E-Mail-Nachricht in der Copilot for Sales-App verfassen

Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen oder Ihren Kunden per E-Mail antworten, nutzt Copilot for Sales KI, um Inhalte vorzuschlagen. So sparen Sie Zeit und Mühe beim Verfassen der perfekten Nachricht, um ein Geschäft voranzutreiben. Wählen Sie aus vordefinierten Antwortkategorien oder geben Sie Ihren eigenen Text ein und die KI generiert den vorgeschlagenen Inhalt. Sie können den vorgeschlagenen Inhalt so verwenden oder ihn auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Anmerkung

• Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn sie von Ihrem Administrator aktiviert wurde. Weitere Informationen: Vorgeschlagene E-Mail-Inhalte in Outlook konfigurieren
• Der KI-generierte Inhalt ist nur ein Vorschlag. Es liegt in Ihrer Verantwortung, den vorgeschlagenen Inhalt zu überprüfen und zu bearbeiten, um sicherzustellen, dass er korrekt und angemessen ist, bevor Sie Ihre E-Mail senden.

Lizenzanforderungen

Die in diesem Artikel erwähnten Funktionen stehen nur Benutzenden mit der Copilot for Sales-Standardlizenz zur Verfügung. Wenn Sie über die Copilot for Sales-Premiumlizenz verfügen, können Sie das integrierte Erlebnis in Microsoft Outlook sehen. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Nachricht mithilfe von Vertriebsinformationen in Outlook entwerfen.

Anatomie des vorgeschlagenen Inhalts

Anmerkung	Eigenschaft
1	Informationen aus CRM werden in blau angezeigt. Weitere Informationen: Datenquelle in den vorgeschlagenen Inhalten anzeigen
2	Besprechungszeit vorgeschlagen. Weitere Informationen: Besprechungsvorschlag hinzufügen oder entfernen
3	Teilen Sie Feedback, indem Sie den „Daumen nach oben“- oder „Daumen nach unten“-Pfeil verwenden. Weitere Informationen: Feedback teilen
4	Ändern Sie die in den vorgeschlagenen Inhalten verwendete Verkaufschance. Weitere Informationen: Die vorgeschlagenen Inhalte um eine weitere Verkaufschance erweitern
5	Vorgeschlagenen Inhalt der E-Mail hinzufügen.
6	Kopieren Sie den vorgeschlagenen Inhalt und fügen Sie ihn in eine E-Mail oder einen Teams-Chat ein.
7	Weitere Optionen Menü zu: Setzen Sie Vorgeschlagenen Inhalt auf die vorherige Version zurück. Weitere Informationen: Wiederherstellen von vorgeschlagenem Inhalt Generieren Sie eine weitere Version des vorgeschlagenen Inhalts. Beginnen Sie von vorne und generieren Sie einen neuen vorgeschlagenen Inhalt.
8	Passen Sie den Menüentwurf an: Länge des vorgeschlagenen Inhalts festlegen Ton des vorgeschlagenen Inhalts anpassen Besprechungsvorschlag hinzufügen oder entfernen Sprache des vorgeschlagenen Inhalts festlegen Vorgeschlagenen Inhalt verfeinern

Unterstützte Sprachen

Eine Liste der unterstützten Sprachen finden Sie unter Unterstützte Sprachen.

Die E-Mail und der benutzerdefinierte Text müssen auf einer unterstützten Sprache verfasst sein, um den vorgeschlagenen Inhalt zu generieren.

Eine E-Mail-Antwort mithilfe vordefinierter Kategorien erstellen

Sie können Antwortvorschläge erhalten, wenn Sie auf eine Kunden-E-Mail antworten oder eine lesen.

1. In Outlook:

   • Öffnen Sie eine Kunden-E-Mail und wählen Sie Antworten. Wählen Sie in der Bannernachricht oben im E-Mail-Entwurf die Option Jetzt Copilot verwenden aus.

   • Wenn Sie eine E-Mail lesen, öffnen Sie den Copilot for Sales-Bereich.

