Sequenzielle Genehmigungen mit Power Automate verwalten

Bei einigen Workflows ist eine Vorabgenehmigung erforderlich, bevor die Person, die für die endgültige Entscheidung zuständig ist, den Workflow genehmigt. Beispielsweise kann ein Unternehmen über eine sequenzielle Genehmigungsrichtlinie verfügen, die eine Vorabgenehmigung für Rechnungen über 1000,00 $ erfordert, bevor die Finanzabteilung sie genehmigen kann.

Weitere Informationen zum schnellen und einfachen Einrichten sequenzieller Genehmigungen finden Sie unter Sequenzielle Genehmigungen einrichten.

In diesem Tutorial erstellen Sie manuell einen sequenziellen Genehmigungsflow, über den Urlaubsanträge von Mitarbeitenden verwaltet werden. Ausführliche Informationen zur Verwendung von SharePoint mit Power Automate finden Sie in der SharePoint-Dokumentation.

Weitere Informationen zur Verwendung von SharePoint mit Power Automate finden Sie in der Dokumentation für SharePoint.

Anmerkung

SharePoint wird hier nur als Beispiel verwendet. Es ist nicht erforderlich, Genehmigungs-Flows zu erstellen. Sie können jeden der über 200 Dienste nutzen, mit denen Power Automate bereits integriert ist, um Ihre Flows zu steuern. Wenn Sie SharePoint 2010 verwenden, gehen Sie zu SharePoint 2010 – Workflowstilllegung.

Detaillierte Schritte im Ablauf

Der Ablauf:

  1. Er startet, wenn ein Mitarbeiter in einer SharePoint Online-Liste einen Urlaubsantrag erstellt.
  2. Er fügt den Urlaubsantrag zum Genehmigungscenter hinzu und sendet den Antrag per E-Mail an die Person, die für die Vorabgenehmigung zuständig ist.
  3. Er sendet die Entscheidung der Vorabgenehmigung per E-Mail an den Mitarbeiter.
  4. Anschließend wird die SharePoint Online-Liste mit der Entscheidung und Kommentaren der für die Vorabgenehmigung zuständigen Person aktualisiert. Hinweis: Wenn der Antrag vorab genehmigt wurde, fährt der Flow mit diesen Schritten fort:
  5. Er sendet den Antrag an den Endgenehmiger.
  6. Er sendet die endgültige Entscheidung per E-Mail an den Mitarbeiter.
  7. Er aktualisiert die SharePoint-Liste mit der endgültigen Entscheidung.

Diese Abbildung fasst die oben genannten Schritte zusammen:

Diagramm des sequenziellen Genehmigungsflows.

Anforderungen

  • Power Automate.
  • Eine SharePoint Online-Liste.
  • Office 365 Outlook- und Office 365-Benutzerkonto.

Anmerkung

In diesem Tutorial verwenden wir SharePoint Online und Office 365 Outlook. Sie können aber auch andere Dienste wie Zendesk, Salesforce oder Gmail verwenden. Wenn Sie SharePoint 2010 verwenden, erfahren Sie mehr unter SharePoint 2010 Workflow-Abschaltung

Erstellen Sie vor der Flow-Erstellung eine SharePoint Online-Liste. Später verwenden Sie diese Liste, um die Genehmigung von Urlaubsanträgen einzuholen.

Die im Rahmen dieser Anleitung erstellte SharePoint Online-Liste muss die folgenden Spalten enthalten:

Die von Ihnen erstellte SharePoint Online-Liste muss folgende Spalten umfassen:

Titel Einzelne Textzeile
Urlaubsstartdatum Datum und Uhrzeit
Urlaubsenddatum Datum und Uhrzeit
Kommentare Einzelne Textzeile
Genehmigt Ja/Nein
Vorgesetztenkommentare Mehrere Textzeilen
Geändert Datum und Uhrzeit
Erstellt Datum und Uhrzeit
Vorab genehmigt Ja/Nein
Erstellt von Person oder Gruppe
Geändert von Person oder Gruppe

Notieren Sie sich den Namen und die URL der SharePoint Online-Liste. Wir benötigen diese Elemente später, wenn Sie den Trigger SharePoint – Wenn ein neues Element erstellt wird konfigurieren.

