansicht unterstützt.

Zusammenfassen einer Nachricht mithilfe von Copilot in Microsoft Purview

Sie können Copilot in Microsoft Purview (Vorschau) verwenden, um eine kontextbezogene Zusammenfassung einer Teams-, E-Mail- oder Viva Engage Nachricht bereitzustellen, die in einer Richtlinienübereinstimmung enthalten ist. Die bereitgestellte Zusammenfassung befindet sich im Kontext eines oder mehrerer trainierbarer Klassifizierer , die die Nachricht kennzeichnen (z. B. die Bearbeitung von Aktien). Dies kann Zeit für Ermittler sparen, wenn der Nachrichteninhalt lang ist.

Copilot in Microsoft Purview fasst die gesamte Nachricht zusammen, einschließlich aller Videoaufzeichnungen, Besprechungstranskripte oder Anlagen (Docx-, PDF- oder TXT-Dateien).

Begrenzungen

  • Der Nachrichteninhalt muss mindestens 100 Wörter und weniger als 15.000 Wörter umfassen. Wenn der Nachrichteninhalt weniger als 100 Wörter oder mehr als 15.000 Wörter umfasst, fasst Copilot in Microsoft Purview ihn nicht zusammen.
  • Derzeit werden nur englischsprachige Nachrichten für die Zusammenfassung unterstützt.
  • Derzeit können nur einzelne Teams-Nachrichten zusammengefasst werden. Wenn Sie eine einzelne Teams-Nachricht zusammenfassen, zieht Copilot die umgebende Unterhaltung nicht ein.

Voraussetzungen für die Verwendung von Copilot in Microsoft Purview

Um eine Nachricht zur Kommunikationscompliance mithilfe von Copilot in Microsoft Purview zusammenzufassen, müssen Sie über bestimmte Lizenzen verfügen und Ihr organization in Copilot in Microsoft Purview integrieren. Weitere Informationen zu Copilot finden Sie unter Microsoft Purview-Lizenzierungsanforderungen und Onboarding. Sie müssen auch Mitglied der Rolle Kommunikationscompliance, Communication Compliance Analysts oder Communication Compliance Investigators sein.

Zusammenfassen einer Nachricht

  1. Wechseln Sie in der Kommunikationskonformität zur Seite Richtlinien , und öffnen Sie dann eine beliebige Richtlinie, um richtlinienbezogene Übereinstimmungen für diese Richtlinie anzuzeigen.

  2. Wählen Sie eine Nachricht in der Liste aus. Sie können ein übergeordnetes element oder ein untergeordnetes Element auswählen. Es ist jedoch in der Regel einfacher, das übergeordnete Element auszuwählen.

  3. Wählen Sie unter den Nachrichtendetails die Schaltfläche Zusammenfassen aus. Dadurch wird das Copilot-Panel auf der rechten Seite des Bildschirms geöffnet und eine Zusammenfassung der Meldung angezeigt.

    Wichtig

    Nach dem Auswählen der Schaltfläche Zusammenfassen wird möglicherweise eine allgemeine Fehlermeldung mit dem Hinweis "Ein Fehler ist aufgetreten" angezeigt. Diese Fehlermeldung kann aus einem der folgenden Gründe angezeigt werden:

    • Sie verfügen nicht über die erforderliche Lizenz für Copilot in Microsoft Purview.
    • Sie verfügen nicht über die erforderliche Kommunikationscompliancerolle und/oder die rolle Copilot für Security Mitwirkender. Um Copilot in Microsoft Purview verwenden zu können, müssen Sie über eine der folgenden Kommunikationscompliancerollen verfügen: Communication Compliance, Communication Compliance Analysts, Communication Compliance Investigators. Außerdem müssen Sie über die rolle "Copilot für Security Mitwirkender" verfügen, die standardmäßig für alle Benutzer in einem Microsoft Entra organization aktiviert sein sollte.
    • Es liegt ein interner Fehler vor. Microsoft wird weitere Informationen zu diesen Fehlern bereitstellen.

  4. Um copilot zum Erstellen der Zusammenfassung zu verwenden, wählen Sie eine der vorgeschlagenen Eingabeaufforderungen am unteren Rand des Bereichs aus. Wenn der Klassifizierer, der eine Nachricht gekennzeichnet hat, z. B. Stock manipulation ist, wählen Sie Diese Nachricht zusammenfassen und unterstützte Anlagen im Kontext der Kategorie Aktienmanipulation erkannt aus. Sie können auch eine offene Frage in das Feld "Frage stellen" eingeben.

