Verwalten der Besprechungspräsentationsoberfläche für vertrauliche Teams-Besprechungen
Einige in diesem Artikel beschriebene Features erfordern Teams Premium.
Mithilfe von Teams-Administratorrichtlinien, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Vorlagen können Sie eine Vielzahl von Einstellungen steuern, die die Besprechungserfahrung für Teilnehmer bestimmen, einschließlich:
- Wer kann präsentieren und wer kann Kontrolle erteilen oder anfordern?
- Wie Inhalte freigegeben werden und welche Tools für die Zusammenarbeit verfügbar sind
- Video, Audio und Reaktionen von Teilnehmern
Besprechungsorganisatoren können viele dieser Einstellungen angeben, wenn sie die Besprechung erstellen. Sie können jedoch bestimmte Optionen für verschiedene Benutzer und Gruppen in Ihrer Organisation erzwingen, indem Sie Administratorrichtlinien verwenden, oder für unterschiedliche Typen oder Besprechungen mithilfe von Vertraulichkeitsbezeichnungen und Vorlagen. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Complianceanforderungen für verschiedene Arten von Besprechungen und Besprechungen zu erfüllen, in denen vertrauliche Informationen geteilt werden.
Hinweis
Besprechungseinstellungen in Vertraulichkeitsbezeichnungen und benutzerdefinierten Besprechungsvorlagen erfordern Teams Premium.
Verwalten, wer präsentieren kann
Die folgende Tabelle zeigt, wo Einstellungen verfügbar sind, um zu verwalten, wer an Besprechungen teilnehmen kann:
| Einstellung | Administratorrichtlinie | Vertraulichkeitsbezeichnung | Schablone | Besprechungsorganisator |
|---|---|---|---|---|
| Wer präsentieren kann | Ja | Ja | Nein | Ja |
| Teilnehmer können Kontrolle erteilen oder anfordern | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Externe Teilnehmer können die Kontrolle erteilen oder anfordern. | Ja | Nein | Nein | Nein |
Mithilfe dieser Steuerelemente können Sie einschränken, wer Inhalte auf dem Bildschirm in Besprechungen freigeben kann.
Standardwert für die Person, die in Besprechungen anwesend sein kann
Die Teams-Administratorbesprechungsrichtlinie Wer kann präsentieren kann hat die folgenden Optionen:
- Nur Organisatoren und Mitorganisatoren
- Personen in meiner Organisation und Gäste
- Jeder
Diese Einstellung erzwingt nicht den Wert, sondern gibt stattdessen den Standardwert für neue Besprechungen an, die von Benutzern erstellt wurden. Benutzer können diese Einstellung außer Kraft setzen und eine der anderen Optionen auswählen, es sei denn, ein bestimmter Wert wird durch eine Vertraulichkeitsbezeichnung erzwungen.
Der Standardwert jeder ermöglicht standardmäßig die Teilnahme an einer Besprechung. Wenn in Ihrer Organisation Compliance-Anforderungen bestehen, um zu berücksichtigen, wer an Besprechungen teilnehmen kann, sollten Sie diesen Wert in Personen in meiner Organisation und Gäste oder Nur Organisatoren und Mitorganisatoren ändern, um eine sicherere Standardeinstellung für Benutzer bereitzustellen.
So legen Sie die Richtlinie "Wer kann präsentieren kann" fest
Erweitern Sie im Teams Admin Center die Option Besprechungen, und wählen Sie dann Besprechungsrichtlinien aus.
Wählen Sie die Richtlinie aus, die Sie ändern möchten.
Wählen Sie unter Besprechungsbeitritt & Wartebereich einen Wert für Wer kann präsentieren aus.
Klicken Sie auf Speichern.
Verwalten, wer präsentieren kann, mithilfe von Vertraulichkeitsbezeichnungen
Besprechungsorganisatoren können aus den folgenden Optionen wählen, wer an einer Besprechung teilnehmen kann:
- Personen in meiner Organisation und Gäste
- Nur ich und Mitorganisatoren
- Bestimmte Personen
- Jeder
Der Standardwert, der angezeigt wird, wenn ein Benutzer eine Besprechung erstellt, wird durch die oben erwähnte Richtlinie wer kann präsentieren angegeben.