Ihren Flow erstellen

  1. Melden Sie sich bei Power Automate an.

  2. Wählen Sie links im Navigationsbereich die Option Meine Flows aus.

  3. Wählen Sie auf der Befehlsleiste Neuer Flow>Automatisierter Cloud-Flow aus.

  1. Benennen Sie den Fluss.

  2. Unter Den Auslöser Ihrer Flow auswählen wählen Sie die Option Wenn ein Element erstellt wird - SharePoint und dann Erstellen aus.

  3. Wählen Sie für die zuvor erstellte SharePoint-Liste auf der Karte Wenn ein Element erstellt wird die Websiteadresse und den Listennamen aus.

Vorgesetzten der Person abrufen, die den Urlaubsantrag erstellt hat

  1. Wählen Sie +Neuer Schritt aus, und geben Sie dann Vorgesetzten abrufen in das Suchfeld Aktion auswählen ein.

  2. Suchen und wählen Sie dann die Aktion Vorgesetzten abrufen (V2) - Office 365-Benutzer aus.

  3. Fügen Sie den dynamischen Wert Erstellt durch E-Mail auf der Karte Manager abrufen in das Feld Benutzer (UPN) ein.

    Diese Aktion ermittelt den Vorgesetzten der Person, die den Urlaubsantrag in SharePoint erstellt hat.

Anmerkung

Es ist eine gute Idee, Änderungen an Ihrem Flow regelmäßig zu speichern.

Eine Genehmigungsaktion für Vorabgenehmigungen hinzufügen

  1. Wählen Sie Neuer Schritt aus.

  2. Geben Sie im Suchfeld Aktion auswählen das Wort Genehmigung ein.

  3. Wählen Sie die Aktion Starten und auf Genehmigung warten aus.

    Screenshot, der zeigt, wie die Genehmigungsaktion im klassischen Designer ausgewählt werden kann.

  4. Konfigurieren Sie die Karte Starten und auf Genehmigung warten wie gewünscht.

    Anmerkung

    Die Felder Genehmigungstyp, Titel und Zugewiesen zu sind erforderlich. Mit Markdown können Sie das Feld Details formatieren.

    Bildschirmfoto, das zeigt, wie man die Karte Starten und auf Genehmigung warten im klassischen Designer konfiguriert.

Diese Aktion sendet die Vorabgenehmigungsanforderung an die E-Mail-Adresse, die im Feld Zugewiesen zu eingetragen ist.

Bedingung hinzufügen

  1. Wählen Sie in der Liste der Aktionen zunächst Neuer Schritt und dann Bedingung aus.

  2. Wählen Sie auf der Karte Bedingung links das Feld Wert auswählen aus.

    Eine Liste mit dynamischen Werten wird angezeigt.

  3. Wählen Sie Genehmigungsantworten aus der Liste dynamischer Werte aus.

    Wählen Sie den dynamischen Antwortwert aus.

  4. Wählen Sie rechts das Feld Wert auswählen aus, und geben Sie dort Genehmigen ein.

    Anmerkung

    Die gültigen Antworten auf die Aktion Genehmigungen – Genehmigung starten lauten „Genehmigen“ und „Ablehnen“. Bei diesen Antworten ist die Groß-/Kleinschreibung zu beachten.

  5. Die Karte Bedingung sollte jetzt Folgendes anzeigen:

    Ansicht der Zustandskarte

Anmerkung

Diese Bedingung überprüft die Antwort auf die Aktion Eine Genehmigung starten und darauf warten.

Eine E-Mail-Aktion für Vorabgenehmigungen hinzufügen

  1. Um die Bedingung hinzuzufügen, wählen Sie Neuen Schritt aus.

  2. Geben Sie Bedingung in das Suchfeld ein.

  3. Wählen Sie in der Aktionsliste unter dem Suchfeld die Bedingung Aktion aus.

  4. Im Feld Bedingung wählen Sie das erste Feld Wert auswählen.

  5. In der Liste Dynamischer Inhalt wählen Sie den Wert Antwortgenehmigung.

  6. Wählen Sie im nächsten Feld ist gleich im Dropdown-Menü aus.

  7. Wählen Sie im anderen Feld Einen Wert auswählen und geben Sie Genehmigen ein.

  8. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn ja der Bedingung die Option Aktion hinzufügen aus.

    Screenshot, der anzeigt, wie eine neue Aktion nach der Bedingung im klassischen Designer hinzugefügt wird.