    Copilot im Microsoft Purview-Panel für Kommunikationscompliance

    A. Schaltfläche "Zusammenfassen".
    B. Von der Schaltfläche "Zusammenfassen " generierte Zusammenfassung.
    C. Vorgeschlagene Copilot-Eingabeaufforderungen.
    D. Feld "Frage stellen" für offene Copilot-Fragen.

    Hinweis

    Es werden nur Nachrichteninhalte zusammengefasst. Wenn Sie eine Frage stellen, die für den Nachrichteninhalt relevant ist, liefert Copilot ein Ergebnis. Wenn die Frage für den Nachrichteninhalt nicht relevant ist, weist Copilot Sie an, eine andere Frage zu stellen.

  5. Wenn Sie Feedback zu den zusammengefassten Inhalten geben möchten, wählen Sie den Dropdownpfeil in der unteren rechten Ecke unterhalb der Zusammenfassung aus, und geben Sie dann Ihr Feedback ein.

  6. Nachdem Sie die Zusammenfassung überprüft haben, können Sie die Richtlinienzusammenfassung wie jede andere Richtlinienbesprechung korrigieren (siehe nächster Abschnitt).

Hinweis

Copilot in Microsoft Purview-Antworten werden auch in Microsoft Copilot für Security aufgezeichnet.

Entscheiden für eine Korrekturaktion

Nach dem Überprüfen der Nachrichtendetails können Sie aus mehreren Wartungsaktionen wählen:

  • Auflösen: Wenn Sie die Schaltfläche Auflösen auswählen, wird die Nachricht sofort aus der Warteschlange Ausstehend entfernt, und es kann keine weitere Aktion für die Nachricht ausgeführt werden. Wenn Sie Auflösen auswählen, schließen Sie die Nachricht ohne weitere Klassifizierung. Sie können die Nachricht auch als falsch klassifiziert markieren, wenn sie vom Warnungsprozess und allen trainierbaren Klassifizierern falsch generiert wurde. Alle aufgelösten Meldungen werden auf der Registerkarte Aufgelöst angezeigt.
  • Power Automate: Verwenden Sie einen Power Automate-Flow, um Prozessaufgaben für eine Nachricht zu automatisieren. Standardmäßig umfasst die Kommunikationscompliance den Notify-Manager, wenn ein Benutzer über eine Warnungsflussvorlage für die Kommunikationskonformität verfügt, die Prüfer verwenden können, um den Benachrichtigungsprozess für Benutzer mit Nachrichtenwarnungen zu automatisieren. Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Power Automate-Flows in Bezug auf die Kommunikationskonformität finden Sie im Abschnitt Schritt 5: Berücksichtigen von Power Automate-Flows in diesem Artikel.
  • Tag as: Markieren Sie die Nachricht als konform, nicht konform oder als fragwürdig, wie sie sich auf die Richtlinien und Standards für Ihre organization bezieht. Durch das Hinzufügen von Tags und Markieren von Kommentaren können Sie Nachrichten für Eskalationen oder im Rahmen anderer interner Überprüfungsprozesse mikrofiltern. Nachdem das Tagging abgeschlossen ist, können Sie die Nachricht auch auflösen, um sie aus der ausstehenden Warteschlange zu verschieben.
  • Benachrichtigen: Verwenden Sie die Schaltfläche Benachrichtigen , um der Nachricht eine benutzerdefinierte Benachrichtigungsvorlage zuzuweisen und einen Warnhinweis an den Benutzer zu senden. Wählen Sie die entsprechende Benachrichtigungsvorlage aus, die im Bereich Kommunikationskonformitätseinstellungen konfiguriert ist, und wählen Sie Senden aus, um eine Erinnerung per E-Mail an den Benutzer zu senden, der die Nachricht gesendet hat, und aus, um das Problem zu beheben.
  • Eskalieren: Verwenden Sie die Schaltfläche Eskalieren, um andere Personen in Ihrem organization auszuwählen, die die Nachricht überprüfen sollen. Wählen Sie aus einer Liste von Prüfern aus, die in der Kommunikationskonformitätsrichtlinie konfiguriert sind, um eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden, die eine zusätzliche Überprüfung der Nachricht anfordert. Der ausgewählte Prüfer kann einen Link in der E-Mail-Benachrichtigung verwenden, um direkt zu den an ihn zur Prüfung eskalierten Elementen zu gelangen.
  • Zur Untersuchung eskalieren: Verwenden Sie die Schaltfläche Zur Untersuchung eskalieren , um einen neuen eDiscovery (Premium)-Fall für einzelne oder mehrere Nachrichten zu erstellen. Geben Sie einen Namen und Hinweise für den neuen Fall an. Der Verwahrer wird automatisch für Sie ausgefüllt. Sie benötigen keine zusätzlichen Berechtigungen, um den Fall zu verwalten. Durch das Erstellen eines Falls wird kein neues Tag für die Nachricht aufgelöst oder erstellt. Sie können insgesamt 100 Nachrichten auswählen, wenn Sie während des Korrekturprozesses einen eDiscovery (Premium)-Fall erstellen. Nachrichten in allen Kommunikationskanälen, die in der Kommunikationscompliance enthalten sind, werden unterstützt. Sie können beispielsweise 50 Microsoft Teams-Chats, 25 Exchange Online E-Mail-Nachrichten und 25 Viva Engage Nachrichten auswählen, wenn Sie einen neuen eDiscovery (Premium)-Fall für einen Benutzer öffnen.
  • Nachricht in Teams entfernen: Verwenden Sie die Schaltfläche Nachricht in Teams entfernen , um potenziell unangemessene Nachrichten und Inhalte zu blockieren, die in Nachrichten aus Microsoft Teams-Kanälen und 1:1- und Gruppenchats identifiziert wurden. Dies umfasst Teams-Chatnachrichten, die von Benutzern gemeldet werden, und Chatnachrichten, die mithilfe von Machine Learning- und klassifiziererbasierten Kommunikationscompliancerichtlinien erkannt wurden. Entfernte Nachrichten und Inhalte werden durch einen Richtlinientipp ersetzt, in dem erläutert wird, dass sie blockiert sind, und die Richtlinie, die für das Entfernen aus der Ansicht gilt. Empfängern wird ein Link im Richtlinientipp bereitgestellt, um mehr über die anwendbare Richtlinie und den Überprüfungsprozess zu erfahren. Der Absender erhält einen Richtlinientipp für die blockierte Nachricht und den Inhalt, kann aber die Details der blockierten Nachricht und den Inhalt für den Kontext in Bezug auf die Entfernung überprüfen.