2. Wählen Sie auf der Karte Wichtige E-Mail-Informationen den Abwärtspfeil neben der Schaltfläche E-Mail entwerfen und wählen Sie dann eine vordefinierte Kategorie aus.

   

3. Überprüfen Sie den Vorgeschlagenen Inhalt.

   Um einen anderen Vorschlag zu generieren, wählen Sie Weitere Optionen und dann Erneut versuchen.

   Sie können auch die vorherige Version des vorgeschlagenen Inhalts wiederherstellen oder bei Bedarf den vorgeschlagenen Inhalt verfeinern.

4. Wählen Sie Zu E-Mail hinzufügen, um den Inhalt des Artikels, der in den E-Mail-Text eingefügt wurde, zu kopieren.

   Anmerkung

   Vorhandene Inhalte im E-Mail-Text werden nicht ersetzt. Der vorgeschlagene Inhalt wird allen vorhandenen Inhalten im E-Mail-Text vorangestellt.

   

5. Bearbeiten Sie den Inhalt der E-Mail nach Bedarf und senden Sie sie dann.

Erstellen Sie eine E-Mail-Nachricht mit einer benutzerdefinierten Eingabeaufforderung

Wenn die vordefinierten Antwortkategorien nicht Ihren Anforderungen entsprechen, können Sie benutzerdefinierte Eingabeaufforderung eingeben, um vorgeschlagene Inhalte zu generieren.

Sie können vorgeschlagene E-Mail-Inhalte erhalten, wenn Sie auf eine Kunden-E-Mail antworten, eine E-Mail lesen oder eine neue E-Mail verfassen.

Anmerkung

• Informationen aus CRM werden nicht angezeigt, wenn benutzerdefinierte Eingabeaufforderung für generierte vorgeschlagene E-Mail-Inhalte verwendet wird.

• Sie können auch vorgeschlagene Inhalte für E-Mails generieren, die interne E-Mail-Adressen enthalten. Wenn alle E-Mail-Adressen intern sind, wird nur die Option zur Eingabe der benutzerdefinierten Eingabeaufforderung angezeigt. Wenn Sie eine externe E-Mail-Adresse hinzufügen, werden vordefinierte Antwortkategorien zur Verfügung gestellt.

1. In Outlook:

   • Wenn Sie auf die E-Mail eines Kunden antworten oder eine neue E-Mail verfassen, wählen Sie in der Bannernachricht oben im E-Mail-Entwurf die Option Copilot jetzt verwenden aus.

   • Wenn Sie eine E-Mail lesen, öffnen Sie den Copilot for Sales-Bereich.

2. Wählen Sie auf der Karte Wichtige E-Mail-InformationenE-Mail verfassen aus.

   

   Anmerkung

   Beim Verfassen einer neuen E-Mail sind vordefinierte Antwortkategorien nicht verfügbar. Sie können nur eine benutzerdefinierte Eingabeaufforderung eingeben oder eine E-Mail erstellen, um Ihr Verkaufsgespräch zusammenzufassen.

3. Geben Sie im Textfeld einen Satz ein, um die Art der Antwort zu beschreiben, die Sie senden möchten.

4. Um eine vorgeschlagene Eingabeaufforderung zu verwenden, wählen Sie dann eine Eingabeaufforderung aus. Weitere Informationen: Vorgeschlagene Eingabeaufforderungen verwenden

5. Um eine gespeicherte Eingabeaufforderung zu verwenden, wählen Sie und dann die Eingabeaufforderung aus, die Sie verwenden möchten. Weitere Informationen: Speichern Sie benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen und verwenden Sie sie wieder

   

6. Wählen Sie Entwurf erstellen.

7. Überprüfen Sie den Vorgeschlagenen Inhalt.

   Um einen anderen Vorschlag zu generieren, wählen Sie Weitere Optionen und dann Erneut versuchen.

   Sie können auch die vorherige Version des vorgeschlagenen Inhalts wiederherstellen oder bei Bedarf den vorgeschlagenen Inhalt verfeinern.

