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Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie einen Genehmigungs-Workflow erstellen, bei dem alle (alle zugewiesenen Genehmiger) zustimmen müssen, damit ein Urlaubsantrag genehmigt wird, aber jeder Genehmiger kann den gesamten Antrag ablehnen.
Diese Art von Genehmigungsworkflow eignet sich für eine Organisation, in der es erforderlich ist, dass der Vorgesetzte einer Person und dessen Vorgesetzter beide einem Urlaubsantrag zustimmen müssen, damit er genehmigt wird. Jeder dieser Vorgesetzten kann den Antrag jedoch ohne Eingabe der anderen Person ablehnen.
Anmerkung
In diesem Tutorial wird ein Szenario für die Genehmigung von Urlaubsanträgen vorgestellt. Sie können diesen Typ von Flow aber auch in jeder anderen Situation verwenden, in der mehrere Genehmigende erforderlich sind, um einen Antrag zu genehmigen.
Hier ist ein kurzes Videotutorial über Genehmigungen.
Anforderungen
Zugriff auf Power Automate, Microsoft Office 365 Outlook und Microsoft Office 365 Benutzer.
Eine SharePoint Liste.
In diesem Tutorial wird davon ausgegangen, dass Sie eine SharePoint-Liste erstellt haben, mit der Sie Urlaube anfordern können. Ein ausführliches Beispiel, das zeigt, wie die SharePoint Liste aussehen könnte, finden Sie in der exemplarischen Vorgehensweise Parallele Genehmigungen.
Tipp
Ausführliche Informationen zur Verwendung von SharePoint mit Power Automate finden Sie in der SharePoint-Dokumentation.
Vertrautheit mit den Grundlagen der Erstellung von Flows.
Sie können sich informieren, wie Aktionen, Auslöser und Bedingungen hinzugefügt werden. Bei den folgenden Schritte wird davon ausgegangen, dass Sie wissen, wie diese Aktionen ausgeführt werden.
Notiz
In dieser exemplarischen Vorgehensweise verwenden wir SharePoint und Office 365 Outlook. Sie können aber auch andere Dienste wie Zendesk, Salesforce, Gmail oder jeden der anderen über 200 Dienste verwenden, die Power Automate unterstützt.
Den Flow erstellen
In diesem Tutorial werden Token verwendet. Um die Liste der Token anzuzeigen, wählen Sie ein beliebiges Steuerelement aus und suchen dann in der sich öffnenden Liste Dynamischer Inhalt nach dem Token.
Anmerkung
Wenn Sie zuvor noch keine Verbindung zu SharePoint oder Office 365 erstellt haben, folgen Sie den Anweisungen, wenn Sie zur Anmeldung aufgefordert werden.
Melden Sie sich bei Power Automate an.
Wählen Sie oben links auf dem Bildschirm Meine Flows>Neu>Automatisiert-aus-Leerzeichen.
Benennen Sie Ihren Flow und fügen Sie dann den Auslöser SharePoint - Wenn ein Element erstellt oder geändert wird hinzu.
Geben Sie die Websiteadresse für die SharePoint Website ein, die die Liste mit den Urlaubsanträgen hostet, und wählen Sie dann die Liste aus den Listennamen aus.
Wählen Sie Neuer Schritt und fügen Sie eine weitere Aktion Office 365 Manager abrufen (V2) hinzu und fügen Sie das Token E-Mail dem Kästchten Benutzer (UPN) hinzu.
Das Token E-Mail befindet sich in der Kategorie Manager abrufen (V2) der Liste Dynamischer Inhalt. Dieses Token stellt auf dynamische Weise für den Vorgesetzten des Vorgesetzten Zugriff auf die E-Mail-Adresse her.
Sie können die Karte Manager abrufen (V2) auch in einen aussagekräftigeren Namen wie „Mittleren Vorgesetzten auslassen“ umbenennen.
Wählen Sie Neuer Schritt aus, fügen Sie die Aktion Eine Genehmigung starten und darauf warten hinzu, und wählen Sie dann Genehmigen/Ablehnen – Jeder muss genehmigen aus der Liste Genehmigungstyp aus.
Wichtig
Wenn eine der genehmigenden Personen den Antrag ablehnt, wird die Genehmigungsanforderung für alle genehmigenden Personen als abgelehnt betrachtet.
Verwenden Sie in der folgenden Tabelle als Leitfaden zum Abschließen des Bildschirms Starten und auf Genehmigung warten.