Microsoft Teams-Besprechungstranskripte überprüfen

Wenn Sie Microsoft Teams in Ihrem Mandanten bereitgestellt haben, können Sie die Transkripte für Teams-Besprechungen (Vorschau) auf umsetzbare Warnungen überprüfen. Teams-Transkripte werden automatisch eingeschlossen, wenn Sie Teams als Microsoft 365-Speicherort auswählen, wenn Sie eine benutzerdefinierte Richtlinie erstellen oder eine Richtlinie basierend auf einer Vorlage erstellen.

Geplante Besprechungen: Kommunikationscompliance ignoriert die Kommunikationsrichtung für Teams-Transkripte. Wenn eine Person eingeladen oder in einer geplanten (nicht wiederkehrenden) Besprechung anwesend ist, werden alle Besprechungsinhalte einbezogen, unabhängig davon, wer was in der Besprechung sagt. Dies ist auch in Situationen hilfreich, in denen ein Benutzer über ein Hubgerät in einem Konferenzraum an der Besprechung teilnimmt, da nicht immer festgestellt werden kann, ob eine beleidigende Kommunikation von einem Benutzer im Bereich stammt. Da alle Besprechungsinhalte enthalten sind, kann ein Ermittler die Aufzeichnung der Besprechung überprüfen, um festzustellen, ob die beleidigende Kommunikation von einem Benutzer im Bereich gesagt wurde.

Besprechungsserien: Bei besprechungsserien werden nur die folgenden Benutzer ausgewertet:

  • Benutzer, die zur Besprechung eingeladen wurden
  • Benutzer, die durch das Transkript identifiziert wurden, dass sie während der Besprechung gesprochen haben

Ungeplante Besprechungen: Bei ungeplanten Besprechungen (Jetzt Besprechungen treffen) werden nur Benutzer ausgewertet, die durch das Transkript als während der Besprechung gesprochen wurden.

Anforderungen

Um Teams-Besprechungstranskripte zu überprüfen, müssen Sie Besprechungstranskripte für den Mandanten aktivieren, da Besprechungstranskripte standardmäßig nicht aktiviert sind. Weitere Informationen zum Aktivieren von Besprechungstranskripts für einen Mandanten

Begrenzungen

  • Sie können eine oder mehrere der folgenden Richtlinienbedingungen festlegen:

    • Inhalt entspricht einem dieser Klassifizierer
    • Inhalt enthält einen dieser Typen vertraulicher Informationen
    • Nachricht enthält eines dieser Wörter
    • Nachricht enthält keines dieser Wörter

    Alle anderen Richtlinienbedingungen werden ignoriert.Weitere Informationen zu bedingten Einstellungen

    Hinweis

    Wenn Sie keine Bedingungen festlegen, werden Transkripte für alle Besprechungen erfasst.

