Verwenden der App "Virtuelle Termine" in Microsoft Teams
Für einige in diesem Artikel beschriebene Features ist Teams Premium erforderlich.
Bevor Sie beginnen
Dieser Artikel richtet sich in erster Linie an Benutzer in Ihrer Organisation, die die App "Virtuelle Termine" für Mitarbeiter in ihrem Team einrichten. Dies kann Vorgesetzte, Vorgesetzte, Planer oder andere Mitarbeiter umfassen. Benutzern, die zunächst einen freigegebenen Terminkalender erstellen, wird automatisch die Administratorrolle "Virtuelle Termine" für diesen Kalender zugewiesen und können die meisten Aufgaben in diesem Artikel ausführen.
Wenn Sie EIN IT-Administrator sind, erfahren Sie unter Verwalten der App für virtuelle Termine , wie Sie den Zugriff auf die App in Ihrer Organisation steuern.
Teammitglieder können die App im Teams App Store finden, oder Sie können den Installationslink freigeben, um sie zu finden. IT-Administratoren können eine App-Setuprichtlinie verwenden, um die App für Ihre Organisation anzuheften, oder Teammitglieder können die App selbst anheften.
Übersicht über die App
Verwenden Sie die App "Virtuelle Termine" in Microsoft Teams für alle Ihre anforderungen an virtuelle Termine. Die App ermöglicht eine nahtlose End-to-End-Erfahrung für Business-to-Customer-Engagements und integriert Zeitpläne, Analysen und Verwaltungsoptionen an einem Ort.
Sie können virtuelle Termine planen, anzeigen und verwalten, Statusaktualisierungen in Echtzeit in einer Warteschlangenansicht abrufen, Terminerinnerungen senden, Analysen und Berichte zu aktivitäten virtueller Termine anzeigen und Kalender-, Personal- und Buchungsseiteneinstellungen konfigurieren.
Verwenden Sie es, um Termine wie Finanzberatungen, Besuche im Gesundheitswesen, virtuelle Einrichtungen, Interviews, Kundensupport, Education-Sprechstunden und vieles mehr zu planen und zu verwalten. Sie können auch eine Online-Buchungsseite für Ihre Kunden, Kunden und Patienten veröffentlichen, um Termine mit Ihren Mitarbeitern zu buchen.
Die App erleichtert die Verwaltung der komplexen Planungsanforderungen jeder Organisation. Planende Personen können die Kalender mehrerer Abteilungen und Mitarbeitenden sowie die Kommunikation mit internen und externen Teilnehmerinnen und Teilnehmern über eine einzige Anwendung verwalten.
Die virtuellen Termine werden über Teams-Besprechungen abgehalten, die stabile Videokonferenzfunktionen bieten. Beispielsweise kann ein Arzt oder eine Ärztin den Bildschirm teilen und Testergebnisse mit einem Patienten überprüfen. Oder ein Bankberater kann elektronische Signaturen für Dokumente anfordern, sodass er Transaktionen aus der Ferne abschließen kann.
Sie erhalten eine Erfahrung, die auf Ihre Branche zugeschnitten ist. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Sie es in Ihrer Organisation verwenden können.
| Gesundheitswesen | Finanzdienstleistungen | Einzelhandel | Vertrieb | HR |
|---|---|---|---|---|
|
|
|
|
|
Mit einer Teams-Lizenz können Sie grundlegende Funktionen für virtuelle Termine verwenden, die es einfach machen, Business-to-Customer-Besprechungen zu planen und daran teilzunehmen. Beispielsweise können Sie Termine im Kalender planen, und externe Teilnehmer können über einen Browser teilnehmen , ohne Teams herunterladen zu müssen. Teams Premium stellt erweiterte Funktionen für virtuelle Termine frei, um die Erfahrung zu verwalten und zu personalisieren. Dazu gehören eine Warteschlangenansicht geplanter und bedarfsgesteuerter Termine, SMS-Benachrichtigungen, benutzerdefinierte Warteräume und Analysen.