  9. Auf der Karte Einen Vorgang auswählen, geben Sie E-Mail senden in das Suchfeld ein.

  10. Wählen Sie die Aktion E-Mail senden (V2) aus.

    Screenshot der zeigt, wie die Aktion E-Mail senden im klassischen Designer ausgewählt wird.

  11. Wählen Sie im Feld AnDynamischen Inhalt hinzufügen aus.

  12. Wählen Sie den dynamischen Wert Erstellt von E-Mail aus der Aktion Genehmigungen – Starten und auf Genehmigung warten aus, die Sie unter Eine Genehmigungsaktion hinzufügen erstellt haben.

  13. Geben Sie im Feld Betreff den Betrefftyp für die E-Mail an. In diesem Beispiel wird Ihr Urlaubsantrag wurde genehmigt als Betreff verwendet.

  14. Geben Sie im Feld Text den Nachrichtentyp für die E-Mail ein:

    1. Geben Sie den Standardtext ein, der in der E-Mail erscheinen soll, z. B., Ihr Urlaubsantrag wurde genehmigt von.
    2. Wenn Sie den Namen der Person einfügen möchten, die den Urlaubsantrag genehmigt hat, platzieren Sie den Cursor im Feld Text an der Stelle, an der der Name angezeigt werden soll, und wählen Sie dann Dynamischen Inhalt hinzufügen aus.
    3. Wählen Sie einen dynamischen Wert aus dem Dropdown-Menü aus. Im folgenden Beispiel wird der dynamische Wert Antworten-Genehmigername verwendet.
    4. Um die Kommentare der genehmigenden Person einzufügen, geben Sie Kommentare der Genehmigenden Person ein.
    5. Platzieren Sie den Cursor im Feld Text an der Stelle, an der die Kommentare angezeigt werden sollen, und wählen Sie dann Dynamischen Inhalt hinzufügen aus.
    6. Wählen Sie einen dynamischen Wert aus dem Dropdown-Menü aus. Im folgenden Beispiel wird der dynamische Wert Kommentar-Antworten verwendet.

Vorgefertigte E-Mail-Vorlage konfigurieren.

Eine Aktualisierungsaktion für vorab genehmigte Anträge hinzufügen

  1. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn Ja die Option Aktion hinzufügen aus.

  2. Geben Sie in das Suchfeld auf der Karte Aktion auswählenSharePoint ein, wählen Sie den Filter SharePoint und anschließend die Aktion Element aktualisieren aus.

    Screenshot der zeigt, wie die SharePoint Element aktualisieren-Aktion wenn true im klassischen Designer ausgewählt wird.

  3. Konfigurieren Sie die Karte Element aktualisieren wie gewünscht.

Aktualisieren Sie eine Elementkonfiguration.

Manager des Vorabgenehmigers abrufen

  1. Verwenden Sie die Schritte Vorgesetzten abrufen für die Person, die den Urlaubsantrag erstellt hat, die wir zuvor ausgeführt haben, um eine weitere Vorgesetzten abrufen-Aktion hinzuzufügen und zu konfigurieren. Diesmal kontaktieren wir den Manager des Vorabgenehmigers.

  2. Die Karte Manager 2 erhalten sollte wie auf diesem Bild dargestellt aussehen, wenn Sie fertig sind. Achten Sie darauf, das E-Mail-Token aus der Kategorie " Manager abrufen " in der Kategorie "Dynamische Inhalte aus den Apps und Diensten hinzufügen" zu verwenden, die in dieser Flusskarte verwendet werden.

    Manager des Vorab-Genehmigers abrufen.

Endgültige Genehmigungsaktion hinzufügen

  1. Verwenden Sie die Schritte zum Hinzufügen einer Genehmigungsaktion für Vorabgenehmigungen, die wir zuvor durchgeführt haben, um dann eine weitere Aktion Genehmigung starten und darauf warten hinzuzufügen und zu konfigurieren. Diese Aktion sendet einen E-Mail-Antrag zur endgültigen Genehmigung.

  2. Nach Abschluss des Vorgangs sollte die Karte der folgenden Abbildung entsprechen:

    Genehmigung konfigurieren.

Endgültige Genehmigungsbedingung hinzufügen

Wiederholen Sie die Schritte unter Eine Bedingung hinzufügen, um eine Bedingung hinzuzufügen und zu konfigurieren, die die Entscheidung der Person überprüft, die für die endgültige Genehmigung zuständig ist.

