IT-Administratoren – Übersicht über externe Zusammenarbeitsoptionen in Microsoft 365

Mit Microsoft 365 können Ihre Benutzer auf unterschiedliche Weise mit Personen außerhalb Ihrer organization zusammenarbeiten. Benutzer können Dateien freigeben, Gäste zu Teams einladen, Besprechungen mit externen Teilnehmern abhalten und mit Personen aus anderen Organisationen chatten. In diesem Artikel werden die verfügbaren Optionen für die externe Zusammenarbeit sowie Links zu den Inhalten behandelt, die Sie jeweils konfigurieren müssen.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Möglichkeiten, wie Personen von außerhalb Ihrer organization auf Ihre Microsoft 365-Ressourcen zugreifen können:

Aktivität	Kontotyp	Standardeinstellung
Authentifizierte Datei- und Ordnerfreigabe	Gastkonto	Aktiviert
Freigabeeinstellungen für Websites	Gastkonto	Aktiviert
Teamfreigabe	Gastkonto	Aktiviert
Cloudübergreifende Freigabe	Gastkonto	Deaktiviert
Mehrinstanzenfähige organization-Freigabe	Gastkonto	Deaktiviert
Freigegebener Kanal in Teams	Vorhandenes externes Microsoft 365-Konto	Deaktiviert
Externer Chat und Besprechungen	Vorhandenes externes Microsoft 365-Konto	Aktiviert
Cloudübergreifende Besprechungen	Vorhandenes externes Microsoft 365-Konto	Deaktiviert
Anonyme Besprechungsbeitritte	Keine	Aktiviert
Nicht authentifizierte Datei- und Ordnerfreigabe	Keine	Aktiviert

Personen außerhalb Ihres organization haben keinen Zugriff, es sei denn, ein Benutzer in Ihrem organization initiiert eine dieser Aktivitäten. Sie können jede dieser Einstellungen deaktivieren, wenn Sie diese Aktivität in Ihrem organization nicht zulassen möchten.

Wenn Sie Geschäftsprozesse oder Anforderungen im Hinblick auf die Genehmigung der Zusammenarbeit mit externen Organisationen haben, finden Sie weitere Informationen unter Onboarding vertrauenswürdiger Anbieter für die Zusammenarbeit in Microsoft 365.

Dokument-, Website- und Teamfreigabe mit Gastkonten

Zum Freigeben von Dokumenten, Websites und Teams für Personen außerhalb Ihrer organization werden Gastkonten verwendet. Gastkonten sind ein Kontotyp in Microsoft Entra ID, der über Microsoft Entra B2B-Zusammenarbeit verwaltet wird. Sie können verwendet werden, um Ressourcen in Ihrem organization für jeden freizugeben, der über eine E-Mail-Adresse verfügt, einschließlich Personen in anderen Microsoft 365-Cloudumgebungen. Sie können Gastkonten auf die gleiche Weise verwalten, wie Sie Benutzer in Ihrem organization verwalten. Gäste benötigen keine Lizenz für die meisten Features der Zusammenarbeit.

Gäste können nur auf Ressourcen zugreifen, die Sie speziell für sie freigeben.

Wenn der Gast über ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto in einem anderen organization oder ein Microsoft-Konto verfügt, kann er sich mit dem regulären Benutzernamen und Kennwort anmelden. Wenn sie über einen anderen Kontotyp verfügen , z. B. ein Gmail-Konto, können sie sich mit einer einmalkennung anmelden, die an ihre E-Mail-Adresse gesendet wird.

Mit Gästen können Sie:

• Laden Sie sie zu Microsoft 365-Gruppen, Teams oder SharePoint-Websites ein, wo sie mit Personen in Ihrem organization zusammenarbeiten können.
• Geben Sie eine einzelne Datei oder einen Ordner für sie freigegeben, die sie je nach den von Ihnen erteilten Berechtigungen anzeigen oder bearbeiten können.