  • Es werden nur Typen vertraulicher Informationen, Schlüsselwort (keyword) Listen und gesetzlich trainierbare Klassifizierer erkannt. Zu den gesetzlich trainierbaren Klassifizierern gehören:

    Hinweis

    Alle anderen Klassifizierer, einschließlich business conduct klassifizierer, werden nicht erkannt.

  • Ad-hoc-Besprechungen (ungeplante Besprechungen) werden nicht erfasst.

  • Externe Besprechungen werden nicht erfasst, wenn sich der Besprechungsorganisator außerhalb des Mandanten befindet.

  • Besprechungsaufzeichnungen, die von einem ungebetenen Benutzer gestartet wurden, werden nicht erfasst.

Auflösen einer Warnung für eine Kommunikation in einem Besprechungstranskript

Wenn nach dem Erstellen einer Richtlinie ein Transkript erkannt wird, das beleidigende Inhalte enthält, wird eine Warnung ausgelöst, um den betroffenen Inhalt und den Hintergrundkontext einem Ermittler anzuzeigen.

So lösen Sie eine Warnung im Zusammenhang mit einem Besprechungstranskript auf:

  1. Wählen Sie die Registerkarte Quelle aus, und überprüfen Sie dann das Transkript auf den problematischen Inhalt. Auf der Registerkarte Quelle wird das gesamte Transkript angezeigt. Wenn Sie die Registerkarte Quelle auswählen, wird für das Transkript automatisch ein Bildlauf zu der Zeile ausgeführt, die die Richtlinienzuordnung enthält. Der anstößige Schlüsselwort (keyword)/Ausdruck ist hervorgehoben.
  2. Verwenden Sie die Registerkarte Nur-Text , um den Text zeilenweise zu überprüfen, einschließlich der Start- und Stoppzeiten in Bezug auf die Gesamtbesprechungszeit. Text wird 30 Sekunden vor und nach der verletzenden Kommunikation erfasst.
  3. Wählen Sie die Registerkarte Übersetzung aus, um Übersetzungen in bis zu acht Sprachen für die Registerkarte Nur-Text zu überprüfen. Nachrichten in anderen Sprachen werden automatisch in die Anzeigesprache des Prüfers konvertiert.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Benutzerverlauf aus, um eine Verlaufsansicht aller Aktivitäten zur Wiederherstellung von Benutzernachrichten anzuzeigen, z. B. vergangene Benachrichtigungen und Eskalationen für Richtlinienüberstimmungen.
  5. Verwenden Sie die Schaltflächen Auflösen, Benachrichtigen, Tag as, Eskalieren und Eskalieren zur Untersuchung , um die Warnung aufzulösen. Weitere Informationen zu diesen Schaltflächen finden Sie unter Entscheiden für eine Wartungsaktion.

Unresolve messages (Unresolve messages)

Wenn Nachrichten aufgelöst werden, werden sie von der Registerkarte Ausstehend entfernt und auf der Registerkarte Aufgelöst angezeigt. Untersuchungs- und Wiederherstellungsaktionen sind für Nachrichten auf der Registerkarte Aufgelöst nicht verfügbar. Es kann jedoch Vorkommen geben, in denen Sie zusätzliche Maßnahmen für eine Nachricht ergreifen müssen, die versehentlich aufgelöst wurde oder die nach der ersten Lösung weitere Untersuchungen erfordern. Sie können den Befehl Unresolve verwenden, um eine oder mehrere Nachrichten von der Registerkarte Aufgelöst zurück zur Registerkarte Ausstehend zu verschieben.

Aufheben der Auflösung einer Nachricht

Wählen Sie die entsprechende Registerkarte für das von Ihnen verwendete Portal aus. Weitere Informationen zum Microsoft Purview-Portal finden Sie im Microsoft Purview-Portal. Weitere Informationen zum Complianceportal finden Sie unter Microsoft Purview-Complianceportal.

  1. Melden Sie sich beim Microsoft Purview-Portal mit den Anmeldeinformationen für ein Administratorkonto in Ihrem Microsoft 365-organization an.
  2. Wechseln Sie zur Kommunikationscompliance-Lösung .
  3. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Richtlinien und dann eine Richtlinie aus, die die aufgelöste Meldung enthält, um die Richtlinienzustimmungen anzuzeigen.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Aufgelöst aus.
  5. Wählen Sie auf der Registerkarte Aufgelöst eine oder mehrere Nachrichten aus.
  6. Wählen Sie auf der Befehlsleiste Die Option Aufheben aus.
  7. Fügen Sie im Bereich Unresolve item (Element aufheben ) alle relevanten Kommentare hinzu, und wählen Sie dann Speichern aus.
  8. Wählen Sie die Registerkarte Ausstehend aus, um zu überprüfen, ob die ausgewählten Elemente angezeigt werden.