8. Wählen Sie Zu E-Mail hinzufügen, um den Inhalt des Artikels, der in den E-Mail-Text eingefügt wurde, zu kopieren.

   Anmerkung

   Vorhandene Inhalte im E-Mail-Text werden nicht ersetzt. Der vorgeschlagene Inhalt wird allen vorhandenen Inhalten im E-Mail-Text vorangestellt.

9. Bearbeiten Sie den Inhalt der E-Mail nach Bedarf und senden Sie sie dann.

Best Practices für Kundeneingabeaufforderung

Hier sind einige Best Practices zum Schreiben benutzerdefinierter Eingabeaufforderungen:

• Fassen Sie sich kurz: Obwohl die KI-Engine längere Eingabeaufforderungen verarbeiten kann, sind kürzere Eingabeaufforderungen einfacher zu verwenden und können Ihnen dabei helfen, gezielte Antworten zu erhalten.

• Seien Sie genau: Je genauer Sie Ihre Eingabeaufforderung formulieren, desto gezielter fällt die Antwort aus. Anstatt beispielsweise zu fragen: „Was ist Ihr Lieblingsessen?“ könnten Sie fragen: „Was ist Ihr liebstes mexikanisches Essen?“

• Kontext verwenden: Nehmen Sie unbedingt relevanten Kontext in Ihre Eingabeaufforderungen auf, damit die KI besser versteht, was Sie fragen.

• Vermeiden Sie die Verwendung von Personalpronomen: Verwenden Sie keine Personalpronomen (z. B. „Ich“, „mich“, „mein“) in Ihren Eingabeaufforderungen.

• Halten Sie es angemessen: Die KI verwendet ein allgemeines Sprachmodell und kann Antworten auf eine Vielzahl von Eingabeaufforderungen generieren. Es ist immer eine gute Idee, Ihre Eingabeaufforderungen einem allgemeinen Publikum anzupassen.

Vorgeschlagene Eingabeaufforderungen verwenden

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Eingabeaufforderung eingeben, werden basierend auf dem Kontext Ihrer E-Mail vorgeschlagene Eingabeaufforderungen generiert. Sie können eine vorgeschlagene Eingabeaufforderung auswählen, um sie dem Textfeld der benutzerdefinierten Eingabeaufforderung hinzuzufügen. Sie können auch weitere Details hinzufügen oder andere Eingabeaufforderungen hinzufügen.

1. Öffnen Sie Copilot for Sales und wählen Sie E-Mail verfassen aus.

2. Wählen Sie um Eingabeaufforderungsvorschläge aufzurufen.

3. Wählen Sie die Eingabeaufforderung aus, die Sie verwenden möchten.

   

4. Fügen Sie weitere Details oder andere Eingabeaufforderungen hinzu.

5. Wählen Sie Entwurf erstellen.

Speichern Sie benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen und verwenden Sie sie wieder

Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht mit einer benutzerdefinierten Aufforderung erstellen, können Sie die Aufforderung zur späteren Verwendung speichern. Dies hilft Ihnen, Zeit und Mühe zu sparen, wenn Sie ähnliche Nachrichten an mehrere Empfänger senden müssen. Sie können bis zu drei Eingabeaufforderungen speichern und bei Bedarf wiederverwenden.

Eine benutzerdefinierte Eingabeaufforderung speichern

1. Generieren Sie vorgeschlagene Inhalte mithilfe einer benutzerdefinierten Eingabeaufforderung.

2. Bewegen Sie den Mauszeiger oben im vorgeschlagenen Inhalt über die Eingabeaufforderung und wählen Sie dann das Sternsymbol aus .

   

   Die Eingabeaufforderung wird gespeichert und unter Favoriten angezeigt, wenn Sie eine neue E-Mail-Nachricht mit einer benutzerdefinierten Eingabeaufforderung erstellen.

   

Verwenden Sie eine gespeicherte Eingabeaufforderung

1. Öffnen Sie Copilot for Sales und wählen Sie E-Mail verfassen aus.

2. Wählen Sie und dann die Eingabeaufforderung aus, die Sie verwenden möchten.

   

Entfernen Sie eine gespeicherte Eingabeaufforderung

Sie können maximal 3 Eingabeaufforderungen speichern. Wenn Sie weitere Eingabeaufforderungen speichern möchten, müssen Sie eine vorhandene Eingabeaufforderung entfernen.