E-Mail mit endgültiger Genehmigung senden

  1. Führen Sie die unter Eine E-Mail-Aktion für Vorabgenehmigungen hinzufügen beschriebenen Schritte aus, um eine Aktion hinzuzufügen und zu konfigurieren, die eine E-Mail sendet, wenn ein Urlaubsantrag genehmigt wurde.

  2. Nach Abschluss des Vorgangs sollte die Karte der folgenden Abbildung entsprechen:

    E-Mail-Vorlage für endgültige Genehmigung.

Aktualisieren von SharePoint mit Genehmigung

  1. Führen Sie die Schritte unter Hinzufügen einer Aktualisierungsaktion für vorab genehmigte Anforderungen aus, um eine Aktion hinzuzufügen und zu konfigurieren, die SharePoint aktualisiert, wenn ein Urlaubsantrag genehmigt wurde.

  2. Nach Abschluss des Vorgangs sollte die Karte der folgenden Abbildung entsprechen:

    Artikelkonfigurationskarte aktualisieren.

E-Mail mit Ablehnung der Vorabgenehmigung versenden

  1. Wählen Sie in der Verzweigung Wenn Nein die Option Aktion hinzufügen aus.

  2. Geben Sie in das Suchfeld der Karte Aktion auswählenSenden ein, wählen Sie zum Filtern von Aktionen Office 365 Outlook und anschließend die Aktion Office 365 Outlook – E-Mail senden (V2) aus.

    Screenshot, der zeigt, wie die Aktion E-Mail senden für abgelehnte Anforderungen im klassischen Designer ausgewählt wird.

  3. Konfigurieren Sie die E-Mail-Karte wie gewünscht.

    Diese Karte stellt eine Vorlage für die E-Mail dar, die gesendet wird, wenn sich der Status eines Urlaubsantrags ändert.

Konfiguration für abgelehnte Anträge.

  1. Fügen Sie diese Aktion ihrem Workflow unter der Bedingungskarte mithilfe einer der folgenden Schritte hinzu, je nach Designer:

    • Neuer Designer: Fügen Sie die Aktion zur Verzweigung "False" hinzu.
    • Klassischer Designer: Fügen Sie die Aktion dem If no-Zweig hinzu.

Aktualisieren von SharePoint mit einer Vorabablehnung

  1. Wählen Sie Aktion hinzufügen aus.

  2. Geben Sie in das Suchfeld auf der Karte Aktion auswählenAktualisieren ein, und wählen Sie dann die Aktion SharePoint – Element aktualisieren aus.

    Screenshot, der zeigt, wie die Aktion SharePoint Element Aktualisieren für abgelehnte Anforderungen im klassischen Designer ausgewählt wird.

  3. Konfigurieren Sie die Karte wie gewünscht.

SharePoint mit abgelehnten Anträgen aktualisieren.

E-Mail mit endgültiger Ablehnung senden

  1. Verwenden Sie die Schritte von " E-Mail senden" mit Vorgenehmigungsverweigerung , um sie hinzuzufügen, und konfigurieren Sie dann eine Aktion, die eine E-Mail sendet, wenn der endgültige Genehmigende die Urlaubsanfrage ablehnt.

  2. Fügen Sie diese Aktion ihrem Workflow unter der Karte "Bedingung 2 " hinzu, je nach Designer:

    • Neuer Designer: Fügen Sie die Aktion zur Verzweigung "False" hinzu.
    • Klassischer Designer: Fügen Sie die Aktion der Wenn nicht-Verzweigung hinzu.

  3. Nach Abschluss des Vorgangs sollte die Karte der folgenden Abbildung entsprechen:

    Screenshot der Konfiguration für abgelehnte Anforderungen.

SharePoint mit einer endgültigen Ablehnung aktualisieren

  1. Führen Sie die Schritte unter Aktualisieren von SharePoint mit einer Vorabablehnung aus, um eine Aktion hinzuzufügen und zu konfigurieren, die SharePoint aktualisiert, wenn die Person, die für die endgültige Entscheidung zuständig ist, einen Urlaubsantrag ablehnt.

  2. Nach Abschluss des Vorgangs sollte die Karte der folgenden Abbildung entsprechen:

    Artikelkarte aktualisieren.

  3. Wählen Sie den Aktualisierungsfluss aus, um Ihre Arbeit zu speichern.

Wenn Sie gefolgt sind, sollte Ihr Fluss diesem Bild ähneln:

Übersicht über Flow.