Archivieren von Nachrichtendetails außerhalb der Kommunikationskonformität (optional)

Sie können Nachrichtendetails exportieren oder herunterladen, wenn Sie die Nachrichten in einer separaten Speicherlösung archivieren müssen. Wenn Sie eine oder mehrere Richtlinien-Übereinstimmungen auswählen und dann in der Schaltflächenleiste oberhalb der Liste die Schaltfläche Herunterladen auswählen, werden die ausgewählten Nachrichten automatisch zu einer .ZIP-Datei hinzugefügt, die Sie im Speicher außerhalb von Microsoft 365 speichern können. Die Größenbeschränkung für Dateien, die über die Schaltfläche Herunterladen heruntergeladen werden, beträgt 3 MB.

Exportieren einer Auflistung von Nachrichtendetails mit einer Größe von mehr als 3 MB

Wenn Sie Nachrichten herunterladen möchten, die kumuliert eine Größe von mehr als 3 MB überschreiten, verwenden Sie die Schaltfläche Dateien exportieren (in der oberen rechten Ecke der Seite Richtlinien angezeigt). Sie können z. B. Richtlinienbesprechungen jede Woche zu Archivierungszwecken herunterladen. Die Downloadgröße für den Befehl Dateien exportieren beträgt 3 GB. Die maximale Anzahl von Elementen hängt davon ab, ob Sie Dokumente (Limit von 1.000 Elementen) oder Benutzer (Limit von 50.000) auswählen. Dateien werden in eine .ZIP Datei exportiert, die Sie dann herunterladen können. Die .ZIP Datei enthält alle Nachrichtendateien sowie eine Zusammenfassung .TXT Datei, die Daten für die folgenden Felder enthält: Dokument, Dokument-ID, Verwahrer, Antragsteller/Titel, Dateiname, Dateityp, Fehler und Nachricht.

Sie können entweder die Richtlinieneinstimmungen auswählen, die Sie exportieren möchten, die Schaltfläche Dateien exportieren und dann die Liste der Dokumente oder Benutzer auswählen, die Sie exportieren möchten, oder Sie können die Schaltfläche Dateien exportieren und dann die Dokumente, Benutzer und Datumsbereiche auswählen, die Sie exportieren möchten. Nachdem Sie die Schaltfläche Exportieren ausgewählt haben, dauert es einige Minuten, bis der Auftrag abgeschlossen ist. Sie können den Fortschritt des Exports überprüfen, indem Sie im Bereich Export gestartet auf Status überprüfen klicken, oder Sie können zur Registerkarte Exportieren wechseln, um den Fortschritt zu überprüfen.

Auf der Registerkarte Exporte verfügt der Export entweder über die status In Bearbeitung oder Bereit zum Herunterladen. Um eine Datei herunterzuladen, die über eine status Bereit zum Herunterladen verfügt, wählen Sie den Dateibatch in der Liste Name und dann oberhalb der Liste die Schaltfläche Download export(s) aus.

Hinweis

Um Anlagen in exportierte Dateien einzuschließen, müssen Sie sie manuell in der Liste der Richtlinien-Übereinstimmungen auswählen. Sie werden nicht automatisch in die übergeordnete Nachrichtendatei eingeschlossen.

Tipp

Sie können auch einen Bericht mit Nachrichtendetails erstellen und herunterladen.

Berücksichtigen von Power Automate-Flows

Microsoft Power Automate ist ein Workflowdienst, der Aktionen anwendungs- und dienstübergreifend automatisiert. Mithilfe von Flows aus Vorlagen oder manuell erstellten Datenflüssen können Sie allgemeine Aufgaben im Zusammenhang mit diesen Anwendungen und Diensten automatisieren. Wenn Sie Power Automate-Flows für die Kommunikationscompliance aktivieren, können Sie wichtige Aufgaben für Warnungen und Benutzer automatisieren. Sie können Power Automate-Flows so konfigurieren, dass Manager benachrichtigt werden, wenn Benutzer über Warnungen zur Kommunikationscompliance und andere Anwendungen verfügen.