1. Öffnen Sie Copilot for Sales und wählen Sie E-Mail verfassen aus.

2. Wählen Sie im Abschnitt Favoriten das Sternsymbol für die Eingabeaufforderung aus, die Sie entfernen möchten.

   Alternativ können Sie mithilfe der gespeicherten Eingabeaufforderung vorgeschlagene Inhalte generieren und dann das Sternsymbol neben der Eingabeaufforderung auswählen.

   

Die vorgeschlagenen Inhalte um eine weitere Verkaufschance erweitern

Wenn Sie eine Antwortkategorie („Vorschlag machen“ oder „Ein Anliegen ansprechen“) verwenden, die einen Verkaufschancendatensatz zum Generieren des vorgeschlagenen Inhalts verwendet, wird eine Meldung angezeigt, dass der generierte Inhalt auf der Verkaufschance basiert. Wenn mit dem Kontakt mehrere Verkaufschancen verknüpft sind, erhalten Sie die Möglichkeit, eine andere Verkaufschance zur Neugenerierung des Inhalts auszuwählen.

Wenn es mehrere Möglichkeiten im Zusammenhang mit dem Kontakt gibt, wählt die KI die relevanteste Verkaufschance aus. Sie können eine andere Verkaufschance auswählen, wenn die zuvor ausgewählte nicht korrekt ist, und dann den vorgeschlagenen Inhalt neu generieren.

Wenn das KI-Modell keine offenen Verkaufschancen mehr identifiziert, wird keine Option zur Auswahl einer Verkaufschance angezeigt.

1. Generieren Sie die vorgeschlagene Antwort unter Verwendung einer geeigneten Antwortkategorie. Wählen Sie in der Nachricht unter der vorgeschlagenen Antwort Ändern aus.

   

2. Wählen Sie unter Relevante Verkaufschance die Verkaufschance aus, auf die sich der generierte Inhalt beziehen soll.

   

   Anmerkung

   • Copilot for Sales zeigt Verkaufschancen an, die sich auf die Kontakte in der E-Mail beziehen.

   • Die unter den Verkaufschancen angezeigten Informationen werden so angezeigt, wie sie von Ihrem Administrator angepasst wurden. Weitere Informationen: Schlüsselfelder für die Miniansicht auswählen

3. Wählen Sie Einen neuen Entwurf erstellen aus.

   Basierend auf der ausgewählten Verkaufschance wird eine neue Antwort generiert.

Datenquelle in den vorgeschlagenen Inhalten anzeigen

Sehen Sie sich in den vorgeschlagenen Inhalten Informationen zu Daten an, die aus Ihrem CRM und Office 365 abgerufen wurden, z. B. Kontakte, Verkaufschancen, Konten und E-Mails.

Im vorgeschlagenen Inhalt verwendete CRM-Daten werden in Blau angezeigt. Wählen Sie den Inhalt, um Informationen über die CRM-Daten anzuzeigen. Sie können einen Datensatz auch in CRM öffnen, um die vollständigen Details anzuzeigen, indem Sie auf der CRM-Karteikarte auswählen.

E-Mail-Daten, die im vorgeschlagenen Inhalt verwendet werden, werden mit Zitiernummern angezeigt. Wählen Sie die Zitiernummer aus, um Informationen zum verwendeten E-Mail-Inhalt anzuzeigen.

Die folgenden Informationen werden im vorgeschlagenen Inhalt angezeigt:

• Von CRM:

  • Kontakt

  • Account

  • Chance

  • Produkt

  • Aktivität

• Von Office 365:

  • Verfügbarkeit

  • E‑Mail

Vorgeschlagenen Inhalt verfeinern

Nachdem Sie den vorgeschlagenen Inhalt generiert haben, können Sie die Ergebnisse weiter verfeinern, indem Sie eine neue Eingabeaufforderung bereitstellen, die auf dem vorherigen Vorschlag aufbaut. Dadurch können Sie Ihre E-Mail-Antworten genau an Ihre Bedürfnisse und Vorlieben anpassen. Gestalten Sie sie zum Beispiel formell, kürzen Sie sie oder schlagen Sie ein Treffen nächste Woche vor.