Einrichten eines Terminkalenders
Um Termine in der App zu planen und zu verwalten, müssen Sie zunächst einen Terminkalender einrichten. Sie müssen über die Administratorrolle "Virtuelle Termine" verfügen, um die meisten Terminkalendereinstellungen einzurichten und zu verwalten.
Schritt 1: Erstellen eines neuen Terminkalenders oder Verbinden eines vorhandenen Kalenders
Erstellen Sie zunächst einen neuen Terminkalender, oder verbinden Sie einen vorhandenen Terminkalender, den Sie zuvor erstellt haben.
So erstellen Sie einen neuen Terminkalender
Wählen Sie auf der Registerkarte Start oder auf der Registerkarte Zeitplan der App Terminkalender erstellen aus.
Füllen Sie das Formular aus, und wählen Sie die relevante Dienstkategorie für Ihre Organisation aus. Wenn Sie Teil einer größeren Organisation sind, sollten Sie separate Kalender für bestimmte Abteilungen in Ihrer Organisation erstellen.
Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Kalenders in virtuellen Terminen.
So arbeiten Sie mit einem vorhandenen Terminkalender
- Wählen Sie in der App auf der Registerkarte Start oder auf der Registerkarte Zeitplan die Option Vorhandenen Kalender verbinden aus.
- Suchen Sie nach dem gewünschten Kalender, wählen Sie ihn aus, und wählen Sie dann Fertig aus.
Schritt 2: Hinzufügen von Mitarbeitern
Sie können einem Terminkalender bis zu 100 Mitarbeiter hinzufügen. Jeder Person, die Sie hinzufügen, wird ihr Kalender auf der Registerkarte Zeitplan angezeigt. Planer können dann ihre Verfügbarkeit in der App anzeigen und Termine für sie planen.
- Wählen Sie auf der Registerkarte Verwalten die Option Mitarbeiter aus.
- Fügen Sie Mitarbeitende hinzu und weisen Sie jeder Person, die Sie hinzufügen, eine Rolle zu.
Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen und Verwalten von Mitarbeitern, um die Planung zum Kinderspiel zu machen.
Schritt 3: Hinzufügen von Diensten mithilfe von Termintypen
Fügen Sie als Nächstes dienste zum Kalender hinzu, indem Sie den entsprechenden Termintyp verwenden. Bevor Sie dies tun, ist es wichtig, die beiden verschiedenen Termintypen zu verstehen, damit Sie den Termintyp auswählen können, der die von Ihrer Organisation angebotenen Dienste am besten darstellt:
- Geplanter Termintyp: Wird von Planern verwendet, um geplante Termine für Mitarbeiter und Teilnehmer zu buchen. Diese Termine werden für ein bestimmtes Datum, eine bestimmte Uhrzeit und eine bestimmte Dauer geplant.
- On-Demand-Termintyp: Wird von Ihren Kunden, Kunden und Patienten für On-Demand-Termine verwendet. On-Demand-Termine sind für Dienstleistungen vorgesehen, die auf Anfrage angeboten werden, ähnlich wie ein begehbarer Warteraum. Dieses Feature erfordert Teams Premium.
- Um einen Dienst hinzuzufügen, wählen Sie auf der Registerkarte Verwalten die Option Dienste und dann unter Geplant oder Bei Bedarf die Option Dienst hinzufügen aus.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wenn Sie Geplant ausgewählt haben, führen Sie die Schritte unter Geplante Termine aus.
- Wenn Sie On-Demand ausgewählt haben, führen Sie die Schritte unter On-Demand-Termine aus.
Geplante Termine
Geben Sie einen Namen für den Dienst ein. Beispiel: Kontoeröffnung, Verlängerung von Rezepten, Kreditberatung oder Steuervorbereitung.
Geben Sie alle anderen gewünschten Informationen und Einstellungen an. Planer können dann den Termintyp verwenden, um einen Termin zu planen. Die Information, die Sie hinzufügen, wird in die E-Mail-Bestätigung aufgenommen, die bei jeder Buchung dieser Art von Termin an die Teilnehmenden gesendet wird.