Sie können diese Einstellung mithilfe einer Vertraulichkeitsbezeichnung einschränken. Bei vertraulichen oder hochsensiblen Besprechungen sollten Sie diese Einstellung auf Nur mich und Mitorganisatoren oder Bestimmte Personen beschränken, indem Sie eine Vertraulichkeitsbezeichnung verwenden.
Teams-Administratorrichtlinie: Teilnehmer können Kontrolle erteilen oder anfordern
Standardmäßig können Besprechungsteilnehmer anderen Teilnehmern an der Besprechung die Kontrolle über ihren freigegebenen Bildschirm geben. Dies wird durch zwei Teams-Administratorbesprechungsrichtlinien gesteuert:
Teilnehmer können Steuerung erteilen oder anfordern : Diese Einstellung bestimmt, ob der Benutzer mit dieser Richtlinie anderen Besprechungsteilnehmern die Kontrolle über seinen freigegebenen Desktop oder das freigegebene Fenster geben kann. Sie ist standardmäßig aktiviert .
Externe Teilnehmer können Steuerung erteilen oder anfordern : Diese Einstellung bestimmt, dass ein Gast oder anonymer Teilnehmer die Kontrolle über den freigegebenen Bildschirm eines internen Benutzers erhalten kann. Dies ist standardmäßig Deaktiviert .
Abhängig von den Complianceanforderungen Ihrer Organisation können Sie diese Einstellungen für einige oder alle Ihre Benutzer ändern.
So konfigurieren Sie, wer die Kontrolle über einen freigegebenen Bildschirm erteilen kann
Erweitern Sie im Teams Admin Center die Option Besprechungen, und wählen Sie dann Besprechungsrichtlinien aus.
Wählen Sie die Richtlinie aus, die Sie ändern möchten.
Unter Inhaltsfreigabe:
Um zu verhindern, dass Teilnehmer anderen Personen die Kontrolle über eine Bildschirmfreigabe geben, legen Sie Teilnehmer können Steuerung erteilen oder anfordern auf Aus fest.
Um zu verhindern, dass externe Teilnehmer die Kontrolle über eine Bildschirmfreigabe erhalten, legen Sie Externe Teilnehmer können Steuerung erteilen oder anfordern auf Ein fest.
Klicken Sie auf Speichern.
Verwalten, welche Inhalte und Videos für Teilnehmer freigegeben werden
In Besprechungen, in denen vertrauliche Informationen ausgetauscht werden, kann es wichtig sein, das Risiko der Weitergabe unangemessener Informationen zu minimieren.
Die folgende Tabelle enthält Einstellungen, mit denen Sie verwalten können, welche Inhalte und Videos in Besprechungen auf dem Bildschirm freigegeben werden.
| Einstellung | Administratorrichtlinie | Vertraulichkeitsbezeichnung | Schablone | Besprechungsorganisator |
|---|---|---|---|---|
| Bildschirmübertragung | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Verwalten, was den Teilnehmern angezeigt wird | Nein | Nein | Ja | Ja |
Die Bildschirmfreigabe ist eine Teams-Administratorrichtlinie. Mit dieser Richtlinie können Sie steuern, ob Besprechungsteilnehmer ihren gesamten Bildschirm oder nur eine einzelne Anwendung freigeben können. Die Freigabe des gesamten Bildschirms kann praktisch sein, aber es kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass versehentlich unangemessene Informationen wie eine E-Mail oder ein geöffnetes Dokument freigegeben werden. Überlegen Sie, ob Sie die Freigabe auf eine einzelne Anwendung für Benutzer oder Abteilungen beschränken möchten, die häufig vertrauliche Informationen präsentieren. Mit dieser Richtlinie können Sie die Bildschirmfreigabe auch vollständig deaktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Besprechungsrichtlinien für die Inhaltsfreigabe.