1. Generieren Sie die vorgeschlagene Antwort unter Verwendung einer geeigneten Antwortkategorie.

2. Wählen Sie Entwurf anpassen.

3. Geben Sie unter Details hinzufügen die Änderungen ein, die am Inhalt vorgenommen werden sollen, und wählen Sie dann Aktualisieren aus. Gewähren Sie beispielsweise 10 % Rabatt auf den nächsten Einkauf.

4. Überprüfen Sie den Vorgeschlagenen Inhalt.

   Um einen anderen Vorschlag zu generieren, wählen Sie Weitere Optionen und dann Erneut versuchen.

   Sie können auch die vorherige Version des vorgeschlagenen Inhalts wiederherstellen oder den vorgeschlagenen Inhalt bei Bedarf verfeinern.

5. Wählen Sie Zu E-Mail hinzufügen, um den Inhalt des Artikels, der in den E-Mail-Text eingefügt wurde, zu kopieren.

   Anmerkung

   Vorhandene Inhalte im E-Mail-Text werden nicht ersetzt. Der vorgeschlagene Inhalt wird allen vorhandenen Inhalten im E-Mail-Text vorangestellt.

6. Bearbeiten Sie den Inhalt der E-Mail nach Bedarf und senden Sie sie dann.

Länge des vorgeschlagenen Inhalts festlegen

Sie können die Länge des vorgeschlagenen Inhalts auf kurz, mittel oder lang festlegen. Die Standardlänge ist mittel.

1. Generieren Sie die vorgeschlagene Antwort unter Verwendung einer geeigneten Antwortkategorie.

2. Wählen Sie Entwurf anpassen.

3. Wählen Sie unter Länge die Inhaltslänge aus, die Sie verwenden möchten, und wählen Sie dann Aktualisieren aus.

4. Überprüfen Sie den Vorgeschlagenen Inhalt.

   Um einen anderen Vorschlag zu generieren, wählen Sie Weitere Optionen und dann Erneut versuchen.

   Sie können auch die vorherige Version des vorgeschlagenen Inhalts wiederherstellen oder bei Bedarf den vorgeschlagenen Inhalt verfeinern.

5. Wählen Sie Zur E-Mail hinzufügen aus, um den Inhalt in den E-Mail-Text einzufügen, oder Inhalt kopieren, wenn Sie eine E-Mail lesen.

   Vorhandener Inhalt im E-Mail-Text wird nicht ersetzt. Der vorgeschlagene Inhalt wird allen vorhandenen Inhalten im E-Mail-Text vorangestellt.

6. Bearbeiten Sie den Inhalt der E-Mail nach Bedarf und senden Sie sie dann.

Passen Sie den Ton des vorgeschlagenen Inhalts an

Nachdem Sie den vorgeschlagenen Inhalt generiert haben, können Sie den Ton des Inhalts je nach der Kundenbeziehung oder dem, was Ihnen geeignet erscheint, anpassen. Es hilft Ihnen, produktiver zu sein und bessere E-Mails zu schreiben. Sie können beispielsweise den Ton von professionell zu formell ändern.

1. Generieren Sie die vorgeschlagene Antwort unter Verwendung einer geeigneten Antwortkategorie.

2. Wählen Sie Entwurf anpassen.

3. Wählen Sie unter Ton anpassen den Ton aus, die Sie verwenden möchten, und wählen Sie dann Aktualisieren aus.

4. Überprüfen Sie den Vorgeschlagenen Inhalt.

   Um einen anderen Vorschlag zu generieren, wählen Sie Weitere Optionen und dann Erneut versuchen.

   Sie können auch die vorherige Version des vorgeschlagenen Inhalts wiederherstellen oder bei Bedarf den vorgeschlagenen Inhalt verfeinern.

5. Wählen Sie Zur E-Mail hinzufügen aus, um den Inhalt in den E-Mail-Text einzufügen, oder Inhalt kopieren, wenn Sie eine E-Mail lesen.