Sie können Optionen konfigurieren, z. B. ob Teilnehmer über einen Desktop oder mobilen Browser teilnehmen können, ohne Teams herunterladen zu müssen, eine E-Mail-Erinnerung hinzufügen, SMS-Textbenachrichtigungen einrichten und Formulare verknüpfen zu müssen.
Einrichten von SMS-Textbenachrichtigungen
Dieses Feature ist jetzt Teil von Teams Premium.
Teilnehmer benötigen eine gültige Telefonnummer für die USA, Kanada oder das Vereinigte Königreich, bevor sie SMS-Benachrichtigungen empfangen können.
Um SMS-Benachrichtigungen standardmäßig an Teilnehmer zu senden, aktivieren Sie Sms senden. Teilnehmer erhalten Bestätigungs- und Erinnerungstextnachrichten, die den Teams-Besprechungslink und geplante Termindetails enthalten. Sie können den Empfang der Nachrichten deaktivieren, indem sie STOP beantworten oder den Empfang fortsetzen, indem sie START beantworten.
Beachten Sie, dass Planer später die Einstellung nach Bedarf deaktivieren können, wenn sie den Termintyp zum Planen eines Termins verwenden.
Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von SMS zum Erinnern von Kunden an ihren Termin.
Hinweis
Administratoren können den Nutzungsbericht für SMS-Benachrichtigungen verwenden, um zu sehen, wie Ihre Mitarbeiter SMS-Benachrichtigungen mit virtuellen Terminen verwenden.
Formulare verknüpfen
Sie können bis zu vier Formulare für Teilnehmer verknüpfen, um jedes Mal auszufüllen, wenn ein geplanter Termintyp gebucht wird. Sie können z. B. verlangen, dass Teilnehmer ein Registrierungsformular ausfüllen, bevor sie einem Termin beitreten.
Um ein Formular zu verknüpfen, wählen Sie Formular verknüpfen aus.
Geben Sie die URL des Formulars ein und wählen Sie dann Link aus.
Wenn Sie zum ersten Mal ein Formular verknüpfen, werden Sie aufgefordert, eine Microsoft 365-Gruppe zum Speichern von Formularen zu erstellen. Wählen Sie Gruppe erstellen aus, um die Gruppe zu erstellen. Sie müssen dies nur einmal für den Buchungskalender tun.
Beachten Sie beim Arbeiten mit Formularen Folgendes:
- Um Änderungen an einem Formular vorzunehmen, das bereits mit einer Terminart verknüpft ist, wählen Sie das Formular in der Terminart oder in der Microsoft 365-Gruppe unter https://forms.office.com.
- Das Hochladen von Dateien in Formulare, die eine Frage zum Hochladen von Dateien enthalten, wird unterstützt, wenn alle Teilnehmende aus derselben Organisation stammen.
Wenn ein Planer den Termintyp verwendet, um einen Termin zu planen, kann gewählt werden, ob er oder sie das Formular einschließen, entfernen oder andere Formulare hinzufügen möchte, die Sie mit dem Termintyp verknüpft haben. Teilnehmende müssen das Formular ausfüllen, bevor sie am Termin teilnehmen.
Hinweis
Wenn Sie ein Gesundheitsdienstleister sind, sollten alle Informationen, die von Ihnen oder Patienten in Teams bereitgestellt werden (einschließlich der Formular-App, der App für virtuelle Termine, Besprechungsaufzeichnungen, falls von Ihnen aktiviert, oder anderen virtuellen Teams-Termindiensten), die für die Kontinuität oder Aufbewahrung medizinischer Aufzeichnungen erforderlich sind, von Ihnen heruntergeladen, kopiert und/oder notiert werden. Dieser Service führt keine gesetzlichen Krankenakten oder einen bestimmten Datensatz.
On-Demand-Termine
Für dieses Feature ist Teams Premium erforderlich.
Geben Sie einen Namen für den Dienst ein. Beispiel: Drop-in-Termin, Kontoeröffnung, Verlängerung von Rezepten, Kreditberatung oder Steuervorbereitung.