Kunden mit Microsoft 365-Abonnements, die Kommunikationscompliance enthalten, benötigen keine zusätzlichen Power Automate-Lizenzen, um die empfohlene Power Automate-Vorlage für die Standardkommunikationskonformität zu verwenden. Die Standardvorlage kann angepasst werden, um Ihre organization zu unterstützen und grundlegende Kommunikationskonformitätsszenarien abzudecken. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Premium-Power Automate-Features in diesen Vorlagen zu verwenden, eine benutzerdefinierte Vorlage mit dem Microsoft Purview-Connector zu erstellen oder Power Automate-Vorlagen für andere Compliancebereiche in Microsoft Purview zu verwenden, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Power Automate-Lizenzen.

Wichtig

Erhalten Sie beim Testen von Power Automate-Flows Aufforderungen zur zusätzlichen Lizenzüberprüfung? Ihr organization hat möglicherweise noch keine Dienstupdates für dieses Vorschaufeature erhalten. Updates werden bereitgestellt, und alle Organisationen mit Microsoft 365-Abonnements, die Kommunikationscompliance enthalten, sollten über Lizenzunterstützung für Flows verfügen, die vor dem 30. Oktober 2020 aus den empfohlenen Power Automate-Vorlagen erstellt wurden.

Kommunikationscompliance – Power Automate.

Die folgende Power Automate-Vorlage wird Kunden zur Unterstützung der Prozessautomatisierung für Kommunikationscompliance-Warnungen zur Verfügung gestellt:

  • Manager benachrichtigen, wenn ein Benutzer über eine Kommunikationscompliance-Warnung verfügt: Einige Organisationen müssen möglicherweise eine sofortige Verwaltungsbenachrichtigung erhalten, wenn ein Benutzer über eine Kommunikationscompliance-Warnung verfügt. Wenn dieser Flow konfiguriert und ausgewählt ist, erhält der Vorgesetzte für den Fallbenutzer eine E-Mail-Nachricht mit den folgenden Informationen zu allen Warnungen:
    • Anwendbare Richtlinie für die Warnung
    • Datum/Uhrzeit der Warnung
    • Schweregrad der Warnung

Create Beachten von Vorlagen

Sie können Benachrichtigungsvorlagen erstellen, wenn Sie Benutzern im Rahmen des Problembehebungsprozesses eine E-Mail-Erinnerungsbenachrichtigung für Richtlinienbesprechungen senden möchten. Benachrichtigungen können nur an die Benutzer-E-Mail-Adresse gesendet werden, die der Richtlinienabgleichung zugeordnet ist, die die spezifische Warnung für die Korrektur generiert hat. Wenn Sie eine Hinweisvorlage auswählen, die im Rahmen des Wartungsworkflows auf einen Richtlinienverstoß angewendet werden soll, können Sie die in der Vorlage definierten Feldwerte akzeptieren oder die Felder nach Bedarf überschreiben.

Hinweisvorlagen sind benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen, in denen Sie die folgenden Nachrichtenfelder im Bereich Kommunikationskonformitätseinstellungen definieren können:

Field Erforderlich Details
Vorlagenname Ja Anzeigename für die Benachrichtigungsvorlage, die Sie während der Wartung im Benachrichtigungsworkflow auswählen, unterstützt Textzeichen.
Absenderadresse Ja Adresse eines oder mehrerer Benutzer oder Gruppen, die die Nachricht mit einer Richtlinienabgleichung an den Benutzer gesendet haben, die in Active Directory für Ihr Abonnement ausgewählt wurde.
CC- und BCC-Adressen Nein Optionale Benutzer oder Gruppen, die über die Richtlinienabgleiche benachrichtigt werden sollen, ausgewählt aus dem Active Directory für Ihr Abonnement.
Subject Ja Informationen, die in der Betreffzeile der Nachricht angezeigt werden, unterstützen Textzeichen.
Nachrichtentext Ja Informationen, die im Nachrichtentext angezeigt werden, unterstützen Text- oder HTML-Werte.

HTML für Hinweise

Wenn Sie mehr als eine einfache textbasierte E-Mail-Nachricht für Benachrichtigungen erstellen möchten, können Sie eine ausführlichere Nachricht erstellen, indem Sie HTML im Nachrichtentextfeld einer Benachrichtigungsvorlage verwenden. Im folgenden Beispiel wird das Nachrichtentextformat für eine einfache HTML-basierte E-Mail-Benachrichtigungsvorlage bereitgestellt:

<!DOCTYPE html>
<html>
    <body>
        <h2>Action Required: Contoso Employee Code of Conduct Policy Training</h2>
        <p>A recent message you've sent has generated a policy alert for the Contoso Employee <a href='https://www.contoso.com'>Code of Conduct Policy</a>.</p>
        <p>You are required to attend the Contoso Employee Code of Conduct <a href='https://www.contoso.com'>training</a> within the next 14 days. Please contact <a href='mailto:hr@contoso.com'>Human Resources</a> with any questions about this training request.</p>
        <p>Thank you,</p>
        <p><em>Human Resources</em></p>
    </body>
</html>

Hinweis

Die Implementierung des HTML-href-Attributs in den Benachrichtigungsvorlagen für die Kommunikationskompatibilität unterstützt derzeit nur einfache Anführungszeichen anstelle von doppelten Anführungszeichen für URL-Verweise.