   Anmerkung

   Vorhandene Inhalte im E-Mail-Text werden nicht ersetzt. Der vorgeschlagene Inhalt wird allen vorhandenen Inhalten im E-Mail-Text vorangestellt.

6. Bearbeiten Sie den Inhalt der E-Mail nach Bedarf und senden Sie sie dann.

Vorgeschlagenen Inhalt wiederherstellen

Sie können den vorgeschlagenen Inhalt auf die vorherige Version zurücksetzen, wenn Sie einen neuen vorgeschlagenen Inhalt generieren, indem Sie entweder Erneut versuchen auswählen oder ihn verfeinern.

In den folgenden Szenarien können Sie vorgeschlagene Inhalte nicht in der vorherigen Version wiederherstellen:

• Sie ändern die Verkaufschance und erstellen einen neuen Entwurf.

• Sie ändern das Meeting und erstellen einen neuen Entwurf.

• Wenn nur der erste Entwurf erstellt wird.

Sie können nur zum vorherigen Entwurf wiederherstellen. Beispielsweise können Sie aus Entwurf Nr. 3 Entwurf Nr. 2 wiederherstellen, jedoch nicht Entwurf Nr. 1.

Um vorgeschlagene Inhalte auf die vorherige Version zurückzusetzen, wählen Sie Weitere Optionen und dann Letzte Version wiederherstellen.

Besprechungsvorschlag hinzufügen oder entfernen

Standardmäßig gehört zum vorgeschlagenen Inhalt keine Besprechungszeit. Wenn Kundschaft eine Besprechung für eine bestimmte Uhrzeit angefordert und dies in einer E-Mail erwähnt, wird die Besprechungszeit in den vorgeschlagenen Inhalt einbezogen. Die im vorgeschlagenen Inhalt angezeigte Besprechungszeit entspricht Ihrer Zeitzone.

Einen Besprechungszeitvorschlag hinzufügen

Wenn Sie ein Treffen mit einem Kunden vereinbaren möchten, können Sie im vorgeschlagenen Inhalt eine Besprechungszeit angeben. Basierend auf Ihrem Kalender werden die ersten drei verfügbaren Termine in Ihrem Kalender vorgeschlagen. Sie können ein oder mehrere Besprechungszeitfenster auswählen, die in den vorgeschlagenen Inhalt einbezogen werden sollen.

1. Generieren Sie den vorgeschlagenen Inhalt mithilfe einer geeigneten Antwortkategorie.

2. Wählen Sie Entwurf anpassen.

3. Wählen Sie unter Besprechungszeit vorschlagen die Besprechungszeit aus, die Sie in den vorgeschlagenen Inhalt einbeziehen möchten.

   

4. Wählen Sie Aktualisieren aus.

Den Besprechungszeitvorschlag entfernen

1. Generieren Sie den vorgeschlagenen Inhalt mithilfe einer geeigneten Antwortkategorie.

2. Wählen Sie Entwurf anpassen.

3. Löschen Sie unter Eine Besprechungszeit vorschlagen die ausgewählte Besprechungszeit.

4. Wählen Sie Aktualisieren aus.

Sprache des vorgeschlagenen Inhalts festlegen

Die Sprache des vorgeschlagenen Inhalts wird wie folgt bestimmt:

• Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, ist die Sprache des vorgeschlagenen Inhalts dieselbe wie die Sprache der E-Mail.
• Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen und benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen zum Generieren des vorgeschlagenen Inhalts verwenden, ist die Sprache des vorgeschlagenen Inhalts dieselbe wie die Sprache der benutzerdefinierten Eingabeaufforderung.

In manchen Fällen möchten Sie den vorgeschlagenen Inhalt vielleicht in einer anderen Sprache generieren. Beispielsweise möchten Sie den vorgeschlagenen Inhalt eventuell in der Sprache der Kundschaft generieren.

Sie können die Sprache des vorgeschlagenen Inhalts auf eine der unterstützten Sprachen festlegen. Die Standardsprache ist auf Englisch festgelegt.