Informationen zum Planen der Zusammenarbeit mit Gästen in Microsoft 365 finden Sie in den folgenden Referenzen:

• Planen der externen Zusammenarbeit

• Einrichten einer sicheren Dateifreigabe und Zusammenarbeit mit Microsoft Teams

Informationen zum Einrichten von Microsoft 365 für die Zusammenarbeit mit Gästen finden Sie in den folgenden Referenzen:

• Zusammenarbeit mit Gästen an einem Dokument

• Zusammenarbeit mit Gästen in einer Website

• Zusammenarbeit mit Gästen in einem Team

Freigegebene Kanäle

Freigegebene Kanäle sind eine Art Von Teams-Kanal, mit dem Sie mit Personen außerhalb des Teams teilen können, einschließlich Personen in anderen Microsoft 365-Organisationen. Während freigegebene Kanäle in Teams standardmäßig aktiviert sind, ist die externe Zusammenarbeit mit freigegebenen Kanälen standardmäßig deaktiviert. Die externe Zusammenarbeit mit freigegebenen Kanälen verwendet Microsoft Entra direkte B2B-Verbindung, mit der Sie Personen aus anderen Microsoft 365-Organisationen zu Teams-Kanälen hinzufügen können, ohne dass Sie ein Gastkonto erstellen müssen.

Freigegebene Kanäle haben gegenüber Gastkonten einen besonderen Vorteil, da sie keine externen Teilnehmer benötigen, um Konten im Teams-Desktopclient zu wechseln oder sich bei Ihrem organization anzumelden. Sie können ihr reguläres Geschäfts-, Schul- oder Unikonto verwenden und direkt auf den Kanal zugreifen.

Das Freigeben von Kanälen mit Personen außerhalb Ihres organization erfordert, dass Ihre organization und die externe organization beide eine Organisationsbeziehung in Microsoft Entra B2B Direct Connect konfigurieren.

Informationen zum Einrichten von Microsoft 365 für die externe Zusammenarbeit mit freigegebenen Kanälen finden Sie in den folgenden Referenzen:

• Planen der externen Zusammenarbeit

• Freigegebene Kanäle in Microsoft Teams

• Zusammenarbeit mit externen Teilnehmern in einem Kanal

Externer Chat und Besprechungen

Benutzer in Ihrem organization können chatten, Benutzer zu Besprechungen hinzufügen und Audio- oder Videokonferenzen in Teams mit Benutzern in externen Microsoft 365-Organisationen verwenden. Standardmäßig können Benutzer in Ihrem organization auf diese Weise mit allen anderen Microsoft 365-Domänen kommunizieren. Personen in anderen Organisationen können auf diese Weise mit Ihren Benutzern kommunizieren, wenn diese die E-Mail-Adresse des Benutzers kennen. Sie können bestimmte Domänen zulassen oder blockieren oder alle Domänen blockieren, wenn Sie das Feature deaktivieren möchten.

Sie können benutzern in Ihrem organization auch erlauben, mit Personen außerhalb Ihrer organization zu kommunizieren, die Teams-Konten verwenden, die nicht von einem organization verwaltet werden, sowie mit Skype for Business (online und lokal) und Skype-Benutzern.

Gastkonten werden nicht als Teil externer Chats und Besprechungen verwendet. Externe Teilnehmer bleiben bei ihrem organization oder bei Skype angemeldet und können direkt mit Personen in Ihrem organization kommunizieren. Sie haben keinen Zugriff auf Ihre Teams oder Kanäle.

Informationen zum Einrichten von Microsoft 365 für externe Chats und Besprechungen finden Sie in den folgenden Referenzen:

• Verwenden Sie den Gastzugriff und den externen Zugriff, um mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens zusammenzuarbeiten

• Verwalten des externen Zugriffs in Microsoft Teams.

Anonyme Besprechungsbeitritte

Personen von außerhalb Ihres organization können auf folgende Weise an Besprechungen teilnehmen:

• Wenn sie bei Ihrem organization mit einem Gastkonto angemeldet sind, nehmen sie als Gast an Besprechungen teil.

• Wenn sie bei einem anderen organization mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto angemeldet sind und sich beide Organisationen gegenseitig beim externen Zugriff vertrauen oder Teil einer cloudübergreifenden Besprechungsverbindung sind, nehmen sie als externer Teilnehmer an Besprechungen teil.

• Wenn sie kein Gast oder externer Teilnehmer sind, müssen sie anonym an Besprechungen teilnehmen.