Automatisieren von Aufgaben für Warnungen und Benutzer mit Microsoft Power Automate

Um einen Power Automate-Flow aus einer empfohlenen Standardvorlage zu erstellen, verwenden Sie die Option Power Automate-Flows verwalten über die Schaltfläche Automatisieren , wenn Sie direkt in einer Warnung arbeiten. Um einen Power Automate-Flow mit Power Automate-Flows verwalten zu erstellen, müssen Sie Mitglied von mindestens einer Rollengruppe für die Kommunikationscompliance sein.

Aufgabenautomatisierung

Wählen Sie die entsprechende Registerkarte für das von Ihnen verwendete Portal aus. Weitere Informationen zum Microsoft Purview-Portal finden Sie im Microsoft Purview-Portal. Weitere Informationen zum Complianceportal finden Sie unter Microsoft Purview-Complianceportal.

  1. Melden Sie sich beim Microsoft Purview-Portal mit den Anmeldeinformationen für ein Administratorkonto in Ihrem Microsoft 365-organization an.
  2. Wechseln Sie zur Kommunikationscompliance-Lösung .
  3. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Richtlinien und dann die Richtlinie aus, die die Richtlinien-Übereinstimmungen enthält, die Sie überprüfen möchten.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Ausstehend aus, und wählen Sie eine Richtlinienentsprechung aus.
  5. Wählen Sie im Menü für warnungsaktionen die Option Power Automate aus.
  6. Wählen Sie auf der Seite Power Automate im Abschnitt Kommunikationscompliancevorlagen, die Ihnen gefällt , eine Standardvorlage aus.
  7. Der Flow listet die für den Flow erforderlichen eingebetteten Verbindungen auf und zeigt an, ob die Verbindungsstatus verfügbar sind. Aktualisieren Sie bei Bedarf alle Verbindungen, die nicht als verfügbar angezeigt werden. Wählen Sie Weiter.
  8. Standardmäßig sind die empfohlenen Flows mit den empfohlenen Kommunikationskonformitäts- und Microsoft 365-Dienstdatenfeldern vorkonfiguriert, die zum Abschließen der zugewiesenen Aufgabe für den Flow erforderlich sind. Passen Sie bei Bedarf die Flowkomponenten an, indem Sie die Schaltfläche Erweiterte Optionen anzeigen verwenden und die verfügbaren Eigenschaften für die Flowkomponente konfigurieren.
  9. Fügen Sie dem Flow bei Bedarf weitere Schritte hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Neuer Schritt klicken. In den meisten Fällen sollte diese Änderung für die empfohlenen Standardvorlagen nicht erforderlich sein.
  10. Wählen Sie Entwurf speichern aus, um den Flow zur späteren weiteren Konfiguration zu speichern, oder wählen Sie Speichern aus, um die Konfiguration für den Flow abzuschließen.
  11. Wählen Sie Schließen aus, um zur Power Automate-Flowseite zurückzukehren. Die neue Vorlage wird als Flow auf der Registerkarte Meine Flows aufgeführt und ist automatisch über die Power Automate-Schaltfläche für den Benutzer verfügbar, der den Flow beim Arbeiten mit Kommunikationscompliancewarnungen erstellt hat.

Freigeben eines Power Automate-Flows

Standardmäßig sind Power Automate-Flows, die von einem Benutzer erstellt wurden, nur für diesen Benutzer verfügbar. Damit andere Kommunikationscompliancebenutzer Zugriff haben und einen Flow verwenden können, muss der Flow vom Flowersteller freigegeben werden. Um einen Flow freizugeben, verwenden Sie die Power Automate-Schaltfläche , wenn Sie direkt in einer Warnung arbeiten.

Um einen Power Automate-Flow freigeben zu können, müssen Sie Mitglied mindestens einer Rollengruppe für die Kommunikationscompliance sein.

Freigeben eines Flows

Wählen Sie die entsprechende Registerkarte für das von Ihnen verwendete Portal aus. Weitere Informationen zum Microsoft Purview-Portal finden Sie im Microsoft Purview-Portal. Weitere Informationen zum Complianceportal finden Sie unter Microsoft Purview-Complianceportal.