Nachdem wir den Ablauf erstellt haben, sehen wir ihn in Aktion.

Eine Genehmigung anfordern

Erstellen Sie eine Urlaubsanfrage in der zuvor erstellten SharePoint Online-Liste.

Indem Sie die Anfrage speichern, wird der Flow ausgelöst. Dann geschieht Folgendes:

  1. Erstellt eine Anforderung im Genehmigungscenter.
  2. Die Genehmiger erhalten eine E-Mail mit der Genehmigungsanfrage.

Ihre Anfrage sollte diesem Bild ähneln:

Urlaubsantrag.

Ausstehende Genehmigungsanforderungen anzeigen

Zeigen Sie ausstehende Genehmigungsanforderungen an, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.

  1. Melden Sie sich bei Power Automate an.

  2. Wählen Sie im Navigationsbereich links " Aktionselemente>Genehmigungen" aus.

    Ihre ausstehenden Genehmigungsanforderungen werden auf der Registerkarte Erhalten angezeigt.

Anmerkung

Wenn "Genehmigungen" nicht angezeigt wird, wählen Sie im linken Navigationsbereich "Mehr" und dann das Pin-Symbol aus. Dadurch wird sie dauerhaft im Navigationsbereich platziert (bis Sie ihn entfernen).

Eine Anforderung vorab genehmigen

Wenn Sie ein Genehmigender in einem Genehmigungsfluss sind, erhalten Sie eine E-Mail, wenn jemand eine Anfrage erstellt. Die Genehmigungsanforderung wird auch an das Genehmigungscenter gesendet. Sie können dann Anforderungen direkt aus der E-Mail, dem Genehmigungszentrum oder der Power Automate-App genehmigen oder ablehnen.

Die Bildschirme unter Android und iOS können sich leicht unterscheiden. Die Funktionalität ist auf allen Geräten identisch.

Genehmigen von E-Mails

  1. Wählen Sie in der E-Mail, die Sie erhalten, wenn ein Element zur SharePoint Online-Liste hinzugefügt wird, die Option "Genehmigen" aus.

    Anmerkung

    Wenn Sie ein mobiles Gerät mit installierter Power Automate-App verwenden, wird die Power Automate-App gestartet. andernfalls wird das Genehmigungscenter in Ihrem Browser geöffnet.

  2. Geben Sie einen Kommentar ein, und wählen Sie dann "Bestätigen" aus.

Genehmigen im Genehmigungszentrum

  1. Melden Sie sich bei Power Automate an.
  2. Wählen Sie im Navigationsbereich links die Option "Genehmigungen" aus.
  3. Wählen Sie auf der Anforderung, die Sie genehmigen möchten, die Option "Genehmigen" aus.
  4. Fügen Sie unten auf dem Bildschirm Kommentare (optional) hinzu, und wählen Sie dann "Bestätigen" aus.

Genehmigen über Power Automate

  1. Wählen Sie auf Ihrem Mobiltelefon, auf dem Power Automate installiert ist, die Option "Genehmigen " aus der Anforderungsgenehmigungs-E-Mail aus.

  2. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms "Bestätigen" aus.

    Die Erfolgsseite wird angezeigt und zeigt an, dass Ihre Bestätigung aufgezeichnet wurde.

Anforderung genehmigen

Die Schritte zum Genehmigen einer Anforderung sind die gleichen, die für Eine Anforderung vorab genehmigen erforderlich sind.

Der endgültige Genehmiger erhält die Urlaubsanfrage erst, nachdem die Anfrage vorab genehmigt wurde.

Eine Anforderung ablehnen

Sie können eine Anforderung per E-Mail, genehmigungscenter oder Power Automate ablehnen. Um eine Anforderung abzulehnen, gehen Sie genauso vor wie zur Genehmigung einer Anforderung, wählen jedoch Ablehnen statt Genehmigen aus.

Nachdem Sie ihre Ablehnung der Anforderung bestätigt haben, führt der Ablauf die folgenden Schritte aus:

  1. Die Person, die um Urlaub gebeten hat, erhält eine E-Mail.
  2. Aktualisiert die SharePoint Online-Liste mit der Ablehnung und den Kommentaren der genehmigenden Person.

Exemplarische Vorgehensweise für moderne Genehmigungen mit nur einer genehmigenden Person

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