1. Generieren Sie die vorgeschlagene Antwort unter Verwendung einer geeigneten Antwortkategorie.

2. Wählen Sie Entwurf anpassen.

3. Wählen Sie unter Sprache des Entwurfs die Sprache aus, die Sie verwenden möchten, und wählen Sie dann Aktualisieren aus.

4. Überprüfen Sie den Vorgeschlagenen Inhalt.

   Um einen anderen Vorschlag zu generieren, wählen Sie Weitere Optionen und dann Erneut versuchen.

   Sie können auch die vorherige Version des vorgeschlagenen Inhalts wiederherstellen oder bei Bedarf den vorgeschlagenen Inhalt verfeinern.

5. Wählen Sie Zur E-Mail hinzufügen aus, um den Inhalt in den E-Mail-Text einzufügen, oder Inhalt kopieren, wenn Sie eine E-Mail lesen.

   Vorhandener Inhalt im E-Mail-Text wird nicht ersetzt. Der vorgeschlagene Inhalt wird allen vorhandenen Inhalten im E-Mail-Text vorangestellt.

6. Bearbeiten Sie den Inhalt der E-Mail nach Bedarf und senden Sie sie dann.

Eine Zusammenfassungs-E-Mail für das Verkaufsmeeting erstellen

Nach einem Treffen mit Ihren Kunden senden Sie häufig eine E-Mail mit einer Zusammenfassung Ihrer Interaktion, relevanten Aktionspunkten oder nächsten Schritten sowie einem Folgetermin. Das manuelle Erstellen einer Besprechungszusammenfassung und das Zusammenstellen aller während der Besprechung gemachten Notizen und Aktionspunkte nimmt einige Zeit in Anspruch und wird oft übersehen.

Mit Copilot for Sales können Sie Ihr letztes transkribiertes Teams-Treffen mit Ihren Vertriebskontakten zusammenfassen und per E-Mail versenden, wenn Sie eine neue E-Mail verfassen oder auf die E-Mail Ihrer Kundschaft antworten.

Wichtig

Stellen Sie sicher, dass die Copilot for Sales-App installiert ist und die Besprechung transkribiert wird, um eine Besprechungszusammenfassung zu erstellen. Weitere Informationen: Generieren einer Besprechungszusammenfassung

1. In Outlook:

   • Öffnen Sie das Meeting in Outlook, und wählen Sie unter Meetings>Teilnehmer kontaktierenAllen mit E-Mail antwortenCopilot jetzt verwenden aus.

   • Öffnen Sie beim Verfassen einer neuen E-Mail den Copilot for Sales-Bereich in der Nachricht oben in der E-Mail oder wählen Sie Copilot jetzt verwenden aus.

2. Wählen Sie auf der Karte Wichtige E-Mail-InformationenE-Mail verfassen aus.

   Wählen Sie im Abschnitt Mehr Optionen die Option Verkaufsbesprechung zusammenfassen aus. In der Liste werden fünf kürzlich transkribierte Besprechungen angezeigt. Wählen Sie das Meeting aus, das Sie zusammenfassen möchten.

   Tipp

   Sie können den Mauszeiger über eine Besprechung bewegen und auswählen, um die Besprechungszusammenfassung in Teams zu öffnen.

   

3. Überprüfen Sie den Vorgeschlagenen Inhalt.

   Um einen anderen Vorschlag zu generieren, wählen Sie Weitere Optionen und dann Erneut versuchen.

   Ändern Sie bei Bedarf die Besprechung, die zum Erstellen der Zusammenfassung verwendet wird.

4. Wählen Sie Zu E-Mail hinzufügen, um den Inhalt des Artikels, der in den E-Mail-Text eingefügt wurde, zu kopieren.

   

   Anmerkung

   Vorhandene Inhalte im E-Mail-Text werden nicht ersetzt. Der vorgeschlagene Inhalt wird allen vorhandenen Inhalten im E-Mail-Text vorangestellt.

5. Bearbeiten Sie den Inhalt der E-Mail nach Bedarf und senden Sie sie dann.

Das zum Erstellen einer Zusammenfassung verwendete Meeting ändern

Sie können aus den letzten aufgezeichneten Teams-Meetings auswählen, die Sie mit externen Vertriebskontakten in einer E-Mail hatten.