  1. Melden Sie sich beim Microsoft Purview-Portal mit den Anmeldeinformationen für ein Administratorkonto in Ihrem Microsoft 365-organization an.
  2. Wechseln Sie zur Kommunikationscompliance-Lösung .
  3. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Richtlinien aus, und wählen Sie dann die Richtlinie aus, die die Richtlinien-Übereinstimmungen enthält, die Sie überprüfen möchten.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Ausstehend und dann eine ausstehende Richtlinienentsprechung aus.
  5. Wählen Sie im Menü für warnungsaktionen die Option Power Automate aus.
  6. Wählen Sie auf der Seite Power Automate-Flows die Registerkarte Meine Flows oder Teamflows aus.
  7. Wählen Sie den flow aus, der freigegeben werden soll, und wählen Sie dann im Menü Flowoptionen die Option Freigeben aus.
  8. Geben Sie auf der Flowfreigabeseite den Namen des Benutzers oder der Gruppe ein, den Sie als Besitzer für den Flow hinzufügen möchten.
  9. Klicken Sie im Dialogfeld Verbindung verwendet auf OK , um zu bestätigen, dass der hinzugefügte Benutzer oder die hinzugefügte Gruppe Vollzugriff auf den Flow hat.

Bearbeiten eines Power Automate-Flows

Wenn Sie einen Flow bearbeiten müssen, verwenden Sie die Power Automate-Schaltfläche , wenn Sie direkt in einer Warnung arbeiten. Um einen Power Automate-Flow zu bearbeiten, müssen Sie Mitglied von mindestens einer Rollengruppe für die Kommunikationscompliance sein.

Bearbeiten eines Flows

Wählen Sie die entsprechende Registerkarte für das von Ihnen verwendete Portal aus. Weitere Informationen zum Microsoft Purview-Portal finden Sie im Microsoft Purview-Portal. Weitere Informationen zum Complianceportal finden Sie unter Microsoft Purview-Complianceportal.

  1. Melden Sie sich beim Microsoft Purview-Portal mit den Anmeldeinformationen für ein Administratorkonto in Ihrem Microsoft 365-organization an.
  2. Wechseln Sie zur Kommunikationscompliance-Lösung .
  3. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Richtlinien aus, und wählen Sie dann die Richtlinie aus, die die Richtlinien-Übereinstimmungen enthält, die Sie überprüfen möchten.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Ausstehend und dann eine ausstehende Richtlinien-Übereinstimmung aus.
  5. Wählen Sie im Menü für warnungsaktionen die Option Power Automate aus.
  6. Wählen Sie auf der Seite Power Automate-Flows den zu bearbeitenden Flow aus. Wählen Sie im Menü "Flusssteuerung" die Option Bearbeiten aus.
  7. Wählen Sie aus den Auslassungspunkten>Einstellungen aus, um eine Flowkomponenteneinstellung zu ändern, oder aus den Auslassungspunkten>Löschen , um eine Flowkomponente zu löschen.
  8. Wählen Sie Speichern und dann Schließen aus, wenn Sie die Bearbeitung des Flows abgeschlossen haben.

Löschen eines Power Automate-Flows

Wenn Sie einen Flow löschen müssen, verwenden Sie die Power Automate-Schaltfläche , wenn Sie direkt in einer Warnung arbeiten. Um einen Power Automate-Flow löschen zu können, müssen Sie Mitglied von mindestens einer Rollengruppe für die Kommunikationscompliance sein.

Löschen eines Flows

Wählen Sie die entsprechende Registerkarte für das von Ihnen verwendete Portal aus. Weitere Informationen zum Microsoft Purview-Portal finden Sie im Microsoft Purview-Portal. Weitere Informationen zum Complianceportal finden Sie unter Microsoft Purview-Complianceportal.

  1. Melden Sie sich beim Microsoft Purview-Portal mit den Anmeldeinformationen für ein Administratorkonto in Ihrem Microsoft 365-organization an.
  2. Wechseln Sie zur Kommunikationscompliance-Lösung .
  3. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Richtlinien aus, und wählen Sie dann die Richtlinie aus, die die Richtlinien-Übereinstimmungen enthält, die Sie überprüfen möchten.
  4. Wählen Sie die Registerkarte Ausstehend und dann eine ausstehende Richtlinienentsprechung aus.
  5. Wählen Sie im Menü für warnungsaktionen die Option Power Automate aus.
  6. Wählen Sie auf der Seite Power Automate-Flows den Flow aus, den Sie löschen möchten. Wählen Sie im Menü der Flusssteuerung die Option Löschen aus.
  7. Wählen Sie im Löschbestätigungsdialogfeld Löschen aus, um den Flow zu entfernen, oder wählen Sie Abbrechen aus.