Verwalten, was Den Teilnehmern angezeigt wird, ist eine Option, die für Besprechungsorganisatoren verfügbar ist und auch mithilfe einer Vorlage festgelegt werden kann. Wenn diese Option aktiviert ist, können Besprechungsorganisatoren steuern, welche Inhalte auf dem Bildschirm freigegeben werden und wer video sichtbar ist. Organisatoren müssen absichtlich freigegebene Inhalte und Videos auf den Bildschirm bringen, bevor die Teilnehmer sie sehen können. Dies kann dazu beitragen, das Risiko zu minimieren, dass unangemessene Inhalte in einer Besprechung freigegeben werden. Überlegen Sie, ob Sie diese Benutzeroberfläche für vertrauliche Besprechungen mithilfe einer Besprechungsvorlage aktivieren oder erzwingen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten, was Teilnehmer in Teams-Besprechungen sehen.
Verwalten von Präsentationstools
Teams bietet mehrere Präsentationstools, die eine interaktive Teilnahme von Besprechungsteilnehmern ermöglichen. In der folgenden Tabelle sind Features aufgeführt, die ihnen bei der Verwaltung dieser Tools helfen können.
| Einstellung | Administratorrichtlinie | Vertraulichkeitsbezeichnung | Schablone | Besprechungsorganisator |
|---|---|---|---|---|
| PowerPoint Live | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Whiteboard | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Freigegebene Notizen | Ja | Nein | Nein | Nein |
Jedes dieser Features kann über Administratorrichtlinien verwaltet werden, jedoch nicht über Vorlagen oder Vertraulichkeitsbezeichnungen oder durch den Besprechungsorganisator. Daher können sie auf Benutzer oder Gruppen angewendet werden, aber nicht auf bestimmte Besprechungen. Weitere Informationen finden Sie unter Besprechungsrichtlinieneinstellungen – Inhaltsfreigabe.
Wenn Sie Besprechungen haben, in denen vertrauliche Informationen freigegeben werden, sollten Sie Whiteboard und freigegebene Notizen deaktivieren, um zu vermeiden, dass ihnen vertrauliche Informationen hinzugefügt werden.
PowerPoint Live ermöglicht es Teilnehmern, in einer PowerPoint-Präsentation, die auf dem Bildschirm freigegeben wird, vorwärts und zurück zu navigieren. Dadurch können Teilnehmer möglicherweise vertrauliche Informationen sehen, bevor sie vom Organisator präsentiert werden.
Überlegen Sie, ob es Benutzer oder Gruppen in Ihrer Organisation gibt, die diese Features nicht verwenden sollten, um die Weitergabe vertraulicher Informationen zu vermeiden.
Verwalten der Interaktion von Besprechungsteilnehmern
Die folgende Tabelle enthält Features, die ihnen helfen können, die Interaktion von Besprechungsteilnehmern während einer Besprechung zu verwalten.
| Einstellung | Administratorrichtlinie | Vertraulichkeitsbezeichnung | Schablone | Besprechungsorganisator |
|---|---|---|---|---|
| Kamera für Teilnehmer zulassen | Nein | Nein | Ja | Ja |
| Mikrofon für Teilnehmer zulassen | Nein | Nein | Ja | Ja |
| Reaktionen | Ja | Nein | Ja | Ja |
Audio- und Videodaten der Teilnehmer können den Teilnehmern die Kommunikation während einer Besprechung erleichtern. Diese können sowohl vom Besprechungsorganisator als auch von einer Besprechungsvorlage gesteuert werden. Je nach Besprechungstyp können Sie diese Funktionen zulassen oder einschränken.
Bei Besprechungen, bei denen es sich um Präsentationen mit minimaler Interaktion von Teilnehmern handelt, kann das Deaktivieren von Video und Audio Ablenkungen minimieren.
Bei der Aufzeichnung von Besprechungen können Videos von Teilnehmern als personenbezogene Daten betrachtet werden und gesetzliche Anforderungen ableiten.
Wenn Sie Reaktionen deaktivieren möchten, denken Sie daran, dass dadurch die Funktion "Handheben" deaktiviert wird. (Bei Besprechungen im Präsentationsstil ermöglicht das Q&A-Feature möglicherweise die erforderliche Interaktion, damit Teilnehmer Fragen stellen können.)
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