Wenn die Einstellung für anonyme Teilnahme für Ihre organization aktiviert ist, können anonyme Benutzer über einen für sie freigegebenen Besprechungslink (z. B. einen Link in der Besprechungseinladung) an einer Besprechung teilnehmen. Sie werden aufgefordert, einen Anzeigenamen ihrer Wahl einzugeben, wenn sie anonym an der Besprechung teilnehmen. Abhängig von den Warteeinstellungen kann der anonyme Benutzer automatisch zur Besprechung zugelassen oder zu einem Wartebereich hinzugefügt werden, in dem der Besprechungsorganisator (oder Besprechungsteilnehmer mit der Rolle des Referents) den Zugriff auf die Besprechung zulassen oder verweigern kann.

Es ist nicht möglich, die Identität anonymer Benutzer vor, während oder nach der Besprechung zu überprüfen.

Sie können die Möglichkeit anonymer Benutzer, an Besprechungen teilzunehmen, auf organization Ebene und über Besprechungsrichtlinieneinstellungen steuern. Informationen zum Konfigurieren der anonymen Teilnahme für Besprechungen finden Sie unter Verwalten des Anonymen Teilnehmerzugriffs auf Teams-Besprechungen.

Nicht authentifizierter Datei- und Ordnerzugriff

In Microsoft 365 können Dateien und Ordner in Teams, SharePoint und OneDrive mithilfe von nicht authentifizierten Links (oder Jeder ) freigegeben werden. Jeder, der über den Link verfügt, erhält Zugriff auf das freigegebene Element. Jeder Link kann für andere Personen freigegeben werden, sodass diese Personen auf die Datei oder den Ordner zugreifen können.

Personen, die einen Jeder-Link verwenden, müssen sich nicht authentifizieren, und ihr Zugriff kann nicht überwacht werden. Datei- und Ordnerbesitzer können den Zugriff jederzeit widerrufen, indem sie den Link löschen.

Jeder-Links können nicht mit Dateien in einer freigegebenen Kanalwebsite von Teams verwendet werden.

Informationen zum Arbeiten mit anonymer Datei- und Ordnerfreigabe finden Sie in den folgenden Referenzen:

• Verwalten der Freigabeeinstellungen

• Bewährte Methoden zum Freigeben von Dateien und Ordnern für nicht authentifizierte Benutzer

Cloudübergreifende Freigabe und Besprechungen

Sie können auf folgende Weise mit Benutzern in anderen Microsoft Azure-Cloudumgebungen (z. B. zwischen Microsoft Azure Commercial und Microsoft Azure Government) zusammenarbeiten:

• Cloudübergreifender Gastzugriff : Sie können Dokumente, Websites und Teams für Organisationen freigeben, die sich in anderen Microsoft Azure-Cloudumgebungen befinden.

• Cloudübergreifende Besprechungen : Sie können Personen in anderen Microsoft Azure-Cloudumgebungen mit einer authentifizierten Besprechungserfahrung treffen, für die keine Gastkonten erforderlich sind.

Beide Optionen erfordern, dass Sie Verbindungen mit der anderen Cloudumgebung aktivieren und eine Organisationsbeziehung mit dem spezifischen organization einrichten, mit dem Sie zusammenarbeiten möchten.

Informationen zum Einrichten des cloudübergreifenden Gastzugriffs finden Sie unter Zusammenarbeit mit Gästen aus anderen Microsoft 365-Cloudumgebungen.

Informationen zum Einrichten cloudübergreifender Besprechungen finden Sie unter Treffen mit Personen in anderen Microsoft 365-Cloudumgebungen.

Mehrinstanzenfähige Organisationen

Wenn Ihr organization mehrere Microsoft 365-Mandanten verwaltet, können Sie eine mehrinstanzenfähige organization in Microsoft 365 einrichten, um die Zusammenarbeit und den Ressourcenzugriff zwischen Mandanten zu erleichtern. Mehrinstanzenfähige Organisationen synchronisieren Benutzer zwischen Mandanten mithilfe von Microsoft Entra B2B-Zusammenarbeitsbenutzern. Mit dem neuen Microsoft Teams-Desktopclient können Benutzer nach Benutzern in anderen Mandanten suchen, Echtzeitbenachrichtigungen von allen Mandanten in den mehrinstanzenfähigen organization erhalten und an Chats, Besprechungen und Anrufen in allen Mandanten teilnehmen, ohne dass sie den Mandanten wechseln müssen.

Informationen zum Einrichten einer mehrinstanzenfähigen organization finden Sie unter Planen für mehrinstanzenfähige Organisationen in Microsoft 365 und Einrichten einer mehrinstanzenfähigen Organisation in Microsoft 365.

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