1. Wählen Sie in der Nachricht unter dem vorgeschlagenen Inhalt Ändern aus.

   

2. Wählen Sie unter Besprechung zum Zusammenfassen auswählen das Meeting aus, das Sie im generierten Inhalt zusammenfassen möchten.

   Tipp

   Sie können den Mauszeiger über eine Besprechung bewegen und auswählen, um die Besprechungszusammenfassung in Teams zu öffnen.

   

3. Wählen Sie Einen neuen Entwurf erstellen aus.

   Neue Inhalte werden basierend auf dem ausgewählten Meeting generiert.

Feedback teilen

Wenn Sie Feedback zu den vorgeschlagenen Inhalten haben, können Sie diese teilen, indem Sie am unteren Rand jedes Vorschlags das entsprechende Symbol auswählen. Ihr Feedback ist wertvoll und wir nutzen es, um die Funktionalität zu verbessern.

Anmerkung

Stellen Sie sicher, dass Sie beim Teilen von Feedback keine persönlichen Daten eingeben.

1. Wählen Sie am unteren Rand jedes vorgeschlagenen Inhalts oder aus.

   Nachdem Sie ein Symbol ausgewählt haben, erhalten Sie einen Erzählen Sie uns mehr-Link.

2. Wählen Sie den Link, um das Feedback-Formular zu öffnen.

3. Geben Sie Ihre Antworten in das Feedback-Formular ein und wählen Sie dann Senden.

Textmoderation

Die Textmoderation verwendet eine maschinengestützte Klassifizierung, um potenziell unangemessene Inhalte zu erkennen und abzulehnen, wenn Sie benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen für generierte vorgeschlagene Inhalte verwenden oder die bereits generierten vorgeschlagenen Inhalte verfeinern. Es vermittelt die Wahrscheinlichkeit jeder Kategorie. Die Funktion verwendet ein trainiertes Modell, um mögliche beleidigende, herabwürdigende oder diskriminierende Sprache zu identifizieren. Dazu gehören Slang, abgekürzte Wörter, beleidigende und absichtlich falsch geschriebene Wörter.

Wenn Sie Text eingeben, der unerwünschte oder unangemessene Inhalte enthält (potenziell sexuell eindeutige, anzüglich, nicht jugendfreie oder beleidigende Formulierungen), wird der vorgeschlagene Inhalt nicht generiert und eine Fehlermeldung angezeigt.

Wie werden vorgeschlagene Inhalte generiert?

Copilot for Sales nutzt KI, um vorgeschlagene E-Mail-Inhalte zu generieren. Copilot wird mit einer großen Anzahl von Textbeispielen aus dem Internet trainiert und generiert neue Inhalte, die in Aussehen und Klang dem ähneln, was von einem Menschen geschrieben wird.

Jedes Mal werden Originalinhalte generiert, die jedoch nicht immer sachlich sind. Darüber hinaus nutzt die zugrunde liegende Technologie KI, die auf einer Vielzahl von Internetquellen trainiert wird. Einige Vorschläge können fragwürdige oder unangemessene Inhalte enthalten. Es liegt in Ihrer Verantwortung, generierte Vorschläge zu bearbeiten, damit Ihre Antwort korrekt und angemessen ist.

Welche Daten werden erfasst, um E-Mail-Antworten vorzuschlagen?

Wenn Sie den Copilot for Sales-Bereich öffnen, während Sie eine E-Mail lesen oder darauf antworten, berücksichtigt die KI die folgenden Informationen, um eine Antwort zu generieren:

• Die Kontakte, den Betreff und den Text der E-Mail

• Über Copilot for Sales verbundene CRM-Daten

• Die von Ihnen ausgewählte Antwortkategorie oder die von Ihnen eingegebene benutzerdefinierte Eingabeaufforderung

Wenn der E-Mail-Kontakt mit keinem Kontakt im CRM übereinstimmt, werden keine CRM-Daten an die KI-Engine gesendet.