Ihre Kunden, Kunden und Patienten können dann den Termintyp auf Ihrer Buchungsseite auswählen, um einen On-Demand-Termin mit Ihren Mitarbeitern anzufordern.
Veröffentlichen einer Buchungsseite
Wenn Sie ein Administrator für virtuelle Termine sind, können Sie eine Online-Buchungsseite veröffentlichen, auf der Personen geplante und on-demand-Termine mit Ihren Mitarbeitern buchen können.
Wählen Sie auf der Registerkarte Verwalten die Option Buchungsseite veröffentlichen aus.
Aktivieren Sie die Buchungsseite veröffentlichen.
Damit Personen On-Demand-Termine auf Ihrer Buchungsseite anfordern können, aktivieren Sie Anfragen für On-Demand-Dienste zulassen.
Für dieses Feature ist Teams Premium erforderlich.
Hier sehen Sie ein Beispiel dafür, wie eine veröffentlichte Buchungsseite aussieht.
Sie können Ihre Buchungsseiteneinstellungen in der Bookings-Web-App anpassen und verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen und Veröffentlichen Ihrer Buchungsseite für Kunden zum Planen von Terminen und Anpassen und Veröffentlichen Ihrer Buchungsseite.
Überwachen von Terminen und Abrufen von Echtzeitstatusaktualisierungen in der Warteschlangenansicht
Für dieses Feature ist Teams Premium erforderlich.
Die Warteschlangenansicht auf der Registerkarte Warteschlange bietet Ihren Mitarbeitern ein Dashboard zum Überwachen aller geplanten und bedarfsgesteuerten virtuellen Termine für den Tag mit Updates in Echtzeit.
Von der Warteschlange aus können Planer eine neue Buchung hinzufügen, relevante Termindetails einsehen und den Terminstatus im Laufe des Tages überprüfen. Sie können auch E-Mail-Erinnerungen an zugewiesene Mitarbeiter und Teilnehmer senden und SMS-Benachrichtigungen für geplante Termine an Teilnehmer senden. Mitarbeiter können Direkt aus der Warteschlange an Terminen teilnehmen und diese verwalten.
Wenn ein Teilnehmer dem Warteraum beitritt, ändert sich der Status, und seine Wartezeit wird angezeigt und nachverfolgt. Die Ansicht wird automatisch mit farblich gekennzeichneten Updates aktualisiert, so dass Änderungen leicht erkannt werden können.
Anzeigen von Analysen
Der Nutzungsbericht für virtuelle Termine auf der Registerkarte Analyse bietet Ihnen eine Übersicht über die Aktivitäten virtueller Termine in Ihrer Organisation. Der Bericht enthält wichtige Metriken wie Die Gesamtzahl der Termine, die Termindauer, die Wartezeit des Wartebereichs und keine Einsendungen. Sie können detaillierte Aktivitäten für virtuelle Termine anzeigen, die über mehrere Planungseinstiegspunkte geplant und durchgeführt wurden, und einen Drilldown in einzelne Termindaten durchführen.
Die Analyseumgebung hängt von der Benutzerrolle ab:
- Virtuelle Terminadministratoren erhalten Organisationsanalysen. Wenn Sie ein Administrator sind, wird ein Bericht auf Organisationsebene angezeigt, in dem aggregierte Analysen für alle Abteilungen in Ihrer Organisation angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Nutzungsbericht für virtuelle Termine.
- Nicht-Administratoren erhalten entweder abteilungsbezogene oder individuelle Analysen. Mitarbeiter, die einer Abteilung zugeordnet sind, sehen einen Bericht mit Daten für die angegebene Abteilung. Wenn eine Person keiner Abteilung zugeordnet ist, zeigt der Bericht Daten für die von ihnen durchgeführten Termine an. Weitere Informationen finden Sie unter Analysieren der Nutzung virtueller Termine.
Verwandte Artikel
- Was sind virtuelle Termine? Hilfedokumentation für Ihre Benutzer
- Virtuelle Termine mit Teams
- Verwalten der Teilnahmeerfahrung für virtuelle Teams-Termine in Browsern
- Teams Premium-Lizenzierung