Feld Beschreibung Genehmigungstyp Siehe Genehmigungsarten. Titel Der Titel der Genehmigungsanforderung. Zugewiesen an Die E-Mail-Adressen der genehmigenden Personen. Details Zusätzliche Informationen, die an die genehmigenden Personen gesendet werden sollen, die im Feld Zugewiesen zu aufgeführt sind. Elementlink Eine URL zum Genehmigungselement. In diesem Beispiel ist dies ein Link zu dem Element in SharePoint. Beschreibung des Elementlinks Eine Textbeschreibung für den Elementlink. Tipp
Die Aktion Beginnen und Genehmigung abwarten stellt mehrere Token bereit, z. B. Antworten und Ergebnis. Verwenden Sie diese Token in Ihrem Flow, um eine umfangreiche Berichterstellung für die Ergebnisse aus einer Ausführung eines Genehmigungsanforderungsflows bereitzustellen.
Der Bildschirm Beginnen und Genehmigung abwarten ist eine Vorlage für die Genehmigungsanforderung, die an die genehmigenden Personen gesendet wird. Konfigurieren Sie sie so, dass sie für Ihre Organisation geeignet ist. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel.
Wenn ein Cloud-Flow mit der Aktion Starten und auf Genehmigung warten mit Genehmigen/ablehnen: Jeder muss genehmigen konfiguriert ist, wartet er bis alle Zugewiesen an genehmigen oder mindestens eine Zugewiesen an den Genehmigungsantrag ablehnt.
Tipp
Fügen Sie einen Schritt Bedingung hinzu, wenn Ihr Flow die Antwort auf die Genehmigungsanforderung überprüfen und verschiedene Aktionen basierend auf dem Ergebnis ausführen soll. Das Ergebnis ist ein Array von Genehmigen- oder Ablehnen-Elementen, basierend auf der Anzahl der Antworten auf die Anforderung.
Fahren wir mit dem Ablauf fort und senden Sie eine E-Mail, wenn eine Entscheidung über die Genehmigungsanforderung getroffen wird.
Wählen Neuer Schritt, suchen Sie nach E-Mail senden und fügen Sie die Office 365 Outlook Senden Sie eine E-Mail (V2) Aktion hinzu, und konfigurieren Sie die Aktion so, dass eine E-Mail mit den Ergebnissen der Anfrage an die Person gesendet wird, die in den Urlaub fahren möchte.
Das folgende Beispiel zeigt, wie der Bildschirm E-Mail senden (V2) aussehen kann.
Notiz
Alle Aktionen, die auf die Aktion Beginnen und Genehmigung abwarten folgen, werden basierend auf Ihrer Auswahl in der Liste Genehmigungstyp im Bildschirm Genehmigung starten ausgeführt. Die folgende Tabelle beschreibt das Verhalten basierend auf Ihrer Auswahl.
Genehmigungsarten und deren Verhalten
| Genehmigungstyp | Verhalten |
|---|---|
| Genehmigen/Ablehnen – Jeder muss genehmigen | Die Genehmigung oder Ablehnung ist erforderlich durch alle Genehmigende, um die Anfrage zu vervollständigen. Die Aktionen, die der Aktion Beginnen und Genehmigung abwarten folgen werden ausgeführt, nachdem alle der Genehmigenden genehmigen oder wenn eine einzelne Ablehnung erfolgt. |
| Genehmigen/Ablehnen – Zuerst antworten | Die Genehmigung oder Ablehnung durch einen Genehmiger vervollständigt die Anfrage. Die Aktionen, die auf die Aktion Beginnen und Genehmigung abwarten folgen, werden ausgeführt, nachdem eine beliebige genehmigende Person eine Entscheidung getroffen hat. |
| Benutzerdefinierte Antworten – Auf alle Antworten warten | Alle Genehmigenden müssen antworten, um den Vorgang abzuschließen. |
| Benutzerdefinierte Antworten – Auf eine Antwort warten | Eine Antwort eines beliebigen Genehmigenden schließt den Prozess ab. |
Klicken Sie oben auf der Seite auf Speichern, um Ihren Flow zu speichern.
Damit ist Ihr Flow vollständig. Wenn Sie die bisherigen Schritte ausgeführt haben, ähnelt Ihr Flow dieser Abbildung:
Wenn nun ein Element zu Ihrer SharePoint Liste hinzugefügt wird, wird Ihr Flow ausgelöst und sendet Genehmigungsanforderungen an alle genehmigenden Personen, die im Feld Zugewiesen zu und Beginnen und Genehmigung abwarten aufgeführt werden. Der Flow sendet Genehmigungsanforderungen über die mobile Power App Power Automate und per E-Mail. Die Person, die das Element in SharePoint erstellt, erhält eine E-Mail, die die Ergebnisse zusammenfasst und eindeutig angibt, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
Das folgende Beispiel zeigt die Genehmigungsanforderung, die an jede genehmigende Person gesendet wird.
Das folgende Beispiel zeigt eine Antwort und eine Antwortzusammenfassung nach der Flowausführung.
